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        試談提高檔案管理科學(xué)化對(duì)策

        2017-04-18 23:00:47曾波
        進(jìn)出口經(jīng)理人 2016年13期
        關(guān)鍵詞:科學(xué)化檔案管理現(xiàn)狀

        曾波

        摘 要:本文針對(duì)提高檔案管理科學(xué)化對(duì)策論題,分析了檔案管理工作現(xiàn)狀;闡明了檔案管理科學(xué)化的意義;論述了提高檔案管理科學(xué)化對(duì)策。

        關(guān)鍵詞:檔案管理;現(xiàn)狀;科學(xué)化;意義;對(duì)策

        檔案管理是一門不斷發(fā)展的系統(tǒng)管理工程,如果檔案管理不能跟隨科技的發(fā)展與社會(huì)進(jìn)步的步伐一同發(fā)展的話,就面臨對(duì)相關(guān)的工作造成障礙的后果?,F(xiàn)階段,我國正處于市場經(jīng)濟(jì)與經(jīng)濟(jì)全球化快速發(fā)展的時(shí)期。在這種新形勢下,需要對(duì)檔案管理工作進(jìn)行一定的改進(jìn),具體體現(xiàn)在要根據(jù)全新的管理理念與科學(xué)的管理方法對(duì)檔案管理工作的整個(gè)工程進(jìn)行系統(tǒng)化地劃分,以保證檔案管理工作可以滿足形勢發(fā)展的需要。

        一、檔案管理工作現(xiàn)狀

        目前檔案管理工作中存在一些問題,這些問題主要集中在相關(guān)工作人員與領(lǐng)導(dǎo)與檔案管理工作的重視程度不夠,相關(guān)檔案管理人員素質(zhì)較低,部分單位檔案管理手段比較落后等這幾個(gè)方面。 由于相關(guān)人員的檔案管理意識(shí)的模糊,很多相關(guān)檔案資料上交的拖沓與不及時(shí),從而造成單位新檔案管理內(nèi)容和管理方式。檔案文件材料未能及時(shí)清理歸檔,其中重要原因是部分檔案工作領(lǐng)導(dǎo)及檔案管理人員思想重視不足,根本沒把檔案工作放在與單位其他工作同等位置,視檔案管理這項(xiàng)工作可有可無。

        二、檔案管理科學(xué)化的意義

        檔案作為一種信息資源,是對(duì)單位發(fā)展、技術(shù)、科研和經(jīng)營等活動(dòng)的真實(shí)記錄和一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作。檔案管理工作是一項(xiàng)政策性、機(jī)密性、專業(yè)性較強(qiáng)的工作,各級(jí)管理部門都應(yīng)該充分認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要性。檔案作為一種信息資源,是對(duì)單位發(fā)展、技術(shù)、科研和經(jīng)營等活動(dòng)的真實(shí)記錄和一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作。檔案管理不僅對(duì)局部單位的工作和生產(chǎn)有意義,對(duì)整個(gè)社會(huì)也有非常重要作用。

        (一)提高檔案管理科學(xué)化水平有利于進(jìn)一步完善、剖析單位歷史原貌與發(fā)展進(jìn)程,是實(shí)現(xiàn)上述目標(biāo)的有效途徑。同時(shí),檔案管理在建設(shè)和發(fā)展經(jīng)濟(jì)、意識(shí)形態(tài)層面也有著不可替代的巨大作用。

        (二)順應(yīng)信息化發(fā)展趨勢。在信息化時(shí)代的背景下,傳統(tǒng)檔案管理方式工作強(qiáng)度大、工作繁瑣的缺點(diǎn)日益明顯,給查找檔案帶來一定的困難。在現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)技術(shù)發(fā)達(dá)的環(huán)境下,將高新技術(shù)利用到檔案管理中來,并把這種新型檔案管理方法付諸實(shí)踐,能夠使檔案管理的科學(xué)化水平得以提升,并在實(shí)際工作中得到廣泛應(yīng)用。

        (三)利于檔案管理人員素質(zhì)的提升。提高檔案管理科學(xué)化水平就意味著對(duì)管理人才的相關(guān)素質(zhì)加以培訓(xùn)與提升,也是促進(jìn)檔案事業(yè)健康發(fā)展的必要前提。

