熊瑤

摘要：本文就航天行業(yè)檔案工作標準建設存在的問題，提出充實標準內(nèi)容建設；加強標準研制的全過程管控；注重標準的實際指導價值等建議。

關鍵詞：檔案工作航天檔案標準建設

檔案工作標準，是以檔案工作領域中重復性的事物和概念為對象而制定或修訂的各種標準的總稱，它是檔案工作中有關單位和個人應當遵守的共同準則和依據(jù)。目前，按照制定發(fā)布主體的不同，我國檔案工作標準，可以分為國家標準、行業(yè)標準、地方標準和企業(yè)標準。1991年，國家檔案局發(fā)布《檔案工作標準體系表》，從標準化對象的角度將檔案工作標準劃分為基礎標準和業(yè)務技術(shù)標準兩大部分。其中，基礎標準是指對標準化工作有指導作用，并在制定標準時廣泛應用的標準；而業(yè)務技術(shù)標準則是以檔案業(yè)務工作的“六大環(huán)節(jié)”為依托制定的相關標準。結(jié)合上述規(guī)定，筆者認為航天行業(yè)檔案工作標準是指由中國航天標準化研究所主導編制，適用于航天行業(yè)，對該領域內(nèi)的檔案工作具有指導意義的企業(yè)標準。航天檔案工作標準作為航天標準化體系的重要組成部分，是實現(xiàn)檔案工作科學化、規(guī)范化的重要工具和主要手段，有利于航天領域核心成果的長久保存，實現(xiàn)航天檔案的科學有效管理。

一、航天行業(yè)檔案工作標準概況

（一）航天行業(yè)檔案工作標準建設穩(wěn)步發(fā)展

航天檔案工作標準建設涵蓋組織管理、標準編制（含修訂）、標準復審、規(guī)范編制、標準宣貫、實施效果監(jiān)督等一系列活動。標準編制作為航天檔案工作標準建設的中心環(huán)節(jié)，本文將就此做重點闡述。航天檔案工作標準的發(fā)展，經(jīng)歷了三個階段。一是編制工作相對集中時期（1986-1990年），編制標準共計16項，實現(xiàn)了航天行業(yè)檔案工作的從無到有。二是編制工作的穩(wěn)定時期（1991-1999年），檔案工作標準基本上以一年一個標準的狀態(tài)發(fā)布實施，并開始對部分已發(fā)布標準進行修訂。三是進入21世紀，新增標準明顯減少，開始注重對現(xiàn)有標準的修訂工作。具體而言，自1986年由中國運載火箭技術(shù)研究院檔案館編制第一項航天檔案工作標準《工藝文件使用與歸檔管理規(guī)定》以來，截至2016年底，航天檔案工作標準共24項，其中有效標準23項，作廢標準1項，已修訂標準8項。此外，部分其他標準中也包含對檔案工作的規(guī)范要求，如《航天文獻編目規(guī)則》系列標準中設置《航天科技檔案編目規(guī)則》部分，這類標準共有7項。其中，有效標準6項，作廢標準1項，已修訂標準1項。

（二）編制主體的多元化

目前，我國航天行業(yè)由中國航天科技與中國航天科工兩大集團公司引領，建立了“集團公司——研究院——研究所（廠、公司）”為主體的三級到四級的機構(gòu)體系，與此相對應建立的航天檔案館和各級檔案館（室）是保障檔案工作的專門機構(gòu)，更是航天檔案標準的主要編制主體。航天檔案館作為集中管理航天行業(yè)檔案工作的專門機構(gòu)，承擔著檔案工作標準建設的主要職責，共參與制定21項航天行業(yè)檔案工作標準。其中，以中國運載火箭技術(shù)研究院檔案館為代表的院級檔案館，是檔案標準制定工作的重要組成部分，共參與10項檔案工作標準的編制工作。

