王穎

[摘 要]文書(shū)工作是檔案工作的基礎(chǔ)，檔案是文本的綜合，是實(shí)現(xiàn)文本價(jià)值的一種重要體現(xiàn)，文本檔案管理的科學(xué)化、規(guī)范性、信息化是文書(shū)檔案管理的基礎(chǔ)，下文則主要分析當(dāng)前形勢(shì)下如何做好文書(shū)檔案向現(xiàn)代化推進(jìn)的工作。

[關(guān)鍵詞]文書(shū)檔案；管理現(xiàn)代化；推進(jìn)

前言

文書(shū)檔案管理體現(xiàn)了整個(gè)單位的管理水平，是檔案存在的基礎(chǔ)與重要的資源，其管理質(zhì)量的高低直接決定檔案資料的質(zhì)量與完整性，唯有樹(shù)立文書(shū)檔案的規(guī)范性、標(biāo)注化才能促進(jìn)文書(shū)檔案利用率的提高，為單位的建設(shè)與發(fā)展提供有力的保證。由于這類檔案其生產(chǎn)過(guò)程中在內(nèi)容與形式上存在一定的共性，對(duì)檔案的規(guī)律有重要意義。隨著科技的發(fā)展，時(shí)代的進(jìn)步，傳統(tǒng)的檔案管理模式與時(shí)代發(fā)展不相適應(yīng)，不利于長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展，對(duì)此，必須要采取有效對(duì)策加以改進(jìn)，促進(jìn)管理水平的提高。從當(dāng)前的情況來(lái)看，文書(shū)檔案管理的現(xiàn)代化主要具有以下的幾點(diǎn)優(yōu)勢(shì)：

1.文書(shū)檔案現(xiàn)代化管理的高效性

傳統(tǒng)的文書(shū)檔案管理工作完全依賴人工，靠工作人員通過(guò)手工統(tǒng)計(jì)、手工歸納、手工整理等等，不僅工作繁瑣、復(fù)雜，而且工作效率較低，同時(shí)也浪費(fèi)了人力、財(cái)力與物力，制約了管理水平的提高。現(xiàn)代化的管理可以降低勞動(dòng)強(qiáng)度，提高人員利用率，改善工作效率。傳統(tǒng)的文書(shū)檔案管理工作存在立卷難、管理工作難，利用率差的問(wèn)題。具體如下：

1.1傳統(tǒng)檔案管理存在的問(wèn)題

第一，立卷難。立卷工作是文本檔案管理最基本的規(guī)劃與統(tǒng)籌，在立卷的過(guò)程中，要注意對(duì)檔案各個(gè)大綱的歸類及按照標(biāo)題進(jìn)行排列，確定保存期限進(jìn)行裝訂，該工作需要細(xì)致的觀察能力與持久的耐力，這項(xiàng)工作較為枯燥，難度較大且難以掌握。

第二，管理工作難度較大。完成文本組好卷之后，會(huì)根據(jù)其不同特征進(jìn)行編號(hào)，滿足工作需求，這項(xiàng)工作十分繁瑣，而且常會(huì)出現(xiàn)錯(cuò)誤，需要有大量的人力、財(cái)力與時(shí)間方可達(dá)到管理的目的。

第三，利用率較差。傳統(tǒng)的檔案文本裝訂準(zhǔn)確度不高，操作方便性不足，導(dǎo)致其利用率交底，現(xiàn)代化技術(shù)的運(yùn)用，改善了管理水平，減少人為操作，使用技術(shù)手段，發(fā)揮人力資源的作用，減少勞動(dòng)力強(qiáng)度，促進(jìn)管理水平的提高，改善文本檔案管理的合理化與科學(xué)化目標(biāo)，提高檔案的可信度。

1.2現(xiàn)代化技術(shù)的運(yùn)用改善了文書(shū)檔案工作的效率

現(xiàn)代化技術(shù)的運(yùn)用最大的成效就是改善了文書(shū)檔案工作的效率，計(jì)算機(jī)技術(shù)的運(yùn)用大大提升了文書(shū)檔案的運(yùn)用效果，將管理人員從繁瑣的工作中解脫出來(lái)，使其可以有更多的精力從事其他工作，同時(shí)也大大提升了工作的準(zhǔn)確性，降低錯(cuò)誤，使檔案部門(mén)的文書(shū)檔案功能更好的發(fā)揮出來(lái)，更好的為需要的人服務(wù)。

