李佳玉

[摘 要] 近幾年，隨著科技信息技術(shù)的不斷更新和發(fā)展，我國很多企業(yè)對會計信息化發(fā)展的重視程度逐漸增加。但是，企業(yè)在進行會計信息化建設(shè)和發(fā)展過程中，很多重要的檔案信息被電子化，與此同時，由于企業(yè)的風(fēng)險意識不足、技術(shù)能力有限等原因，會計信息化暴露出很多檔案風(fēng)險問題，因此，企業(yè)必須對此引起足夠的重視，應(yīng)充分認識到可能面臨的檔案風(fēng)險以及風(fēng)險存在的原因，從而在實際工作中有效規(guī)避問題的發(fā)生，為企業(yè)會計信息化發(fā)展創(chuàng)造良好的環(huán)境，促進企業(yè)的綜合經(jīng)濟發(fā)展。

[關(guān)鍵詞] 會計信息化；檔案風(fēng)險；風(fēng)險控制；措施

[中圖分類號] F230 [文獻標識碼] B

前言

隨著計算機技術(shù)的不斷更新和發(fā)展，企業(yè)對信息技術(shù)的發(fā)展越來越重視，所以信息技術(shù)逐漸成為企業(yè)各項經(jīng)濟業(yè)務(wù)發(fā)展的有效推動力。當今社會，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)發(fā)展日新月異，會計信息化建設(shè)成為很多企業(yè)關(guān)注的焦點，并且得到了空前的發(fā)展，同時國家也相繼出臺相關(guān)政策，將信息化建設(shè)納入未來發(fā)展目標中，這也為企業(yè)會計信息化建設(shè)奠定了堅實的基礎(chǔ)。會計信息化與傳統(tǒng)的財務(wù)工作有很大不同，很多工作不需要會計人員手工處理，簡化了手工憑證編制流程，為會計人員節(jié)省了工作時間，帶來很多方便。但是，在會計信息化發(fā)展過程中，很多檔案信息存儲在電子介質(zhì)中，容易受運行環(huán)境和人為操作的影響，存在著很多潛在的風(fēng)險。因此，企業(yè)在會計信息化的建設(shè)過程中，應(yīng)充分認識到可能面臨的檔案風(fēng)險以及風(fēng)險存在的原因，從而在實際工作中有效規(guī)避問題的發(fā)生，為企業(yè)會計信息化發(fā)展創(chuàng)造良好的環(huán)境，促進企業(yè)的綜合經(jīng)濟發(fā)展。

一、相關(guān)理論概述

（一）會計信息化的涵義

狹義上的會計信息化是指企業(yè)以計算機技術(shù)為主體將財務(wù)工作與信息技術(shù)有效結(jié)合并充分應(yīng)用，詳細分析是指企業(yè)通過運用財務(wù)軟件，利用計算機設(shè)備完成手工記賬或處理手工記賬難以完成的財務(wù)工作內(nèi)容。會計信息化是會計理論、會計實務(wù)操作、信息技術(shù)以及計算機設(shè)備相結(jié)合并加以運用的總稱，實際上就是會計信息系統(tǒng)在計算機設(shè)備上得到運用。它不僅實現(xiàn)了會計數(shù)據(jù)的自動化處理，改變了傳統(tǒng)手工會計工作模式，同時對會計工作的發(fā)展起到了重要的促進作用，是會計行業(yè)發(fā)展史上的重要改革。廣義上的會計信息化是指與會計工作信息化相關(guān)的一切工作內(nèi)容，包含會計信息化應(yīng)用軟件的研發(fā)與推廣、會計信息化從業(yè)人員的培養(yǎng)、會計信息化的宏觀發(fā)展規(guī)劃、會計信息化的發(fā)展體制建設(shè)、會計信息化未來發(fā)展方向等等。會計信息化實現(xiàn)了從業(yè)人員與計算機相結(jié)合進行工作，包括了從業(yè)人員、計算機設(shè)備、硬件環(huán)境和軟件環(huán)境等因素，其重要部分是完善的財務(wù)軟件系統(tǒng)。會計信息化在很大程度上減輕了從業(yè)人員的工作量，提高了財務(wù)工作質(zhì)量和工作效率。

