于一虹

摘要：文章從五個(gè)方面加強(qiáng)人事檔案管理工作，一要加大宣傳培訓(xùn)力度，真正重視檔案管理工作；二要完善豐富檔案內(nèi)容，提升檔案利用價(jià)值；三要統(tǒng)一檔案材料要求，促進(jìn)檔案材料規(guī)范化；四要加大教育和懲處力度，增強(qiáng)人事檔案公信力；五是提高人事檔案管理信化程度，逐步實(shí)現(xiàn)資源共享。

關(guān)鍵詞：人事檔案管理；問題；對策

一、當(dāng)前人事檔案管理工作存在的問題

（一）社會(huì)對人事檔案管理工作普遍不夠重視

人事檔案管理工作是一項(xiàng)平凡瑣碎的工作，不直接產(chǎn)生經(jīng)濟(jì)效益，更不容易干出工作成績，所以很難引起社會(huì)的重視一些單位領(lǐng)導(dǎo)對人事檔案管理工作往往是“說起來重要、排起來次要、忙起來忘掉、用起來需要”，認(rèn)為人事檔案工作無非就是“修修補(bǔ)補(bǔ)、抄抄寫寫、查查看看”的事務(wù)性工作，不是單位的重要工作。很多檔案管理人員“半路出家”，缺乏應(yīng)有的專業(yè)知識(shí)。

（二）檔案管理內(nèi)容不能與時(shí)俱進(jìn)

目前人事檔案收集歸檔的材料主要包括個(gè)人履歷、自傳、鑒定考核、學(xué)籍和職稱、政審情況、黨團(tuán)關(guān)系、獎(jiǎng)勵(lì)與處分、職務(wù)任免、工資晉升等方面的材料。這些檔案材料只能片面反映一個(gè)人的歷史面貌和靜態(tài)情況，很難全面、完整地將個(gè)人的特點(diǎn)和才能表現(xiàn)出來。近年來干部人事制度改革中形成的能夠真實(shí)反映干部德能勤績廉表現(xiàn)、具有長期查考價(jià)值的材料（如年終測評(píng)分?jǐn)?shù)、個(gè)人特長、信用記錄等）未能及時(shí)補(bǔ)充到干部人事檔案中來。這樣就使人事檔案很難對人才進(jìn)行全面深入的考核，對用人單位的參考價(jià)值也就非常有限。

（三）檔案材料不夠規(guī)范

一是檔案材料沒有及時(shí)更新，造成材料缺失現(xiàn)象嚴(yán)重?，F(xiàn)代社會(huì)人才流動(dòng)非常頻繁，客觀上給檔案材料的及時(shí)收集造成了困難；另一方面，有些用人單位檔案管理人員責(zé)任心不強(qiáng)，檔案轉(zhuǎn)出和轉(zhuǎn)入單位檔案管理人員缺乏溝通協(xié)調(diào)，沒有及時(shí)提供新的材料，造成很多檔案材料不連續(xù)，出現(xiàn)空白，造成“斷檔”。二是檔案材料格式混亂。有些檔案材料的手續(xù)不齊全，缺少日期、印章、簽字等程序，影響檔案的效力；有些材料用紙大小不一，難以進(jìn)行裝訂；有些檔案裝訂混亂，亂孔、脫頁現(xiàn)象較多，影響檔案的保存。

（四）檔案材料失實(shí)現(xiàn)象嚴(yán)重

有些檔案材料如考核鑒定、個(gè)人總結(jié)、入黨申請等只寫成績，不寫問題，只寫優(yōu)點(diǎn)，不寫缺點(diǎn)，只寫對自己有利的，不寫對自己不利的，不能實(shí)事求是地反映一個(gè)人的情況；有些人為了利益需要，擅自涂改年齡、工齡等檔案信息，更有甚者，不惜買假文憑、造假檔案，欺騙組織，近年來發(fā)現(xiàn)的王紅英、黃梅芳，王亞麗、薛新民、徐楷、沈慶華等檔案造假案典型地反映出當(dāng)前人事檔案誠信缺乏的嚴(yán)重程度。這些現(xiàn)象，嚴(yán)重影響了檔案的權(quán)威性和公信力。

