劉方榮

摘 要：檔案管理在企業(yè)中日益發(fā)揮出重要作用，提高檔案管理水平與效率，是時(shí)代賦予企業(yè)單位的使命。特別是在現(xiàn)代信息技術(shù)的沖擊下，企業(yè)單位應(yīng)當(dāng)不斷強(qiáng)化檔案管理工作的改革力度，針對(duì)事企業(yè)單位檔案管理工作中存在的問題，采用規(guī)范化的管理手段，進(jìn)一步提高檔案管理工作水平。

關(guān)鍵詞：企業(yè)單位 檔案管理 規(guī)范化

推進(jìn)企業(yè)單位檔案管理工作規(guī)范化是新一輪企業(yè)單位改革的重要任務(wù)。檔案管理工作水平已經(jīng)成為制約企業(yè)單位發(fā)展的重要瓶頸因素之一。企業(yè)單位應(yīng)當(dāng)從檔案管理的實(shí)際情況入手，對(duì)檔案管理工作進(jìn)行全面系統(tǒng)的規(guī)劃，全面細(xì)化檔案管理各項(xiàng)工作，不斷提高檔案管理工作水平。

1.檔案管理規(guī)范化方面存在的問題

1.1 對(duì)檔案管理規(guī)范化重視不足

規(guī)范化是對(duì)企業(yè)單位各項(xiàng)工作提出的基本要求，目前企業(yè)單位檔案管理規(guī)范化方面仍存在不足，規(guī)范化水平較低是制約企業(yè)單位檔案管理水平的重要問題。首先，個(gè)別企業(yè)單位沒有認(rèn)識(shí)到檔案管理規(guī)范化的重要意義，對(duì)檔案管理規(guī)范化的特殊性認(rèn)識(shí)不足，沒有充分認(rèn)識(shí)到制度規(guī)范與程序規(guī)范相結(jié)合的重要意義，往往在檔案管理程序上存在著混亂問題。其次，個(gè)別領(lǐng)導(dǎo)對(duì)企業(yè)單位檔案管理規(guī)范的重視程度不夠，很少過問檔案管理的規(guī)范化問題，沒有在檔案管理規(guī)范化方面投入必要的人力物力資源，普遍存在重視制度建設(shè)輕視執(zhí)行問題，阻礙了企業(yè)單位檔案管理的發(fā)展。

1.2 對(duì)檔案管理制度缺乏規(guī)范化

檔案管理工作依賴嚴(yán)格的管理制度，需要較高的標(biāo)準(zhǔn)才能保證檔案管理工作的質(zhì)量，目前幾乎所有的企業(yè)單位都建立了檔案管理工作制度，將檔案管理制度作為企業(yè)單位制度體系的重要組成部分，但是檔案管理制度建設(shè)水平仍有待提高。首先，制度缺乏完整性，不少企業(yè)單位檔案管理制度側(cè)重存儲(chǔ)，不注重檔案資料的收集，沒有在源頭上做好檔案管理工作。其次，沒有開成檔案管理規(guī)范合力，相關(guān)部門對(duì)檔案管理人員配合較少，導(dǎo)致檔案管理部門任務(wù)繁重，檔案管理人員不僅要負(fù)責(zé)制作檔案，還要進(jìn)行檔案資料的核查工作，遇到檔案資料錯(cuò)誤，還會(huì)出現(xiàn)相關(guān)部門的推諉扯皮現(xiàn)象。第三，檔案管理規(guī)范不符合實(shí)際情況，檔案管理規(guī)范的執(zhí)行較弱，實(shí)際操作混亂，導(dǎo)致管理制度形同虛設(shè)。

1.3 對(duì)檔案管理模式缺乏規(guī)范化

我國(guó)企業(yè)單位檔案模式較為單一，檔案管理方法過于傳統(tǒng)，沒能根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行有效管理，這樣不僅發(fā)揮不出檔案管理工作的實(shí)際效率，而且也不利于利用檔案為人民群眾服務(wù)。首先，企業(yè)單位檔案管理與行業(yè)聯(lián)系不緊密，沒有發(fā)揮出行業(yè)檔案的實(shí)際作用，檔案管理方式方法過于傳統(tǒng)。其次，檔案管理主要依靠人工管理，管理水平較為落后，管理效率十分有限，不利于檔案管理質(zhì)量提升。

2.檔案管理規(guī)范化方面的幾點(diǎn)嘗試

2.1 統(tǒng)一檔案格式

統(tǒng)一檔案格式是檔案管理工作的前提，也是檔案管理規(guī)范化的基礎(chǔ)工作，企業(yè)單位檔案管理應(yīng)當(dāng)在統(tǒng)一的格式下進(jìn)行。首先，嚴(yán)格統(tǒng)一事業(yè)企業(yè)公文用紙，排版格式，裝訂格式，以及用字規(guī)范等，做到企業(yè)單位往來公文的標(biāo)準(zhǔn)化，全面提高檔案資料的質(zhì)量。其次，完善公文檔案的程序，逐步規(guī)范檔案的簽發(fā)手續(xù)，有效分配管理檔案的審核權(quán)限，進(jìn)一步規(guī)范檔案資料的標(biāo)題，對(duì)檔案資料施行嚴(yán)格的規(guī)范檢查制度。

