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        事業(yè)單位內(nèi)部信息管理系統(tǒng)的建立方式及相關(guān)問題分析

        2017-05-18 14:01:12楊鵬梁偲偲
        企業(yè)文化·中旬刊 2017年4期
        關(guān)鍵詞:信息時代

        楊鵬?梁偲偲

        摘要:隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展,信息管理系統(tǒng)逐漸被人們完善,企業(yè)信息管理工作越來越方便。近幾年來,我國應(yīng)用信息管理系統(tǒng)不可能是一步到位的,各事業(yè)單位要了解自身實際情況,掌握系統(tǒng)結(jié)構(gòu)和數(shù)據(jù)庫信息的相關(guān)知識,在實際應(yīng)用中不斷地加以改進(jìn)和完善,才能推進(jìn)信息管理系統(tǒng)不斷的進(jìn)步和發(fā)展。

        關(guān)鍵詞:因特網(wǎng);信息時代;信息管理

        伴隨著世界經(jīng)濟(jì)一體化的發(fā)展,世界國與國、國與地區(qū)之間無論是政治、經(jīng)濟(jì)還是文化交往逐漸頻繁,以至信息量較大。同時,信息組織與存儲技術(shù)迅速發(fā)展,使得信息儲存積累可靠便捷。賴于信息技術(shù)的快速發(fā)展,才使信息處理和傳播的速度也不斷加快。信息對管理工作的作用大大提高,信息的處理方式方法也就變得復(fù)雜。早期所謂的信息加工就是指一種經(jīng)驗性的加工或者就是低級的計算。而現(xiàn)在的加工處理方法不僅要依靠數(shù)學(xué)方法,還要使用數(shù)理統(tǒng)計和人工智能等方法。

        一、信息管理系統(tǒng)的發(fā)展及其作用

        (一)信息管理的發(fā)展

        信息管理系統(tǒng)早在20世紀(jì)80年代初期,就已經(jīng)在向美國等發(fā)達(dá)的資本主義性質(zhì)的國家學(xué)習(xí),而且經(jīng)過漫長的研究開發(fā),以英國為代表,有關(guān)管理信息的系統(tǒng)軟件被廣泛使用在生產(chǎn)生活、運輸交通等各個行業(yè),早期人們稱信息管理為無紙化、無筆化管理方法。但是因為我們國家的計算機(jī)軟、硬件的研發(fā)技術(shù)相對發(fā)達(dá)國家是比較落后的,由于經(jīng)濟(jì)發(fā)展的滯后性和計算機(jī)軟件研發(fā)受限以及軟件研發(fā)人才稀缺,很大程度上對我國管理信息系統(tǒng)的開發(fā)和應(yīng)用造成了影響;就目前而言,我國信息管理系統(tǒng)大部分都是從國外引進(jìn)的,再進(jìn)行漢化、改造,變成符合我國事業(yè)單位或各行各業(yè)的信息管理系統(tǒng),不符合發(fā)展要求。所以我們國家首要任務(wù)就是要建立自己的信息管理系統(tǒng),來滿足國內(nèi)各行各業(yè)的信息管理,減少對國外系統(tǒng)的依賴性,逐步健全我們自己的信息管理系統(tǒng),只有這樣,我們國家才能享受現(xiàn)代化信息時代帶給我們的利益。

        (二)信息管理系統(tǒng)的作用

        1.輔助分析作用。事業(yè)單位對內(nèi)部信息和外部信息管理需要進(jìn)行監(jiān)督,這也就要依靠各種數(shù)據(jù)信息。傳統(tǒng)依靠人工方式來處理數(shù)據(jù),那樣得到的信息相對需要較長的周期,很難滿足事業(yè)單位的需要,導(dǎo)致很多事業(yè)單位的決策和監(jiān)督不能有效的完成,這樣嚴(yán)重的影響了企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益。信息管理系統(tǒng)主要就是通過計算機(jī)將信息儲存起來,可以隨時提供各種所需的信息,能保證決策監(jiān)督的準(zhǔn)確性和及時性。

        2.節(jié)約人力、物力。由于計算機(jī)處理大量、重復(fù)的信息管理工作,所以可以減輕工人的工作強(qiáng)度,關(guān)鍵是將信息輸入到計算機(jī)系統(tǒng)以后,所有的工作都由它來完成處理和保存等工作,這樣可以省略人工方式處理環(huán)節(jié),最后達(dá)到減員并且提高經(jīng)濟(jì)效益的成果。

        3.信息管理系統(tǒng)可促進(jìn)事業(yè)單位組織管理的職能優(yōu)化和結(jié)構(gòu)優(yōu)化。信息管理系統(tǒng)的本身就是一項繁瑣的工作,同時加上我國事業(yè)單位存在著管理基礎(chǔ)比較薄弱和管理方式方法不妥當(dāng)?shù)葐栴},所以在這個問題上,就會涉及事業(yè)單位原有的職能分配問題、機(jī)構(gòu)設(shè)置問題是否恰當(dāng),因而需要進(jìn)行管理職能和組織結(jié)構(gòu)的調(diào)整、優(yōu)化。

