王守亮

摘 要：現(xiàn)代社會(huì)不斷發(fā)展進(jìn)步，對(duì)檔案管理也提出了更高的要求，而社會(huì)群體的工作與生活也需要檔案資源提供可靠支持，為更好的滿足社會(huì)群體的多元需求，檔案反饋信息的方法得以形成并應(yīng)用于檔案管理工作中，促進(jìn)了檔案管理水平的不斷提升。本文簡(jiǎn)要分析利用檔案反饋信息加強(qiáng)收集與整理的具體措施，僅供相關(guān)人員參考。

關(guān)鍵詞：檔案反饋信息；收集；整理

當(dāng)前社會(huì)現(xiàn)代化建設(shè)進(jìn)程較快，檔案管理工作也面臨著復(fù)雜的形勢(shì)，檔案管理難度較大。為更好的滿足社會(huì)對(duì)檔案資源的應(yīng)用需求，應(yīng)當(dāng)積極轉(zhuǎn)變檔案管理理念，優(yōu)化檔案管理方式，利用檔案反饋信息的收集與整理，以全面提高檔案資源管理效率，從而更好的為社會(huì)群體提供檔案信息服務(wù)。

1 檔案反饋信息

所謂檔案反饋信息，是指對(duì)輸出信息進(jìn)行總結(jié)研究的基礎(chǔ)上，將研究結(jié)果反饋出來，以更好的滿足檔案管理工作中的相關(guān)要求，降低檔案信息整體難度，進(jìn)一步提高檔案信息管理工作效率。當(dāng)前社會(huì)發(fā)展形勢(shì)下對(duì)檔案管理工作提出了更高標(biāo)準(zhǔn)的要求，檔案反饋信息的合理利用，促進(jìn)了檔案管理相關(guān)問題的妥善解決，便于檔案管理相關(guān)部門在第一時(shí)間接收檔案變更內(nèi)容，并對(duì)檔案信息的準(zhǔn)確度和真實(shí)性加以驗(yàn)證，從而保證檔案信息傳輸?shù)陌踩院涂煽啃裕龠M(jìn)信息反饋?zhàn)饔玫挠行Оl(fā)揮，進(jìn)而切實(shí)提高檔案反饋信息的工作質(zhì)量和工作效率。

2 檔案反饋信息存在的問題

2.1 填寫登記表不夠規(guī)范

信息登記處的設(shè)置，便于公眾將對(duì)檔案服務(wù)不滿意的地方記錄下來，再由工作人員進(jìn)行回收，但是在這一過程中，管理形式不足導(dǎo)致這一環(huán)節(jié)流于形式，根本沒有達(dá)到相應(yīng)的效果。公眾在填寫登記表的時(shí)候，沒有進(jìn)行認(rèn)真的考慮，所以在填寫的過程中，各項(xiàng)內(nèi)容都過于簡(jiǎn)單，很明顯能夠看得出是為了敷衍了事，這樣做的最終后果就是服務(wù)者沒有收集到有效的信息，也就無法對(duì)服務(wù)質(zhì)量進(jìn)行有效的提高，反饋的工作不到位。

2.2 忽視了利用效果的反饋收集

多數(shù)檔案人員沒有精力去追蹤記錄，也不知如何收集。查檔完畢后是檔案利用的第一步，至于檔案是否真正發(fā)揮了作用，取得哪些效果，對(duì)受眾者的工作起了什么作用，解決了什么問題，或?qū)κ鼙娬吖ぷ鞯陌l(fā)展起了什么推動(dòng)作用等卻心中無數(shù)。大多數(shù)檔案館（室）的檔案利用工作只局限于檔案利用數(shù)據(jù)的統(tǒng)計(jì)，不能深層次地反映檔案利用所獲得的直接或間接的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益。

2.3 不能將檔案利用效果反饋到檔案部門

一些受眾者對(duì)信息反饋工作認(rèn)識(shí)不夠，認(rèn)為這是他自己的事，與檔案館（室）無關(guān)，不能積極配合，導(dǎo)致反饋信息時(shí)有時(shí)無，而檔案部門也缺乏對(duì)受眾者信息反饋工作的制約，顯得無能為力。

3 檔案反饋信息的收集

為保證檔案管理的科學(xué)性和可靠性，提高檔案信息管理水平，應(yīng)當(dāng)充分做好檔案信息的收集工作，在這一工作中，檔案反饋信息的收集方法直接影響著檔案信息的收集質(zhì)量和有效性。這就要求在檔案反饋信息收集過程中，相關(guān)工作人員積極建立現(xiàn)代化的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，為檔案反饋信息的收集建立可靠的平臺(tái)，便于與各信息部門之間建立溝通和聯(lián)系，優(yōu)化信息交換渠道，及時(shí)反饋特定網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，保證檔案反饋信息的時(shí)效性，推進(jìn)檔案反饋信息收集工作的順利開展，促進(jìn)檔案管理水平的不斷提升。

