趙文華

摘要：本文分析了大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案管理信息化建設(shè)的重要意義，探索了在新時(shí)期提升檔案管理價(jià)值的途徑和方法。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù)；檔案管理；價(jià)值提升

一、大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案管理信息化的意義

第一，有助于檔案管理效率的提升。在科技不斷發(fā)展、時(shí)代日益進(jìn)步、經(jīng)濟(jì)發(fā)展信息化特征逐漸加深的時(shí)代背景下，檔案管理的開(kāi)放性和共享性要求也日益凸顯出來(lái)。為了適應(yīng)時(shí)代要求，建立開(kāi)放的檔案管理系統(tǒng)是必要而且是必須的，檔案管理工作者還需要根據(jù)工作環(huán)境的變化和信息技術(shù)的更新不斷完善管理系統(tǒng)，持續(xù)性地提升檔案管理工作效率。

第二，有助于為企業(yè)決策提供有用信息。檔案在企業(yè)內(nèi)部是一種非常重要的資源，它是企業(yè)發(fā)展歷史和經(jīng)營(yíng)決策信息的重要記錄載體，能夠讓管理者及時(shí)地了解到運(yùn)營(yíng)信息和決策產(chǎn)生的結(jié)果。企業(yè)在進(jìn)行決策之前，一方面需要分析當(dāng)前的狀況，另一方面還要綜合研究企業(yè)以前單位做出相似決策的信息，這樣可以避免在決策過(guò)程中出現(xiàn)一些不必要的錯(cuò)誤，并保障決策具有時(shí)代感和新鮮感。在制定決策的過(guò)程中，企業(yè)以前的決策可以起到對(duì)比的作用，這樣可以在提出的價(jià)格方案中擇優(yōu)選擇，使得決策根據(jù)科學(xué)性和合理性。對(duì)于一個(gè)企業(yè)來(lái)說(shuō)，科學(xué)合理的決策是其實(shí)現(xiàn)經(jīng)濟(jì)利益和長(zhǎng)遠(yuǎn)持久發(fā)展的重要途徑，信息化檔案管理在很大程度上減少了紙質(zhì)檔案管理的工作量，節(jié)約了檔案查閱時(shí)間，減少了檔案出錯(cuò)的可能性，信息化檔案管理能夠?yàn)槠髽I(yè)決策提供更多有用的信息，使得企業(yè)的決策更加合理，便于其持續(xù)發(fā)展和長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展。

二、大數(shù)據(jù)時(shí)代下檔案管理價(jià)值提升策略研究

（一）在企業(yè)信息化建設(shè)中加入檔案信息化建設(shè)因素

企業(yè)應(yīng)該意識(shí)到任何一個(gè)信息的建立都不可能靠一個(gè)部門(mén)一力促成，同樣的道理檔案部門(mén)也不能依靠一己之力完成信息化建設(shè)全過(guò)程。檔案管理信息化建設(shè)需要企業(yè)高層領(lǐng)導(dǎo)的組織和協(xié)調(diào)，也需要企業(yè)內(nèi)部每一個(gè)部門(mén)的配合和參與。所以筆者認(rèn)為在信息化建設(shè)中加入檔案信息化建設(shè)因素是必須的，這樣檔案信息化建設(shè)就融入到了企業(yè)總體規(guī)劃之中來(lái)了，企業(yè)上下能夠從思想意識(shí)到檔案信息化建設(shè)的重要性，檔案信息和企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)信息聯(lián)系得將愈加緊密。企業(yè)生產(chǎn)管理中領(lǐng)導(dǎo)者和員工都要善于挖掘和利用檔案資源信息，使之能夠有效地促進(jìn)產(chǎn)品研發(fā)、生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)、售后服務(wù)等活動(dòng)的順利進(jìn)行，為企業(yè)實(shí)現(xiàn)更多的利益而服務(wù)。從具體的操作層面來(lái)看，企業(yè)可以對(duì)信息化建設(shè)的資金進(jìn)行統(tǒng)一的調(diào)動(dòng)和安排，在企業(yè)上下選取統(tǒng)一型號(hào)的計(jì)算機(jī)設(shè)備和其他微型設(shè)備，統(tǒng)一開(kāi)發(fā)和共享企業(yè)內(nèi)部使用的軟件，在企業(yè)進(jìn)行重要項(xiàng)目決策的時(shí)候合力通關(guān)，加強(qiáng)對(duì)現(xiàn)代化檔案人才的培養(yǎng)和管理等等。

（二）做好檔案信息化的前提工作——進(jìn)行檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)建設(shè)

檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)建設(shè)的優(yōu)劣直接影響到檔案管理水平的高低不一，而基礎(chǔ)業(yè)務(wù)建設(shè)好壞受到企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的重視程度、企業(yè)本身的經(jīng)濟(jì)效益和檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)等多種因素影響。一些企業(yè)的檔案管理一直處于封閉式狀態(tài)，很少能夠接受到檔案行政部門(mén)的相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)，也很少能夠和同行業(yè)企業(yè)進(jìn)行檔案建設(shè)的交流，這些因素使得檔案管理工作一直停留在保存和儲(chǔ)存的層面，難以有效挖掘檔案的真正價(jià)值并加以利用。企業(yè)檔案管理中還存在著制度不健全、檔案工作流程不合理等諸多問(wèn)題，使得檔案管理基礎(chǔ)業(yè)務(wù)建設(shè)更加一塌糊涂。所以，各個(gè)企業(yè)應(yīng)當(dāng)客觀(guān)地認(rèn)識(shí)到當(dāng)前檔案管理工作的開(kāi)展現(xiàn)實(shí)狀況，如果存在問(wèn)題就要加強(qiáng)基礎(chǔ)業(yè)務(wù)建設(shè)，完善檔案管理體制，引導(dǎo)檔案管理工作具體方法和流程的規(guī)范化、科學(xué)化，為檔案管理信息化建設(shè)奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

（三）盡快出臺(tái)檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范

檔案管理信息化建設(shè)需要標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范的支持。但是一些企業(yè)的檔案信息化管理存在著明顯的標(biāo)準(zhǔn)不規(guī)范問(wèn)題，甚至在一些具體的管理方面沒(méi)有規(guī)范可以遵循。所以檔案管理行政部門(mén)應(yīng)當(dāng)盡快地針對(duì)企業(yè)制定檔案信息化管理標(biāo)準(zhǔn)，為企業(yè)建立檔案信息化管理的工作制度。所以企業(yè)信息化管理必須堅(jiān)持規(guī)范化原則，從電子文檔歸檔開(kāi)始就進(jìn)入規(guī)范化程序，數(shù)字化檔案的工作程序和工作規(guī)范都需要詳盡的規(guī)定，以便于檔案管理人員在工作中有法可依、有規(guī)所循，為檔案信息化建設(shè)高校運(yùn)行提供良好的制度環(huán)境。

（四）提升檔案管理人員素質(zhì)

檔案信息化工作具有技術(shù)性強(qiáng)、流程繁雜的工作特征，因此檔案信息化建設(shè)的重點(diǎn)在于人才的建設(shè)。因此，企業(yè)的檔案部門(mén)不僅僅要做好適應(yīng)檔案信息化管理的準(zhǔn)備，還要適時(shí)地培養(yǎng)檔案管理工作人員的素質(zhì)和能力，提升其業(yè)務(wù)操作能力，加強(qiáng)對(duì)其的業(yè)務(wù)指導(dǎo)，達(dá)到一只適應(yīng)檔案信息化建設(shè)的高素質(zhì)、復(fù)合型人才隊(duì)伍。除此之外，企業(yè)應(yīng)該意識(shí)到自身在市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中最根本的原則是實(shí)現(xiàn)利潤(rùn)最大化，企業(yè)必須將人力資源成本考慮其中，所以單純地要求信息技術(shù)方面的人才專(zhuān)職于檔案管理部門(mén)是不現(xiàn)實(shí)也是不經(jīng)濟(jì)的，檔案管理部門(mén)要注重檔案工作的轉(zhuǎn)變，積極主動(dòng)地企業(yè)信息部門(mén)合作和協(xié)調(diào)，申請(qǐng)信息管理部門(mén)負(fù)責(zé)網(wǎng)絡(luò)和服務(wù)器的維護(hù)工作，這樣可以在很大程度上解決檔案管理部門(mén)信息技術(shù)人才問(wèn)題，實(shí)現(xiàn)對(duì)企業(yè)內(nèi)部人力資源的重新整合，提升檔案管理價(jià)值，做到事半功倍。

總而言之，大數(shù)據(jù)時(shí)代背景給檔案管理工作帶來(lái)了機(jī)遇的同時(shí)也帶來(lái)的挑戰(zhàn)，如何提升檔案管理價(jià)值已經(jīng)成為我們必須思考的問(wèn)題，企業(yè)應(yīng)當(dāng)提出針對(duì)性解決策略將大數(shù)據(jù)時(shí)代下的檔案價(jià)值充分地挖掘和發(fā)揮出來(lái)。

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