        (四)加強(qiáng)檔案科學(xué)化管理,維護(hù)檔案的完整與安全、方便利用,就必須加強(qiáng)管理意識(shí),確立管理方向。如依據(jù)檔案法的相關(guān)規(guī)定,制定《檔案管理制度》和各項(xiàng)檔案管理細(xì)則,從入檔、歸檔、檔案管理、利用等各個(gè)方面嚴(yán)格落實(shí)管理責(zé)任,并培養(yǎng)檔案管理人員的責(zé)任意識(shí),牢記檔案管理的重要性。根據(jù)檔案管理的性質(zhì)和要求,嚴(yán)格落實(shí)檔案保密規(guī)定,禁止私自外借,嚴(yán)禁泄露檔案內(nèi)容。牢固樹立檔案管理服務(wù)于單位工作的意識(shí),加大檔案管理基礎(chǔ)設(shè)備投入,人員投入,為單位的其他人員充分利用檔案資料創(chuàng)造良好的服務(wù)內(nèi)容和服務(wù)環(huán)境。要求檔案管理人員充分利用檔案資料,發(fā)揮檔案資料的宣傳價(jià)值和信息價(jià)值。通過選編,統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)檔案資料匯編等形式,發(fā)揮檔案本身的價(jià)值,從而把“死檔案”變成“活資料”。

        三、提高檔案管理科學(xué)化對(duì)策

        檔案管理科學(xué)化水平的提升,不僅可以有效增強(qiáng)檔案部門的實(shí)際工作效率,而且對(duì)于部門機(jī)構(gòu)的經(jīng)營管理水平提高有著積極的促進(jìn)作用。

        (一)積極完善和宣傳檔案法律法規(guī)。首先是檔案行政管理部門應(yīng)加強(qiáng)檔案執(zhí)法隊(duì)伍建設(shè),依法監(jiān)督和指導(dǎo)檔案工作。各單位應(yīng)堅(jiān)持“多宣傳、多聯(lián)絡(luò)、多接觸、多服務(wù)”的工作方法,促進(jìn)檔案工作規(guī)范化建設(shè)。并與相關(guān)部門加強(qiáng)溝通與協(xié)調(diào),共同督促,積極營造建檔氛圍,使機(jī)關(guān)單位檔案工作走上標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、科學(xué)化軌道。其次是機(jī)關(guān)單位自身層面,要構(gòu)建科學(xué)化檔案管理機(jī)制。只要符合國家檔案法規(guī),實(shí)行集中統(tǒng)一管理原則,有利于檔案工作開展,要做到科學(xué)利用信息化手段。

        (二)提高管理人員的素質(zhì)。從檔案管理的工作特點(diǎn)來看,其工作連續(xù)性強(qiáng),許多工作,特別是基礎(chǔ)業(yè)務(wù)和規(guī)章制度建設(shè),需要檔案人員較長時(shí)間的學(xué)習(xí),積累經(jīng)驗(yàn),才能逐漸適應(yīng)或逐步完善。因此,加快專業(yè)檔案管理人才的培養(yǎng),也是實(shí)現(xiàn)檔案管理科學(xué)化的重要方法之一。這就要求檔案工作人員除了在本單位檔案收集、整理、鑒定、保管等方面下功夫外,還應(yīng)著重做好相關(guān)單位檔案的編目、檢索、編研等工作,編制較適用的單位檢索工具,建立健全檢索體系等參考資料,及時(shí)、系統(tǒng)、完整地提供、滿足單位檔案利用工作的需要。在此基礎(chǔ)上加強(qiáng)對(duì)單位檔案的保管工作,隨時(shí)準(zhǔn)備為利用者提供所急需的相關(guān)檔案。

        (三)提高檔案的信息化,以待檔案管理的科學(xué)化。檔案管理的信息化可以使得檔案工作能夠更具科學(xué)化的主要手段,能夠更好將檔案事業(yè)具備科學(xué)現(xiàn)代化水平。檔案管理應(yīng)當(dāng)加大投入,將檔案管理的基本設(shè)施提升,使得檔案管理載體具有多樣化。合理的運(yùn)用現(xiàn)代化的技術(shù)手段完善電子檔案,健全完善電子檔案室。并且采用現(xiàn)代化的通訊手段將檔案資源能夠?qū)崿F(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化,使得檔案管理更具備科學(xué)化水平。

        提高檔案管理科學(xué)化是新時(shí)期檔案工作面臨的新機(jī)遇和新挑戰(zhàn),是順應(yīng)信息化迅速發(fā)展的必然趨勢,也是檔案管理朝規(guī)范化、制度化、標(biāo)準(zhǔn)化方向發(fā)展的重要途徑,更是推進(jìn)經(jīng)濟(jì)社會(huì)不斷發(fā)展的有力保障。

        參考文獻(xiàn):

        [1]羅許慧.提高檔案管理科學(xué)化水平的路徑選擇[J].經(jīng)濟(jì)與社會(huì)發(fā)展研究.2015(11).

        [2]向曉晴.關(guān)于提高檔案管理科學(xué)化水平的路徑選擇的探究[J].經(jīng)營管理者,2014(26).

        [3]柳青.信息時(shí)代檔案管理工作面臨的問題及對(duì)策[j].中國成人教育,2005(04).

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