（三）標準內(nèi)容建設的集中性

依據(jù)檔案工作標準體系，航天檔案工作標準從內(nèi)容建設角度也可以分為基礎標準與業(yè)務技術(shù)標準兩大部分?；A標準建設方面基本一致，主要涉及檔案類目劃分、檔案文獻專用詞匯、檔案主題詞、著錄規(guī)則及數(shù)據(jù)元等方面。在業(yè)務技術(shù)標準方面，我國現(xiàn)有的檔案工作標準主要適用主體為各級各類綜合檔案館，標準內(nèi)容涵蓋基礎業(yè)務、保護技術(shù)、信息化和數(shù)字化、系統(tǒng)維護、檔案裝具及檔案館建設等多個方面；涉及的檔案類型多，文書、基建、地質(zhì)、電子檔案、會計、照片等均有對應標準。與檔案工作標準相比，航天檔案工作標準在內(nèi)容建設方面具有一定的集中性：一是標準化對象的集中性。航天檔案工作標準作為企業(yè)標準，其主要服務對象為企業(yè)的主要業(yè)務活動，因此圍繞航天產(chǎn)品設計、試驗、生產(chǎn)和制造等活動產(chǎn)生的各類技術(shù)文件，建立了《工藝文件使用與歸檔管理規(guī)定》《研究試驗文件使用與歸檔管理規(guī)定》《設計文件使用與管理規(guī)定》《衛(wèi)星、運載火箭技術(shù)文件歸檔規(guī)定》等系列標準?，F(xiàn)有31項標準中，12項標準是以這些技術(shù)文件為標準化對象的，占標準總量的39%，并且這12項標準中有8項都進行了修訂。二是基礎業(yè)務的集中性。航天檔案業(yè)務技術(shù)標準主要是對檔案收集整理、分類著錄、保管利用等傳統(tǒng)管理環(huán)節(jié)的規(guī)范，較少涉及保護技術(shù)、檔案信息化與數(shù)字化、系統(tǒng)建設與維護等業(yè)務技術(shù)方面。

二、航天行業(yè)檔案工作標準建設存在的主要問題

（一）標準內(nèi)容建設發(fā)展不均衡

航天檔案工作標準在航天產(chǎn)品檔案上的傾斜，一定程度上造成了標準內(nèi)容建設發(fā)展不均衡，主要體現(xiàn)在兩個方面：一是業(yè)務單一，主要針對檔案整理保管傳統(tǒng)的基礎業(yè)務，在保護技術(shù)、開發(fā)利用、檔案信息化建設等方面則主要依據(jù)現(xiàn)有的國家或行業(yè)標準，未發(fā)展建設符合航天特色的企業(yè)標準。二是涵蓋的檔案類型較少，早在1994年發(fā)布的《航天檔案類目劃分與檔案號編制規(guī)則》中便劃分了航天行業(yè)的12大類專門檔案。截至2016年，以航天產(chǎn)品檔案為代表的6大類檔案已形成比較完善的系列標準，并幾經(jīng)修訂。而以經(jīng)營檔案為代表的6大類檔案雖然已有院級標準，但是缺少行業(yè)級標準的指導。

（二）標準通用性與適用性有待提升

雖然航天標準化研究所是標準制定的歸口單位，但是在實際執(zhí)行過程中，54%的標準由標準化研究所分解到各院所，由各院所獨立編制或少數(shù)院所聯(lián)合編制。由于缺乏統(tǒng)一的交流平臺與順利的溝通渠道，標準編制時難以充分考慮各院所實際工作情況和標準需求。同時，標準編制人員往往受限于已有的工作環(huán)境和內(nèi)容以及單位專業(yè)特性，容易使標準變成院所級標準甚至本單位標準，而非航天行業(yè)檔案工作的通用標準，不利于標準的現(xiàn)實推廣實行。

