蔣泓

摘 要：隨著我國(guó)教育事業(yè)的不斷發(fā)展，越來(lái)越多的教育機(jī)構(gòu)開(kāi)始利用先進(jìn)的信息管理技術(shù)來(lái)輔助復(fù)雜并且龐大的檔案管理工作，而當(dāng)前我國(guó)教育機(jī)構(gòu)的信息化檔案管理工作仍存在在各種各樣的問(wèn)題，本文對(duì)教育機(jī)構(gòu)信息化管理工作需要注意的有關(guān)事項(xiàng)進(jìn)行了詳細(xì)的闡述與分析，希望可以起到參考作用。

關(guān)鍵詞：實(shí)現(xiàn)分析；管理信息系統(tǒng)；教育檔案

當(dāng)前我國(guó)已經(jīng)全面進(jìn)入信息化與數(shù)字化時(shí)代，對(duì)于教育機(jī)構(gòu)來(lái)說(shuō)，為了能夠最大程度上提升教育檔案的管理質(zhì)量與管理效率，則需要綜合運(yùn)用各種先進(jìn)的信息化手段對(duì)以往的工作方法進(jìn)行改良與創(chuàng)新。教育檔案管理工作主要包含基本后勤管理、黨政數(shù)據(jù)管理、科研材料管理、教育文件管理以及人事檔案管理等。相關(guān)的檔案管理工作一方面要能夠?qū)逃龣C(jī)構(gòu)日常工作所生成的各種文件進(jìn)行記錄與存儲(chǔ)，另一方面要能夠方便有關(guān)人員對(duì)各種檔案資料進(jìn)行實(shí)時(shí)的讀取。這就需要教育機(jī)構(gòu)綜合運(yùn)用各種先進(jìn)的信息化手段對(duì)各種檔案資料進(jìn)行數(shù)字化的轉(zhuǎn)換，利用管理信息系統(tǒng)對(duì)各種數(shù)字化檔案資料進(jìn)行整理與記錄。最大程度上提升檔案管理工作的信息化水平。

一、檔案信息管理系統(tǒng)概述

（一）設(shè)計(jì)目的

檔案信息管理的重要作用主要體現(xiàn)在提升教育機(jī)構(gòu)對(duì)于檔案資源的管理與控制方面。其次，將計(jì)算機(jī)技術(shù)與網(wǎng)絡(luò)通信技術(shù)有機(jī)結(jié)合起來(lái)，能夠最大程度上提升檔案資料信息的錄入效率與檢索效率，實(shí)現(xiàn)檔案資源管理工作各項(xiàng)操作的信息化水平，同時(shí)也能夠最大程度上降低出現(xiàn)資料錄入失誤的概率。第三，將檔案管理工作與先進(jìn)的信息化技術(shù)結(jié)合起來(lái)，能夠更加地改善教育機(jī)構(gòu)在人事工作方面的科學(xué)性與合理性，使人力資源的配置體現(xiàn)出科學(xué)性與有效性特點(diǎn)。第四，引入現(xiàn)代化信息技術(shù)，能夠最大程度上降低教育在各項(xiàng)管理工作中所需要投入的成本，改善教育單位內(nèi)部的財(cái)政狀況，實(shí)現(xiàn)省錢(qián)、省力、省事。

（二）系統(tǒng)配置

教育機(jī)構(gòu)的各項(xiàng)管理工作有著十分鮮明的復(fù)雜性與系統(tǒng)性特點(diǎn)，這就需要利用最進(jìn)行的信息化管理系統(tǒng)與各種計(jì)算機(jī)程序?qū)逃芾砉ぷ黧w系進(jìn)行描述與梳理。在系統(tǒng)設(shè)計(jì)方面，可以選用web方式進(jìn)行系統(tǒng)構(gòu)建，所選用的運(yùn)行服務(wù)器主要為Windows 2008 Server。根據(jù)以往的信息化管理工作經(jīng)驗(yàn)我們發(fā)現(xiàn)，web構(gòu)建方式能夠更好地解決用戶(hù)與服務(wù)器之間的信息交互問(wèn)題，并且能夠提升信息化管理技術(shù)在硬件方面的擴(kuò)展性，在應(yīng)用過(guò)程中也更加方便維護(hù)工作的開(kāi)展，只要為其提供相關(guān)的網(wǎng)絡(luò)數(shù)字信息傳遞系統(tǒng)，就可以將教育機(jī)構(gòu)內(nèi)部的各種檔案資源徹底地盤(pán)活。

（三）系統(tǒng)設(shè)計(jì)

1、設(shè)計(jì)原則。教育檔案管理信息系統(tǒng)的設(shè)計(jì)需要遵循以下幾方面的基本原則，首先，系統(tǒng)的開(kāi)展與集成需要能夠體現(xiàn)出充分的全面性與完整性，在對(duì)具體設(shè)計(jì)方案進(jìn)行可靠性分析的過(guò)程中，需要使信息系統(tǒng)在未來(lái)一段時(shí)間內(nèi)能夠保持足夠的先進(jìn)性、安全性與實(shí)用性，同時(shí)也要進(jìn)一步發(fā)揮出管理信息系統(tǒng)可逆性與可發(fā)展性，未管理信息系統(tǒng)性能方面的進(jìn)一步提升奠定良好的基礎(chǔ)。

