林英娥　林英蘭

【摘 要】檔案是寶貴的信息資源，檔案管理是企業(yè)對(duì)其核心資源的管理，企業(yè)檔案管理科學(xué)化是必然趨勢(shì)?；谶@樣的理念，文章概述了新常態(tài)下企業(yè)檔案管理面臨的新形勢(shì)與新要求，分析了當(dāng)前企業(yè)檔案管理存在的突出問題，提出了新常態(tài)下企業(yè)人事、科技、工程等檔案管理實(shí)現(xiàn)科學(xué)化的對(duì)策。

【關(guān)鍵詞】企業(yè)檔案；信息資源；核心管理；科學(xué)管理

【中圖分類號(hào)】F272；G271 【文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼】A 【文章編號(hào)】1674-0688（2017）03-0198-03

檔案是記載歷史、傳承文明、資鑒后人的原始憑證，具有歷史再現(xiàn)性、知識(shí)性、信息性等特點(diǎn)，歷史再現(xiàn)性為其本質(zhì)屬性。我國(guó)經(jīng)濟(jì)發(fā)展已經(jīng)進(jìn)入新常態(tài)，檔案管理工作如何統(tǒng)籌推進(jìn)“五位一體”的總體布局，協(xié)調(diào)推進(jìn)“四個(gè)全面”的戰(zhàn)略布局，落實(shí)“五大發(fā)展”理念，進(jìn)而為實(shí)現(xiàn)“中國(guó)夢(mèng)”服務(wù)，是擺在我們青年檔案工作者面前一個(gè)不容回避和必須解決的重要課題。

1 新常態(tài)下企業(yè)檔案管理面臨的新形勢(shì)與新要求

企業(yè)檔案是指企業(yè)在各項(xiàng)生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中形成的對(duì)國(guó)家、社會(huì)和本企業(yè)具有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。檔案管理也稱檔案工作[1]，是指檔案館（室）等部門直接對(duì)檔案實(shí)體和檔案信息進(jìn)行管理并提供利用服務(wù)的各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作的總稱，一般包括檔案的收集、整理、鑒定、歸檔保管、編目和檢索、統(tǒng)計(jì)、編輯和研究、提供利用等環(huán)節(jié)。

1.1 當(dāng)前企業(yè)檔案管理面臨的新形勢(shì)

企業(yè)檔案是企業(yè)的無(wú)形資產(chǎn)，其價(jià)值在于其內(nèi)容中所蘊(yùn)含的知識(shí)和信息。企業(yè)檔案管理工作，是企業(yè)管理工作的重要組成部分，是企業(yè)健康發(fā)展的需要，是提高企業(yè)工作質(zhì)量和工作效率的必要條件，是衡量一個(gè)企業(yè)業(yè)績(jī)與管理水平的重要的標(biāo)尺。

當(dāng)前，我國(guó)經(jīng)濟(jì)的新常態(tài)突出表現(xiàn)為經(jīng)濟(jì)中高速、有質(zhì)量地健康發(fā)展，科技進(jìn)步日新月異，信息量爆炸式增長(zhǎng)，人民物質(zhì)文化生活需求迅速提升。與此相對(duì)應(yīng)的，必然是國(guó)家機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位、社會(huì)組織、公民個(gè)人等檔案使用者，對(duì)檔案管理提出了新的、更高的要求。就企業(yè)而言，一個(gè)好的企業(yè)，必然是檔案管理科學(xué)、規(guī)范、嚴(yán)謹(jǐn)?shù)钠髽I(yè)；反之，檔案管理必須滿足現(xiàn)代企業(yè)對(duì)其自身健康發(fā)展和提高核心競(jìng)爭(zhēng)力的新要求，滿足企業(yè)行政管理、項(xiàng)目運(yùn)營(yíng)、文化傳承、法律支撐、教育培訓(xùn)等方面的新要求，還要滿足社會(huì)各界希望獲得及時(shí)、優(yōu)質(zhì)、高效檔案服務(wù)的新期待。

面對(duì)上述新常態(tài)、新要求、新期待，過(guò)去那種簡(jiǎn)單、封閉、教條的傳統(tǒng)檔案管理模式，已難以適應(yīng)[2]。

1.2 企業(yè)檔案管理科學(xué)化是必然趨勢(shì)

