王慧敏

摘要：在經(jīng)濟(jì)全球化、社會(huì)信息化的背景下，高校教育工作也在不斷提高和完善，只有這樣才能夠滿足國家建設(shè)發(fā)展對(duì)人才的需求，而作為高校教育事業(yè)的一部分，檔案管理是一個(gè)不可缺少的環(huán)節(jié)，但是目前高校檔案管理工作中還存在很對(duì)不規(guī)范的現(xiàn)象，本文針對(duì)這些現(xiàn)狀進(jìn)行分析，并有針對(duì)性的提出改進(jìn)對(duì)策，希望能夠?qū)ξ覈叩冉逃l(fā)展有所助力。

關(guān)鍵詞：高校檔案管理；現(xiàn)狀；改進(jìn)；對(duì)策

引言

高校檔案管理工作會(huì)直接影響檔案工作的質(zhì)量和效率，尤其是在高校教育體質(zhì)不斷改革，教育范圍不斷擴(kuò)大，學(xué)生數(shù)量不斷增加的背景下，檔案管理也需要進(jìn)一步完善和創(chuàng)新，這樣才能夠與新時(shí)期高等教育發(fā)展要求相適應(yīng)，更好為高校教育事業(yè)發(fā)展服務(wù)。

一、現(xiàn)階段高校檔案管理工作現(xiàn)狀

雖然多年來我國高校檔案管理工作力度一直在強(qiáng)化，檔案管理質(zhì)量也有所提高，但是由于檔案管理內(nèi)容多，工作強(qiáng)度大，因此其中依舊有很多問題，改進(jìn)檔案管理對(duì)策迫在眉睫，下面針對(duì)目前檔案管理工作的現(xiàn)狀今昔幾點(diǎn)分析：

1.缺乏高素質(zhì)的檔案管理隊(duì)伍

雖然檔案管理工作對(duì)于高校的發(fā)展十分重要，但是依舊有很多學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)沒有認(rèn)識(shí)到檔案管理的重要性。因此在檔案管理人才的培養(yǎng)上也十分乏力。缺少高素質(zhì)的管理隊(duì)伍，檔案管理很難規(guī)范進(jìn)行。從檔案學(xué)特點(diǎn)來說，檔案管理是一項(xiàng)系統(tǒng)化、專業(yè)性的工作，它對(duì)于管理人員與教師的要求很高。由于學(xué)校內(nèi)部人才流動(dòng)性大，管理人員與教師專業(yè)性很難得到保障，很多管理人員沒有經(jīng)過專業(yè)培訓(xùn)就直接上崗，根本認(rèn)識(shí)不知道檔案管理的工作要點(diǎn)，對(duì)先進(jìn)的管理技術(shù)不熟悉，進(jìn)而影響了檔案管理的規(guī)范性，比如在搜集、歸檔以及裝訂等環(huán)節(jié)上工作不嚴(yán)謹(jǐn)，常常出現(xiàn)歸類錯(cuò)誤等問題。

2.信息化技術(shù)應(yīng)用程度不高

在社會(huì)信息化的大背景下，全面普及檔案管理信息化已經(jīng)成為了當(dāng)前檔案管理事業(yè)的主要趨勢(shì)，信息技術(shù)、計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用，不僅大幅提升了工作效率和質(zhì)量，也實(shí)現(xiàn)了操作上的標(biāo)準(zhǔn)化、自動(dòng)化，為規(guī)范化管理通過了良好的條件。但是目前很多高校在檔案管理的信息化建設(shè)力度不夠，不是沒有建立完善的信息化管理平臺(tái)，就是雖然引入了信息技術(shù)，但卻沒有與學(xué)校發(fā)展實(shí)際相結(jié)合，導(dǎo)致信息技術(shù)優(yōu)勢(shì)無法發(fā)揮，信息化程度不高。

3.欠缺現(xiàn)代化的辦公設(shè)備

檔案數(shù)字化管理依賴于計(jì)算機(jī)設(shè)備以及大量的計(jì)算機(jī)軟件，否則管理將無法進(jìn)行下去。現(xiàn)階段雖然很多高校建立了數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)，也開始強(qiáng)調(diào)數(shù)字化管理的重要性，但是管理卻欠缺規(guī)范，個(gè)別高校計(jì)算機(jī)設(shè)備極少，信息化辦公無法全面落實(shí)。檔案調(diào)取以及閱讀十分不變，雖然引入了數(shù)字化管理理念，但是卻沒有將數(shù)字化硬件與軟件設(shè)備購置完全，導(dǎo)致數(shù)字化檔案管理效果不明顯，檔案資源的作用發(fā)揮不出來。

4.檔案檢索效率相對(duì)較低

現(xiàn)代數(shù)字化檔案管理中計(jì)算機(jī)檢索是作為關(guān)鍵的環(huán)節(jié)，它取代了傳統(tǒng)手工檢索的方式，極大的提升了檔案管理效率和質(zhì)量。但是目前很多學(xué)校在檔案檢索方面的技術(shù)并不完善，檢索效率低，從而加大制約了數(shù)字化檔案管理的進(jìn)程，降低了檔案管理的效率和質(zhì)量。

