李海燕

宿州學院校辦公室，宿州，234000

高校官網通知中不規(guī)范問題探析

李海燕

宿州學院校辦公室，宿州，234000

為引起高校官網通知制文者的重視，提高高校官網通知的質量，促進高校官網通知工作的規(guī)范化，概述了高校官網通知在學校管理中的重要性;結合實例，分析了當前高校官網通知中存在的常見問題：內容表述不準確，格式編排不規(guī)范，原則遵守不到位；并指出了出現問題的主要原因：通知制發(fā)者專業(yè)素養(yǎng)不夠，制文者公文意識淡薄，審核者態(tài)度有失嚴謹，校園系統(tǒng)不夠健全。最后，就如何規(guī)范高校官網通知，提出了建議：一是制發(fā)者要不斷提升專業(yè)素養(yǎng)，二是有關領導和制發(fā)者要提高思想認識，三是要建立問責制度，四是要健全校園網絡系統(tǒng)。

高等學校；官網通知；規(guī)范性問題

高校官網通知匯集了各單位、部門可公布的各類周知性、公布性、轉發(fā)性信息，是確保學校教育、教學、科研工作順利開展的重要工具。近年來，高校推行無紙化辦公模式，提升管理水平，這對高校官網通知的規(guī)范化提出更高的要求。然而，目前高校官網通知中存在不規(guī)范問題現象嚴重，影響通知的有效程度，關涉發(fā)文單位的形象。目前學界有關通知寫作中不規(guī)范問題研究成果頗豐，例如李梅等從標點符號、主送對象、內容模糊、邏輯矛盾等角度實例分析通知寫作中易出現的常規(guī)性問題[1]319；岳海翔從文種選擇、標題擬寫，通知發(fā)布的載體形式等六個方面闡釋通知寫作中易出現的專業(yè)性問題[2]91，但此類研究大都是從公文的角度論述通知寫作中的不規(guī)范問題。筆者從黨和國家公文法規(guī)和約定俗成角度出發(fā)，探析高校官網通知中的不規(guī)范問題，以期引起官網通知制文者的重視，促進官網通知的規(guī)范化。

1 高校官網通知在學校管理中的重要性

1.1 拓展工作平臺，提高工作效率

“公文作為一個特殊的媒介，起著上傳下達、交流信息、溝通情況的重要作用”[3]，是高校宣傳黨和國家教育思想、方針、政策，請示、匯報學校工作，指導教學、科研，商洽聯(lián)系事宜的重要工具。在中央“帶頭精簡會議和文件，勤儉節(jié)約，降低行政成本”的形勢下，文件印發(fā)數量減少、報送范圍縮小，在此背景下，高?；诠芾砉ぷ鞯男枰?，高校官網通知被廣泛應用，成為高校信息集散的主要平臺，與高校行政公文一起，滿足了師生及時高效獲取信息資源的需求，拓展了高校信息傳遞和交流的方式。同時，傳統(tǒng)公文投遞速度慢、周知范圍小，不僅存在傳遞上的不安全，也影響了文件執(zhí)行的質量和效果，而官網通知的制發(fā)具有流程短、速度快、信息含量大、覆蓋面廣，節(jié)省了環(huán)節(jié)、縮短了距離，提高了工作執(zhí)行速度與力度。

1.2 公開行政事務，提升服務水平

高校官網通知包含了教學科研活動、學生管理工作、人事安排、工資福利、財務管理、項目招標、重大事項決策以及各項管理規(guī)章制度等，涉面廣、層次深，教職員工可以隨時了解和關注學校每一項決策制定、制度出臺過程以及各項工作進展情況，拓寬了學校政務公開的形式，提升了學校工作透明度，使學校的各項工作都能充分接受師生員工的監(jiān)督，廣泛聽取他們的意見、建議，切實有效地解決學校管理過程中存在和可能出現的問題，使學校發(fā)展與師生需求相契合，從而提高管理和決策的科學性，促進高校民主管理的進程。

1.3 實現資源共享，推動部門協(xié)作

高校管理工作包括行政管理和教學管理，行政部門之間、教學單位之間以及行政部門與教學單位之間辦公獨立，交流少，協(xié)作性差。為了改變這種工作方式，高校通過內部局域網采用網絡互聯(lián)建立有效的信息發(fā)布平臺，以制發(fā)通知的形式開發(fā)、集成、處理信息，解決了以往信息收集、處理和發(fā)布過程相分割的問題，實現資源共享。一方面資源共享為師生員工提供各類教育教學信息，滿足了師生員工的需求，提高了師生的生活質量；另一方面資源共享增進了單位、部門之間的相互了解，避免單位、部門之間的工作重復，推動了高效率協(xié)作和協(xié)同工作，提高了學校的科學決策水平和辦事效率，從而提高辦學質量。

