文 《法人》特約撰稿 楊立鋒

法務(wù)信息化

信息化助力企業(yè)法律風(fēng)險(xiǎn)防控體系有效落地

文 《法人》特約撰稿 楊立鋒

欄目特邀主持機(jī)構(gòu)：慧點(diǎn)科技

北京慧點(diǎn)科技有限公司作為中國領(lǐng)先的管理軟件與服務(wù)提供商，通過創(chuàng)新性地引入風(fēng)險(xiǎn)管理與內(nèi)部控制理念，與先進(jìn)的信息技術(shù)相結(jié)合，打造了慧點(diǎn)科技法律事務(wù)管理系統(tǒng)。目前，已成功為以首都機(jī)場(chǎng)、神華集團(tuán)、中海油、中國航油、中國銀聯(lián)等為代表的50余家大型客戶提供了服務(wù)，發(fā)揮“助力企業(yè)規(guī)范法務(wù)工作，提升法務(wù)管控效力”的作用。

如今，市場(chǎng)競爭日趨激烈，促使企業(yè)不斷創(chuàng)新業(yè)務(wù)和進(jìn)入新的領(lǐng)域，導(dǎo)致存在大量法律空白和灰色地帶，客觀上要求從企業(yè)整體層面考慮法律工作的目標(biāo)和原則，綜合考慮風(fēng)險(xiǎn)事件的商業(yè)利益、法律后果、控制成本，確定正確的應(yīng)對(duì)策略

在法治市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)條件下，企業(yè)法律風(fēng)險(xiǎn)是客觀存在的，而且貫穿于企業(yè)從設(shè)立到終止的全過程和生產(chǎn)經(jīng)營各個(gè)環(huán)節(jié)。企業(yè)法律風(fēng)險(xiǎn)面臨的環(huán)境越來越復(fù)雜，企業(yè)必須不斷研究法律環(huán)境變化對(duì)企業(yè)經(jīng)營管理產(chǎn)生的影響。只有這樣，才能把法律的要求和法律賦予的權(quán)利，主動(dòng)地融入企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營管理活動(dòng)中去，立足于事前防范、事中控制，將法律風(fēng)險(xiǎn)的損害控制到最低，把法律賦予的權(quán)利用到最好。

事實(shí)上，法律風(fēng)險(xiǎn)已成為影響現(xiàn)代企業(yè)發(fā)展的重要因素，并對(duì)企業(yè)安全構(gòu)成了現(xiàn)實(shí)的威脅，但企業(yè)到底面臨多大的法律風(fēng)險(xiǎn)，是否已經(jīng)超出了企業(yè)的承受能力，并且企業(yè)法律事務(wù)工作量迅速增加，法律事務(wù)涉及的領(lǐng)域越來越復(fù)雜，僅僅依靠企業(yè)內(nèi)部法律顧問的個(gè)人素質(zhì)和經(jīng)驗(yàn)來識(shí)別、評(píng)價(jià)和控制風(fēng)險(xiǎn)已經(jīng)不能滿足法律工作的要求。

楊立鋒

慧點(diǎn)科技高級(jí)咨詢顧問，負(fù)責(zé)及參與多家大型集團(tuán)企業(yè)管控咨詢、IT規(guī)劃以及合同法務(wù)管理系統(tǒng)的成功實(shí)施，專注于為大型、集團(tuán)型客戶提供合同管理和法律事務(wù)管理的IT解決方案。

因此，必須給法律顧問提供一套科學(xué)方法和工具，能夠全面、系統(tǒng)地識(shí)別和分析企業(yè)面臨的法律風(fēng)險(xiǎn)，并建立全面、規(guī)范、動(dòng)態(tài)的法律風(fēng)險(xiǎn)管理體系，才能實(shí)現(xiàn)企業(yè)法律風(fēng)險(xiǎn)管理的制度化、流程化。那么企業(yè)如何做到積極地事前防控，而不僅僅是被動(dòng)地事后補(bǔ)救，這可能是企業(yè)一直在探索而急需解決的問題。

企業(yè)法律風(fēng)險(xiǎn)防控體系如何建立

2012年2月1日，《企業(yè)法律風(fēng)險(xiǎn)管理指南》（GB/ T27914-2011）正式實(shí)施。作為我國針對(duì)企業(yè)法律工作領(lǐng)域發(fā)布的第一個(gè)國家標(biāo)準(zhǔn)，《企業(yè)法律風(fēng)險(xiǎn)管理指南》在GB/ T24353-2009《風(fēng)險(xiǎn)管理原則與實(shí)施指南》的框架下，結(jié)合國內(nèi)外的有關(guān)研究，制定出了一套企業(yè)法律風(fēng)險(xiǎn)管理的規(guī)范性指南，包括企業(yè)法律風(fēng)險(xiǎn)管理的步驟，以及識(shí)別、分析、評(píng)價(jià)和應(yīng)對(duì)法律風(fēng)險(xiǎn)的方法和工具，指導(dǎo)企業(yè)在其整個(gè)生命周期和所有經(jīng)營環(huán)節(jié)中開展法律風(fēng)險(xiǎn)管理活動(dòng)。

