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        企業(yè)項目檔案管理常見問題及對策

        2017-06-07 01:11:55李春陽
        辦公室業(yè)務 2017年5期
        關鍵詞:改進檔案管理問題

        李春陽

        【摘要】項目檔案真實記錄了項目建設前期可行性研究、項目實施、項目竣工驗收等建設的全過程,為項目驗收、工程事故原因和責任認定以及日后進行管理維護、改擴建等提供了翔實的技術依據(jù)。

        【關鍵詞】 項目檔案;檔案管理;問題;原因 ;改進

        項目檔案真實記錄了項目建設前期可行性研究、項目實施、項目竣工驗收等建設的全過程,為項目驗收、工程事故原因和責任認定以及日后進行管理維護、改擴建等提供了翔實的技術依據(jù)。項目檔案具有綜合性、成套性、真實性、準確性的特點。為了確保項目工程質(zhì)量,現(xiàn)國家規(guī)定項目整體驗收前,必須通過項目檔案專項驗收。

        一、目前企業(yè)在項目檔案管理上存在的問題

        (一)歸檔項目文件齊全性方面的問題。一是缺工程合法性證明文件;如缺工程核準、批復文件,缺土地使用證、建設用地規(guī)劃許可證、施工許可證等。二是招投標文件中缺評標記錄、評標報告和中標通知書。三是項目申請和批復、更改變更類文件沒有閉環(huán),有申請沒批復或有批復無申請等。四是缺竣工報告、驗收記錄、工程預決算資料等,或不完整。五是缺照片、錄音、錄像、光盤等聲像電子檔案。

        (二)文件有效性方面存在的問題。一是文件簽字、蓋章手續(xù)不完備。如合同、協(xié)議只有簽字,沒有蓋章;隱蔽工程驗收記錄簽字不全,或缺設計單位簽字,或缺建設單位簽字。二是檔案正本中有些文件不是原件。三是有些竣工圖沒蓋竣工圖章,或簽字不全;

        (三)文件真實性、準確性方面的問題 。一是竣工圖修改不到位,竣工圖沒有按設計變更做相應的更改。二是在施工圖上修改不注明修改依據(jù)。三是原材料出廠合格證、檢驗報告的日期晚于復檢日期。

        (四)案卷質(zhì)量方面的問題。一是施工單位組卷方法不統(tǒng)一,如某項目分別由兩個不同施工單位承建,但其基建部分材料文件組卷方法卻不一致,影響文件的查找,也造成不夠統(tǒng)一規(guī)范。二是把項目前期管理性文件作為文書檔案歸檔,與項目檔案分離,違背科技檔案成套性原則。三是個別案卷組卷不合理。主要是項目前期文件,組卷時常出現(xiàn)不區(qū)分問題、不區(qū)分年度組成雜卷,如把全部上級有關文件集中組成一卷,這樣不便于檢索利用。四是個別案卷題名不準確。主要是題名過于簡單,不能揭示卷內(nèi)文件內(nèi)容,如“上級有關文件”“竣工資料(一)”“竣工資料(二)”,難以準確查找所需的文件。五是個別案卷中文字材料有污漬,圖紙有缺損等。

        二、存在問題的原因

        一是負責工程項目的領導及管理人員檔案意識淡薄,認識不到位。有的僅在口頭上強調(diào),并不落實在具體實際工作中。平時只注意抓工程質(zhì)量、進度、安全等工作,而忽視了工程建設過程中檔案資料的及時收集、整理和保管。

        二是施工單位不注意施工過程中文件、資料的收集、整理、歸檔工作,不是按照施工過程中每一個環(huán)節(jié)來產(chǎn)生資料,往往是工程施工快結束了,才突擊搞竣工資料,使檔案資料的真實性大打折扣。

        三是工程技術管理人員未嚴格執(zhí)行相關項目檔案管理制度,對自己負責的項目前期資料沒有及時整理、保存;對施工、監(jiān)理單位檔案資料要求、把關不嚴,致使工程項目結束后檔案遲遲不能歸檔,檔案部門對此無能為力。

        四是工程項目資料管理人員業(yè)務素質(zhì)不高,影響歸檔質(zhì)量。施工單位資料管理人員大都是臨時抽調(diào),沒有經(jīng)過專業(yè)培訓,業(yè)務能力較差,且大多身兼數(shù)職,精力有限。造成歸檔資料不齊全、案卷質(zhì)量差、不規(guī)范等很多問題,檔案部門管理人員給予指導都聽不明白,嚴重影響歸檔質(zhì)量和完整性;也造成檔案部門在項目竣工完成后,補充收集工程竣工資料難度較大。

        三、加強和改進的措施

        一是項目主管單位領導和具體管理人員應高度重視項目檔案工作。加強國家和公司檔案有關制度和標準的學習,不斷提高檔案意識和管理水平。應嚴格執(zhí)行國家檔案“四參加”要求,在項目實施過程中讓檔案管理人員提早介入,從而保證檔案質(zhì)量。

        二是完善、健全公司項目檔案管理制度,尤其是歸檔范圍和歸檔要求,保證項目文件齊全、完整。同時項目招投標過程中,要求施工單位、監(jiān)理單位一定要制定歸檔制度,并將檔案按期、完整歸檔納入相關合同條款,從源頭上保證文件能收集齊全;另外要加強參與工程建設的公司內(nèi)各部門、各環(huán)節(jié)文件的積累、收集,加強對參與項目實施的外單位檔案收集、整理、歸檔的監(jiān)督指導。

        三是要保證文件有效、真實、準確,需要文件形成單位、監(jiān)理單位和建設單位對文件的內(nèi)容和形成過程認真審核把關。

        要了解和熟悉項目文件歸檔范圍,嚴格區(qū)分文書檔案與科技檔案,項目前期的文件也應納入項目檔案范圍,如確因文件類檔案專門管理,也應將有關文件復印件納入到相應項目案卷中,注明原件保存地點即可。

        組卷時,要仔細研究文件內(nèi)容,區(qū)分年度,區(qū)分問題,把問題相同或相近的文件組合成一卷,盡量使組成的案卷問題單一,以便查找。案卷題名要準確反映出該案卷基本內(nèi)容,不應過于簡單,利用時難以查找。

        四是應提高項目資料管理人員的業(yè)務素質(zhì),定期組織學習,尤其是新從事該項工作的人員;必要時,安排專門培訓,明晰歸檔范圍和規(guī)范,從而確保項目檔案資料系統(tǒng)、完整、準確。

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