摘要：物業(yè)住戶檔案管理是物業(yè)管理的重要組成部分，也是物業(yè)管理和企業(yè)檔案管理的主要管理內(nèi)容，隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)水平的不斷提高和法律制度的不斷完善，人們逐漸意識(shí)到物業(yè)住戶住房房屋檔案重要意義和其帶來的一些經(jīng)濟(jì)、商業(yè)價(jià)值。

引言

物業(yè)檔案中住戶的房屋檔案管理極為重要，它是物業(yè)管理企業(yè)日常工作的真實(shí)記錄和住戶購房、租房的重要依據(jù)，是房屋建設(shè)、出售等工作正常運(yùn)作的重要保障，而隨著現(xiàn)代信息技術(shù)和科學(xué)水平的不斷提高，信息技術(shù)進(jìn)入社會(huì)工作的方方面面，其中以計(jì)算機(jī)技術(shù)為核心的信息技術(shù)也不斷深入到信息管理建設(shè)中，以提高信息管理建設(shè)的效率和有效性，在對(duì)物業(yè)住戶房屋檔案的收集、整理、編碼、查閱、變動(dòng)、共享等方面中都有重要作用，并且還有特殊的查詢監(jiān)管功能，在很大程度上提升了利用住戶房屋檔案的有效性，也將物業(yè)住戶房屋檔案信息的安全性納入管理體制。

1.物業(yè)住戶房屋檔案的性質(zhì)和意義

物業(yè)住戶房屋檔案是房管檔案的業(yè)務(wù)檔案也是重要的民生檔案，物業(yè)住戶房屋管理檔案是一個(gè)住戶一個(gè)檔案，檔案內(nèi)有業(yè)主辦理入住的手續(xù)證明，業(yè)主的身份信息、家庭信息、聯(lián)系方式等的登記情況，關(guān)于房屋的裝飾裝修和維修等事項(xiàng)的具體條例，配房單、退房單、房屋改建、更改戶主等住戶管理簽報(bào)，房屋接管單等關(guān)于住戶入住的房屋的所有學(xué)習(xí)資料和所有手續(xù)證明、以及住戶的隱私資料，對(duì)住戶本人和物業(yè)企業(yè)都具有相當(dāng)重要的意義。所以對(duì)其檔案管理和利用的信息化建設(shè)關(guān)乎到兩者的重要意義。這些房屋檔案是物業(yè)所持有的特有檔案，是物業(yè)檔案管理的主要管理信息，是物業(yè)管理活動(dòng)最原始全面的記錄。

2.物業(yè)住戶房屋檔案信息化的意義及其特點(diǎn)

檔案信息化是指運(yùn)用現(xiàn)代信息技術(shù)，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和計(jì)算機(jī)技術(shù)等現(xiàn)代化高智能通信技術(shù)手段，采用現(xiàn)代管理學(xué)的管理理念，其主要目的就是提高檔案管理水平，挖掘檔案的潛在的其他價(jià)值，最終實(shí)現(xiàn)讓信息更好地服務(wù)住戶、物業(yè)和社會(huì)的目的。使用現(xiàn)代設(shè)備和操作管理技術(shù)，對(duì)檔案整理、分類、保存，實(shí)現(xiàn)超時(shí)空的信息化管理和信息傳遞等。就其實(shí)質(zhì)而言，是檔案的管理模式從傳統(tǒng)的檔案實(shí)體保管為主向現(xiàn)代化的檔案信息數(shù)字化收集、存儲(chǔ)、轉(zhuǎn)送，以信息數(shù)據(jù)為主要形式向社會(huì)提供服務(wù)的重要轉(zhuǎn)變。物業(yè)住戶房屋檔案是社會(huì)檔案的一部分，實(shí)現(xiàn)物業(yè)住戶房屋檔案信息化，可以實(shí)現(xiàn)高效、規(guī)范、科學(xué)地讓物管企業(yè)清晰明了地查詢所有房屋的信息和房屋業(yè)務(wù)辦理情況，也可以供其他用戶查詢和關(guān)注有關(guān)房屋使用的信息，很好地連接客戶和企業(yè)的溝通。

2.1物業(yè)住戶房屋檔案信息真實(shí)有用

這些有關(guān)房屋的檔案信息都是最真實(shí)且具體的，它是在物業(yè)和住戶的共同核實(shí)、監(jiān)管之下生成的，完美地結(jié)合了兩者的信息，是物業(yè)等企業(yè)和戶主對(duì)房屋管理活動(dòng)的主要依據(jù)，在解決鄰里糾紛和矛盾中也提供了很好的解決依據(jù)，比如關(guān)于小區(qū)樓房漏水的問題，就可以通過信息化的房屋檔案找到其漏水的原因，及時(shí)找到故障發(fā)生地，為住戶及時(shí)解決此類問題，對(duì)已裝修好的房屋可以盡量減少破損。

