張琳

摘 要：醫(yī)學(xué)科研檔案是對(duì)醫(yī)院科研活動(dòng)的真實(shí)記錄，是醫(yī)學(xué)科技知識(shí)的重要載體，是豐富的信息資源，是實(shí)施醫(yī)療、教學(xué)、科研工作的重要依據(jù)。管理好、利用好醫(yī)院科研檔案對(duì)提高醫(yī)院的管理水平，總結(jié)臨床經(jīng)驗(yàn)，提高科研工作質(zhì)量有非常重要的意義，同時(shí)，也為發(fā)展醫(yī)學(xué)科學(xué)和建設(shè)文明醫(yī)院奠定了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

關(guān)鍵詞：醫(yī)學(xué)科研檔案；歸檔管理工作；現(xiàn)狀；應(yīng)對(duì)策略

1 醫(yī)學(xué)科研檔案的定義

醫(yī)學(xué)科研檔案管理是科研管理工作的重要組成部分，是科研活動(dòng)的重要環(huán)節(jié)，所以，必須將其納入科研計(jì)劃、管理制度和有關(guān)人員的工作中，并與計(jì)劃管理、課題管理、成果管理等工作緊密結(jié)合。同時(shí)，在工作過程中，必須實(shí)行科研工作和建檔工作“四同步”管理，即下達(dá)計(jì)劃任務(wù)與提出歸檔要求同步，檢查計(jì)劃進(jìn)度與檢查科研文件檔案材料同步，驗(yàn)收、鑒定科技成果與驗(yàn)收、鑒定科研檔案材料同步，上報(bào)等級(jí)、評(píng)審科技成果與檔案部門出具科研課題歸檔情況的證明材料同步。這樣做的最終目的是確保醫(yī)學(xué)科研檔案的完整性、準(zhǔn)確性、系統(tǒng)性和安全性，以便于開發(fā)利用，從而實(shí)現(xiàn)醫(yī)學(xué)科研檔案工作從經(jīng)驗(yàn)管理向科學(xué)管理轉(zhuǎn)變，為醫(yī)院工作和社會(huì)發(fā)展服務(wù)。

2 醫(yī)學(xué)科研檔案歸檔管理工作現(xiàn)狀

2.1 科研材料收集不全面

醫(yī)學(xué)科研檔案的內(nèi)容本應(yīng)十分豐富，但是，如果醫(yī)學(xué)科研檔案的管理工作沒有完整的管理體系和完整的資料，將會(huì)直接影響科研檔案管理工作的有效開展，同時(shí)，也會(huì)降低醫(yī)學(xué)科技檔案的完整性和準(zhǔn)確性。醫(yī)院前期大多科研檔案僅保存了最終的申報(bào)、審批材料，一些重要的科研項(xiàng)目形成的科技材料未歸檔，只是在科研人員個(gè)人或課題組內(nèi)部保存和管理，給科研檔案的整理、歸檔和醫(yī)學(xué)科研檔案的日常管理工作造成了一定的困擾。

2.2 科研檔案管理制度不完善

由于醫(yī)學(xué)科學(xué)研究的時(shí)間跨度大——少則數(shù)月，多則數(shù)年才能完成，導(dǎo)致哪些資料應(yīng)該歸檔，什么時(shí)間收集整理，各種補(bǔ)救措施的實(shí)施等問題未能及時(shí)形成統(tǒng)一的制度規(guī)定。管理制度不健全，缺乏有效的制約手段是導(dǎo)致醫(yī)學(xué)科研檔案完整、全面歸檔的執(zhí)行和落實(shí)力度不足的主要原因。

2.3 科研工作人員缺乏歸檔意識(shí)

醫(yī)院科研人員往往只重視科研活動(dòng)的過程和科技成果的鑒定與報(bào)獎(jiǎng)，對(duì)科研檔案的重要性認(rèn)識(shí)不足，對(duì)其管理技術(shù)也不精通。這直接為科研檔案管理工作增添了難度，根本無法保證歸檔質(zhì)量。雖然醫(yī)院成立了綜合檔案室，但是，科研檔案管理人員都是以兼職人員的身份來管理資料，在時(shí)間和精力上得不到保障，同時(shí)，科研人員和兼職檔案管理人員都缺少必要的檔案知識(shí)。

