黃革珍

摘 要：企業(yè)的發(fā)展離不開員工，員工在業(yè)務(wù)開展過程中必定會(huì)因各種事由向企業(yè)借款，隨著公司的不斷發(fā)展，需要借款的事項(xiàng)和金額也會(huì)不斷 增加，要想防范借款壞賬的產(chǎn)生，必須要完善企業(yè)的內(nèi)部控制制度，強(qiáng)化風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)，加強(qiáng)員工的職業(yè)道德培訓(xùn)及誠(chéng)信管理機(jī)制的完善，必要時(shí)還要運(yùn)用法律手段，有效防范或化解企業(yè)員工借款出現(xiàn)壞賬的風(fēng)險(xiǎn)。

關(guān)鍵詞：有效防范 員工欠款 內(nèi)控制度 信用管理 壞賬風(fēng)險(xiǎn)

中圖分類號(hào)：F275 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：2096-0298（2017）05（c）-078-02

企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)過程中，無可避免地一些員工因公務(wù)用途向單位申請(qǐng)臨時(shí)性的借款，員工借款種類一般包括：差旅費(fèi)借款、項(xiàng)目周轉(zhuǎn)金借款、零星采購借款等；有些公司為了體恤員工，體現(xiàn)人文關(guān)懷，還會(huì)對(duì)家庭存在經(jīng)濟(jì)困難的員工給予一定額度的個(gè)人困難借款；甚至有些企業(yè)為了留住人才，為骨干員工買車買房提供無息或低息借款等。

大家都清楚，公司的發(fā)展離不開員工，而員工素質(zhì)的優(yōu)劣，也決定了公司發(fā)展前景的好壞，然而我們必須看到，企業(yè)中員工的素質(zhì)參差不齊，嚴(yán)重考驗(yàn)企業(yè)與員工之間的信任程度。如果企業(yè)中一些員工向公司借款后，一旦還不起或不想還，便突然不辭而別，改變住址和聯(lián)系方式，玩失聯(lián)，即使企業(yè)走司法途徑，亦會(huì)因各種各樣的原因，最后不了了之。這種情況下，欠款已形成了企業(yè)的壞賬，倘若其他員工爭(zhēng)相效仿，不僅會(huì)給企業(yè)造成經(jīng)濟(jì)上的損失，還會(huì)造成很壞的影響（壞賬是指企業(yè)無法收回或收回的可能性極小的應(yīng)收款項(xiàng)。由于發(fā)生壞賬而產(chǎn)生的損失，稱為壞賬損失）。

因此，如何安全有效加強(qiáng)員工借款的治理，防范和化解員工欠款成為壞賬的風(fēng)險(xiǎn)，避免給企業(yè)造成經(jīng)濟(jì)損失或不良影響，提高企業(yè)資金使用率，降低企業(yè)經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)，這已成為企業(yè)管理中的又一項(xiàng)重要任務(wù)，也是必須解決的現(xiàn)實(shí)問題。

1 企業(yè)員工欠款壞賬形成的主要原因

1.1 企業(yè)內(nèi)部控制制度不能有效執(zhí)行，缺乏內(nèi)部控制檢查或監(jiān)督失敗

現(xiàn)在企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)都很重視規(guī)章制度，大小規(guī)定一大把，但是內(nèi)部控制制度是否得到有效執(zhí)行，是很多企業(yè)存在的問題，很多出問題的案例不是因?yàn)槠髽I(yè)制度缺乏，而是說一套做一套，致使有明文規(guī)定卻未能嚴(yán)格遵照?qǐng)?zhí)行。主要原因是制定的制度不合理或過于理想化，從而使操作性弱或不具備可操作性。

另外，企業(yè)也缺乏對(duì)制度執(zhí)行進(jìn)行監(jiān)管的機(jī)制，對(duì)內(nèi)部控制制度執(zhí)行情況既沒有進(jìn)行檢查監(jiān)督，也沒有制訂相應(yīng)的獎(jiǎng)懲措施，致使內(nèi)部控制制度成為一紙空文，而企業(yè)員工執(zhí)行起來也有種“上有政策下有對(duì)策”的感覺。