筆者認(rèn)為企業(yè)在建立法律風(fēng)險(xiǎn)防控體系過程中應(yīng)當(dāng)圍繞以下幾方面開展：

1.緊扣“風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別”，深入排查法律風(fēng)險(xiǎn)事件。

法律風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別是整個(gè)法律風(fēng)險(xiǎn)防控的基礎(chǔ)，法律風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別是否全面，嚴(yán)重影響著后續(xù)法律風(fēng)險(xiǎn)分析、評(píng)價(jià)、應(yīng)對(duì)工作。在法律風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別過程中，主要圍繞“七識(shí)別”即“識(shí)別潛在事件、識(shí)別風(fēng)險(xiǎn)源、識(shí)別風(fēng)險(xiǎn)原因、識(shí)別后果、識(shí)別后果影響范圍、識(shí)別后果形態(tài)、識(shí)別控制措施”來識(shí)別業(yè)務(wù)活動(dòng)過程中存在的法律風(fēng)險(xiǎn)事件。

2．瞄準(zhǔn)“風(fēng)險(xiǎn)分析”，科學(xué)評(píng)定法律風(fēng)險(xiǎn)等級(jí)。

通過對(duì)識(shí)別出的法律風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行定性、定量的分析，在此過程中應(yīng)當(dāng)考慮法律風(fēng)險(xiǎn)源或?qū)е路娠L(fēng)險(xiǎn)事件的具體原因、法律風(fēng)險(xiǎn)事件發(fā)生的可能性及其后果，影響后果和可能性的因素，開展風(fēng)險(xiǎn)縫隙。在法律風(fēng)險(xiǎn)分析的基礎(chǔ)上，綜合考慮法律風(fēng)險(xiǎn)管理的目標(biāo)、成本和收益、資源的投入安排等因素，對(duì)法律風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行不同維度的排序，包括法律風(fēng)險(xiǎn)事件發(fā)生可能性的高低、影響程度的大小以及風(fēng)險(xiǎn)水平的高低。

3．突出“風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)”，落實(shí)責(zé)任、推動(dòng)體系運(yùn)行。

在法律風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)過程中應(yīng)當(dāng)充分結(jié)合當(dāng)前的各項(xiàng)經(jīng)營管理現(xiàn)狀，立足公司內(nèi)、外部環(huán)境，緊密圍繞法律風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估結(jié)構(gòu)，由主到次，由重到輕，遵照成本效益原則、風(fēng)險(xiǎn)與回報(bào)平衡原則、謹(jǐn)慎性原則，開展法律風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)。在具體的應(yīng)對(duì)過程中，應(yīng)從制度流程、標(biāo)準(zhǔn)指引、資源配置、技術(shù)手段、業(yè)務(wù)培訓(xùn)五方面入手，本著“落實(shí)到制度流程、落實(shí)到部門、落實(shí)到人、落實(shí)到崗”的原則，實(shí)現(xiàn)法律風(fēng)險(xiǎn)防控的“業(yè)務(wù)嵌入性”。

4． 把握“長效運(yùn)行”，不斷深化體系運(yùn)行機(jī)制

在法律風(fēng)險(xiǎn)防控體系建設(shè)過程中，應(yīng)當(dāng)對(duì)現(xiàn)有制度體系進(jìn)行清理，逐項(xiàng)修改、完善存在法律風(fēng)險(xiǎn)的管理制度，完善相關(guān)業(yè)務(wù)工作流程，將法律風(fēng)險(xiǎn)防控嵌入管理過程，從事前預(yù)防、事中控制、事后檢查等環(huán)節(jié)設(shè)置防控措施，全面覆蓋生產(chǎn)經(jīng)營管理各個(gè)方面，使各崗位人員明確在其工作環(huán)節(jié)中所存在的法律風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)和控制措施，通過制度控制提高風(fēng)險(xiǎn)防控能力，實(shí)現(xiàn)法律風(fēng)險(xiǎn)防控向決策層延伸、向制度規(guī)范延伸、向業(yè)務(wù)流程延伸、向崗位職責(zé)延伸。

信息化如何助力

法律風(fēng)險(xiǎn)管理體系建設(shè)是行業(yè)化的競爭需要，也是企業(yè)自身發(fā)展的要求。筆者認(rèn)為，通過信息化手段將風(fēng)險(xiǎn)管控體系方法固化并落實(shí)到信息系統(tǒng)進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化管理，不但在法律風(fēng)險(xiǎn)管理的工作效率、人力成本方面有提升，而且實(shí)現(xiàn)了風(fēng)險(xiǎn)管理工作額透明化、精準(zhǔn)化，這就需要借助現(xiàn)代化的信息管理手段。

企業(yè)可以依托信息化系統(tǒng)，對(duì)現(xiàn)有資源進(jìn)行梳理和整合，搭建統(tǒng)一的風(fēng)險(xiǎn)管理信息平臺(tái)，構(gòu)筑一道通暢的信息溝通渠道和信息交流平臺(tái)。

