李葆華

【摘要】人事檔案在人力資源管理過程中起著非常重要的作用，它是知人善任、選賢舉能，深挖每個員工潛能，發(fā)揮他們所擅長崗位上最大效能的重要依據(jù)。在新時期人事檔案管理必須適應(yīng)時代需求，拓展服務(wù)職能。從而為學(xué)校上級人事部門及教職工本人服務(wù)。本文從學(xué)校人事檔案管理重要性及學(xué)校在人事檔案管理過程中存在的問題提出了針對性的一些建議。

【關(guān)鍵詞】優(yōu)化 人事檔案管理 之我見

人事檔案全面記錄教職工的個人經(jīng)歷、德才表現(xiàn)及發(fā)展過程，通過檔案可以了解學(xué)校教師與教輔人員信息，做到因人而宜有針對性的培養(yǎng)教師，發(fā)現(xiàn)教輔人員中的各類人才。發(fā)揮人才的最大效力。學(xué)校是匯集各學(xué)科教育人才的高地，也是培育各類人才的基地，要培育出全面發(fā)展的人才，就需要性格學(xué)識各異的教職工隊伍。而學(xué)校人事檔案管理工作也是學(xué)校的基礎(chǔ)性工作。只有管好，用好人事檔案工作，對全面掌握學(xué)校教職工信息乃至充分發(fā)揮人事檔案的價值才能起到重要的作用。

一、人事檔案管理的作用

（一）人事檔案管理對學(xué)校的重要作用

學(xué)?？梢詮娜耸聶n案的匯總分析中大體了解學(xué)校的發(fā)展水平，同時將人事檔案的動態(tài)變化與學(xué)校的發(fā)展方向目標相結(jié)合進行分析，可以判斷出哪方面教職工需引進與培養(yǎng)及培養(yǎng)的方向。它是提升學(xué)校內(nèi)部管理水平的依據(jù)，同時通過人事檔案考察教職工個人經(jīng)歷和不同時期的德、能、勤、績、廉的表現(xiàn)，全面地了解每一個人，做到人盡其才，才盡其用。

（二）對個人的重要作用

人事檔案它是個人身份、學(xué)歷、資歷等方面的證據(jù)，它與教職工個人工資待遇、社會勞動保障、組織關(guān)系緊密掛鉤，具有法律效用，是記載人生軌跡的重要依據(jù)。對于教職工不論工作調(diào)動還是評定職稱，晉升晉級，工資調(diào)整，還是入黨或離職，都成為了審核其個人情況的重要依據(jù)。它為個人求職、學(xué)校求才提供大量豐富、動態(tài)、真實有效的原始資料和數(shù)據(jù)。

因此人事檔案即存儲了組織人力資源的信息，也是管理人力資源的重要載體。它為人才的選用、培養(yǎng)、考核中發(fā)揮著重要作用。但現(xiàn)在學(xué)校人事檔案只是做為一種資料保管，沒有充分發(fā)揮其利用價值。存在檔案不完善，有的甚至出現(xiàn)“有檔無人”或“有人無檔”現(xiàn)象。

二、學(xué)校人事檔案管理存在的問題

（一）硬件設(shè)施不達標

很多中學(xué)不重視人事檔案管理，把檔案室放在不具備最基本保管檔案要求的房間。這些硬件包括檔案室和設(shè)備，有些學(xué)校雖建立了檔案室，但認為有一間房間及文件柜足矣。對檔案室房間的位置采光，濕度溫度通風(fēng)防護等方面沒有足夠重視。使檔案室成為學(xué)校長期閑置的庫房。更提不上依規(guī)治檔。再有檔案沒有分類，個人人事檔案材料不完善、一是資料內(nèi)容少。人事檔案只是職工的履歷、學(xué)習(xí)學(xué)歷職稱、家族情況等方面的有關(guān)材料，而反映個人人才類型，管理能力、技術(shù)專長，心理素質(zhì)方面的內(nèi)容較少，人事檔案鑒定評述也存在套話、雷同、千篇一律。因此人事檔案在利用時滿足不了人才的選撥，培養(yǎng)的實際需求。二是歸檔不及時。教職工學(xué)習(xí)、工作、工資等方面的已變更的教職工信息不能及時的修改與補充，歸檔的材料也不規(guī)范，有的材料未經(jīng)相關(guān)組織審查核實和蓋章。無法保證材料的真實、有效。

（二）缺乏專業(yè)的檔案管理員

在有的學(xué)校檔案管理人員是對特殊群體照顧的崗位。有的是年齡大了，不能在一線，就到檔案室；有的學(xué)校檔案室是有些人的曲線救國，暗渡陳倉的跳板，可以這么說檔案室大多人認為是一個學(xué)校的閑職部分。還有大多學(xué)校檔案管理員是身兼數(shù)職，造成檔案工作兼而不顧。由此產(chǎn)生的結(jié)果是檔案管理人員沒有足夠的專業(yè)技能。缺乏檔案管理的理論知識和工作實踐及計算機應(yīng)用能力，只能起到簡單的保管作用。而非做到檔案管理的科學(xué)化規(guī)范化系統(tǒng)化管理。