檔案管理科學(xué)化，是指用科學(xué)的理念、科學(xué)的方法和現(xiàn)代化的技術(shù)手段，對(duì)檔案工作實(shí)施有效的管理，并獲得最佳的工作效率、社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益的工作方法。檔案管理科學(xué)化通常包括3個(gè)方面的含義：一是檔案管理人員具備科學(xué)的理念和現(xiàn)代科學(xué)知識(shí)；二是建立起科學(xué)的檔案管理制度；三是必須能夠利用現(xiàn)代化的技術(shù)手段。

在新常態(tài)下，企業(yè)檔案管理工作要想適應(yīng)上述新要求、新期待，唯有把傳統(tǒng)的檔案管理工作模式推向科學(xué)化，除此別無(wú)他途[2-3]?？梢哉f(shuō)，實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案管理科學(xué)化，既是形勢(shì)倒逼所迫，也是歷史前進(jìn)的必然。

2 企業(yè)檔案管理存在的突出問題

企業(yè)檔案種類龐雜、內(nèi)容豐富。對(duì)于工程建設(shè)類企業(yè)來(lái)說(shuō)，主要包括“黨、政、工、青、婦”等文書檔案、人事檔案、經(jīng)營(yíng)管理檔案、工程檔案、科技檔案、財(cái)務(wù)檔案等。以常見的人事、工程、科技檔案為例，在進(jìn)行檔案管理的過(guò)程中主要存在以下問題[2，4]。

2.1 檔案管理的理念落后

長(zhǎng)期以來(lái)，相當(dāng)一部分人包括部分領(lǐng)導(dǎo)干部，對(duì)檔案工作的認(rèn)識(shí)都存在一些誤區(qū)，認(rèn)為企業(yè)必須把經(jīng)濟(jì)效益放在第一位，檔案就是一些成年的本本、賬冊(cè)，檔案工作就是手工抄抄寫寫、填表簽字蓋章、保管紙質(zhì)的事務(wù)性工作，不是單位的主要工作，不能給單位創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)效益，也談不上社會(huì)效益，只要“守好攤”，不丟失、不泄密，必要時(shí)翻箱倒柜找出來(lái)翻閱、復(fù)印，能應(yīng)付外調(diào)、查檔就行了。例如，檔案管理人員對(duì)人事檔案管理的重要性認(rèn)識(shí)不足，認(rèn)為只要有一份好工作就行了，檔案可有可無(wú)；企業(yè)員工對(duì)個(gè)人檔案采取無(wú)所謂的態(tài)度，有些人連自己的人事檔案在哪里都不清楚，甚至有人認(rèn)為自己的檔案不應(yīng)在本人所屬的單位，而由本人保管，等等。

2.2 檔案管理制度不健全

在檔案的收集、整理、鑒定、歸檔保管、編目和檢索、統(tǒng)計(jì)、編輯和研究、提供和利用等方面，規(guī)章制度要么沒有，要么不全，要么不執(zhí)行。例如，對(duì)人事檔案，在人員調(diào)動(dòng)或離崗時(shí)，有些應(yīng)該歸檔的材料不及時(shí)收集存檔，移交手續(xù)不按程序辦理，導(dǎo)致重要記載缺失或遺漏，甚至全部丟失，給新到人員的編制錄入、學(xué)歷職稱認(rèn)定、定級(jí)定職、工資福利等手續(xù)辦理帶來(lái)許多麻煩；再如，對(duì)工程建設(shè)檔案，該檢查的不檢查，該清理的不清理，該簽字的不簽字，有的缺圖紙，有的缺工程量清單，有的缺造價(jià)和預(yù)算，有的缺審計(jì)和決算，有的缺變更批文，有的用不相干的材料濫竽充數(shù)，甚至還有偽造材料，從而引起很多財(cái)務(wù)、質(zhì)量責(zé)任及法律糾紛；對(duì)科技項(xiàng)目檔案，有的缺課題申報(bào)書，有的缺中期進(jìn)度報(bào)告，有的缺結(jié)題驗(yàn)收鑒定報(bào)告，有的缺成果應(yīng)用證明，造成無(wú)法報(bào)獎(jiǎng)、無(wú)法申請(qǐng)專利，甚至無(wú)法投入應(yīng)用。