2.4 科研檔案有效利用與開發(fā)不夠

鑒于醫(yī)院建院時(shí)間較長，受醫(yī)療用房場地的限制，各門類檔案無法集中統(tǒng)一管理，所以，只能分室管理，保管方式不達(dá)標(biāo)。在迎接等級(jí)醫(yī)院評(píng)審前，醫(yī)學(xué)科研檔案沒有完全使用專用的統(tǒng)一檔案柜和規(guī)格統(tǒng)一的檔案盒來盛裝保管科研資料，而且對(duì)書面材料、磁帶、光盤等資料缺乏科學(xué)的分類、編排，導(dǎo)致科研檔案的保管質(zhì)量下降，損害程度加大，保管期限縮短。另外，醫(yī)學(xué)科研檔案的專業(yè)性和成套性又導(dǎo)致科研檔案的歸檔質(zhì)量欠佳，醫(yī)院對(duì)檔案的利用和開發(fā)力度不夠，也未將科研檔案與科技生產(chǎn)活動(dòng)聯(lián)系起來。

3 加強(qiáng)醫(yī)學(xué)科研檔案管理的策略

3.1 實(shí)行了科研課題全過程管理

為了保證醫(yī)院科研資料的完整性和科研檔案的真實(shí)性，應(yīng)采取科研課題研究全過程的檔案管理方式。

3.1.1 立項(xiàng)指導(dǎo)

因?yàn)榕R床科研人員不熟悉檔案收集程序，所以，在科研立項(xiàng)時(shí)，由醫(yī)院綜合檔案室專職檔案員協(xié)同科教科的一名兼職檔案員，根據(jù)科研設(shè)計(jì)內(nèi)容，將科研項(xiàng)目的歸檔內(nèi)容和要求書面告知項(xiàng)目負(fù)責(zé)人，并對(duì)其進(jìn)行指導(dǎo)，同時(shí)，兼職檔案員具體負(fù)責(zé)該項(xiàng)目所形成的各種文件材料的收集工作。

3.1.2 中期檢查

在科研項(xiàng)目開展的過程中，要求科教科的兼職檔案員及時(shí)了解和掌握科研項(xiàng)目的進(jìn)展，檢查項(xiàng)目每一階段應(yīng)形成的原始材料，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)糾正，以確保研究活動(dòng)中原始材料的真實(shí)性和準(zhǔn)確性。

3.1.3 參與驗(yàn)收

在科研課題結(jié)題驗(yàn)收前，要求項(xiàng)目負(fù)責(zé)人將該項(xiàng)目的全部文件材料送科教科審核，兼職檔案員要認(rèn)真檢查原始資料、實(shí)驗(yàn)記載形成和管理情況、驗(yàn)收研究材料的形成質(zhì)量。

3.1.4 審核鑒定

醫(yī)院綜合檔案室檔案員要全程跟蹤研究項(xiàng)目，確保材料的完整性，保證科研檔案的質(zhì)量?？蒲许?xiàng)目結(jié)題后，科教科的兼職檔案員將檔案移交到醫(yī)院綜合檔案室，由醫(yī)院綜合檔案室專職檔案員按照科研檔案的歸檔要求審核鑒定項(xiàng)目的檔案材料，并將它們集中歸檔到醫(yī)院綜合檔案室。當(dāng)各項(xiàng)目組課題申請(qǐng)上級(jí)驗(yàn)收、鑒定、申報(bào)科研成果時(shí)，都可以按照規(guī)定程序向醫(yī)院綜合檔案室借閱。