（五）檔案管理的信息化程度不高

大多數(shù)單位檔案管理工作電子化、信息化程度很低。有些只是錄了工作人員“三齡一歷”、職稱、職務(wù)等基本信息和人事檔案目錄，沒有使用專用檔案管理軟件進(jìn)行檔案管理，沒有實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化等；有些單位檔案管理工作甚至還處在手工、半手工狀態(tài)。這種狀況造成檔案管理工作效率低下，容易對檔案造成一定的污染和毀損，容易弄虛作假，難以實(shí)現(xiàn)資源共享。

二、加強(qiáng)人事檔案管理工作的對策

（一）加大宣傳培訓(xùn)力度，真正重視人事檔案管理工作

單位領(lǐng)導(dǎo)要重視檔案管理工作。挑選熱愛檔案管理工作、原則性強(qiáng)，保密意識(shí)強(qiáng)、兢兢業(yè)業(yè)、甘于奉獻(xiàn)的人員從事檔案管理工作；要對檔案管理人員進(jìn)行專業(yè)、系統(tǒng)的培訓(xùn)，尤其是要認(rèn)真學(xué)習(xí)《中華人民共和國檔案法》、《保密法》、《干部人事檔案管理工作細(xì)則》、《干部檔案工作條例》、《干部任用條例》等文件，熟練掌握干部人事檔案工作的基本知識(shí)、程序和要求，熟悉計(jì)算機(jī)操作井掌握檔案管理方面的相關(guān)軟件應(yīng)用技術(shù)。通過培訓(xùn)，不斷提高人事檔案管理人員的工作能力和專業(yè)素質(zhì)。

同時(shí)，要向廣大企事業(yè)單位積極宣傳檔案的重要作用；督促其及時(shí)更新，收集員工的檔案材料，保持檔案材料的連續(xù)性。向各單位員工和高校畢業(yè)生宣講檔案在就業(yè)、升職、出國等方面的重要作用，盡量避免“棄檔”、“死檔”等現(xiàn)象。

（二）完善豐富檔案內(nèi)容，提升檔案利用價(jià)值

在檔案內(nèi)容上，耍與時(shí)俱進(jìn)，除了現(xiàn)行規(guī)定收集歸檔的材料外，還應(yīng)逐步建立起檔案管理部門與用人單位、教育、紀(jì)檢、公安、銀行、民政、社保等部門的合作機(jī)制，收集平時(shí)工作業(yè)績材料（包括工作實(shí)績、獲得獎(jiǎng)勵(lì)、科研成果、培訓(xùn)學(xué)習(xí)等）、個(gè)人信用記錄材料（包括銀行信用和社會(huì)信譽(yù)記錄等）、繳納養(yǎng)老金材料、戶籍材料、簽訂合同材料以及個(gè)^特色材料等，提升人事檔案的社會(huì)服務(wù)功能

（三）統(tǒng)一檔案材料要求，促進(jìn)檔案材料規(guī)范化

一要規(guī)范檔案材料收集途徑、內(nèi)容、時(shí)間，確保及時(shí)歸檔、更新；二要督促用人單位和相關(guān)部門及時(shí)收集檔案材料，避免檔案材料的缺失；三要嚴(yán)格把關(guān)，規(guī)范檔案材料的手續(xù)，對于缺少日期、簽名、印章等的材料要求有關(guān)部門和人員及時(shí)完善，避免檔案材料的效力缺失；四要盡量統(tǒng)一紙張大小，便于檔案材料的整理和裝訂。

（四）加大教育和懲處力度，增強(qiáng)人事檔案的公信力

一是加強(qiáng)宣傳教育，嚴(yán)禁為了個(gè)人利益涂改、偽造檔案材料；二是對于收集來的材料，尤其是學(xué)籍、職稱、業(yè)績等材料要仔細(xì)查驗(yàn)，發(fā)現(xiàn)問題立即清退；三是對造假嚴(yán)重者要嚴(yán)厲打擊，依法對其進(jìn)行曝光或處罰。

（五）提高信息化程度，逐步實(shí)現(xiàn)檔案材料的資源共享

一要建立檔案管理部門與用人單位、教育、紀(jì)檢、公安、銀行、民政、社保等共建、共享的人事檔案信息平臺(tái)；二要各級(jí)檔案管理部門要加大資金、人員投入力度，開發(fā)或購買相應(yīng)的計(jì)算機(jī)管理軟件；三要對檔案管理人員進(jìn)行信息化培訓(xùn)，使其盡快掌握信息化管理本領(lǐng)。

參考文獻(xiàn)：

[1]傅華.聚焦人事檔案[J].中國檔案，2003（4）.

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