（二）檔案風(fēng)險的涵義

風(fēng)險是指企業(yè)在完成其生產(chǎn)目標的管理活動中，會遇到各種不確定事件，這些事件出現(xiàn)的幾率以及其影響程度是無法事前預(yù)知的，這些事件的出現(xiàn)將會對企業(yè)的生產(chǎn)活動產(chǎn)生不同程度的影響，從而影響企業(yè)生產(chǎn)目標的完成進度。簡單來說，所謂風(fēng)險就是指在一個特定的時間內(nèi)和一定的環(huán)境條件下，人們所期望的目標與實際結(jié)果之間的差異程度。本文研究的檔案風(fēng)險是指企業(yè)在進行會計信息化建設(shè)過程中，檔案信息可能存在的潛在風(fēng)險，也就是說檔案信息存在的某種不確定性，并且這種不確定性可能會對企業(yè)的生產(chǎn)發(fā)展帶來影響，從而影響企業(yè)正常生產(chǎn)活動的進行。

二、會計信息化的特征

（一）無紙多樣化

企業(yè)的會計信息化需要借助信息技術(shù)才能實現(xiàn)，因此需要將所有的財務(wù)數(shù)據(jù)信息通過計算機信息技術(shù)進行重新輸入和輸出，并經(jīng)過一系列的數(shù)據(jù)處理。在這個過程中，除企業(yè)日常活動中使用的發(fā)票和合同等紙質(zhì)檔案外，其他所有信息在通過計算機的輸入操作處理后，都將保存在計算機內(nèi)部介質(zhì)中，且整個操作過程不存在任何紙質(zhì)介質(zhì)。與此同時，這種無紙化的操作也使得會計信息化處理具有多樣化，這也意味著會計信息處理不再是單純的會計數(shù)據(jù)信息，還包括了企業(yè)各項發(fā)展參考數(shù)據(jù)、管理信息、人事數(shù)據(jù)、企業(yè)生產(chǎn)運營情況以及重大的決策參考依據(jù)等。

（二）智能開放化

隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的逐漸應(yīng)用和發(fā)展，會計信息化得到發(fā)展同時也將財務(wù)工作帶入了智能化發(fā)展的時代。會計信息系統(tǒng)可以將輸入的財務(wù)數(shù)據(jù)信息進行自動處理并生成與企業(yè)相關(guān)的發(fā)展動態(tài)數(shù)據(jù)，同時對數(shù)據(jù)進行智能分析為企業(yè)的未來發(fā)展決策提供重要的參考依據(jù)。當財務(wù)數(shù)據(jù)信息處于非正常運行狀態(tài)時會出現(xiàn)提示信息，同時，企業(yè)運用的會計信息系統(tǒng)是處于開放狀態(tài)的，可以將其他管理系統(tǒng)中的信息進行相互整合和傳輸，從而實現(xiàn)資源信息共享，為企業(yè)的發(fā)展提供多方面的綜合性數(shù)據(jù)分析資料。隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的日益更新，會計信息系統(tǒng)將會向更高的智能化目標發(fā)展，逐漸減少手工處理流程，同時也會實現(xiàn)與其他管理系統(tǒng)的進一步合作。

（三）高效準確化

會計信息化需要依靠計算機技術(shù)才能完成，計算機設(shè)備對財務(wù)數(shù)據(jù)的輸入、輸出和處理具有高效準確性。會計信息化不僅可以為財務(wù)人員減輕繁重的工作量，同時還可以對財務(wù)信息進行全面科學(xué)的分析處理，并通過特定的程序?qū)⑵滢D(zhuǎn)化為實用的數(shù)據(jù)信息，因此，會計信息化要比傳統(tǒng)的手工會計處理工作更加高效、更加準確。

三、企業(yè)會計信息化面臨的檔案風(fēng)險

（一）投資風(fēng)險

投資風(fēng)險是指會計信息化建設(shè)過程中可能面臨的投資選擇和投資資金的風(fēng)險。企業(yè)在進行會計信息化建設(shè)過程中，需要購買計算機設(shè)備、財務(wù)軟件、培訓(xùn)從業(yè)人員、支付相關(guān)服務(wù)費用等，這些投資都需要大量的資金，同時還涉及會計信息系統(tǒng)的維護、升級、調(diào)配等潛在的費用，這些都可能成為企業(yè)會計信息化面臨的投資風(fēng)險。當然企業(yè)在進行會計信息化過程中也會得到直接利益，比如提高工作效率、減少人工成本等。但是任何項目的發(fā)展都將面臨投資風(fēng)險，我們無法估計整個過程中可能存在的不確定性因素，從而導(dǎo)致企業(yè)面臨不同程度的檔案風(fēng)險。