2.2物業(yè)住戶房屋檔案信息化的數(shù)字化管理特征

通過現(xiàn)代信息技術(shù)，以計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)傳輸技術(shù)為管理手段和媒介，將物業(yè)住戶房屋檔案網(wǎng)絡(luò)上存儲(chǔ)以便隨時(shí)查閱或者變更相關(guān)信息，具有現(xiàn)代信息管理的數(shù)字化、智能化的特點(diǎn)，通過使用專業(yè)軟件設(shè)備對(duì)檔案信息編碼整理和排序，用戶在進(jìn)入查閱平臺(tái)后可以通過搜索編碼符號(hào)或者輸入關(guān)鍵詞迅速找到想要的檔案信息，隨著信息組成的數(shù)據(jù)庫可以供管理人員監(jiān)管信息的使用、查閱情況。

2.3檔案信息方便管理

物業(yè)住戶房屋檔案形成信息數(shù)據(jù)庫后，就能進(jìn)一步建立對(duì)信息的一體化管理系統(tǒng)，管理人員只要在系統(tǒng)登入頁面輸入自己的身份信息和登入密碼就可以進(jìn)入系統(tǒng)對(duì)檔案信息進(jìn)行整理或者編輯，通過連接打印輸出設(shè)備也可以將需要的信息打印成紙質(zhì)版，并且電子化的檔案管理可以打破空間的限制，通過連網(wǎng)可以滿足遠(yuǎn)程操作對(duì)政府、物業(yè)或房屋中介的信息查詢和使用，擴(kuò)大了檔案信息的使用范圍和使用價(jià)值，也實(shí)現(xiàn)了信息資源通過網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)實(shí)現(xiàn)共享。

3.物業(yè)住戶房屋檔案信息化建設(shè)和檔案利用的必然性分析

3.1物業(yè)住戶房屋檔案信息化建設(shè)的形成

傳統(tǒng)的對(duì)物業(yè)住戶房屋檔案信息是完全記錄在紙上的，但是，要記錄的相關(guān)信息過多且復(fù)雜導(dǎo)致生成的檔案越來越多，不僅使工作人員的工作量加大，也使檔案堆積、缺乏科學(xué)的整理、分類方式，對(duì)于檔案的存儲(chǔ)和查找都帶來很大的困難，而且這些檔案的使用情況沒有安全的監(jiān)管系統(tǒng)，這些信息容易缺失或被人為更改，而且如果記錄人員字跡不清，或者出現(xiàn)錯(cuò)別字則導(dǎo)致檔案信息錯(cuò)誤，給以后可能出現(xiàn)的房屋糾紛問題提供錯(cuò)誤的依據(jù)將會(huì)導(dǎo)致物業(yè)等企業(yè)或者住戶一方的權(quán)益受到損害，所以這種檔案管理形式不但容易出現(xiàn)錯(cuò)誤、效率低，而且給物業(yè)等企業(yè)的發(fā)展也產(chǎn)生了很大限制。

檔案的信息化管理是信息管理從傳統(tǒng)走向現(xiàn)代化的過渡，是對(duì)傳統(tǒng)管理模式的革新，運(yùn)用現(xiàn)代信息技術(shù)能夠快速又準(zhǔn)確地實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案信息的線上管理，能夠節(jié)省大量人力，也為企業(yè)賺取了更多經(jīng)濟(jì)利益，管理者只要通過對(duì)相關(guān)設(shè)備和軟件的操控，就能夠?qū)λ袡n案統(tǒng)一管理，就能同時(shí)發(fā)送或接收所有的信息資料，符合現(xiàn)代市場發(fā)展對(duì)效率的要求，所以物業(yè)住戶房屋檔案管理的信息化建設(shè)是隨著科技、信息技術(shù)發(fā)展的必然趨勢(shì)。

3.2信息化的物業(yè)住戶房屋檔案管理的優(yōu)勢(shì)

