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        高校檔案利用的新途徑及檔案利用服務(wù)能力提升研究

        2017-06-06 14:26:45林晨
        卷宗 2017年5期
        關(guān)鍵詞:檔案利用服務(wù)能力高校檔案

        摘 要:通過研究,將高校檔案利用新途徑進行了分析,認(rèn)識到了檔案管理服務(wù)能力提升的重要意義,核心目的是通過對高校檔案管理工作的策略優(yōu)化,提升高校檔案管理的科學(xué)性,為高校信息資源管理策略的優(yōu)化提供穩(wěn)定支持。

        關(guān)鍵詞:高校檔案;新途徑;檔案利用;服務(wù)能力

        伴隨信息時代的發(fā)展,高校信息化建設(shè)呈現(xiàn)出快速性的發(fā)展?fàn)顟B(tài),這一現(xiàn)象的出現(xiàn)為高校信息流通性、快速性的管理提供了良好支持,因此,信息化的檔案管理機制可以為檔案服務(wù)理念的創(chuàng)新提供有效支持。但是,在現(xiàn)階段高校檔案管理的過程中,傳統(tǒng)的檔案管理的收集、整理以及利用不能充分滿足時代的發(fā)展需求,并在根本上對檔案服務(wù)管理體系的提升造成了嚴(yán)重的制約。因此,在現(xiàn)階段高校檔案利用及途徑優(yōu)化中,需要優(yōu)化檔案的利用服務(wù)機制,提升檔案管理的基本途徑。

        1 高校檔案管理的現(xiàn)狀分析

        高校發(fā)展中,檔案信息化作為科學(xué)化的檔案管理體系,可以有效拓展檔案部門的服務(wù)管理機制,并提升檔案管理中的服務(wù)功能,實現(xiàn)檔案管理的服務(wù)創(chuàng)新。對于信息化的檔案管理工作而言,其新途徑的設(shè)計需要充分滿足時代的發(fā)展需求,并通過檔案管理工作的服務(wù)創(chuàng)新,優(yōu)化計算機的管理途徑,提升檔案的網(wǎng)絡(luò)服務(wù)機制,為現(xiàn)代化檔案管理途徑的創(chuàng)新提供支持。但是,在一些高校檔案管理工作設(shè)計中,由于區(qū)域的差異性,在高校檔案管理工作設(shè)計中,很多高校發(fā)展呈現(xiàn)出不均衡、差異性的運行狀態(tài)。而且,一些高校檔案管理工作的構(gòu)建相對滯后,其具體的問題體現(xiàn)在以下幾個方面:第一,檔案信息化的管理意識相對淡薄。對于專業(yè)性的高校檔案管理工作而言,管理者對信息化的檔案工作構(gòu)建意識相對薄弱,而且,對專業(yè)性的檔案性了解不足,很多檔案工作缺乏創(chuàng)新精神。第二,檔案管理人員沒有掌握專業(yè)性的計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù),導(dǎo)視檔案服務(wù)工作相對落后。其原有的服務(wù)模式也相對滯后,專業(yè)性的檔案工作不能與現(xiàn)代化的信息的服務(wù)相結(jié)合。第三,在高校檔案工作設(shè)計中,檔案部門雖然配備了計算機、復(fù)印機以及打印機等專業(yè)性的設(shè)備,但是,在檔案管理服務(wù)體系設(shè)計中,其數(shù)據(jù)管理體系的設(shè)計仍然存在著一定的制約因素,導(dǎo)致檔案項目設(shè)計無法實現(xiàn)自動化的管理體系,同時為管服務(wù)的創(chuàng)新帶來了制約[1]。

        2 高校檔案利用的新途徑及檔案利用服務(wù)的優(yōu)化機制

        2.1 構(gòu)建數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)

