莫振琳

摘要：近些年來隨著高校建設(shè)規(guī)模的不斷擴(kuò)大，高校財務(wù)管理工作成為學(xué)校管理的重點，其中財務(wù)檔案管理工作由于工作量巨大而影響到財務(wù)管理的全局?，F(xiàn)代信息技術(shù)的發(fā)展和普及為高校財務(wù)檔案管理工作提供了極大的便利。本文從高校財務(wù)檔案管理的特點出發(fā)，設(shè)計一套可以快速查詢和管理的電子檔案和紙質(zhì)檔案的財務(wù)檔案管理系統(tǒng)，為提高財務(wù)管理水平、確保財務(wù)管理安全提供支持。

關(guān)鍵詞：高校財務(wù)管理；財務(wù)檔案管理；信息系統(tǒng)；電子檔案

中圖分類號：F230 文獻(xiàn)識別碼：A 文章編號：1001-828X（2017）009-0-01

一、高校財務(wù)檔案管理信息化系統(tǒng)開發(fā)方法及技術(shù)

1.軟件工程開發(fā)模型

針對高校財務(wù)檔案信息化管理而言，從高校財務(wù)檔案工作的繁雜程度以及信息化系統(tǒng)的特征視角出發(fā)，采用基于C/S架構(gòu)的思想，在C#.NET設(shè)計環(huán)境中中，運用SQL Server數(shù)據(jù)庫知識進(jìn)行高校財務(wù)檔案信息化管理系統(tǒng)設(shè)計。從信息化管理系統(tǒng)的開發(fā)流程來看，常見的軟件工程開發(fā)模型有傳統(tǒng)瀑布模型、改進(jìn)的螺旋模型、面向?qū)ο蟮膰娙Ｐ?、形式化方法模型等。結(jié)合高校財務(wù)檔案管理的實際情況對各種模型進(jìn)行詳細(xì)的分析可知，形式化方法模型能夠有效的克服很多問題，實現(xiàn)了可以產(chǎn)生無缺陷軟件的承諾。

2.結(jié)構(gòu)化設(shè)計方法

高校財務(wù)檔案管理信息化系統(tǒng)應(yīng)具備獨立性特征，而且應(yīng)有多個單一功能的模塊組成，因此在高校財務(wù)檔案信息化管理系統(tǒng)的設(shè)計中采用結(jié)構(gòu)化設(shè)計方法，結(jié)構(gòu)化設(shè)計的步驟為：評審和細(xì)化數(shù)據(jù)流程圖→確定數(shù)據(jù)流程圖的類型→將數(shù)據(jù)流程圖映射到軟件模塊結(jié)構(gòu)并設(shè)計上層→逐步分解高層模塊并設(shè)計中下層→模塊結(jié)果優(yōu)化→描述模塊接口。結(jié)構(gòu)化方法中常用的設(shè)計圖包括業(yè)務(wù)流程圖、數(shù)據(jù)流圖、數(shù)據(jù)字典、HIPO圖等。

二、系統(tǒng)需求分析

1.系統(tǒng)設(shè)計目標(biāo)與需求

對于高校財務(wù)檔案管理信息化系統(tǒng)而言，系統(tǒng)需求分析是整個系統(tǒng)設(shè)計的開始，而系統(tǒng)設(shè)計的目標(biāo)則為系統(tǒng)設(shè)計指明了方向。針對高校財務(wù)檔案管理業(yè)務(wù)流程的詳細(xì)信息分析可知，信息化管理系統(tǒng)應(yīng)實現(xiàn)用戶管理、財務(wù)檔案管理兩類功能，其中用戶管理應(yīng)包含用戶的增刪、權(quán)限與密碼管理等；財務(wù)檔案管理則包含檔案錄入、修改、查看、打印、刪除、統(tǒng)計等功能。此外，高校財務(wù)檔案信息化管理系統(tǒng)的設(shè)計必須要保證安全性和保密性，并且還要針對不同類型的用戶設(shè)定不同的管理功能。