1.通過信息化手段落實(shí)法律風(fēng)險(xiǎn)管理各項(xiàng)職能。

法律風(fēng)險(xiǎn)管理是一項(xiàng)工作量大、涉及面廣的工作，其工作涉及企業(yè)運(yùn)營的方方面面，隨著企業(yè)的發(fā)展、規(guī)模的擴(kuò)大以及法規(guī)的更新，法律風(fēng)險(xiǎn)管理部門承擔(dān)著重要職責(zé)，依靠傳統(tǒng)手工方式很難適應(yīng)管理工作的要求。同時(shí)法律風(fēng)險(xiǎn)的管理是一個(gè)動(dòng)態(tài)的、長期的過程，自身體系的自我完善是風(fēng)險(xiǎn)能被有效管理的保證。因此，迫切須要利用信息化技術(shù)，將法律風(fēng)險(xiǎn)管理的各項(xiàng)職能深入落實(shí)到企業(yè)的各個(gè)環(huán)節(jié)，提高法律風(fēng)險(xiǎn)管理人員的工作效率，以解放法律風(fēng)險(xiǎn)管理人員更多的生產(chǎn)力，用于對(duì)數(shù)據(jù)的分析以及管理的提升。

2.通過信息化手段實(shí)現(xiàn)信息共享和溝通協(xié)作。

在法律風(fēng)險(xiǎn)管理過程，形成的各類信息零散于各種文檔或系統(tǒng)中，各級(jí)人員很難有統(tǒng)一途徑進(jìn)行查閱和共享，不便查詢的同時(shí)存在信息孤島。同時(shí)各級(jí)人員缺少統(tǒng)一的信息溝通渠道去了解法律風(fēng)險(xiǎn)和溝通法律風(fēng)險(xiǎn)管理相關(guān)事宜，因此利用信息化手段將整個(gè)現(xiàn)有法律風(fēng)險(xiǎn)管理的各種成果，納入統(tǒng)一知識(shí)管理中，便于各級(jí)人員查詢與共享，同時(shí)提供便捷的信息溝通渠道，增進(jìn)法律風(fēng)險(xiǎn)管理與業(yè)務(wù)流程的融合。

3.通過信息化手段將法律風(fēng)險(xiǎn)管理融入企業(yè)各業(yè)務(wù)流程中。

傳統(tǒng)的法律風(fēng)險(xiǎn)主要是完成合同審核和法律訴訟等幾個(gè)基本職能，法律風(fēng)險(xiǎn)的管理沒有完全和企業(yè)的經(jīng)營相結(jié)合，因此要通過信息化手段將法律風(fēng)險(xiǎn)管理事務(wù)融入業(yè)務(wù)過程中，從事前預(yù)防、事中控制、事后檢查等環(huán)節(jié)設(shè)置防控措施，全面覆蓋生產(chǎn)經(jīng)營管理各個(gè)方面，使各崗位人員明確在其工作環(huán)節(jié)中所存在的法律風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)和控制措施利用風(fēng)險(xiǎn)分析和評(píng)估工具，對(duì)風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行量化處理，幫助業(yè)務(wù)過程決策。

4.通過信息化手段固化法律風(fēng)險(xiǎn)防控體系的流程及方法。

法律風(fēng)險(xiǎn)管理體系建設(shè)是一項(xiàng)系統(tǒng)工程，通過信息化手段將管理工作有效落地，利用系統(tǒng)的、動(dòng)態(tài)的方法進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)控制。按照風(fēng)險(xiǎn)管理基本流程，通過風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別、風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估、風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)持續(xù)改進(jìn)等環(huán)節(jié)，形成體系化、閉環(huán)的風(fēng)險(xiǎn)管理。企業(yè)可依托法律風(fēng)險(xiǎn)管理信息系統(tǒng)的建設(shè)，建立起組織構(gòu)架、制度文件、法律風(fēng)險(xiǎn)管理體系等管理元素之間的關(guān)聯(lián)關(guān)系，將各個(gè)管理元素之間的關(guān)聯(lián)關(guān)系進(jìn)行顯性化，從而推進(jìn)各個(gè)管理元素的改善。通過不斷積累完善，匯集法律風(fēng)險(xiǎn)管理相關(guān)信息，促進(jìn)法律風(fēng)險(xiǎn)管理信息交流和知識(shí)共享，從而助推法律風(fēng)險(xiǎn)管理工作的開展。

綜上所述，信息化必將成為企業(yè)法律風(fēng)險(xiǎn)管理體系的落地工具，企業(yè)只有實(shí)現(xiàn)了信息化，才能真正地解決全面提升企業(yè)法律風(fēng)險(xiǎn)控制能力，降低公司法律風(fēng)險(xiǎn)整體水平，確保公司的戰(zhàn)略實(shí)施和經(jīng)營發(fā)展，為企業(yè)的科學(xué)決策、依法經(jīng)營保駕護(hù)航。