        在高校檔案管理體系優(yōu)化創(chuàng)新中,數(shù)字化的檔案構(gòu)建逐漸成為檔案服務(wù)創(chuàng)新的基本需求,并為檔案管理工作的優(yōu)化及服務(wù)體現(xiàn)的創(chuàng)新提供良好支持。高校檔案管理者需要加大檔案管理的資金投入,并購買全新、先進的設(shè)備管理系統(tǒng),完善檔案保存以及查詢系統(tǒng),引進學(xué)科化的檔案管理體系。同時,在數(shù)字化檔案管理工作構(gòu)建的過程中,需要注意以下幾點問題:第一,安全問題。在檔案管理體系構(gòu)建中,需要注意紙質(zhì)檔案的保存;第二,在紙質(zhì)檔案數(shù)字化檔案轉(zhuǎn)換中,需要充分保證原材料使用的真實性。

        2.2 建立健全的人才培養(yǎng)機制

        對于檔案管理工作而言,為了實現(xiàn)檔案管理的途徑創(chuàng)新,需要全面提高管理隊伍的整體素養(yǎng),強化檔案管理隊伍人員的素養(yǎng),優(yōu)化檔案管理的服務(wù)職能。所以,在工作構(gòu)建中需要做到以下幾點內(nèi)容:第一,通過思想工作的強化,加強檔案管理人員的教育職能,使其形成良好的價值觀念,將檔案利用者的服務(wù)作為核心,提升檔案管理的滿意度。第二,在檔案管理人員業(yè)務(wù)素養(yǎng)提升中,需要提高管理人員的基本素養(yǎng)、檔案管理結(jié)構(gòu)、業(yè)務(wù)素養(yǎng)等,及時轉(zhuǎn)變檔案管理工作陳舊化的現(xiàn)象。第三,定期對檔案管理人員進行培養(yǎng),培訓(xùn)的知識有信息處理、計算機使用以及現(xiàn)代化管理技術(shù)等。通過多樣化人才培養(yǎng)體系的確立,可以為檔案管理工作的優(yōu)化提供創(chuàng)新途徑。

        2.3 構(gòu)建豐富性的檔案內(nèi)容

        在高校檔案管理工作設(shè)計的過程中,豐富檔案管理工作可以提升檔案的服務(wù)體系。在整個過程中需要做到以下幾點內(nèi)容:第一,在檔案材料使用的過程中,需要將檔案服務(wù)作為基礎(chǔ),構(gòu)建科學(xué)化的檔案材料收集技術(shù),豐富檔案的內(nèi)容,為檔案材料的收集及使用提供良好支持。第二,豐富檔案的管理材料,在檔案內(nèi)容審核、檢查及驗收的過程中,需要充分保證材料的真實性及可靠性,避免檔案資源的泄漏問題的發(fā)生。第三,在檔案材料驗收結(jié)束之后,檔案管理人員需要將檔案內(nèi)容進行分類處理,并通過檔案材料進行排擋,為檔案資源的查詢提供有效支持,通過檔案內(nèi)容的豐富,優(yōu)化檔案管理的基本途徑,彰顯檔案管理中最基本的服務(wù)型需求[2]。

        3 結(jié)束語

        總而言之,在現(xiàn)階段高校檔案管理工作設(shè)計的過程中,需要拓寬全新的檔案管理途徑,通過管理服務(wù)系統(tǒng)的優(yōu)化,保證檔案管理工作的有效創(chuàng)新。同時,高校檔案管理中,也需要逐漸提高專業(yè)人員的檔案整理素養(yǎng),嚴(yán)格對檔案管理工作進行把關(guān),提高檔案管理的整體效率,促進高校檔案管理工作的穩(wěn)定創(chuàng)新。

        參考文獻

        [1] 劉秀花. 檔案利用服務(wù)基本問題研究文獻綜述 [J]. 辦公自動化,2015,17:34-35+7.

        [2] 計佳. 略論高校檔案利用服務(wù)工作擴展提升的途徑 [J]. 才智,2012,25:332.

        作者簡介

        林晨(1973-),女,廣西桂林人,壯族,助理館員,本科,研究方向:檔案管理。endprint

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