2 高校官網通知中的不規(guī)范問題

高校官網通知除部分是已印發(fā)公文的網絡發(fā)布外，大都無發(fā)文機關標識、無發(fā)文字號、無需加蓋公章、無印發(fā)日期等內容，在體式上與正式印發(fā)的通知公文有所不同?！皩νㄖ膶懽?黨和國家公文法規(guī)中有明確的規(guī)定,要按規(guī)定去辦;尚無明確規(guī)定的問題,應堅持約定俗成去辦,不可隨心所欲?！盵4]由于沒有關于網絡通知制發(fā)的明確法規(guī)，各高校官網通知制發(fā)中都存在不規(guī)范的問題，主要表現為以下幾方面。

2.1 內容表述不準確

2.1.1 標題表述不正確

通知標題三要素為發(fā)文機關、事由、文種，如《××學院關于召開全校教職工大會的通知》,也可以省略發(fā)文機關,《關于召開全校教職工大會的通知》。事由是通知標題的核心，準確概括通知的主要內容[2]91，便于讀者看標題知內容。常見標題表述錯誤有成分殘缺，如《××學院關于開展評選表彰優(yōu)秀教師和優(yōu)秀教育工作者的通知》,動詞“開展”后面缺少賓語“活動”；搭配不當，如《關于強化黨風廉政建設責任制有關規(guī)定的試行辦法》,動詞“強化”與賓語“有關規(guī)定”搭配不當。

2.1.2 附件與正文不一致

官網通知的附件是通知的一部分，一般以超鏈接形式附帶，需要閱讀者下載閱讀[5]。附件的這種“隱含”性是制作者最易忽視的部分。如某高校官網上一則關于全國大學生英語競賽初賽獲獎名單公示。全國大學生英語競賽在相關高校舉行初賽，省組委會舉辦決賽，共分四個比賽項目，四級獎項(特等獎、一等獎、二等獎、三等獎)，初賽評出二三等獎，決賽評出特等獎和一等獎。但下載通知附件后發(fā)現，初賽獲獎名單的通知附件中包含了一等獎的獲獎者，從比賽賽制可知，一等獎應由決賽選出。

2.1.3 錯字、漏字

“準確性是公文語言的性命，是公文語體修辭最基本、最重要的要求和特點?！盵6]高校官網通知常常出現錯字、漏字現象，如一則開學領取教材的通知“現場確認領取教材的名單，指派的學生請聽從現場工人員的安排……”應是“聽從現場工作人員的安排”，少了一個“作”字；“在新學期，后勤集團將再接再厲，做好全校后勤服務保障工作，不孚全校師生員工的期望”這則通知中，“負”錯寫為“孚”，文意由“達到大家對自己的期望，使大家的希望得以實現”變?yōu)椤皼]有達到大家的期望，使別人對自己的希望落空”，一字之差文意卻差之千里，甚至相悖。

2.2 格式編排不規(guī)范

2.2.1 標點符號使用不規(guī)范

標點符號使用不當在官網通知中也很常見。如一則印發(fā)多個規(guī)章制度的通知，其正文為“《××學院會議、培訓、活動經費管理辦法(試行)》、《××學院政府采購管理辦法》等規(guī)章制度經校黨委會審議，予以下發(fā)，請認真貫徹執(zhí)行”，其中，錯處一：文件標題中用了頓號，而公文規(guī)范要求標題不用標點符號，故“××學院會議、培訓、活動經費管理辦法(試行)”中的頓號應當改為空一格；錯處二：兩個書名號之間用了頓號，按照公文規(guī)范兩書名號之間一般不用標點符號。若是書名號后有(校字〔2017〕××號)說明，則需加標點符號，且發(fā)文字號中的年份必須用六角括號“〔〕”括入。此外主送機關、附件后應當用全角冒號等。

2.2.2 附件說明形式不規(guī)范

“附件說明”是附件在正文之后的目錄呈現形式，標準形式為正文最后下空一行左空2格標注“附件”，以冒號跟附件標題。若附件較多，用阿拉伯數字加圓點依序而列。在高校官網通知中，有關附件格式錯誤的問題大體為以下幾種。

