王秀琴

摘 要：近些年，企事業(yè)單位越來越重視干部人事檔案管理與利用。在干部的人事任免、退休、協(xié)議解除勞動合同中，往往要通過查閱干部人事檔案來確定相關(guān)信息。本文從川慶井下干部人事檔案專項審核工作中發(fā)現(xiàn)的問題入手，分析問題產(chǎn)生的原因，并從制度建設(shè)、人員管理、信息化建設(shè)等幾方面制定措施，進一步加強干部人事檔案的管理與利用。

關(guān)鍵詞：人事檔案；管理；信息化建設(shè)

一、干部人事檔案的重要性

人事檔案是中國人事管理制度的一項重要特色，干部人事檔案則是人事組織部門按照黨的干部管理政策，在培養(yǎng)、選拔和任用干部等工作中形成的記載干部的文字材料，與個人薪酬變化、職務(wù)變化緊密掛鉤，具有法律效用。干部人事檔案具有全面、真實、動態(tài)等基本特點，是歷史、全面了解干部的最重要信息源，是考察了解和正確選拔使用干部的重要依據(jù)。

1.干部人事檔案是記載干部成長軌跡的重要依據(jù)。干部人事檔案收錄了干部的履歷、學(xué)歷職稱、入黨入團資料、人事任免等十方面的材料，記錄了干部成長、思想發(fā)展的歷史，能展現(xiàn)干部家庭情況、專業(yè)情況、個人自然情況等各個方面的內(nèi)容。

2.干部人事檔案是人事組織部門用人的重要依據(jù)。人事組織部門為了做到知人善任、選賢舉能，將盡可能全面、準(zhǔn)確地了解員工，通常會將考察現(xiàn)狀與查閱檔案材料中的思想言行、業(yè)務(wù)水平、個人素質(zhì)、歷史情況等原始材料有機結(jié)合。同時在用人過程中形成的定級、調(diào)資、任免、晉升、獎懲等方面的呈報、審批材料都會匯總，歸入本人檔案，作為正確選拔和配置干部的重要依據(jù)。

3.干部人事檔案對干部自身有憑證的作用。由于檔案具有其真實性、原始性，具有其它任何材料不可替代的依據(jù)和憑證作用，所以它有極強的法律效益。對于個人來說，無論是戶口遷移、財產(chǎn)繼承、就業(yè)、考研、公招、公考、出國政審還是職稱評審、社會保險、入黨入團、退休手續(xù)辦理以及各項證明的出具等等手續(xù)都將以檔案材料的審核為重要依據(jù)。

4.干部人事檔案在規(guī)范干部人事工作中起著檢查監(jiān)督作用。干部人事檔案作為干部人事工作的主要信息載體，真實記錄著干部人事工作的重要過程，如組織部門對干部聘任、人事任免是否符合政策規(guī)定，是否符合程序規(guī)定等問題，都能通過審查干部人事檔案來發(fā)現(xiàn)和糾正。

二、人事檔案管理中存在的問題及原因分析

按照中組部和上級管理部門干部人事檔案審核工作安排，川慶井下對公司810名干部人事檔案進行了審核，共發(fā)現(xiàn)各類問題1241項（見圖1），大致分為以下幾類。

1.檔案材料不齊全。通過此次檔案專項審核，發(fā)現(xiàn)檔案資料不齊全占問題總數(shù)的69%，主要表現(xiàn)在干部考核表缺失、職稱評審材料不全、轉(zhuǎn)干審批表缺失。通過數(shù)據(jù)分析（見圖2），以上缺失材料集中在2001-2008年之間。

2.資料不規(guī)范。此次檔案審核發(fā)現(xiàn)另一個問題就是檔案資料填寫不規(guī)范，如干部本人未按要求填寫相關(guān)資料，部分資料無部門審批意見，無負(fù)責(zé)人簽字，甚至無公章。