1.2 忽視對(duì)員工誠(chéng)信檔案的建立，放松對(duì)員工的素養(yǎng)要求

新員工入職時(shí)，大多企業(yè)一般會(huì)要求把員工的基本信息記錄在冊(cè)，一般包括員工姓名、性別、年齡、籍貫、家庭住址、政治面貌、學(xué)歷、所在部門、職務(wù)等，而人力資源部門最多核對(duì)一下員工的身份證和學(xué)歷證書等面上直觀可見的信息，而對(duì)其他信息往往就不再進(jìn)行核實(shí)，而對(duì)后續(xù)的信息變更等動(dòng)態(tài)管理更少之又少，等需要時(shí)調(diào)出這些信息特別是住址或聯(lián)系方式時(shí)往往已經(jīng)失效而無法使用。大多數(shù)企業(yè)往往也只注重員工在創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)效益的體現(xiàn)和考核，忽視對(duì)員工的誠(chéng)信或失信行為的評(píng)價(jià)、考核和記錄，放松對(duì)員工的品德素質(zhì)的要求和培養(yǎng)，這也是造成員工欠款成為壞賬的主要原因之一。

1.3 不相容職務(wù)沒有相分離，人員或崗位之間失去監(jiān)督

有些企業(yè)為了減少用工成本，特別是小企業(yè)，往往一個(gè)員工身兼數(shù)職。貨幣資金是最容易出現(xiàn)舞弊的一項(xiàng)資產(chǎn)，如果不相容職務(wù)沒有分離的話，很可能出現(xiàn)挪用或侵占公司貨幣資金，并通過偽造單據(jù)等來掩蓋自己的舞弊行為。我國(guó)財(cái)政部在發(fā)布的《內(nèi)部會(huì)計(jì)控制規(guī)范》中，就提出了“不相容職務(wù)分離”的這個(gè)問題。所謂不相容職務(wù)是指那些如果由一個(gè)人擔(dān)任，既可能發(fā)生錯(cuò)誤和舞弊行為，又可能掩蓋其錯(cuò)誤和弊端行為的職務(wù)。不相容職務(wù)分離的核心是“內(nèi)部牽制”，要求每項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)都要經(jīng)過兩個(gè)或兩個(gè)以上的部門或人員的處理，使得單個(gè)人或部門的工作必須與其他人或部門的工作相一致或相聯(lián)系，并受其監(jiān)督和制約。所以，貫徹不相容職務(wù)分工的原則，是內(nèi)部控制制度的建立和實(shí)施的保障。遺憾的是，直到今天，仍有許多企業(yè)沒有意識(shí)到這一問題的嚴(yán)重性，或雖然意識(shí)到了卻不以為然或報(bào)僥幸心態(tài)，低估了其可能造成的嚴(yán)重后果。

1.4 企業(yè)清理欠款工作職責(zé)分工不清晰，獎(jiǎng)懲不分明

企業(yè)沒有把清理欠款工作落實(shí)到具體部門和個(gè)人，借款人所屬部門、人力資源部和財(cái)務(wù)部門之間不能很好的配合，這也會(huì)給企業(yè)帶來壞賬發(fā)生的風(fēng)險(xiǎn)。對(duì)責(zé)任部門或人員的獎(jiǎng)懲規(guī)定不健全，一旦發(fā)生壞賬損失，往往只提出處理意見，很少探究發(fā)生的真實(shí)原因，也不追究責(zé)任人的責(zé)任，使隱藏的各種問題難以得到曝光和解決。長(zhǎng)此以往，不但打擊了企業(yè)員工的積極性和責(zé)任感，更助長(zhǎng)了歪風(fēng)邪氣，造成企業(yè)壞賬發(fā)生頻率和數(shù)額增加的風(fēng)險(xiǎn)。