一是附件位于成文日期之后。

××××××

×年×月×日

附件：××××××××××

二是多個附件標識。

附件1：××××××××××

附件2：××××××××××

三是附件名稱用標點符號。

附件: 1.《××××××××××》

2.《××××××××××》

四是附件后加標點符號。

附件：1.××××××××××。

2.××××××××××。

2.2.3 成文日期書寫不規(guī)范

成文日期中的數字均用阿拉伯數字，其中年份標全稱，月、日無虛位(即1不編為01)[7]，如2016年9月10日。常見的成文日期錯誤格式有漢子格式“二O一六年九月十日”、用阿拉伯數字“0”代替“O”的“二0一六年九月十日”、漢子數碼大小寫雜糅的“二零一六年九月十日”、夾雜拼音或英文寫法的“二O一六年九月十日”、數字簡寫“2016.09.10”“2016/9/10”“2016-9-10”等，這類夾雜數字、拼音、英文、漢字的表達方式都是不規(guī)范的。

2.3 原則遵守不到位

2.3.1 發(fā)布不及時

通知是一種講究快速靈活的公文文種，在具體時間內及時被傳達給收文者是快速完成工作的前提[8]。尤其是突發(fā)性的、全國范圍類的、不及時執(zhí)行影響工作，要求收文機關及時發(fā)布通知，布置工作任務，傳達相關要求。未能及時轉發(fā)并布置工作，不僅使上級文件精神不能及時落實，更會影響學校以及全體教職工的利益。如轉發(fā)申報各類項目，參加國家級、省級各類比賽的通知，或以單位名義申報各類榮譽稱號，如申報省級文明單位等，因未能及時轉發(fā)通知并布置工作，縮短了準備申報材料的時間，影響了材料的豐富性和完備性，以致實際條件優(yōu)渥卻未評選上，影響了學校和教職工本人的榮譽。

2.3.2 行文不簡潔

用詞是否凝練，行文是否簡潔，決定通知的質量和效力[9]。通知的正文部分一般由“為什么”“做什么”“怎么做”三部分構成?！盀槭裁础奔赐ㄖl(fā)布的原因，要簡明扼要，讓閱讀者一目了然，不可贅述。但在高校官網通知中常常出現“橡皮圖章語言”(即可以普遍套用的語言)，如“在……大力支持下”“在……領導下”“在……親切關懷下”等，中間語句冗長，以至于一則通知讀到三分之二處還不知通知的行文宗旨。

2.3.3 一文多事不確切

一文多事即一則通知包含多項內容，既便于一次了解多條信息，又體現了學校工作的條理性、統(tǒng)籌性。如高校暑期留校學生的管理服務工作涉及到宿舍、教室、圖書館、食堂、澡堂等方面，若有關部門對涉及本部門的相關工作分別發(fā)布通知，則過于繁多，缺乏統(tǒng)籌，應采用一文多事，匯總各部門的工作，從學校層面發(fā)布一則通知即可。但并非所有通知均可采用一文多事式，如關于做好省高校自然科學研究項目和人文社科研究項目申報工作的通知，雖同為項目申報工作且隸屬于同一部門，但兩個項目的申報對象不同，具體內容不同，易容易造成混亂，適宜分開發(fā)布。

3 高校官網通知不規(guī)范問題的原因與對策

3.1 高校官網通知不規(guī)范問題的原因

通過對部分高校官網上電子公文與通知的調查分析可以看出，電子公文的制發(fā)基本能夠遵循國家、學校有關公文處理規(guī)定，比較規(guī)范；而同樣用于發(fā)布、傳達要求下級機關執(zhí)行和有關單位周知或者執(zhí)行的事項的官網通知，在制發(fā)中則常出現不規(guī)范問題，其原因主要有以下幾方面：一是通知制發(fā)者專業(yè)素養(yǎng)不夠。與高校行政各部門設置專人審核、制發(fā)部門公文不同的是，高校官網通知的制作者可以是行政部門任何工作人員，其中非文科專業(yè)工作人員較多，且大多沒有經過公文印制、處理工作的專業(yè)學習和系統(tǒng)培訓，僅依靠工作中接觸的相關知識支撐官網通知制發(fā)工作的運行，對有關公文處理辦法等理論知識了解不透徹，運用不熟練。二是制文者公文意識淡薄。部分高校官網通知的制發(fā)者往往也是本單位、本部門的公文制作者，他們有完備的理論知識、嫻熟的操作技巧以及超強的責任意識，在公文印制工作中很少出現以上所說官網通知中的失誤。然而，在工作流程上比通知公文制發(fā)要簡單的官網通知中總是出現如此之多的失誤，因為他們沒有認識到官網通知的重要性，沒有從公文制作的高度來嚴格要求自己，制作時散漫、隨意。三是審核者態(tài)度有失嚴謹。官網通知一般要經過本部門領導、相關部門如校辦公室或校網絡信息中心的審核。部門領導對下屬過于信任，審核不嚴，審核部門不講原則、監(jiān)管不力，未能按照有關要求管理、指導、督查官網通知工作，影響了通知在官網的最后呈現。四是校園系統(tǒng)不夠健全。在社會信息化、教育信息化的要求之下，校園網絡運用更加廣泛，對校園網絡的要求也更高，但由于校園網絡系統(tǒng)技術選擇問題，導致官網上通知制發(fā)者嚴格按照文件規(guī)定制作、審核的通知還是存在一些問題。