2.系統(tǒng)功能需求

功能是刻畫系統(tǒng)行為、特別是系統(tǒng)與環(huán)境關(guān)系的重要概念，因此在設(shè)計高校財務(wù)檔案管理信息化系統(tǒng)時，必須進(jìn)行客戶需求分析，根據(jù)客戶的實際需求設(shè)計系統(tǒng)功能。從高校財務(wù)檔案管理活動來看，信息化系統(tǒng)要涉及掃描員、檔案管理員、主管領(lǐng)導(dǎo)、系統(tǒng)管理員、檔案查詢?nèi)藛T、紙質(zhì)檔案管理員等人員角色，針對這些角色的實際需求，信息化系統(tǒng)應(yīng)實現(xiàn)以下功能，即電子檔案建檔、電子檔案變更、電子檔案查詢管理、檔案統(tǒng)計、系統(tǒng)管理、紙質(zhì)檔案管理等功能。

3.非功能需求

系統(tǒng)的非功能需求包含性能需求和安全需求兩個方面。性能需求方面需實現(xiàn)系統(tǒng)的可維護(hù)性、易操作性、可擴(kuò)展行和開放性，尤其是可擴(kuò)展性，在信息技術(shù)快速發(fā)展的今天，必須保證系統(tǒng)的可擴(kuò)展性來確保系統(tǒng)的軟硬件不過時。對于安全需求而言，需要滿足容錯性、系統(tǒng)的外在環(huán)境安全性、系統(tǒng)每部安全性、系統(tǒng)運行安全性等需求。

三、信息化系統(tǒng)設(shè)計分析

1.系統(tǒng)總體設(shè)計

從高校財務(wù)檔案管理信息化系統(tǒng)的實際需求分析來看，系統(tǒng)設(shè)計需遵循以下主要原則，即實用性和效益原則、安全性原則、靈活性和擴(kuò)展性原則、信息查詢的高效性和設(shè)備管理的有效性原則。系統(tǒng)設(shè)計的總體結(jié)構(gòu)分為三層，第一層為財務(wù)檔案管理系統(tǒng)，第二層包含系統(tǒng)管理模塊、實物管理模塊和電子檔案管理模塊，第三層是從第二層的基礎(chǔ)上進(jìn)行更細(xì)化的設(shè)計。系統(tǒng)管理模塊包含系統(tǒng)參數(shù)設(shè)置、用戶管理、權(quán)限管理、數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)；實物管理模塊包含紙質(zhì)檔案入庫管理、紙質(zhì)檔案出庫管理、紙質(zhì)檔案借閱管理、紙質(zhì)檔案歸檔歸還管理；電子檔案管理模塊包含掃描錄入、電子檔案歸檔、電子檔案變更、電子檔案查詢、電子檔案綜合統(tǒng)計。

2.系統(tǒng)功能模塊設(shè)計

財務(wù)檔案管理系統(tǒng)分為三個功能模塊，及系統(tǒng)管理模塊、實物管理模塊和電子檔案模塊。系統(tǒng)管理模塊的用戶管理功能中，可以實現(xiàn)新增和修改用戶信息，可以實現(xiàn)用戶角色設(shè)置。權(quán)限管理功能中對存在的權(quán)限進(jìn)行分類、配置權(quán)限之間的關(guān)系。在用戶管理中，設(shè)置一名系統(tǒng)管理員，可實現(xiàn)對其他用戶的管理，包括創(chuàng)建、修改密碼、刪除、賦予角色等。針對紙質(zhì)檔案，需要對檔案進(jìn)行統(tǒng)一的ID號編制，并來將該ID編號錄入系統(tǒng)，以便查找、借閱等。電子檔案應(yīng)具備檔案建立、編輯、增加、修改、刪除、查詢以及管理等功能。電子檔案的錄入包含紙質(zhì)檔案的掃描、編制等，還包含新建電子檔案的錄入。

3.數(shù)據(jù)庫設(shè)計

在高校財務(wù)檔案管理信息化系統(tǒng)的數(shù)據(jù)庫設(shè)計中，系統(tǒng)E-R圖可分為7個實體，即紙質(zhì)檔案、電子檔案、管理員、檔案借閱、檔案歸還、檔案變更、普通用戶。主要數(shù)據(jù)表則包含普通用戶表users、管理員表admin、電子檔案信息表DigitalArchives、紙質(zhì)檔案信息表PaperArchives、紙質(zhì)檔案借閱信息表PaperBorrowing、紙質(zhì)檔案歸還信息表PaperReturn、電子檔案刪除信息表DifitalDelete。在紙質(zhì)檔案管理的數(shù)據(jù)庫表中，要包括編號、檔案室和檔案柜號、憑證批次、業(yè)務(wù)ID、借閱者及借閱時間、歸還時間等信息。

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