2.3 檔案管理人才隊(duì)伍薄弱

檔案管理是一項(xiàng)專業(yè)性很強(qiáng)的工作，然而，大部分企業(yè)的檔案管理人員不是檔案專業(yè)科班出身，即便是半路出家的，也沒有經(jīng)過(guò)有效的在職培訓(xùn)，專業(yè)素養(yǎng)既先天不足，實(shí)際業(yè)務(wù)又后天不精，更新知識(shí)和技術(shù)的步伐緩慢，不能熟練地運(yùn)用最新的計(jì)算機(jī)系統(tǒng)；不僅如此，許多檔案管理人員身兼數(shù)職，對(duì)檔案工作精力投入不足；人員年齡老化，人才隊(duì)伍青黃不接、后繼乏人、力量弱化；資金投入不足，人才引進(jìn)困難；由于是相對(duì)冷門的崗位，激勵(lì)措施不到位，部分現(xiàn)職的檔案管理人員思想波動(dòng)大，不安心工作，隊(duì)伍不穩(wěn)定，關(guān)鍵時(shí)刻難堪大任。

2.4 檔案管理技術(shù)手段老化

在檔案管理手段上，許多企業(yè)還在沿用古老的賬本記錄條目，沒有單獨(dú)的計(jì)算機(jī)和專門的檔案管理軟件，查閱檔案信息仍采用手工查找，更別談與先進(jìn)檔案館、資料庫(kù)對(duì)接聯(lián)網(wǎng)；部分企業(yè)檔案的存儲(chǔ)依舊使用古老的鐵皮柜、木書架，占地面積大，使用空間也不合理。

3 實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案管理科學(xué)化的對(duì)策

在新常態(tài)下，企業(yè)要實(shí)現(xiàn)檔案管理科學(xué)化，應(yīng)遵循以下基本途徑[4]。

3.1 增強(qiáng)檔案管理科學(xué)化理念

必須牢固樹立“檔案信息是企業(yè)的寶貴信息，檔案資源是企業(yè)的核心資源，檔案管理是企業(yè)的核心資源管理”的理念。對(duì)于現(xiàn)代企業(yè)來(lái)說(shuō)，檔案管理絕不是可有可無(wú)的，也不是手工作坊式的，而必須與國(guó)家現(xiàn)代化建設(shè)總體目標(biāo)相適應(yīng)，與企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略相銜接，與信息化時(shí)代相適應(yīng)；要切實(shí)轉(zhuǎn)變計(jì)劃經(jīng)濟(jì)時(shí)代那種對(duì)檔案重管理輕利用、等客上門、封閉保守的觀念，把檔案服務(wù)方式從傳統(tǒng)的被動(dòng)式服務(wù)轉(zhuǎn)變?yōu)橹鲃?dòng)服務(wù)，將封閉式服務(wù)轉(zhuǎn)變?yōu)殚_放式服務(wù)。

3.2 建立健全檔案管理規(guī)章制度

3.2.1 制定檔案管理總體性基礎(chǔ)性制度

要以《中華人民共和國(guó)檔案法》《中華人民共和國(guó)檔案法實(shí)施辦法》等國(guó)家層面的法律法規(guī)為指導(dǎo)，制定本企業(yè)的檔案管理總體性、基礎(chǔ)性的制度，內(nèi)容包括目標(biāo)任務(wù)、領(lǐng)導(dǎo)體制、人員編成、運(yùn)行機(jī)制、經(jīng)費(fèi)投入、獎(jiǎng)懲考核等；制度要科學(xué)合理，符合單位特點(diǎn)和檔案管理實(shí)際；要簡(jiǎn)明實(shí)用，可操作；要加大宣傳力度，圖表上墻，人人知曉；上至董事長(zhǎng)總經(jīng)理，下至普通員工，均要遵循，做到依法管理檔案。