（二）發(fā)展目標風(fēng)險

企業(yè)進行會計信息化建設(shè)過程中，很多重要的財務(wù)信息都以電子檔案形式被存儲在計算機介質(zhì)中，如果企業(yè)在檔案信息管理過程中出現(xiàn)目標定位不準確或是偏離企業(yè)發(fā)展方向，都將面臨不同程度的風(fēng)險。企業(yè)在會計信息化建設(shè)初期，對檔案信息的管理缺乏相關(guān)制度約束、對發(fā)展目標認識模糊，都將阻礙企業(yè)會計信息化的發(fā)展進程。而有的企業(yè)雖然制定了發(fā)展目標，但是由于目標的制定過高或過低，都將導(dǎo)致會計信息化檔案風(fēng)險的發(fā)生，無法發(fā)揮其重要的依據(jù)作用。

（三）檔案信息損壞風(fēng)險

由于企業(yè)業(yè)務(wù)的不斷發(fā)展，會計信息紙質(zhì)檔案的存儲方式已經(jīng)不能滿足企業(yè)發(fā)展的需求，因此會計信息化的發(fā)展，使得企業(yè)的重要財務(wù)數(shù)據(jù)信息可以保存在計算機內(nèi)部存儲中，同時可以傳輸?shù)経盤或光盤中，方便攜帶。這樣大大增加了會計信息檔案的儲存量，提高了會計工作的質(zhì)量和效率。但是由于電子檔案信息的保管路徑我們無法肉眼看見，而且容易受運行環(huán)境、溫度、濕度或人為操作的影響，也增加了檔案信息被損壞的風(fēng)險，并且一旦檔案信息出現(xiàn)損壞，很難恢復(fù)被破壞的檔案信息，導(dǎo)致會計信息缺乏完整性。

（四）檔案信息保存風(fēng)險

傳統(tǒng)的會計檔案信息都以紙質(zhì)為主，保存過程中不易受外界因素影響，面臨被破壞的風(fēng)險較低。但是企業(yè)實行會計信息化，檔案信息以電子形式被保存在計算機媒介中，極易受運行環(huán)境的影響，造成檔案信息數(shù)據(jù)的丟失，無法保證檔案信息的完整性。同時部分從業(yè)人員的技能水平較低，對會計信息系統(tǒng)操作不熟悉，如果出現(xiàn)錯誤的檔案信息保存方式，將對檔案信息的保存造成不同程度的風(fēng)險問題。

四、造成企業(yè)面臨會計信息化檔案風(fēng)險的原因

（一）企業(yè)缺乏檔案風(fēng)險防范意識

由于會計信息化為企業(yè)的財務(wù)工作提供很多便利，同時提高了企業(yè)的財務(wù)工作質(zhì)量，因此很多企業(yè)積極進行會計信息化建設(shè)，但是卻缺乏足夠的檔案風(fēng)險防范意識。無論是企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)者還是從業(yè)人員，都比較看重會計信息化的積極作用，卻沒有充分考慮其可能存在的潛在風(fēng)險。因此企業(yè)在會計信息化檔案信息的管理過程中，忽視了風(fēng)險隱患可能給企業(yè)造成的經(jīng)濟損失。比如某些不法分子通過不正當手段盜取企業(yè)的財務(wù)數(shù)據(jù)信息，或是篡改企業(yè)的財務(wù)數(shù)據(jù)報告，導(dǎo)致企業(yè)運用不正確的財務(wù)報告作出不正確的發(fā)展決策，損害公司的經(jīng)濟利益。