1.5 企業(yè)管理人員缺乏經(jīng)驗(yàn)，過度依賴業(yè)務(wù)人員，致使企業(yè)對(duì)業(yè)務(wù)的開展失去控制

企業(yè)管理人員對(duì)業(yè)務(wù)缺乏經(jīng)驗(yàn)，對(duì)業(yè)務(wù)缺乏可行性分析，無法對(duì)企業(yè)現(xiàn)有的資源和資金進(jìn)行有效的配置或調(diào)配，造成對(duì)業(yè)務(wù)人員過于依賴的被動(dòng)局面。對(duì)于業(yè)務(wù)人員提出的借款金額也缺乏經(jīng)驗(yàn)和客觀判斷，只關(guān)注如何借錢和花錢，業(yè)務(wù)實(shí)施過程也缺乏反饋和監(jiān)督，也沒從加強(qiáng)管理角度定期或不定期去清理借款，致使企業(yè)長(zhǎng)期大量資金滯留在外，不但影響企業(yè)正常的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的開展和資金的有效使用，還會(huì)使部分業(yè)務(wù)員鉆空子，出現(xiàn)挪用或侵占公司資金的現(xiàn)象，最終造成無法歸還借款的后果。

1.6 企業(yè)追討欠款成本高，債務(wù)人違法成本低

在我國(guó)現(xiàn)行法律體制下，因欠債不還而申請(qǐng)仲裁、上法院，甚至向公安機(jī)關(guān)報(bào)案的現(xiàn)象比較普遍，但往往案件受理耗時(shí)長(zhǎng)，成本高，有時(shí)即使案件贏了也無法收回款項(xiàng)，這種現(xiàn)象司空見慣。在這種情況下，企業(yè)追討欠款成本高，債務(wù)人欠款不還，違法成本低，這也是造成企業(yè)壞賬的主要外部原因。

2 企業(yè)防范員工欠款壞賬形成的主要措施

2.1 完善企業(yè)的各項(xiàng)規(guī)章制度，確保切實(shí)有效執(zhí)行

（1）根據(jù)企業(yè)實(shí)際情況，建立合理切實(shí)可行的內(nèi)部控制制度，讓每一條制度都能落實(shí)到實(shí)處并相互牽制相互作用。

（2）建立健全授權(quán)管理機(jī)制、責(zé)權(quán)利清晰且不相容職務(wù)相互分離、預(yù)算控制、內(nèi)部報(bào)告控制等，對(duì)潛在的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行防范和監(jiān)控。

（3）建立有效的人才選拔和平等競(jìng)爭(zhēng)機(jī)制，能者上庸者下，選賢任用發(fā)揮最大的效能。

（4）建立內(nèi)控制度執(zhí)行效果的監(jiān)督機(jī)制，實(shí)行崗位或工作輪換制度、同一筆業(yè)務(wù)安排兩人以上共同參與、加強(qiáng)財(cái)務(wù)對(duì)業(yè)務(wù)過程的控制等措施。

2.2 完善企業(yè)的員工誠(chéng)信管理機(jī)制，并與績(jī)效考核掛鉤

（1）完善員工基本信息。關(guān)鍵崗位必須做背景調(diào)查后才能錄用，并對(duì)所有在職員工做動(dòng)態(tài)化管理，保證所有的信息都是實(shí)時(shí)有效的。

（2）建立員工誠(chéng)信檔案。用于企業(yè)對(duì)員工在實(shí)際工作表現(xiàn)記錄在冊(cè)，并制定相關(guān)制度，對(duì)員工守信或失信行為進(jìn)行評(píng)價(jià)、考核，并跟調(diào)薪升職等掛鉤，以加強(qiáng)企業(yè)信用體系建設(shè)，增強(qiáng)員工的誠(chéng)信觀念。