3.2.2 健全檔案管理日常性制度

日常工作中，要建立健全檔案管理“八個(gè)環(huán)節(jié)”的具體制度，包括把好原始材料入檔關(guān)，增強(qiáng)檔案管理人員的責(zé)任感，主觀上提高對(duì)檔案重要性的認(rèn)識(shí)，客觀上對(duì)收集的材料要認(rèn)真核實(shí)鑒別，把真實(shí)可靠的材料收入檔案，堅(jiān)決把虛假資料拒之門外；要實(shí)行集中、統(tǒng)一的管理，管理人員要佩戴上崗標(biāo)志，統(tǒng)一印制檔案裝具、統(tǒng)一驗(yàn)收鑒定標(biāo)準(zhǔn)、統(tǒng)一整理歸檔方法；嚴(yán)格按程序交接檔案，擬交接的檔案要賬物相符，借出的檔案要保存好借據(jù)并及時(shí)催還，交接清單上注明交接時(shí)間、地點(diǎn)和監(jiān)交人、移交人、接收人的姓名、職務(wù)及移交清冊(cè)、頁(yè)數(shù)等，還應(yīng)在移交文件上簽字蓋章，以示對(duì)交接工作負(fù)責(zé)，等等。

3.2.3 采取信息保密與安全保衛(wèi)措施

竊密與反竊密斗爭(zhēng)始終存在。為防止泄密，涉密人員要專人專責(zé)，嚴(yán)格按照規(guī)定程序操作，無(wú)關(guān)人員不得隨意接觸密件，對(duì)企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)也一樣，沒有任何例外。此外，檔案“十防”“八不準(zhǔn)”制度要落到實(shí)處，在檔案室配置監(jiān)控器、警鈴、空調(diào)機(jī)、除塵機(jī)、滅火器、防蟲劑、干燥劑等物資，確保檔案安全。

3.3 加強(qiáng)檔案管理人才隊(duì)伍建設(shè)

人才資源是第一資源，檔案事業(yè)也不例外，檔案管理科學(xué)化是一個(gè)漸進(jìn)的過(guò)程，在這一過(guò)程中，始終要依賴檔案工作人員素質(zhì)的提高。為此，首先要加強(qiáng)對(duì)現(xiàn)有人員的培養(yǎng)，提高檔案工作人員的素質(zhì)，包括現(xiàn)代理念、新知識(shí)及新操作技能等，努力使他們成為既懂檔案專業(yè)知識(shí)又懂信息技術(shù)，熟悉企業(yè)生產(chǎn)流程和具有現(xiàn)代管理能力的綜合型人才；其次要舍得投入，以事業(yè)、待遇、感情、文化引才，大力引進(jìn)優(yōu)秀學(xué)士、碩士乃至博士等青年才俊，作為檔案事業(yè)的后備軍；再次，要注意檔案管理隊(duì)伍的整體建設(shè)，選好配強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)班子，善待中年骨干，培養(yǎng)青年人才，搞好年齡梯次、專業(yè)特長(zhǎng)、性格愛好等要素搭配，建成有戰(zhàn)斗力的團(tuán)隊(duì)。

3.4 讓檔案管理插上現(xiàn)代科技的翅膀

工欲善其事，必先利其器，檔案管理手段實(shí)現(xiàn)信息化、網(wǎng)絡(luò)化、標(biāo)準(zhǔn)化是必然趨勢(shì)，這將極大地提高工作效率，取得事半功倍的效果。因此，檔案管理要充分利用現(xiàn)代高科技成果，尤其是計(jì)算機(jī)技術(shù)、縮微技術(shù)、多媒體技術(shù)、大數(shù)據(jù)技術(shù)、云存儲(chǔ)技術(shù)、互聯(lián)網(wǎng)+技術(shù)等新手段，起點(diǎn)要高，決不能再搞手工作坊式的管理。為此，硬件方面要及時(shí)配備計(jì)算機(jī)、掃描儀、光盤刻錄機(jī)、互聯(lián)網(wǎng)交換器等現(xiàn)代設(shè)備；同時(shí)，要加速實(shí)用、通用、安全軟件的研制和應(yīng)用步伐。

參 考 文 獻(xiàn)

[1]胡鴻杰.中國(guó)檔案學(xué)的理念與模式[M].北京：中國(guó)人民大學(xué)出版社，2005.

[2]宋玉龍.淺談檔案管理現(xiàn)代化[J].建筑工程技術(shù)與設(shè)計(jì)，2015（4）.

[3]崔仲軍.提高檔案管理水平的思考與對(duì)策[J].北京檔案，2009（12）.

[4]尚真.論現(xiàn)代企業(yè)檔案管理的理念與模式[D].北京：中國(guó)人民大學(xué)，2008.

[責(zé)任編輯：高海明]