2.2 科學(xué)立卷歸檔

立卷歸檔工作是企業(yè)單位檔案管理的重點(diǎn)工作，也是企業(yè)單位檔案管理規(guī)范化水平的基本體現(xiàn)。首先，應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格遵照國(guó)家有關(guān)檔案立卷的基本法規(guī)，細(xì)致的做好立卷歸檔工作，嚴(yán)把立卷歸檔質(zhì)量關(guān)，對(duì)不合格文檔嚴(yán)禁進(jìn)入檔案。其次，重點(diǎn)把握好相似、重復(fù)、無序立卷問題，按照統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)體系，恰當(dāng)?shù)倪壿嬳樞?，分門別類的做好文件的立卷歸檔工作。第三，正確把握立卷歸檔的時(shí)間，要在文檔任務(wù)完成以后，且相關(guān)資料收集齊全后再立卷歸檔，要把握好立卷歸檔工作的主次。

2.3 有效運(yùn)用檔案

檔案管理規(guī)范化的最終目的是為檔案使用的高效化服務(wù)。規(guī)范化檔案管理還應(yīng)當(dāng)以有效運(yùn)用檔案為重要標(biāo)準(zhǔn)。首先，借助規(guī)范化的檔案管理操作手段，消除傳統(tǒng)檔案管理工作中存在的弊端，全面提高檔案管理工作效率。其次，利用規(guī)范化的檔案管理手段，全面建成標(biāo)準(zhǔn)化的檔案資料數(shù)據(jù)庫(kù)，為實(shí)現(xiàn)檔案資料的科學(xué)共享，檔案的信息化使用鋪平道路。

3.檔案管理規(guī)范化方面的主要措施

3.1 建立科學(xué)的規(guī)范體系

企業(yè)單位檔案管理規(guī)范化離不開科學(xué)的管理體系，應(yīng)當(dāng)運(yùn)用必要的管理體系，全面實(shí)現(xiàn)檔案管理規(guī)范化。首先，根據(jù)企業(yè)單位實(shí)際工作情況，完善檔案管理工作制度，積極整合發(fā)揮企業(yè)單位檔案管理工作人員作用，促進(jìn)管理人員規(guī)范操作檔案資料。其次，借助科學(xué)的規(guī)范體系，為檔案管理打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)，樹立良好的檔案保存意識(shí)，全面提高基層檔案管理質(zhì)量，不斷查找制度上的漏洞和缺失，有效提高管理水平。第三，建立科學(xué)的檔案管理系統(tǒng)，依靠現(xiàn)代信息技術(shù)，實(shí)現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化，逐步使企業(yè)單位檔案管理適應(yīng)信息化社會(huì)發(fā)展的實(shí)際需要。

3.2嚴(yán)格履行各種制度規(guī)范

制度規(guī)范只有通過全面履行才能發(fā)揮出實(shí)效，為了提高企業(yè)單位檔案管理工作水平，應(yīng)當(dāng)發(fā)揮事業(yè)單位檔案管理工作各種制度規(guī)范的實(shí)際作用。首先，要按照檔案資料的內(nèi)容，檔案的先后順序，根據(jù)檔案的實(shí)際情況，在做好分類的基礎(chǔ)上，做好歸檔工作。其次，根據(jù)檔案的調(diào)閱程序，嚴(yán)格把好檔案調(diào)閱關(guān)，嚴(yán)格防止檔案資料丟失，切實(shí)減少檔案管理過程中存在的問題，實(shí)現(xiàn)穩(wěn)定科學(xué)的檔案管理，發(fā)揮出檔案管理的實(shí)效性。

3.3 加強(qiáng)做好檔案保密工作

檔案不僅是企業(yè)單位主要數(shù)據(jù)信息的匯總，而且還涉及到單位工作人員的隱私，因此在檔案管理的過程中，要對(duì)檔案管理工作給予足夠的重視，避免檔案管理出現(xiàn)隱私泄露問題。

4.結(jié)論

做好檔案管理規(guī)范是企業(yè)單位發(fā)展的重要前提，只有不斷提高檔案管理效率，才能有效應(yīng)對(duì)各種挑戰(zhàn)，做到與時(shí)俱進(jìn)，為人民群眾更好的提供服務(wù)。目前，應(yīng)當(dāng)圍繞完善保密制度，在保證檔案資料安全的前提下，建立電子檔案，發(fā)揮檔案實(shí)際作用，進(jìn)一步提高檔案管理質(zhì)量。

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