3.檔案轉(zhuǎn)遞不及時，存在“人檔分離”現(xiàn)象。此次檔案審核中發(fā)現(xiàn)仍有2人早期檔案未及時轉(zhuǎn)入，主要為學(xué)籍檔案缺失，經(jīng)排查2人學(xué)籍檔案在上級檔案管理部門找到。

4.信息填寫不規(guī)范，存在前后矛盾甚至涂改現(xiàn)象。檔案資料填寫不規(guī)范，部分人員檔案中存在信息前后不一致現(xiàn)象；個別信息存在涂改現(xiàn)象。

5.傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案存在管理風(fēng)險。干部人事檔案因紙質(zhì)材料所特有的缺點，大大增加了原始文件的保護難度，在保存、查閱過程中還可能存在被人為抽取、換撤、涂改等現(xiàn)象。

出現(xiàn)以上問題主要原因一是對材料歸檔制度宣貫不夠，很多部門和個人對檔案材料的規(guī)定缺乏了解。二是檔案管理部門對人事檔案重視程度不夠，制度執(zhí)行不嚴(yán)，在工作中缺乏主動性。三是干部人事檔案資料信息收錄時間早、相關(guān)資料跨度長，當(dāng)事人存在部分信息記憶不準(zhǔn)，誤填錯填并時有涂改更正現(xiàn)象。

三、加強干部人事檔案管理的對策和意義

1.嚴(yán)格干部人事檔案轉(zhuǎn)接歸檔制度。加強人事檔案轉(zhuǎn)遞管理，重點做好以下三方面工作，一是檔案轉(zhuǎn)出方按照人事組織部門的要求，及時、準(zhǔn)確、安全、全面地進行人事檔案轉(zhuǎn)遞工作，杜絕誤轉(zhuǎn)、自帶等現(xiàn)象的發(fā)生；二是檔案接收方做好人事檔案的催交工作，對單位內(nèi)部新增人員及時與原單位溝通，對新增人員的人事檔案進行接收；三是檔案管理方在日常檔案管理過程中，做好新增入檔資料的催交工作，必須建立材料收集歸檔、索取催要、收集登記等制度，使收集工作制度化、規(guī)范化，保證將所形成的應(yīng)歸檔的材料及時地、不遺漏地集中到干部人事檔案管理部門。

2.加強責(zé)任心教育，提高全員檔案意識。要加強檔案管理人員的責(zé)任心教育，檔案管理人員要根據(jù)材料形成的時間規(guī)律、信息規(guī)律、變化規(guī)律及時索取材料，廣泛收集。同時提高全員的檔案意識，檔案管理部門要及時將干部檔案歸檔的標(biāo)準(zhǔn)和最新政策向相關(guān)部門進行宣傳，并明確歸檔項目類別，從源頭上避免信息填寫不一致、隨意涂改等現(xiàn)象。

3.實行干部人事檔案分類管理。在現(xiàn)有的干部管理框架內(nèi)，應(yīng)對干部人事檔案應(yīng)進一步分類管理，對科級管理人員和一般管理人員的人事檔案應(yīng)區(qū)別對待，從檔案管理日常管理、檔案查閱上提升對科級管理人員的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)。避免個別人員因為職務(wù)便利或利益因素更改檔案中重要信息。

4.加強干部人事檔案信息化管理。目前川慶井下已經(jīng)通過ERP系統(tǒng)應(yīng)用，將各種檔案資源轉(zhuǎn)化導(dǎo)入文檔目錄數(shù)據(jù)庫，并探索通過數(shù)字化掃描技術(shù)，將檔案原件以數(shù)字化的形式予以存儲，通過這種途徑可提高工作效率，減少紙質(zhì)檔案的翻閱次數(shù)，延長使用壽命。同時電子信息與原始干部人事檔案相互印證，加強檔案監(jiān)管，從體制上、技術(shù)上杜絕檔案被人為更改等現(xiàn)象發(fā)生。