在檔案反饋信息的收集過程中，應(yīng)當(dāng)選聘素質(zhì)高且能力強(qiáng)的檔案信息管理人員，加強(qiáng)檔案信息管理，并建立特定組織就檔案反饋信息開展綜合分析，確定檔案信息準(zhǔn)確可靠后對(duì)其進(jìn)行收集與整理，以提高檔案管理的有效性。但相關(guān)實(shí)踐表明，檔案信息信息管理工作中，具體負(fù)責(zé)檔案反饋信息收集的人力資源不足，檔案反饋信息收集的時(shí)效性不足，嚴(yán)重影響了檔案信息接收的靈敏性和準(zhǔn)確性，此種情況下勢(shì)必會(huì)嚴(yán)重應(yīng)當(dāng)檔案反饋信息的收集效果。為更好的滿足檔案管理相關(guān)要求，保證檔案反饋信息收集時(shí)效性與靈敏性，在檔案反饋信息收集過程中，尤其是在反饋信息的接收階段，應(yīng)當(dāng)積極加強(qiáng)各部門之間的協(xié)調(diào)配合，爭(zhēng)取在檔案信息反饋的第一時(shí)間對(duì)其進(jìn)行調(diào)整和接收，以保證檔案反饋信息的靈敏性。在檔案反饋信息的整理過程中，不要直接對(duì)所接收的檔案反饋信息進(jìn)行更改，應(yīng)當(dāng)積極采取可行措施確認(rèn)檔案信息的真實(shí)性和準(zhǔn)確性，確認(rèn)無誤后方可進(jìn)行更改，最大程度上避免檔案反饋信息真實(shí)性不足等問題的出現(xiàn)而影響檔案信息管理質(zhì)量。

在此基礎(chǔ)上應(yīng)當(dāng)對(duì)整理好的檔案信息進(jìn)行科學(xué)化分析，準(zhǔn)確把握檔案信息所反應(yīng)的具體情況，加強(qiáng)人力資源管理，進(jìn)而為企業(yè)的發(fā)展決策提供可靠的依據(jù)。檔案信息分析之后應(yīng)當(dāng)進(jìn)行規(guī)范傳輸，保證檔案反饋信息的傳輸安全性和穩(wěn)定性，并將檔案反饋信息及時(shí)反饋給相關(guān)部門，以滿足檔案信息管理的實(shí)際要求。檔案信息資源的貯藏是檔案收集的重要環(huán)節(jié)，這一環(huán)節(jié)中檔案管理人員應(yīng)當(dāng)對(duì)檔案反饋信息進(jìn)行妥善歸納分類，為后續(xù)檔案反饋信息的利用提供極大便利。

4 檔案信息反饋的分析與處理

為促進(jìn)檔案管理水平的不斷提升，為社會(huì)群體提供更加優(yōu)質(zhì)高效的檔案資源服務(wù)，應(yīng)當(dāng)在檔案反饋信息收集工作的基礎(chǔ)上，保證檔案信息反饋的分析與處理的有效性，真正促進(jìn)檔案信息資源得以有效開發(fā)和利用。基于檔案收集的基礎(chǔ)上，檔案管理人員應(yīng)當(dāng)對(duì)檔案信息進(jìn)行去偽存真、由表及里的分析和處理，從而全面提高檔案信息管理有效性。因此在檔案管理工作中，應(yīng)當(dāng)積極采取有效措施做好檔案信息反饋的分析與處理工作。

一要靈敏，就是說檔案信息網(wǎng)絡(luò)中樞對(duì)反饋信息必須反映敏銳，及時(shí)發(fā)現(xiàn)客觀實(shí)際的發(fā)展變化，敏銳、及時(shí)地抓住重要信息。二要止確，就是說要有高效能的分析系統(tǒng)，以過濾和加工感受到各種信息，達(dá)到法粗取精、去偽存真的目的。三要有力，就是說要把分析了的信息化為指揮中心強(qiáng)有力的行動(dòng)，以修止原來的信息輸出計(jì)劃，使之更符合客觀實(shí)際情，獲得更大的效益。

另外，做好檔案信息反饋的收集工作，還應(yīng)該建立必要的制度，積累檔案信息反饋情沉，為定量分析與定性分析提供充分依據(jù)。通過統(tǒng)計(jì)與定期分析研究，摸索利用工作規(guī)律，做出相應(yīng)的對(duì)策。檔案工作人員要樹立信息觀念，增強(qiáng)信息意識(shí)，加強(qiáng)隊(duì)伍建設(shè)，開發(fā)檔案信息資源，檔案管理人員應(yīng)當(dāng)為這個(gè)目標(biāo)而努力奮斗，以推進(jìn)檔案事業(yè)的穩(wěn)定健康發(fā)展。

結(jié)束語

總而言之，現(xiàn)代社會(huì)發(fā)展速度明顯加快，對(duì)檔案信息資源的需求也呈現(xiàn)出一定的復(fù)雜性和特殊性，為全面提高檔案管理有效性，應(yīng)當(dāng)充分做好檔案反饋信息的收集與整理工作，堅(jiān)持與時(shí)俱進(jìn)，轉(zhuǎn)變檔案管理理念并優(yōu)化檔案信息反饋方法，提高檔案反饋信息的準(zhǔn)確性和可靠性，對(duì)反饋信息加以優(yōu)化利用，從而為檔案事業(yè)的穩(wěn)定健康發(fā)展打下良好的基礎(chǔ)。

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