2.運(yùn)用現(xiàn)代化技術(shù)提高檔案資料管理的便捷性

現(xiàn)代化技術(shù)的運(yùn)用對(duì)檔案管理具有十分重要的意義，改善了檔案管理的方便性，應(yīng)用也更為簡(jiǎn)單，利索。傳統(tǒng)的以手工為主的檔案管理方式不僅浪費(fèi)了大量的人力、財(cái)力與物力，而且文本資料不夠全面，漏洞百出，信息含量不足，這都在一定程度上影響檔案管理你水平的提高，無(wú)法滿足發(fā)展的需求，在檔案利用的過(guò)程中問(wèn)題百出，資料不足，利用率差，查找復(fù)雜，可信度較差等都制約了文本檔案價(jià)值的發(fā)揮?，F(xiàn)代化技術(shù)的運(yùn)用在很大程度上改善了文本檔案管理水平，計(jì)算機(jī)技術(shù)的使用也實(shí)現(xiàn)了當(dāng)即立卷，改善了檔案的規(guī)范性與合理性，實(shí)現(xiàn)檔案管理的有序性，近而使檔案由案卷集轉(zhuǎn)變?yōu)槲募瑢?shí)現(xiàn)了從手工刀自動(dòng)化的轉(zhuǎn)變過(guò)程，促進(jìn)檔案管理水平的提高。

3.文書(shū)檔案管理的現(xiàn)代化促進(jìn)了文檔安全性的提升

與傳統(tǒng)檔案管理相比，現(xiàn)代化檔案管理的科學(xué)性與安全性都有了很大成都到的提升，從我國(guó)文書(shū)檔案的傳統(tǒng)管理情況來(lái)看，保護(hù)措施不足，檔案查閱是整體性的，無(wú)法進(jìn)行單一操作，這不僅對(duì)查閱工作造成不利影響，同時(shí)也會(huì)影響到文書(shū)檔案管理的規(guī)范性，與檔案管理的保密要求不相符。現(xiàn)代化技術(shù)的應(yīng)用，計(jì)算機(jī)管理設(shè)備的運(yùn)用該使檔案管理查閱以當(dāng)頁(yè)的形式呈現(xiàn)出來(lái)，不僅便于查閱，同時(shí)也提高了檔案管理的安全性。

4.文書(shū)檔案管理的現(xiàn)代化促進(jìn)檔案管理工作質(zhì)量的提升

所謂文本檔案就是檔案管理的文字資料，其管理最主要的目標(biāo)就是要提高文本資料的利用率，在進(jìn)行檔案管理的過(guò)程中，強(qiáng)化對(duì)質(zhì)量的需求是檔案管理是發(fā)揮其最大價(jià)值的重要體現(xiàn)。在傳統(tǒng)的檔案管理過(guò)程中，立卷工作中存在太多立卷人的思想，主觀意識(shí)過(guò)于濃厚，對(duì)立卷工作的把握科學(xué)性不足，專業(yè)性較差，無(wú)法維護(hù)檔案的高質(zhì)量與高水平發(fā)展目標(biāo)，影響利用者的使用與操作，降低了利用效率。同時(shí)，在進(jìn)行文書(shū)檔案歸檔的過(guò)程中還占用了檔案人員的大量時(shí)間，影響其他工作的發(fā)展，同時(shí)也制約了檔案管理人員素質(zhì)的提高，在這樣的環(huán)境中，檔案利用工作過(guò)于被動(dòng)，利用率低。

實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化的管理后，計(jì)算機(jī)技術(shù)被廣泛的運(yùn)用于文書(shū)檔案管理過(guò)程中，過(guò)去很多由人工完成的工作被計(jì)算機(jī)所取代，將檔案管理人員從繁瑣的整理、歸檔工作中解脫出來(lái)，將大量的時(shí)間與精力用于其他工作中，大大提升了檔案編研與二次信息開(kāi)發(fā)利用工作中，今兒促進(jìn)文書(shū)檔案管理工作質(zhì)量的提升，改進(jìn)了文書(shū)檔案的利用率，使檔案單位的文書(shū)檔案不僅發(fā)揮服務(wù)效能，同時(shí)實(shí)效價(jià)值也有了明顯的改善。

結(jié)束語(yǔ)

今天是知識(shí)經(jīng)濟(jì)的時(shí)代，文書(shū)檔案管理工作必須要做出調(diào)整，更好地滿足時(shí)代發(fā)展的需求，這就對(duì)新時(shí)期文書(shū)檔案管理人員提出了更高的要求，文書(shū)檔案管理人員必須要從傳統(tǒng)的管理模式向現(xiàn)代化的管理模式轉(zhuǎn)變，實(shí)現(xiàn)管理理念的轉(zhuǎn)變，同時(shí)在具體的文書(shū)檔案管理過(guò)程中堅(jiān)持與時(shí)俱進(jìn)，適應(yīng)文書(shū)檔案管理的現(xiàn)代化與辦公自動(dòng)化的需求，為社會(huì)提供更好且更加有效的服務(wù)，發(fā)揮其作用，將其社會(huì)效益與社會(huì)效益發(fā)揮出來(lái)，促進(jìn)文書(shū)檔案管理水平的提高。

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