2、系統(tǒng)結(jié)構(gòu)。教育檔案管理信息系統(tǒng)在結(jié)構(gòu)方面，需要能夠達(dá)到以下幾方面的要求。首先，能夠?qū)⒂袃r(jià)值的資料與信息進(jìn)行高度整合，經(jīng)過(guò)整合所生成的資料體系可以最大程度上方便用戶(hù)對(duì)各項(xiàng)信息資源的檢索與收集。另外，在教育檔案資源的記錄與收集方面，需要重點(diǎn)優(yōu)化管理信息系統(tǒng)在借還、注銷(xiāo)、查詢(xún)以及修改方面的操作，對(duì)各項(xiàng)操作信息進(jìn)行嚴(yán)格且準(zhǔn)確的記錄，避免各項(xiàng)信息的變動(dòng)對(duì)教育機(jī)構(gòu)的正常下午造成干擾。相關(guān)的設(shè)計(jì)工作盡量要采用樹(shù)狀結(jié)構(gòu)程序，能夠方面管理人員對(duì)各項(xiàng)操作進(jìn)行跟蹤，同時(shí)也能夠?qū)崿F(xiàn)對(duì)于各個(gè)功能板塊的分級(jí)管理。

3、系統(tǒng)優(yōu)點(diǎn)。管理信息系統(tǒng)的應(yīng)用優(yōu)勢(shì)主要體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面。第一，管理操作界面簡(jiǎn)單并且明了。由于教育檔案管理是一項(xiàng)十分復(fù)雜并且系統(tǒng)的工作，工作人員在對(duì)各項(xiàng)資料進(jìn)行錄入與檢索的過(guò)程中很可能會(huì)肩負(fù)比較大的工作壓力，使管理工作的效率與質(zhì)量受到限制，而引入信息化管理系統(tǒng)化，相關(guān)的操作程序得到了最大程度簡(jiǎn)化，檔案管理工作的準(zhǔn)確度得到了相應(yīng)的提升；第二，計(jì)算機(jī)設(shè)備對(duì)于檔案資源數(shù)據(jù)的處理能力得到了根本性的提升，在以往的人工管理方式中，各種數(shù)據(jù)的計(jì)算工作需求能夠人工操作的方式來(lái)完成，引入信息化管理技術(shù)后，管理人員可以直接能夠計(jì)算機(jī)程度對(duì)各種數(shù)據(jù)進(jìn)行計(jì)算，這種工作方式一方面能夠降低管理人員的工作強(qiáng)度，另一也能夠完成人工操作無(wú)法完成的工作，更加重要的是能夠提升數(shù)據(jù)計(jì)算的效率與準(zhǔn)確性。同時(shí)，管理信息化系統(tǒng)還能夠?qū)Ω黜?xiàng)計(jì)算數(shù)據(jù)進(jìn)行自動(dòng)備份，一旦管理人員在操作上出現(xiàn)問(wèn)題或數(shù)據(jù)在采集過(guò)程中出現(xiàn)問(wèn)題，則可以通過(guò)備份數(shù)據(jù)對(duì)原始數(shù)據(jù)進(jìn)行恢復(fù)，最大程度上避免出現(xiàn)嚴(yán)重的數(shù)據(jù)資料混亂問(wèn)題。

二、系統(tǒng)模塊設(shè)計(jì)

對(duì)管理信息系統(tǒng)各項(xiàng)功能模塊進(jìn)行有針對(duì)性的設(shè)計(jì)，能夠?qū)⒐芾硐到y(tǒng)的功能集成性與模塊獨(dú)立性?xún)煞矫娴淖饔贸浞职l(fā)揮出來(lái)。當(dāng)前我國(guó)廣泛采用的檔案管理信息系統(tǒng)在功能模塊上主要包含后勤管理信息、財(cái)務(wù)信息、科研信息以及人事管理信息等部分，以上幾方面的信息在錄入與計(jì)算方面是集成的，而在檢索方面則相互獨(dú)立，這樣才能夠提升檢測(cè)的效率與質(zhì)量。教育機(jī)構(gòu)在使用管理信息系統(tǒng)之前需要對(duì)各功能模塊進(jìn)行有針對(duì)性的設(shè)計(jì)，提高信息系統(tǒng)的應(yīng)用效率。

三、結(jié)束語(yǔ)

引入最新的信息化管理技術(shù)是提升我國(guó)教育機(jī)構(gòu)運(yùn)營(yíng)效率與運(yùn)營(yíng)質(zhì)量的關(guān)鍵舉措，尤其是在檔案管理方面，教育機(jī)構(gòu)自身需要加強(qiáng)重視，提高管理質(zhì)量。

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