（三）管理機制滯后

從目前看，學(xué)校人事檔案管理一是沒有統(tǒng)一管理。從工作性質(zhì)上說，一個人的檔案有的在財會部門有的在教學(xué)部門，有的在人事部門，造成一人檔案多部門保管，分散管理的模式，還沒有形成集中歸檔的檔案管理體制，因此不能滿足學(xué)校了解一個人全部信息的要求。二是有的未改變以往的人工記錄管理方法，跟不上現(xiàn)代化社會信息化管理方式。有的雖有電子記錄但也只是錄入些基本的數(shù)據(jù)應(yīng)付臨時工作需要與檢查。三是由于對人事檔案管理沒有進行信息化管理，沒有檢索鏈條，不能對個人信息進行分類篩選，沒有形成紙質(zhì)與電子共同管理的人事檔案管理機制。跟不上時代發(fā)展對檔案工作管理的要求，造成人力資源的極大浪費。

三、優(yōu)化人事檔案管理幾點建議

（一）提高檔案管理人員的素質(zhì)

人事檔案是政策性、專業(yè)性、技術(shù)性較強的工作，它集保密性與服務(wù)性于一體。因此學(xué)校要求檔案管理人員不僅要提高自己的政治品德素質(zhì)，具有較高的責任心、事業(yè)心、進取心；還有要業(yè)務(wù)能力素質(zhì)，具有檔案管理專業(yè)知識與服務(wù)意識、不斷學(xué)習(xí)信息化應(yīng)用管理的能力等。使檔案管理人員成為既懂檔案管理專業(yè)知識，又具有計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的復(fù)合型人才。同時要加強人事檔案管理人員教育培訓(xùn)力度，以適應(yīng)新時期電子檔案管理的需要。以前的檔案管理是手工完成，泄密的可能性較小，但現(xiàn)在信息網(wǎng)絡(luò)化的檔案管理給人力資源的應(yīng)用帶來的便捷也給檔案保管和安全帶來了一定難度。難度一是主觀原因檔案管理中學(xué)校與人員的安全性與保密性不強，二是客觀原因也就是技術(shù)原因，電腦病毒，黑客的攻擊，給人事檔案管理信息安全和保密帶來了威脅。這就要求檔案管理人員不僅有電子文件的特性與應(yīng)用，還要有計算機網(wǎng)絡(luò)系列的安全防護知識。

（二）完善人事檔案管理制度與設(shè)備

制度建設(shè)是做好工作的前提與保證。因此一是要加強制度管理。從而使檔案管理有章可循，有步驟落實。規(guī)定具體歸檔范圍、時間、要求，不斷充實學(xué)校人事檔案內(nèi)容，還要打破分散歸檔局面，使人事檔案管理全面具體詳實。人事檔案不僅體現(xiàn)教職工的工作經(jīng)歷也能體現(xiàn)業(yè)務(wù)能力和個人特長。只有這樣人事檔案才能發(fā)揮其真正的使用價值。二是不斷加強人事檔案硬件設(shè)施，做到人事檔案設(shè)備，庫房、閱檔室和辦公室三室分開。配備相應(yīng)的檔案管理基礎(chǔ)設(shè)備，使檔案房間具有最基本的通風(fēng)、防潮，防霉，防盜、防火條件，添置必備的現(xiàn)代化技術(shù)設(shè)備，改變過去以紙筆為主要工具，且檢索性較差的特性。

（三）提倡人事檔案的電子化管理

將人事檔案的管理重心從實體管理轉(zhuǎn)移到信息化管理上來。當前人事檔案管理工作中還存在著手工管理的方式，不利于人事檔案管理效率的提高，從檔案收集、分檔、整理到審批等，檔案管理人員不僅工作量較大，而且工作效率難以提高。而信息化電子人事檔案管理的應(yīng)用，只需要將個人信息數(shù)據(jù)錄入到計算機系統(tǒng)中就可以反復(fù)對其進行查閱和使用，并利用計算機管理系統(tǒng)可以自動對檔案信息進行分類、提取和加工，不僅工作效率得以提高，而且數(shù)字檔案更易于保存和查詢，有效提升了檔案的利用率，檔案管理成本也得以降低。同時學(xué)校員工的信息采集，員工可以自行參與各自信息填報，信息維護，實現(xiàn)自助服務(wù)，同時個人調(diào)動，信息變更等也可改變原來靠手工傳遞的申報審批手續(xù)。提高了辦事效率，實現(xiàn)了無紙化閱檔。從而實現(xiàn)人事檔案信息的動態(tài)化管理。確保人事檔案接收、傳遞、存儲和利用實現(xiàn)信息一體化。

因此，在當前社會和經(jīng)濟快速發(fā)展的新形勢下，人事檔案管理工作只有適應(yīng)時代需求不斷優(yōu)化完善，積極拓展服務(wù)職能，才能充分展現(xiàn)每個員工的人生價值，為學(xué)校人力資源開發(fā)提供強有力的保障。

參考文獻

[1]賀焱.改革學(xué)校人事檔案管理工作的思考，2005.09.

[2]王莉.淺談學(xué)校人事檔案管理工作，2006.10.

[3]徐光.人事檔案管理信息化初探，2010.08.

[4]劉冰冰.醫(yī)院人力資源管理信息化建設(shè)，2012.10.