鄧紅

【摘 要】創(chuàng)新是促進(jìn)社會各項事業(yè)興旺發(fā)達(dá)的重要力量源泉，也是信息時代下做好檔案管理工作的根本動力。檔案工作的信息化建設(shè)是信息時代檔案管理工作創(chuàng)新的客觀需要，只有做好檔案管理工作的信息化建設(shè)，才能滿足新時期檔案管理工作的需要，才能真正實現(xiàn)信息時代下創(chuàng)新檔案管理工作的目的。文章從檔案管理信息化的相關(guān)概念談起，然后就檔案管理信息化建設(shè)的現(xiàn)狀進(jìn)行說明，并結(jié)合檔案管理實踐，對信息時代下檔案管理工作創(chuàng)新的策略進(jìn)行剖析。

【關(guān)鍵詞】信息時代；檔案管理工作；實踐；創(chuàng)新

【中圖分類號】G271 【文獻(xiàn)標(biāo)識碼】A 【文章編號】1674-0688（2017）02-0125-03

1 檔案管理工作概述

1.1 信息時代檔案管理的定義

信息時代的檔案管理有別于傳統(tǒng)的檔案管理工作，其主要以現(xiàn)代的信息技術(shù)為依托，借助計算機(jī)系統(tǒng)和互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)對檔案進(jìn)行管理。常見的檔案管理方式包括電子檔案的錄入、檔案信息的采集、檔案信息的查詢、檔案信息的共享等。這種管理方式使得管理的對象從傳統(tǒng)的實體檔案轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮訖n案，并應(yīng)用現(xiàn)代先進(jìn)的管理軟件進(jìn)行管理，形成明晰的檔案分類。同時，快速的查閱方式也讓檔案信息發(fā)揮出了更多的作用，避免因檔案查詢困難而造成檔案資源的浪費。

1.2 信息時代檔案管理的特點

信息化檔案管理是檔案管理工作的現(xiàn)代化發(fā)展，其迎合了單位內(nèi)部工作的實際需要，與傳統(tǒng)檔案管理相比較，有著以下幾個方面的特點：首先，各單位實現(xiàn)檔案管理信息化所依照的規(guī)章制度、法律法規(guī)趨于統(tǒng)一，制定這些規(guī)章制度、法律法規(guī)的是具有專項權(quán)力的行政部門。其次，虛擬檔案是檔案管理信息化的標(biāo)志，通過信息化管理，檔案的形式由實體檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案，并可以通過互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)達(dá)到高速的共享，使得檔案管理工作更加具有時效性和便利性，為整個單位的信息化發(fā)展奠定了良好的基礎(chǔ)。最后，檔案管理信息化應(yīng)用了大量的現(xiàn)代科技，在信息技術(shù)的支持下促進(jìn)了檔案管理的自動化，顛覆了檔案管理工作的傳統(tǒng)模式。

2 檔案管理現(xiàn)狀

2.1 管理制度

目前，我國的檔案管理已實現(xiàn)了電子化管理，但還沒有形成一套完善的信息化管理制度，管理流程也沒有按照標(biāo)準(zhǔn)的管理制度進(jìn)行，管理存在很大的盲目性。檔案管理的規(guī)范性不夠。近幾年，我國出臺了一些檔案管理的法規(guī)，法規(guī)的約束使檔案管理工作取得了一定的成績，但是檔案管理工作依然存在著制度不完善的地方，比如沒有完善和規(guī)范的部門立卷制度、沒有指定專門的檔案人員進(jìn)行負(fù)責(zé)等，因此一旦出現(xiàn)問題很難得到解決。

2.2 檔案載體保存和安全

信息化檔案管理是以計算機(jī)電子文件的形式進(jìn)行保存的，材料一般是光盤或者磁盤，某些情況下磁盤容易產(chǎn)生物理反應(yīng)致使卷曲，直接導(dǎo)致磁粉脫落，容易破壞里面的文件。電子檔案和紙質(zhì)檔案相比，紙質(zhì)檔案要比電子檔案的保存壽命長，電子保存壽命正常情況下為10年左右。由于電子檔案有很大的脆弱性，很容易受到損害而使數(shù)據(jù)無法讀取。

3 檔案管理實踐

2014年9月，南寧市衛(wèi)生局和南寧市人口和計劃生育委員會合并為南寧市衛(wèi)生和計劃生育委員會。筆者嚴(yán)格按照保密工作相關(guān)規(guī)定和要求，認(rèn)真履行職責(zé)，于2015年春節(jié)前及時按保密工作程序到南寧市國家保密局完成了涉密計算機(jī)、涉密移動存儲設(shè)備及紙質(zhì)載體的銷毀工作，保證無任何泄密事件發(fā)生。