3.2 高校官網通知不規(guī)范問題的對策

針對高校官網通知中出現不規(guī)范問題的原因，如何從根本上解決，以提高高校官網通知的質量，可以從以下幾個方面加以改進。

3.2.1 提升專業(yè)素養(yǎng)

提高官網通知制發(fā)者的專業(yè)素養(yǎng)是規(guī)范高校官網通知的首要前提，其有效途徑有：一是業(yè)務培訓。鼓勵行政人員參加各類文秘工作培訓，積極開展本校文秘工作相關培訓；同時，考慮到高校官網通知制發(fā)者可為行政部門所有工作人員的復雜性，通過校外培訓，校內培訓，分類、分批培訓，實現通知制發(fā)者培訓工作的全面性。二是主動學習。通知制發(fā)者要提高學習的主動性和積極性，鉆研專業(yè)知識，善于提出問題，敢于打破慣例，樂于提高能力，以高水平的專業(yè)素養(yǎng)提高高校官網通知的質量。

3.2.2 提高思想認識

各級領導、官網通知制發(fā)者要提高認識，以制發(fā)公文的嚴肅性規(guī)范官網通知的制發(fā)，增強嚴格按照規(guī)定制發(fā)官網通知的自覺性，避免隨意散漫，通過及時檢查、定期檢查把好三道關，即內容表述是否準確、格式編排是否規(guī)范、原則遵守是否到位等，不斷提高官網通知的質量。

3.2.3 建立問責制度

規(guī)范官網通知制發(fā)程序，明確各級權責，以“誰制文，誰負責；誰審核，誰負責”的原則，全面落實高校官網通知工作的問責制度。部門領導審核通知時，如發(fā)現問題要嚴格追究制文者的責任；審核部門審查通知時，如發(fā)現問題要嚴格追究部門負責人的責任；閱讀者閱讀通知時，如發(fā)現問題要嚴格追究審核部門的責任。通過多級審核、層層落實，以問責加強高校官網通知制發(fā)的監(jiān)督，以問責提高高校官網通知的質量。

3.2.4 健全校園網絡系統(tǒng)

審核部門要及時向校園網絡監(jiān)管部門反映制發(fā)官網通知工作中折射出的校園網絡系統(tǒng)不完善問題，學校網絡系統(tǒng)主管部門要及時處理，在相互交流中不斷健全和優(yōu)化學校網絡系統(tǒng)，為高校官網通知制發(fā)者提供一個良好的軟硬件基礎，避免因系統(tǒng)不健全導致工作失誤。

4 結 語

網絡與通訊技術的發(fā)展，校園網使用規(guī)模的擴大，提高了學校對教學、科研、管理等各項工作的要求。高校官網通知中出現的不規(guī)范問題，嚴重降低了高校官網通知的質量和效能，制約了教育信息化。規(guī)范高校官網通知的制發(fā)工作是一項新的課題，學校要充分認識高校官網通知的重要性，制發(fā)者要提升文字水平，增強系統(tǒng)操作技能，從而提高官網通知質量，促進高校官網通知規(guī)范化發(fā)展。

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[9]郝全梅，李小萍．公文寫作應加強語言知識[J]．檔案學通訊，2006(6)：44-47

(責任編輯：胡永近)

10.3969/j.issn.1673-2006.2017.06.012

2017-02-17

李海燕(1987-)，女，安徽安慶人，碩士，助理政工師，研究方向:公文寫作。

H052

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1673-2006(2017)06-0048-04