王志梅

【摘要】文章結(jié)合工作實(shí)際，主要就如何做好檔案開發(fā)利用的資源建設(shè)進(jìn)行探討，且提出相應(yīng)的措施。

【關(guān)鍵詞】檔案資源；整合開發(fā)；利用措施

檔案是重要的信息資源，它記錄了社會和歷史的發(fā)展， 是機(jī)關(guān)、機(jī)構(gòu)、組織或個(gè)人在業(yè)務(wù)處理過程所產(chǎn)生、持有并保存的紀(jì)錄、文件或資料。加強(qiáng)檔案資源的開發(fā)利用具有重要意義和作用。

一、檔案信息開發(fā)中存在的問題

（一）對檔案信息資源的價(jià)值認(rèn)識不足。檔案信息化管理的建設(shè)已成為一個(gè)重要的檔案管理的發(fā)展趨勢，是當(dāng)前最大化開發(fā)利用檔案信息資源的基礎(chǔ)，所以應(yīng)加強(qiáng)關(guān)注。但在實(shí)際工作中，盡管政府相關(guān)政策給予一些支持，但由于一些單位的檔案管理人員沒有認(rèn)識到檔案信息資源開發(fā)利用的重要性，對檔案管理信息建設(shè)的單位發(fā)展缺乏認(rèn)同感，導(dǎo)致文件優(yōu)化信息資源開發(fā)和利用的一體化進(jìn)程被阻塞。

（二）專業(yè)人員的總體質(zhì)量需要提高。首先，消極的態(tài)度。由于長期的工作習(xí)慣、歷史因素、客觀環(huán)境和其他原因，一些檔案工作人員服務(wù)意識欠缺。在文件資源管理的過程中，只要資源分類是好的，沒有損失，就認(rèn)為成功地完成了工作。這種被動(dòng)的思維方式有很大程度上影響了對檔案資源的開發(fā)利用。檔案管理有很強(qiáng)的政治需要和機(jī)密性，政治安全和信息安全是檔案管理工作人員首先需要考慮的。因此借口保密而限制應(yīng)該開放的檔案的利用的情況也是存在的。

（三）檔案資源有限。大部分的檔案信息資源部門和單位的存放空間很小，所以檔案信息管理是先天不足，缺乏豐富的資源。近年來，我國一些部門加強(qiáng)室藏空間的建設(shè)，慢慢完善文件管理規(guī)則。但在實(shí)際的工作環(huán)境中，設(shè)施不足、檔案資源結(jié)構(gòu)不完整仍然是制約檔案有效利用的關(guān)鍵性因素之一。

（四）缺乏創(chuàng)新理念。在傳統(tǒng)檔案管理的約束下，紙質(zhì)文件的大量使用在很大程度上影響了檔案信息資源的開發(fā)。由于傳統(tǒng)的文件管理模式不利于傳播檔案信息資源，在時(shí)間和空間是有限的，所以管理效率較低。管理人員缺乏創(chuàng)新的理念，缺乏在開發(fā)和利用檔案信息資源的創(chuàng)新意識，所以直接影響到檔案信息資源共享。

二、加強(qiáng)檔案資源的開發(fā)利用措施

結(jié)合檔案資源管理中存在的問題，檔案資源的開發(fā)利用和檔案的利用效率可以從以下方面改進(jìn)。

（一）轉(zhuǎn)變觀念。首先，檔案應(yīng)該改變傳統(tǒng)觀念，改革舊的工作方法和方式，注重提升服務(wù)檔案資源的能力，這是時(shí)代發(fā)展的需求。為了充分利用檔案資源，為公眾提供良好的服務(wù)，就必須加強(qiáng)法治觀念，并促進(jìn)檔案資源建設(shè)的法律、法規(guī)建設(shè)。加強(qiáng)檔案工作指導(dǎo)，檔案管理工作有很多專業(yè)知識，需要管理人員具有堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)，一些基層單位可能對重要的文件資源的管理要點(diǎn)不了解，需要專業(yè)指導(dǎo)業(yè)務(wù)部門加以指導(dǎo)和培訓(xùn)。其次，檔案工作人員需要加強(qiáng)服務(wù)意識，變被動(dòng)為主動(dòng)，深入現(xiàn)場、深入基層，結(jié)合檔案資源的特點(diǎn)和群眾的需要，為群眾提供各種各樣的服務(wù)，不斷優(yōu)化檔案信息資源服務(wù)手段，為用戶提供高質(zhì)量的檔案信息資源，也可以在檔案資源管理部門設(shè)置咨詢服務(wù)平臺，擴(kuò)大檔案資源的社會服務(wù)功能。最后，檔案管理者還需要不斷提高自身素質(zhì)，加強(qiáng)思想文化建設(shè)，提高修養(yǎng)，鑒定信念，處理和廣大員工的關(guān)系，做好檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)。

（二）加強(qiáng)檔案信息資源的整合和利用措施。首先，我們需要建立現(xiàn)代檔案管理模式，建立檔案信息資源管理中心，通過實(shí)施集中管理檔案信息資源管理中心的資源，建立一個(gè)一站式服務(wù)平臺，利用搜索、查詢、使用功能，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享，提高檔案信息資源的利用率。此外，加強(qiáng)社會部門及機(jī)構(gòu)的橫向合作，整合社會整體資源，建立一個(gè)更強(qiáng)大、更完整的檔案資源信息數(shù)據(jù)庫，讓整個(gè)社會檔案資源可以得到充分利用。還可以建立和完善室藏，通過網(wǎng)絡(luò)社區(qū)傳送最新的、最準(zhǔn)確的檔案資源目錄，以利于用戶快速獲取有效信息。

其次，由于時(shí)代的發(fā)展，各部門間檔案資源逐漸被分離成各自獨(dú)立的系統(tǒng)，盡管這種分離是社會發(fā)展的趨勢，但一定程度上影響了檔案資源的開發(fā)和利用。為了避免檔案信息資源分離造成的浪費(fèi)，有必要拉近檔案管理組織之間的距離，加強(qiáng)檔案信息的網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)，以便更好地服務(wù)社會，實(shí)現(xiàn)資源共享化。最后，要處理好檔案資源利用和檔案資源安全、保密之間的關(guān)系。兩者之間沒有沖突，這是檔案利用工作的一體兩面。只有做好檔案資源的安全保密工作的前提下才能談?wù)摍n案資源的開放開放利用。另一方面要處理好創(chuàng)新與繼承的關(guān)系。檔案資源管理需要?jiǎng)?chuàng)新，通過創(chuàng)新加強(qiáng)檔案信息資源的收集、提煉聚合，并建立一個(gè)更方便和智能的檔案信息資源管理系統(tǒng)，促進(jìn)檔案資源不斷更新，使檔案信息資源的傳播更有價(jià)值。

三、結(jié)語

檔案信息資源是寶貴的財(cái)富，對單位長期發(fā)展有重要意義。檔案信息資源涵蓋了大量的有價(jià)值的信息。因此，檔案管理人員應(yīng)優(yōu)化檔案信息資源的集成。挖掘有價(jià)值的信息，通過進(jìn)一步的開發(fā)和利用，提高檔案管理水平。制定明確的目標(biāo)，完善規(guī)章制度，建立信息共享平臺。促進(jìn)檔案信息資源的整合和利用優(yōu)化，充分發(fā)揮檔案信息資源的功能。

【參考文獻(xiàn)】

[1]張滿山.以檔案資源整合促利用服務(wù)工作[J].浙江檔案，2008（03）.