（二）企業(yè)會計信息系統(tǒng)運行環(huán)境不安全

首先，企業(yè)的會計信息系統(tǒng)運行環(huán)境容易受到網(wǎng)絡(luò)病毒的攻擊。檔案信息在輸入、輸出、傳輸?shù)冗^程中，會隨之產(chǎn)生一些病毒，由于計算機病毒傳播速度快且影響嚴重，同時不易被察覺和徹底清除，因此對某些檔案信息會產(chǎn)生破壞作用，其次，企業(yè)的會計信息系統(tǒng)運行環(huán)境容易受到網(wǎng)絡(luò)黑客的攻擊。由于經(jīng)濟發(fā)展不斷加速，企業(yè)之間面臨的競爭日益激烈，部分企業(yè)為獲取更多的經(jīng)濟利益，利用網(wǎng)絡(luò)黑客盜取或破壞同行業(yè)的機密信息，進而打擊對方的業(yè)務(wù)發(fā)展。最后，企業(yè)的會計信息系統(tǒng)的正常運行與網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器狀態(tài)有直接關(guān)系，如果服務(wù)器連接不穩(wěn)定，或是存在故障，都將對會計信息系統(tǒng)的運行造成影響，給公司帶來無法預(yù)計的檔案風(fēng)險。

（三）企業(yè)缺乏完善的內(nèi)部控制體制

企業(yè)在進行會計信息化建設(shè)過程中，往往忽視對財務(wù)軟件的設(shè)置問題，帶來很多潛在的內(nèi)部控制風(fēng)險。目前各類財務(wù)軟件種類較多，如果企業(yè)在購買軟件前，不充分考慮軟件是否符合標準、程序設(shè)置是否嚴謹、與企業(yè)發(fā)展是否相匹配等因素，則會給企業(yè)帶來一些風(fēng)險問題。企業(yè)在選用財務(wù)軟件不僅需要考慮軟件的實用性，同時應(yīng)該考慮軟件程序的維護、升級以及售后服務(wù)工作，保證軟件的正常運行。另一方面，部分企業(yè)沒有考慮財務(wù)職務(wù)不相容問題。由于會計信息化減少了企業(yè)的人工成本，一人可進行多崗位工作，因此不相容職務(wù)合并現(xiàn)象頻繁出現(xiàn)，這些都將影響檔案信息的準確性。

（四）從業(yè)人員缺乏職業(yè)道德和技術(shù)能力

會計信息化依據(jù)信息技術(shù)而發(fā)展，因此財務(wù)信息容易被篡改、銷毀或偽造，而且這些不正當行為十分不易被察覺。有些從業(yè)人員職業(yè)道德較低，受他人蠱惑或受經(jīng)濟利益的誘惑，對企業(yè)的財務(wù)信息進行更改，進行一些不正當?shù)男袨椤Ａ硪环矫?，會計信息化要求從業(yè)人員有較高的專業(yè)知識基礎(chǔ)和較強的實操技術(shù)能力。目前很多企業(yè)的從業(yè)人員的綜合素質(zhì)較低，沒有接受過正規(guī)的會計信息化工作培訓(xùn)，對會計理論、系統(tǒng)的操作等十分不熟練，專業(yè)技能水平較低，比如檔案信息保存不正確、不按正常程序退出軟件、隨便關(guān)機等，都可能對檔案信息的存儲帶來一定的風(fēng)險。

五、提高企業(yè)會計信息化檔案風(fēng)險控制的措施

（一）提高企業(yè)檔案風(fēng)險防范意識

企業(yè)在進行會計信息化建設(shè)過程中，應(yīng)首先樹立檔案風(fēng)險防范意識，應(yīng)充分意識到檔案信息特殊的存儲環(huán)境和存儲媒介，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者要高度重視檔案信息的管理。企業(yè)應(yīng)建立檔案風(fēng)險防范組織，明確組織的管理者和工作人員的崗位職責(zé)，建立完善的工作體系，同時應(yīng)建立檔案風(fēng)險管理制度、督查程序以及風(fēng)險防范的應(yīng)急預(yù)案等。一旦發(fā)生檔案信息被破壞事件，立即啟動應(yīng)急預(yù)案，保護企業(yè)未遭受破壞的檔案信息不被入侵，同時立即恢復(fù)被破壞的檔案信息，將企業(yè)的經(jīng)濟損失降到最低。