2014年9月份至2015年3月份，通過政府采購中心招標(biāo)，由同方鼎欣信息技術(shù)有限單位承接完成南寧市人口計生委檔案室?guī)齑鏅n案的數(shù)字化工作。筆者每天在現(xiàn)場跟技術(shù)人員一起，對1986年至2015年庫存的文書檔案、基建檔案、照片檔案、實物檔案等進(jìn)行相應(yīng)的檔案掃描、電子圖像加工處理、數(shù)據(jù)質(zhì)檢、檔案還原、數(shù)據(jù)備份及導(dǎo)入掛接等工作。經(jīng)過南寧市衛(wèi)計委項目辦及紀(jì)檢室相關(guān)人員的驗收，符合電子檔案利用的需求，現(xiàn)在達(dá)到查詢、瀏覽全文等利用操作，極大地方便了各科室人員查閱和利用檔案，提高了檔案的利用率。

2016年10月至今，南寧市衛(wèi)生信息中心和南寧市人口和計劃生育宣傳教育信息中心合并，成立了南寧市衛(wèi)生和計劃生育宣傳信息中心，筆者在綜合辦公室工作，負(fù)責(zé)人事檔案管理等工作，對在崗位設(shè)置、人事調(diào)動、編制核定工作中形成的文件及時收集、保存。按照市編辦《關(guān)于建立事業(yè)單位機(jī)構(gòu)編制歷史沿革臺賬的通知》要求，對新成立的單位及時做好編辦沿革工作，形成資料存檔。

4 信息時代檔案管理工作創(chuàng)新的策略

4.1 領(lǐng)導(dǎo)重視，為檔案工作提供有力保障

單位領(lǐng)導(dǎo)高度重視檔案工作，把檔案工作納入了單位的整體發(fā)展規(guī)劃和年度工作計劃，列入了重要議事日程。同時，單位定期分析研究檔案工作，及時解決工作中存在的問題。

（1）加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo)。為加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，成立了檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組，建立了專門的綜合檔案室，選配了責(zé)任心強(qiáng)、業(yè)務(wù)素質(zhì)較高的同志為專職檔案員。

（2）完善考核機(jī)制。建立健全了檔案工作網(wǎng)絡(luò)，各科室均配備了兼職檔案人員，把檔案工作納入了分管領(lǐng)導(dǎo)及專兼職檔案人員崗位目標(biāo)考核，并與經(jīng)濟(jì)效益掛鉤。

（3）提升硬件保障。單位加強(qiáng)檔案的安全保管和保護(hù)，購置了空調(diào)、去濕、吸塵、滅火、防磁等設(shè)施設(shè)備，提高了檔案安全保障能力。

4.2 強(qiáng)化管理，提高檔案管理規(guī)范化水平

檔案工作是事關(guān)單位發(fā)展的一項基礎(chǔ)性工作，檔案工作規(guī)范化管理水平，直接影響到檔案工作圍繞中心、服務(wù)大局的能力。單位高度重視檔案規(guī)范化管理工作，把規(guī)范化檔案管理工作納入單位議事日程，落實人員，明確責(zé)任，切實抓好檔案管理工作，增強(qiáng)做好檔案工作的責(zé)任感。

（1）建立健全檔案工作制度。根據(jù)《檔案法》等法律法規(guī)的要求，結(jié)合自身實際，單位建立健全了檔案的收集歸檔、保管、保密、統(tǒng)計、鑒定銷毀、借閱利用、設(shè)備維護(hù)、重大活動登記等制度，印發(fā)到各部門，嚴(yán)格執(zhí)行。

（2）修訂檔案收集、整理標(biāo)準(zhǔn)。根據(jù)國家檔案局10 號令的要求，重新修訂了單位文件材料的歸檔范圍和保管期限表，編制了單位檔案分類方案及分類編號說明，確保了檔案整理有依據(jù)。

（3）強(qiáng)化檔案人員業(yè)務(wù)培訓(xùn)。單位經(jīng)常對各部門兼職檔案人員進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)，學(xué)習(xí)檔案法律法規(guī)、檔案整理標(biāo)準(zhǔn)等相關(guān)知識，也積極支持他們參加各類業(yè)務(wù)培訓(xùn)，不斷提高他們的業(yè)務(wù)能力。

（4）嚴(yán)格規(guī)范檔案整理。為確保案卷質(zhì)量，我們嚴(yán)把文件“形成關(guān)”和“移交關(guān)”，移交檔案做到符合標(biāo)準(zhǔn)、書寫規(guī)范，交接手續(xù)完備。