        二、在事業(yè)單位應(yīng)用過程中出現(xiàn)的問題以及解決對策

        (一)導(dǎo)入階段

        1.存在的問題。事業(yè)單位應(yīng)用信息管理系統(tǒng)有什么目的呢?這個問題是每個事業(yè)單位在應(yīng)用信息管理系統(tǒng)之前明確的首要問題。為了滿足事業(yè)單位信息整理的需要,信息管理系統(tǒng)實施過程中,很多時候問題的考慮出現(xiàn)很大的問題。應(yīng)用信息管理系統(tǒng)需要準(zhǔn)備好大量的人力、物力、財力各個方面的管理。信息管理系統(tǒng)的載體是一種先進(jìn)的管理思維,這就要對事業(yè)單位的業(yè)務(wù)流程做出恰當(dāng)?shù)恼{(diào)整以及更好的優(yōu)化。

        2.解決導(dǎo)入階段問題的對策。第一,提前做好準(zhǔn)備工作,比如說應(yīng)用信息管理系統(tǒng)的可行性分析報告、在事業(yè)單位內(nèi)部的宣傳工作、選擇什么樣的團(tuán)隊等,做好準(zhǔn)備工作,就能為接下來的開發(fā)工作奠定基礎(chǔ)。第二,需要上層管理者對信息管理的全面的、清楚的認(rèn)識,這樣就會影響到基層對信息管理系統(tǒng)的認(rèn)識以及實施的最終狀況。

        (二)研發(fā)階段

        1.存在的問題。研發(fā)階段過程中首要問題就是信息管理系統(tǒng)依靠什么方式?如果采用外包方式,軟件開發(fā)商需要承擔(dān)軟件開發(fā)及維護(hù)等一系列的工作。如果采用內(nèi)部研發(fā)方式,事業(yè)單位的內(nèi)部員工需要承擔(dān)相同的工作,這樣一來,就對事業(yè)單位信息管理研發(fā)人員的要求比較高。就目前國內(nèi)情況來說,現(xiàn)在30%事業(yè)單位都采用研發(fā)外包的方式,但是外包往往使事業(yè)單位不重視調(diào)研和開發(fā),缺乏研發(fā)的積極性,認(rèn)為把研發(fā)的工作交給開發(fā)商做就可以了,這樣就造成在應(yīng)用的時候軟件不符合事業(yè)單位的實際需求。

        2.解決研發(fā)階段問題的對策。研發(fā)工作需要建立在市場調(diào)研的基礎(chǔ)上。如果在市場調(diào)研方面沒有基層參與,只有事業(yè)單位的上層領(lǐng)導(dǎo)獨自決定,容易造成信息管理系統(tǒng)不能滿足整個事業(yè)單位機(jī)構(gòu)的實際需要,結(jié)果就是導(dǎo)致資源的浪費和效率提高不明顯的問題。因此技術(shù)人員需要在基層員工的幫助下進(jìn)行技術(shù)建模,要盡量定制出適合事業(yè)單位各個機(jī)構(gòu)的信息管理系統(tǒng)。

        三、意見和建議

        事業(yè)單位應(yīng)用信息管理系統(tǒng)不可能是一步到位的,還需要在很多方面去進(jìn)行改進(jìn),那么就其安全性設(shè)計而言可以從幾個方面加以改進(jìn):一是由于事業(yè)單位自身存在的特點,對其信息管理的安全性要求較高。在引入的階段必須要注意機(jī)構(gòu)身份的識別,事業(yè)單位數(shù)據(jù)信息進(jìn)入信息管理系統(tǒng)必須要嚴(yán)格把關(guān)。二是對于單位內(nèi)部的信息的進(jìn)入和管理的工作要做到責(zé)任到個人,這樣就避免任何的細(xì)節(jié)性錯發(fā)的發(fā)生。三是利用其他與事業(yè)單位信息管理系統(tǒng)相關(guān)的安全保護(hù)系統(tǒng)為工具,對數(shù)據(jù)庫信息的安全進(jìn)一步保護(hù)。

        參考文獻(xiàn):

        [1]王會青.淺析行政事業(yè)性國有資產(chǎn)管理[J].財經(jīng)界(學(xué)術(shù)版),2011(09).

        [2]馬和平.加強(qiáng)行政事業(yè)單位國有資產(chǎn)管理的現(xiàn)時思考[J].行政事業(yè)資產(chǎn)與財務(wù),2011(06).

        [3]楊軼,張友棠.企業(yè)財務(wù)預(yù)警國內(nèi)外研究述評[J].財會月刊,2008(7).

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