（3）加強(qiáng)員工的職業(yè)道德培訓(xùn)。加強(qiáng)員工的職業(yè)道德培訓(xùn)十分有必要，培訓(xùn)過程中，結(jié)合企業(yè)文化培養(yǎng)員工愛崗敬業(yè)的主人翁精神，同時(shí)要培養(yǎng)員工的榮譽(yù)感和誠(chéng)信度，樹立員工正確的人生觀、世界觀和價(jià)值觀。

2.3 對(duì)各業(yè)務(wù)或員工借款進(jìn)行借款總額核定管理，增加員工風(fēng)險(xiǎn)防范意識(shí)

為了最大限度減少員工借款壞賬損失的發(fā)生，根據(jù)不同的業(yè)務(wù)性質(zhì)，對(duì)員工可借款額度進(jìn)行核定并總額控制，并嚴(yán)格執(zhí)行在約定時(shí)間內(nèi)清還，同時(shí)計(jì)入員工誠(chéng)信檔案。對(duì)于新業(yè)務(wù)借款亦要按公司的內(nèi)控制度嚴(yán)格執(zhí)行，絕不能因?yàn)槭切峦卣沟膮^(qū)域或項(xiàng)目就盲目地鼓勵(lì)或放松，對(duì)于異常的事項(xiàng)要及時(shí)預(yù)警。

2.4 企業(yè)定期公示員工借款情況，并與企業(yè)考核機(jī)制掛鉤

（1）企業(yè)財(cái)務(wù)部應(yīng)定期將員工借款情況進(jìn)行公示，公開接受員工監(jiān)督，對(duì)于造成逾期還款的業(yè)務(wù)部門和相關(guān)員工，企業(yè)應(yīng)當(dāng)在內(nèi)部以恰當(dāng)?shù)姆绞教幚?，予以警示，防范壞賬損失的發(fā)生。

（2）企業(yè)應(yīng)制定內(nèi)部催收款項(xiàng)的責(zé)任機(jī)制，將款項(xiàng)的歸還情況與內(nèi)部各業(yè)務(wù)部門的績(jī)效考核掛鉤。對(duì)于造成壞賬損失的業(yè)務(wù)部門和責(zé)任員工，企業(yè)應(yīng)當(dāng)按照考核機(jī)制進(jìn)行處理，以儆效尤。

2.5 建立企業(yè)壞賬準(zhǔn)備金制度，避免隱匿潛虧

根據(jù)國(guó)家相關(guān)規(guī)定，企業(yè)應(yīng)建立合理的壞賬準(zhǔn)備金制度，并嚴(yán)格按照制度在報(bào)告期內(nèi)足額計(jì)提壞賬準(zhǔn)備，避免壞賬損失隱匿了企業(yè)的潛虧。

2.6 加強(qiáng)企業(yè)法律意識(shí)，必要時(shí)運(yùn)用法律手段追討欠款

我國(guó)現(xiàn)階段，國(guó)家法律制度也在日益發(fā)展與完善，企業(yè)如果出現(xiàn)員工惡意拖欠借款，必要時(shí)可運(yùn)用法律手段追討，將不法分子繩之以法。日常管理中，企業(yè)應(yīng)注意借款的相關(guān)證據(jù)完整準(zhǔn)確歸檔，并關(guān)注事項(xiàng)的法律時(shí)效，以免失效。

3 結(jié)語

綜上所述，企業(yè)發(fā)展過程中收益和風(fēng)險(xiǎn)是并存的，要想從根本上解決企業(yè)員工借款而產(chǎn)生壞賬的風(fēng)險(xiǎn)，企業(yè)必須加強(qiáng)自身的制度建設(shè)，采取適當(dāng)?shù)拇胧┘坝行У墓芾磙k法，使企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)管理過程中，及時(shí)發(fā)現(xiàn)風(fēng)險(xiǎn)，化解危機(jī)，降低壞賬損失，增強(qiáng)企業(yè)的競(jìng)爭(zhēng)力以實(shí)現(xiàn)企業(yè)的戰(zhàn)略發(fā)展目標(biāo)。

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