（5）加強(qiáng)檔案的日常管理。按照單位檔案的規(guī)范要求，編制了各種檢索工具、檔案存放位置示意圖，建立了庫房溫度、濕度記錄，定期進(jìn)行庫房安全檢查，確保了檔案的安全。

4.3 創(chuàng)新手段，加快檔案信息化建設(shè)

檔案信息化是提高檔案工作水平的重要途徑，特別是對加強(qiáng)檔案的利用具有重要的作用，是單位檔案工作應(yīng)對當(dāng)前形勢、破解工作難題的一把利器。檔案工作如果不向信息化發(fā)展，將嚴(yán)重拖住單位發(fā)展的后腿。

（1）大力推進(jìn)傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化。用傳統(tǒng)的方法管理和利用檔案，費時費力，效率很低，有時會直接影響生產(chǎn)。為徹底解決這個問題，單位嘗試對常用檔案進(jìn)行數(shù)字化加工，建立了檔案全文數(shù)據(jù)庫，大大提高了工作效率，保證了生產(chǎn)的正常運轉(zhuǎn)。

（2）科學(xué)實施檔案管理信息系統(tǒng)。在接收紙質(zhì)檔案存檔的同時，進(jìn)行檔案數(shù)字化掃描。隨著數(shù)字化率的提高，為了利用更方便、快捷，單位自主研制開發(fā)了信息化辦公系統(tǒng)，該系統(tǒng)匯集了單位的大量電子檔案，單位員工都可以使用該平臺，利用率極高，也是檔案利用最方便的平臺。

（3）以檔案信息化帶動單位管理創(chuàng)新。我們充分發(fā)揮檔案管理信息系統(tǒng)的作用，把檔案數(shù)據(jù)庫與之鏈接，并進(jìn)一步豐富檔案數(shù)據(jù)庫的內(nèi)容。同時，我們又把各類設(shè)備說明書的全文信息、單位員工的個人檔案信息上傳到數(shù)據(jù)庫當(dāng)中，單位領(lǐng)導(dǎo)和各部門及職工，可以按照管理權(quán)限和程序，在單位的任何地方登錄該系統(tǒng)，方便快捷地查閱相關(guān)檔案，使單位員工更方便地利用單位檔案。

4.4 主動服務(wù)，充分發(fā)揮檔案的特殊作用

（1）轉(zhuǎn)變服務(wù)觀念，拓寬服務(wù)領(lǐng)域。檔案部門要有創(chuàng)新的意識，要破除“甘當(dāng)配角”的觀念，樹立有所作為的思想。隨著單位檔案管理的逐步現(xiàn)代化，單位內(nèi)部人員可以通過網(wǎng)絡(luò)、QQ群、郵箱等多種渠道、全方位得到檔案部門提供的服務(wù)，通過檔案的利用服務(wù)，為單位人事調(diào)動、政策落實、核實賬務(wù)等方面提供了憑證和依據(jù)，為單位領(lǐng)導(dǎo)和業(yè)務(wù)人員熟悉情況、總結(jié)經(jīng)驗、制訂計劃、處理問題提供了借鑒及依據(jù)，為涉及單位自身利益而必須解決的法律糾紛、化解矛盾提供了至關(guān)重要的法律依據(jù)，為單位經(jīng)濟(jì)的騰飛發(fā)揮了不可替代的作用。

（2）轉(zhuǎn)變“重保管，輕利用”的思想。檔案人員不僅要注重檔案資料的收集、整理、保管，還要做好檔案的開發(fā)利用工作。

（3）改進(jìn)服務(wù)方式。一是變“看門守攤”的被動服務(wù)模式為主動服務(wù)模式。二是做到面向職工群眾，全天候24小時不間斷服務(wù)，讓檔案工作前移關(guān)口、延伸觸角，做到單位發(fā)展到哪里，檔案管理和檔案服務(wù)就延伸到哪里。

4 結(jié)語

檔案就像一把多功能的智能梳，以原始記錄的方式反映著單位發(fā)展的真實面貌，梳理著單位不同時期的歷史發(fā)展軌跡。檔案為單位創(chuàng)造著無形的價值和效益，助力單位轉(zhuǎn)型升級，因此我們必須管好、用好檔案。

參 考 文 獻(xiàn)

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[2]屈希陽.淺析信息時代下檔案管理工作的創(chuàng)新[J].勞動保障世界（理論版），2012（10）.

[3]劉鳳英.網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下如何做好檔案管理工作[J].中國

集體經(jīng)濟(jì)，2011（18）.

[4]李云波，自曉紅.拓寬思路 充分發(fā)揮檔案工作的服務(wù)作用[J].中國檔案，2006（6）.

[5]楊振江.淺談企事業(yè)單位檔案工作的創(chuàng)新[J].中國檔

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[責(zé)任編輯：高海明]