（三）標準實際指導效果不強

隨著檔案工作方式與流程、管理對象、技術(shù)手段的變化，再加上過長的標準修訂周期，部分標準已與檔案實際工作的客觀需求嚴重脫節(jié)，極大地削弱了標準的實際指導效果。以航天設計工作為例，實際工作中設計方式已歷經(jīng)“人工手繪—CAD軟件制圖—三維模型設計”三個主要階段，設計圖紙也由紙質(zhì)圖紙到電子文件再到現(xiàn)在的三維模型，而相應的標準《設計文件使用與歸檔管理規(guī)定》還停留在對紙質(zhì)和CAD設計文件的規(guī)范要求上，無法指導三維模型數(shù)據(jù)文件的歸檔管理工作。此外，企業(yè)檔案標準執(zhí)行力有限，再加上受傳統(tǒng)“重編輕用”觀念的影響，只注重標準編制，缺乏對標準實施效果的考評辦法，對實際工作的指導效果不佳。

三、對航天行業(yè)檔案工作標準建設的建議

（一）多措并舉，充實標準內(nèi)容建設

1.構(gòu)建檔案工作標準體系。航天檔案工作的開展僅靠一項或幾項標準是不夠的，應構(gòu)建檔案工作標準體系，對標準內(nèi)容建設進行頂層設計、總體布局。航天標準化研究所在構(gòu)建標準體系時，可參照2015年國資委辦公廳發(fā)布的《中央企業(yè)檔案工作對標管理指標體系》，從組織管理、基礎業(yè)務管理、開發(fā)利用、檔案信息化建設等方面，明確標準體系的建設內(nèi)容，制定檔案工作標準體系表。

2.鼓勵各專門檔案標準的建設。對于CAD設計文件、三維模型、試驗數(shù)據(jù)等特殊格式的文件，航天標準化研究所可以以課題研究項目的形式，將各標準編制任務分解到各院所。通過提供項目研究資金，鼓勵各院所開展各類專門檔案標準的研究編制工作，完善檔案標準門類。

（二）加強標準研制的全過程管控，提升標準通用性與適用性

1.建立標準管理系統(tǒng)平臺，提供各方參與標準研制的統(tǒng)一渠道。通過建立檔案標準共享交流平臺，建設標準全文數(shù)據(jù)庫、檔案及標準專家?guī)?，定期發(fā)布標準研制的動態(tài)信息，打破院所時間、地域與系統(tǒng)限制，為標準編制提供在線交流、互通有無的平臺。鼓勵各院所積極參與標準研制過程并提供反饋信息，實現(xiàn)標準信息及時共享與反饋，為標準適用性的提升奠定系統(tǒng)管理基礎。

2.建立標準試點反饋機制。檔案工作標準編制完成后，在標準驗收和正式使用前，設置試運行周期，在航天系統(tǒng)內(nèi)選取不同的院所進行試點檢驗，充分征集標準試運行意見并組織編制主體及時整改調(diào)整，將最終整改情況作為標準編制工作的驗收依據(jù)，以提升標準的適用性與通用性。

3.適當采用國家和行業(yè)標準。在數(shù)字化技術(shù)、電子文件、保護技術(shù)、開發(fā)利用等航天檔案標準方面，基于優(yōu)先采用原則，適當?shù)娜炕虿糠植捎脟一蛐袠I(yè)標準。比如，采用《紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》《縮微膠片檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》這類通用性、適用性較高的技術(shù)標準。

（三）轉(zhuǎn)變“重編輕用”觀念，注重標準的實際指導價值

一是標準實施效果納入績效考核。將標準考核納入檔案工作評價考核指標體系，在指標體系中設置專門條款，考查標準實施情況及效果。年度考核評價時，通過單位自評、交差互評、現(xiàn)場檢查等方式，綜合考查檔案實際工作否對標管理，依標執(zhí)行。二是定期開展標準修訂工作。檔案標準編制工作應嚴格執(zhí)行復審制度，對經(jīng)復審鑒定需要組織修訂的標準，編制標準修訂名錄，明確修訂責任者，設置標準修訂周期，定期提醒修訂主體開展修訂工作。同時，完善檔案工作標準修訂制度，從職責、流程、效果評價、時間周期等方面規(guī)范和考核標準修訂工作。

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作者單位：北京臨近空間飛行器系統(tǒng)工程研究所