二、高校檔案管理工作改進(jìn)對(duì)策

在分析了高校檔案管理中存在的各種問題后，下面針對(duì)具體的改進(jìn)對(duì)策進(jìn)行具體分析：

1.完善檔案管理規(guī)章制度環(huán)境

為了能夠確保檔案管理各項(xiàng)工作可以順利進(jìn)行，學(xué)校內(nèi)部必須要建立完善的規(guī)章制度，并且要從學(xué)校實(shí)際情況出發(fā)，結(jié)合學(xué)校當(dāng)前的發(fā)展需要，有針對(duì)性的完善管理策略，在原有規(guī)范的基礎(chǔ)上進(jìn)行創(chuàng)新和補(bǔ)充。以提升學(xué)校檔案管理水平，提升檔案管理地位為目的。檔案管理者必須要嚴(yán)格遵循規(guī)范制度，其他部門的管理人員與教師應(yīng)該積極配合檔案管理工作，一同為檔案管理的規(guī)范化建設(shè)努力。

2.從檔案管理人員隊(duì)伍建設(shè)來提供管理水平

檔案規(guī)范化建設(shè)與檔案人力資源隊(duì)伍的建設(shè)不可分割，必須要具備高素質(zhì)的檔案管理人才，檔案管理規(guī)范化才能得以實(shí)現(xiàn)。所以說高校領(lǐng)導(dǎo)者以及管理人員應(yīng)該將檔案管理人才培養(yǎng)納入學(xué)校戰(zhàn)略發(fā)展部署，積極開展實(shí)踐性、專業(yè)性強(qiáng)的檔案管理培訓(xùn)活動(dòng)，全面提升檔案管理人員的整體素質(zhì)，增強(qiáng)他們的工作責(zé)任心以及職業(yè)道德，使其能夠認(rèn)識(shí)到檔案管理工作得的重要性以及自身的責(zé)任，進(jìn)而在未來的管理中能夠嚴(yán)格遵守各項(xiàng)規(guī)章制度，充分發(fā)揮自身職能，促進(jìn)檔案管理規(guī)范化建設(shè)。

3.增加經(jīng)費(fèi)投入，提升檔案資源開發(fā)水平

高校應(yīng)該從當(dāng)前的發(fā)展形勢(shì)出發(fā)，客觀認(rèn)識(shí)到當(dāng)前檔案管理的關(guān)鍵，而檔案資源開發(fā)需要大量的經(jīng)費(fèi)，因此高校應(yīng)該建立檔案管理專項(xiàng)資金，做到?？顚Ｓ?，依靠地方政府以及其他機(jī)構(gòu)的提供資金，資金來源講究多源化，政府財(cái)政在新的經(jīng)濟(jì)發(fā)展時(shí)期，所面臨的財(cái)政支出越來越多，高校應(yīng)該通過綜合運(yùn)用多種手段，幫助政府減輕負(fù)擔(dān)。另外，學(xué)校還必須要強(qiáng)化信息化建設(shè)力度，并且通過完善檔案管理機(jī)制，強(qiáng)化檔案管理人員建設(shè)力度，充分利用信息技術(shù)，充分發(fā)揮檔檔案管理力度和作用，為學(xué)校教育工作提供更多的資料和依據(jù)。3.2建立健全高校檔案管理工作的各

4.建立健全規(guī)章制度

應(yīng)根據(jù)有關(guān)檔案法規(guī)和本校、系的實(shí)際情況，制定和調(diào)整檔案的各項(xiàng)管理制度。使教學(xué)檔案管理全而實(shí)行“三納入”“四保證”，即納入高校管理制度之中；納入各級(jí)管理人員崗位責(zé)任，作為考核教學(xué)質(zhì)量和管理水平的標(biāo)準(zhǔn)之一；納入單位考核、獎(jiǎng)懲制度之中；做到領(lǐng)導(dǎo)有保證，工作人員有保證，工作時(shí)間有保證，經(jīng)費(fèi)開支有保證。使檔案原始材料在有序的過程中得以積累，從根本上保障檔案工作的有效性、準(zhǔn)確性和完整性。建立起由分管領(lǐng)導(dǎo)、部門專兼職檔案員等為主要成員的檔案管理網(wǎng)絡(luò)，并由上而下建立起嚴(yán)密的層層監(jiān)督機(jī)制，明確崗位責(zé)任制和檢查評(píng)比制度。

結(jié)束語

高校檔案管理信息化建設(shè)，是檔案管理工作發(fā)展的必然趨勢(shì)，從目前高校檔案管理的情況來看，管理制度不完善，信息化程度低，檔案管理者素質(zhì)不高的問題非常普遍，這必然會(huì)制約檔案管理工作的可持續(xù)發(fā)展，會(huì)無法滿足高校教育教學(xué)的各項(xiàng)要求，因此本文針對(duì)高校檔案管理的現(xiàn)狀進(jìn)行了分析，并提出了具體的優(yōu)化對(duì)策，希望能夠?yàn)橄嚓P(guān)的管理者提供一些建議和參考。

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