3.2 建立健全醫(yī)學(xué)科研檔案管理制度

依據(jù)《檔案法》和國家相關(guān)管理?xiàng)l例，結(jié)合醫(yī)院的實(shí)際情況和具體要求，制定了包括《醫(yī)學(xué)科研檔案接收保管制度》《科研檔案整理制度》《科研檔案借閱制度》等在內(nèi)的一系列可行的科研檔案管理規(guī)章制度，并明確科研檔案資料管理的責(zé)任和義務(wù)，明確了各科室在檔案管理中扮演的角色，明確規(guī)定了科研人員和科研檔案管理人員在檔案移交、接收、管理和利用等工作中的任務(wù)，使歸檔和立卷有標(biāo)準(zhǔn)、借閱有規(guī)定、管理有制度，確保醫(yī)學(xué)科研檔案各項(xiàng)基礎(chǔ)工作落到實(shí)處。

3.3 全面提高科研人員的歸檔意識(shí)

3.3.1 加大宣傳力度，強(qiáng)化認(rèn)知

利用醫(yī)院局域網(wǎng)、OA 辦公系統(tǒng)和短信平臺(tái)貫徹落實(shí)《檔案法》的相關(guān)內(nèi)容，使廣大醫(yī)務(wù)人員真正認(rèn)識(shí)到科研檔案是醫(yī)院資源而并非個(gè)人的私有財(cái)產(chǎn)。積累和形成醫(yī)學(xué)科研檔案的過程對(duì)醫(yī)學(xué)事業(yè)的發(fā)展有極為重要，它是取得科研成果的重要基礎(chǔ)，在醫(yī)療工作中占有非常重要的位置。因此，應(yīng)當(dāng)正確認(rèn)識(shí)檔案與醫(yī)療工作的關(guān)系，將醫(yī)學(xué)科研檔案的形成過程當(dāng)作醫(yī)療工作的一個(gè)重要組成部分，自覺提高對(duì)科研檔案的認(rèn)識(shí)，主動(dòng)搜集和移交科研檔案，使之真正起到真實(shí)記錄醫(yī)學(xué)科研工作全過程的作用。

3.3.2 加強(qiáng)檔案業(yè)務(wù)知識(shí)的培訓(xùn)

組織醫(yī)學(xué)專業(yè)技術(shù)人員參加檔案業(yè)務(wù)方面的培訓(xùn)，讓他們學(xué)習(xí)更多這方面的知識(shí)，讓科研管理人員和科研人員掌握醫(yī)學(xué)科研檔案的基本知識(shí)以及醫(yī)學(xué)科研檔案保存、收集、歸檔和移交的基本方法。同時(shí)，聘請(qǐng)檔案專業(yè)管理技術(shù)人員指導(dǎo)科研人員完成科研課題、成果歸檔工作，并制作相關(guān)課件為他們進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)，結(jié)合課題、成果實(shí)例向科研人員詳細(xì)講解醫(yī)學(xué)科研檔案的存檔方法和要求，從而增強(qiáng)他們的科研歸檔意識(shí)，提高歸檔材料的質(zhì)量。

3.4 提高醫(yī)學(xué)科研檔案的利用和轉(zhuǎn)化價(jià)值

運(yùn)用行政手段和方法集中統(tǒng)一管理檔案是建立科學(xué)的檔案管理體系，實(shí)現(xiàn)檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化的基礎(chǔ)。針對(duì)醫(yī)院檔案保管基礎(chǔ)設(shè)施比較差的問題，醫(yī)院加大了對(duì)檔案工作硬件、軟件設(shè)備的投入力度，重點(diǎn)改善了現(xiàn)有科研檔案的管理?xiàng)l件，配備了收藏音像圖片資料、電子數(shù)字資料的設(shè)備，保證檔案資料的存放符合保管要求——分門別類，整齊規(guī)范，保證室內(nèi)空氣、溫度、濕度要求，做到防火、防潮、防盜、防蟲等，進(jìn)而為利用者方便、快捷地查找檔案資料創(chuàng)造了條件。

4 結(jié)束語

綜上所述，醫(yī)學(xué)科研檔案是科研管理工作的重要組成部分，是對(duì)醫(yī)學(xué)研究和醫(yī)療實(shí)踐的真實(shí)記錄，是醫(yī)學(xué)科技知識(shí)的載體，它具有專業(yè)性強(qiáng)、成套性強(qiáng)、連續(xù)性強(qiáng)和綜合性強(qiáng)等特點(diǎn)。

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