白迎春

摘 要：隨著經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，計(jì)算機(jī)廣泛應(yīng)用于各行各業(yè)，其技術(shù)功能也越來越強(qiáng)大，它正對(duì)我們的工作和生活產(chǎn)生著潛移默化的影響。我國的行政事業(yè)單位在新時(shí)期下應(yīng)該順應(yīng)時(shí)代發(fā)展的趨勢(shì)，運(yùn)用信息化技術(shù)對(duì)檔案進(jìn)行數(shù)字化的管理，本文將分析行政事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)狀，對(duì)存在的問題加以分析，并且提出新時(shí)期行政事業(yè)單位檔案數(shù)字化管理的必要性和實(shí)施措施。

關(guān)鍵詞：行政事業(yè)單位；檔案管理；數(shù)字化

檔案是一種價(jià)值含量高信息內(nèi)容極其豐富的資源，它形成于個(gè)人、組織和機(jī)關(guān)的工作和生活中，以音像、文字、圖表等各種載體和形式保存。然而，對(duì)于檔案的管理工作還存在著一些問題，例如檔案的積聚量大、文字冗長(zhǎng)、保管人員專業(yè)知識(shí)不到位等。隨著現(xiàn)代信息的不斷發(fā)展，行政事業(yè)單位應(yīng)該根據(jù)自己的管理需求，對(duì)檔案的管理逐步進(jìn)行數(shù)字化。

一、行政事業(yè)單位檔案數(shù)字化管理的必要性

行政事業(yè)單位的檔案主要由文書檔案、基建檔案和人事檔案三部分組成，這些檔案是行政事業(yè)單位管理的重要依據(jù)。長(zhǎng)久以來，傳統(tǒng)的行政事業(yè)單位檔案管理的方式一直有工作效率低，信息查找不方便的缺點(diǎn)，但是隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展，檔案管理數(shù)字化的優(yōu)勢(shì)就十分明顯。主要表現(xiàn)在：1.提高了辦公效率。傳統(tǒng)的檔案管理方式主要是有檔案管理人員親自進(jìn)行整理，需要花費(fèi)很多時(shí)間，行政事業(yè)單位在這一方面也投入了大量的人力資源，但并沒有取得一個(gè)滿意的成果。然而，實(shí)行行政事業(yè)單位檔案的數(shù)字化管理能很好的改善這一點(diǎn)，提高辦事的效率。2.提高了經(jīng)濟(jì)效益。當(dāng)代社會(huì)的生活和工作都是快節(jié)奏的方式，實(shí)踐就是效益。隨著時(shí)間的推移，行政事業(yè)單位的信息也會(huì)不斷地增多，而檔案管理人員卻并沒有增加，這樣會(huì)導(dǎo)致機(jī)構(gòu)經(jīng)濟(jì)效益低。檔案的數(shù)字化管理方式可以不再使用紙張記載信息，這不但節(jié)省了記載和保管的費(fèi)用和空間，還方便了信息的查閱。3.提高了檔案的利用率。傳統(tǒng)的檔案管理方式需要仔細(xì)的翻閱才能找到想要的信息，往返檔案室也十分的不方便。檔案的數(shù)字化管理方式可以使查找者通過網(wǎng)絡(luò)十分準(zhǔn)確方便的查詢到想要的信息，這便大大的提高了檔案的利用率。