（二）建立安全的會計信息系統(tǒng)運行環(huán)境

首先，企業(yè)應(yīng)定期對財務(wù)軟件進行檢查，并聘請專業(yè)的計算機人員對財務(wù)軟件與計算機設(shè)備進行定期維護、升級，做好病毒查殺等工作。同時安裝財務(wù)軟件的計算機最好不用于其他工作用途，避免產(chǎn)生病毒或不安全的網(wǎng)站帶來的影響。其次，企業(yè)應(yīng)對計算機進行加密處理。不僅要對計算機安裝正版防火墻，同時應(yīng)對軟件中重要的財務(wù)信息進行加密處理，并且設(shè)備多層訪問權(quán)限。最后，企業(yè)應(yīng)安裝防御工具，在一定程度上可以對抗黑客的攻擊，保護重要的檔案信息，同時可以對黑客造成反攻擊。

（三）加強檔案信息的備份、恢復(fù)及保管管理

首先，企業(yè)應(yīng)完善檔案信息的備份和恢復(fù)程序。計算機媒介存儲的檔案信息容易受到外界因素影響，一旦發(fā)生意外或存儲環(huán)境遭到破壞，檔案信息極易丟失。因此企業(yè)應(yīng)注重計算機媒介存儲系統(tǒng)的質(zhì)量，完善軟件的自動備份功能，同時加強軟件系統(tǒng)還原功能的建立。這樣可以增強檔案信息的保管安全性，減少檔案信息被破壞的風(fēng)險。其次，企業(yè)應(yīng)重視檔案信息的保管，應(yīng)增強保管人員的檔案信息風(fēng)險防范意識。企業(yè)應(yīng)聘請專業(yè)的保管人員，保管人員需懂得會計知識和計算機運用知識，同時具有較高的技術(shù)能力，了解保管過程中的注意事項。

（四）建立完善的企業(yè)內(nèi)部控制體制

企業(yè)應(yīng)建立完善的企業(yè)內(nèi)部控制體制，包括檔案信息管理制度、會計信息化操作制度、從業(yè)人員崗位制度等，通過建立完善的內(nèi)部管理制度，規(guī)范從業(yè)人員的工作行為和工作流程，確保會計工作有序進行。同時企業(yè)應(yīng)建立有關(guān)監(jiān)督制度，做好不相容職務(wù)分離工作，明確從業(yè)人員的職責(zé)，制定完善的獎懲制度，這樣可以對從業(yè)人員起到一定的監(jiān)督作用和約束作用。

（五）提高相關(guān)從業(yè)人員的綜合素質(zhì)

企業(yè)應(yīng)定期為從業(yè)人員安排專業(yè)的理論知識培訓(xùn)、實操技能培訓(xùn)和職業(yè)道德培訓(xùn)，全面提高從業(yè)人員的綜合素質(zhì)，進而提高從業(yè)人員的工作質(zhì)量和工作效率，保證企業(yè)財務(wù)工作的真實性和準確性，這是企業(yè)實現(xiàn)會計信息化發(fā)展的重要保障。從業(yè)人員也應(yīng)該加強自我約束，端正工作態(tài)度，恪盡職守，不被外界利益誘惑，以企業(yè)的經(jīng)濟利益為出發(fā)點，提高自己的工作責(zé)任感。

結(jié)論

會計信息化成為企業(yè)經(jīng)濟發(fā)展的必然趨勢，為企業(yè)的發(fā)展決策提供的重要的參考依據(jù)。本文通過研究企業(yè)會計信息化檔案風(fēng)險，而出了以下結(jié)論：（1）企業(yè)會計信息化面臨的檔案風(fēng)險有投資風(fēng)險、發(fā)展目標風(fēng)險、檔案信息破壞風(fēng)險、檔案信息保存風(fēng)險。（2）造成企業(yè)面臨會計信息化檔案風(fēng)險的原因有企業(yè)缺乏檔案風(fēng)險防范意識、會計信息系統(tǒng)運行環(huán)境不安全、缺乏完善的內(nèi)部控制體制、從業(yè)人員缺乏職業(yè)道德和技術(shù)能力。（3）為促進企業(yè)的會計信息化發(fā)展，可以通過提高檔案風(fēng)險防范意識、建立安全的會計信息系統(tǒng)運行環(huán)境、加強檔案信息的備份、恢復(fù)及保管管理、建立完善的企業(yè)內(nèi)部控制體制和提高相關(guān)從業(yè)人員的綜合素質(zhì)等途徑提高檔案風(fēng)險控制能力，進而為企業(yè)帶來更多的經(jīng)濟利益。

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[責(zé)任編輯：潘洪志]