高科技的應(yīng)用為這個(gè)社會(huì)的各行各業(yè)發(fā)展都帶來極大的便利，有了智能化技術(shù)的加入，企業(yè)的生產(chǎn)、經(jīng)營、信息的共享都有了飛速提高，我們各行各業(yè)都在極力引進(jìn)信息技術(shù)以解放生產(chǎn)力，提高工作效率，互聯(lián)網(wǎng)的技術(shù)實(shí)現(xiàn)了人與技術(shù)的完美結(jié)合，它將一切復(fù)雜的程序、步驟簡化為一個(gè)個(gè)能夠簡單操作的程序和系統(tǒng)，檔案信息化的互聯(lián)網(wǎng)建設(shè)，是時(shí)代發(fā)展的必然，通過網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)發(fā)表關(guān)于房屋的租賃信息和使用信息，還可以通過篩選向銀行和中介公司及房產(chǎn)管理部門提供信息查詢和核實(shí)的服務(wù)，實(shí)現(xiàn)了住戶和物業(yè)等企業(yè)的良性溝通，也是提高物業(yè)房屋水平的重要標(biāo)志，對(duì)企業(yè)來說，網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)的建立很大程度上擴(kuò)寬了其業(yè)務(wù)平臺(tái)，將更多的房屋展現(xiàn)在公眾面前，也能豐富用戶的選擇對(duì)比，從而更好促進(jìn)了買方和賣方的交易完成量。

4.對(duì)物業(yè)檔案管理信息化建設(shè)的幾點(diǎn)建議

4.1強(qiáng)化檔案管理的信息化意識(shí)

首先要轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的檔案管理理念，將信息化的檔案管理理念貫徹到每一個(gè)管理者和領(lǐng)導(dǎo)者，將信息化檔案管理技術(shù)落實(shí)到檔案管理的每個(gè)環(huán)節(jié)中去，要求所有的管理人員都能夠強(qiáng)化現(xiàn)代化的管理意識(shí)，自動(dòng)學(xué)習(xí)信息化檔案管理技術(shù)，提高自己適應(yīng)現(xiàn)代信息管理技術(shù)的能力。

4.2完善檔案管理信息化的基礎(chǔ)建設(shè)

首先要建立規(guī)范的管理機(jī)制，明確各個(gè)工作人員和管理者的職責(zé)，保證檔案信息管理的各個(gè)過程都有相關(guān)人員定向負(fù)責(zé)，還要?jiǎng)?chuàng)新檔案管理制度，保證檔案管理的各個(gè)環(huán)節(jié)有特定的人員負(fù)責(zé)，健全物業(yè)住戶房屋檔案管理業(yè)務(wù)流程和技術(shù)規(guī)范以保障檔案信息的完整性和真實(shí)性，同時(shí)要保證信息化的檔案信息管理設(shè)備的供應(yīng)，確保檔案管理有足夠的設(shè)備材料作為管理基礎(chǔ)。

4.3提高檔案信息化管理的安全性

以網(wǎng)絡(luò)技術(shù)為依托的檔案信息管理還是會(huì)存在一些安全隱患，比如，可能一個(gè)疏忽就導(dǎo)致重要信息的丟失，所以要求要對(duì)所有信息提前備份存儲(chǔ)好，對(duì)檔案信息的使用和查閱也要有嚴(yán)格的監(jiān)管系統(tǒng)，防止一些不法人員惡意破壞或者刪除信息，還要保證每次進(jìn)入系統(tǒng)時(shí)都要對(duì)用戶進(jìn)行身份確認(rèn)和密碼登入。

4.4打造優(yōu)質(zhì)的檔案管理信息化的隊(duì)伍

對(duì)管理人員的要求也不僅要注重對(duì)其信息編輯、錄入、分類、采集、發(fā)送等熟練的技術(shù)，也要能夠掌握信息化的檔案管理設(shè)備的操作技術(shù)，還要引進(jìn)一些新鮮力量，使其信息建設(shè)有更多創(chuàng)新力量，人員的更新可以來自企業(yè)培養(yǎng)和引進(jìn)，對(duì)所有的信息管理者都要提前培訓(xùn)，使他們熟悉各種信息操作和設(shè)備使用，以減少工作中出現(xiàn)的錯(cuò)誤。

5.結(jié)語

實(shí)現(xiàn)物業(yè)住戶房屋檔案信息化對(duì)住戶和房屋的信息管理具有重要作用，所以房屋住戶檔案信息管理人員要充分結(jié)合信息化技術(shù)，發(fā)揮信息化的檔案信息管理的最大優(yōu)勢(shì)，為物業(yè)企業(yè)和住戶提供更加便利、豐富的服務(wù)，從而促進(jìn)社會(huì)的和諧發(fā)展。