二、行政事業(yè)單位檔案數(shù)字化管理已具備的條件

在新時(shí)期的背景下，我國行政事業(yè)單位的檔案管理正逐步地趨于數(shù)字化，顯然我國已經(jīng)具備了在這一方面發(fā)展的主要條件。我國的互聯(lián)網(wǎng)發(fā)展十分迅速，約十年的時(shí)間就已經(jīng)廣泛應(yīng)用于很多單位。當(dāng)代社會(huì)計(jì)算機(jī)的快速發(fā)展和網(wǎng)絡(luò)的快速普及是實(shí)施行政事業(yè)單位檔案管理趨于數(shù)字化的主要條件之一。近年來，軟件開發(fā)技術(shù)也不斷發(fā)展，甚至隨著科技的發(fā)展呈現(xiàn)出爆炸式的增長(zhǎng)。這些開發(fā)的軟件涵蓋了各個(gè)領(lǐng)域，各個(gè)方面并且有著各種用途，就單單在檔案管理方面的軟件就已經(jīng)開發(fā)了上千種。另外，檔案的管理工作需要專業(yè)人員進(jìn)行操作，當(dāng)代的教育教學(xué)水平的大大改善使得行政事業(yè)單位的檔案管理數(shù)字化具備了相應(yīng)的條件。

三、行政事業(yè)單位檔案數(shù)字化管理的強(qiáng)化措施

1.樹立檔案數(shù)字化管理的意識(shí)

隨著其他行業(yè)數(shù)字化技術(shù)的普遍應(yīng)用，行政事業(yè)單位也紛紛使用數(shù)字化的檔案管理模式，檔案管理人員更應(yīng)該改變陳舊的管理觀念，學(xué)習(xí)數(shù)字化管理的知識(shí)，樹立起行政事業(yè)單位檔案數(shù)字化管理的意識(shí)，提高自身的專業(yè)技術(shù)能力。檔案管理人員在工作的過程中，可以采取新的檔案管理手段，以自身的專業(yè)技能和認(rèn)真負(fù)責(zé)的態(tài)度來做好行政事業(yè)單位檔案數(shù)字化管理的工作。

2.制定科學(xué)完善的檔案管理體制

任何的企業(yè)或者是事業(yè)單位都應(yīng)該有符合自身實(shí)際的管理體系，行政事業(yè)單位的檔案管理人員可以根據(jù)檔案數(shù)字化管理的自身特點(diǎn)，從實(shí)際角度出發(fā)，全面考慮行政事業(yè)單位多方面的問題，制定出符合本單位的檔案管理機(jī)制。檔案的管理機(jī)制可以包括檔案的保密機(jī)制、檔案的工作機(jī)制、檔案的使用機(jī)制和檔案的安全機(jī)制等。相關(guān)機(jī)制的建立可以使行政事業(yè)單位的管理更加規(guī)范，從而保障數(shù)字化管理的順利進(jìn)行。一些具體的要求需要在不斷發(fā)現(xiàn)問題的過程中完善，其中檔案的保密機(jī)制是出于對(duì)檔案信息的安全性考慮，這就要具體規(guī)定保密工作如何執(zhí)行。

3.提高檔案信息的安全程度

檔案的信息和重要的數(shù)據(jù)對(duì)單位和個(gè)人來說都非常重要，行政事業(yè)單位實(shí)施數(shù)字化管理模式是新時(shí)期背景下的機(jī)遇也是挑戰(zhàn)。在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中，檔案的管理人員要多角度全方面的對(duì)電腦軟件進(jìn)行更新殺毒并且一定要做到重要數(shù)據(jù)及檔案?jìng)浞?，后續(xù)防火墻的設(shè)置訪問工作也要跟進(jìn)，盡量不要出現(xiàn)意外情況。數(shù)字化管理的模式下，要對(duì)黑客的攻擊做好有效的預(yù)防措施，降低檔案信息泄露發(fā)生的幾率。

四、結(jié)語

在新時(shí)期網(wǎng)絡(luò)時(shí)代的背景下，行政事業(yè)單位應(yīng)該順應(yīng)潮流，打開新時(shí)代網(wǎng)絡(luò)技術(shù)發(fā)展的大門，不斷向著檔案數(shù)字化建設(shè)的方向邁進(jìn)。行政事業(yè)單位實(shí)行檔案的數(shù)字化管理，提高了經(jīng)濟(jì)效益、辦公效益以及檔案的利用率，發(fā)揮著巨大的價(jià)值。

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