趙巖

【摘 要】推進(jìn)計生檔案管理工作制度化、規(guī)范化，使人口計生檔案管理工作在經(jīng)濟建設(shè)、構(gòu)建和諧社會中發(fā)揮了越來越大的作用。本文對如何做好新時期的人口和計劃生育工作的檔案管理工作進(jìn)行了探討，對我國新時期人口和計劃生育工作更好開展和促進(jìn)社會經(jīng)濟有好又快發(fā)展有著積極的作用。

【關(guān)鍵詞】人口計劃生育；檔案管理；現(xiàn)代化進(jìn)程

一、引言

檔案管理是一項記錄歷史、傳承文明、服務(wù)社會、造福人民的重要工作。同樣，計生檔案管理也是黨和國家事業(yè)發(fā)展一個不可缺少的方面，是一項崇高的事業(yè)?；鶎訖n案整理和保管是整個檔案管理工作全過程的基礎(chǔ)，這卻是我國的人口計劃生育工作檔案管理工作的薄弱環(huán)節(jié)，檔案保管方面的硬件設(shè)施也跟不上時代的要求，檔案庫缺乏相應(yīng)的保護(hù)措施，這些都為檔案管理工作帶來了許多的隱患。大力推進(jìn)人口和計劃生育檔案管理現(xiàn)代化進(jìn)程非常必要。

二、提高對計生檔案管理工作的重視

加強計生檔案管理工作，是確保計生檔案管理規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、法制化的一個關(guān)鍵環(huán)節(jié)。我們作為領(lǐng)導(dǎo)層面必須提高思想認(rèn)識，轉(zhuǎn)變思想觀念，把計生檔案工作管理放在極為突出、極為重要的位置。通過進(jìn)一步加強對人口計生檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，使檔案管理工作與宣傳教育、政策法規(guī)、計劃生育協(xié)會等有機結(jié)合，全力改善檔案管理的工作環(huán)境。而不是可有可無的東西，不是說起來重要，忙起來不要的內(nèi)容。而必須有專門的領(lǐng)導(dǎo)小組、必須經(jīng)常研究檔案管理存在的問題，必須加大投入、必須加強檔案法制化建設(shè)，為積極推計劃生育檔案管理現(xiàn)代化進(jìn)程打下良好的基礎(chǔ)。

三、嚴(yán)格遵守計生檔案管理規(guī)章制度

人口計生工作檔案管理規(guī)章制度建設(shè)是否完善也是確保檔案管理規(guī)范化的一項重要內(nèi)容。如果沒有制度約束，沒有監(jiān)督管理，也注定會出現(xiàn)一系列的問題。我們在實踐中，總結(jié)出在檔案規(guī)范工作中必須要堅持“細(xì)嚴(yán)實”，過好三關(guān)。要做到“細(xì)”，主要是指在檔案管理過程中要特別細(xì)致，不能粗心大意，對存在的問題要認(rèn)真檢查出原因然后采取相應(yīng)的措施。要做到“嚴(yán)”就是在要檔案管理中要嚴(yán)格要求，按照檔案要求一絲不茍，凡不符合質(zhì)量要求的，必須重新按要求整理，直至驗收合格；要做到“精”字，凡是對已經(jīng)歸檔的資料內(nèi)容，都要逐一進(jìn)行檢查，分門別類進(jìn)行歸檔。嚴(yán)把“三關(guān)”，即：評查、歸檔和上架關(guān)。建立系列的管理規(guī)章制度。比如，實行定期談話制度，計劃生育項目檢查治療登記制度，專用檢查登記等等，還要建立計生“七簿、一卡”?！捌卟尽笔牵焊刹柯毠こ趸?、離婚、復(fù)婚、再婚情況登記簿；未婚青年登記簿；干部職工歷年辦理生育計劃、獨生子女證登記簿；已婚育婦查環(huán)、查孕人員登記簿；非在職人員、職工家屬已婚育婦年度查環(huán)、查孕情況登記簿；歷年違反計劃生育人員處理情況登記簿；干部職工變動情況登記簿?！耙豢ā笔牵河媱澤怯浛ā！捌卟尽⒁豢ā睓n案反映了整個單位計劃生育的各種基本情況。有了嚴(yán)格的規(guī)章制度，才能進(jìn)一步促進(jìn)管理的規(guī)范化

四、適應(yīng)時代需要，大力引入管理新技術(shù)

隨著時代的發(fā)展，尤其是互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的不斷發(fā)展，如何加強計算機技術(shù)在計生檔案管理工作的應(yīng)用也顯得異常重要。實現(xiàn)檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化，既減少了工作人員的勞動量，有效提高工作人員的工作效率，并且能搞好地起到資料的交流和共享作用。這也是積極推進(jìn)計劃生育現(xiàn)代化必走之路。要積極應(yīng)用計生檔案管理工作現(xiàn)代化，科學(xué)化的信息管理軟件，提高工作效率，優(yōu)化檔案管理工作。計算機技術(shù)在應(yīng)用過程中，首先要做好數(shù)據(jù)庫的構(gòu)建工作，構(gòu)建一個良好的數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，不僅有利于將來工作的人員對檔案的錄入工作，也有利于將來文件的查找工作。比如，現(xiàn)在人口計生網(wǎng)采用四級網(wǎng)絡(luò)的樹形結(jié)構(gòu)，覆蓋了省、市、縣、鄉(xiāng)四級行政區(qū)域，將常住人口信息和流動人口信息分別管理，同時又相互關(guān)聯(lián)，建立兩地聯(lián)系，實現(xiàn)了數(shù)據(jù)一處輸入，各處共享，既提高了檔案管理水平和辦公效率，又為杜絕違法生育行為奠定了基礎(chǔ)，還可便于各級及時查詢匯總信息，及時掌握育齡婦女管理工作情況，為穩(wěn)定低生育水平提供數(shù)據(jù)支持。

五、努力提高工作人員的能力素質(zhì)

當(dāng)前，信息時代的到來已經(jīng)淘汰了傳統(tǒng)的檔案管理方式，新的檔案管理工作需要高素質(zhì)的復(fù)合型人才，這些人不僅要善于檔案管理，而且要有較高的計算機水平，信息處理水平。因此，有關(guān)部門要加強檔案人員的素質(zhì)培養(yǎng)工作，除了聘請高素質(zhì)人才以外，還要重視在職檔案人員的培訓(xùn)，設(shè)立專門的培訓(xùn)班，將培訓(xùn)內(nèi)容與現(xiàn)實工作相結(jié)合，更要積極鼓勵檔案工作人員不斷學(xué)習(xí)，提高自學(xué)水平，要拓寬計劃生育服務(wù)領(lǐng)域，必須強化服務(wù)理念，必須努力提高業(yè)務(wù)素質(zhì)。尤其是隨著計劃生育政策的不斷變化發(fā)展，計生人員的能力素質(zhì)必須要跟得上，服務(wù)的準(zhǔn)，服務(wù)的實，讓服務(wù)對象滿意，讓政府放心。提高素質(zhì)必須從以下幾個方面著手。從領(lǐng)導(dǎo)層次上來講，要重視對計生人才的培養(yǎng)，必須把培養(yǎng)人才納入到領(lǐng)導(dǎo)議事日程。做到常議常管理。要采取多種方式，“走出去與請進(jìn)來”相結(jié)合，加強對計生人員的專業(yè)培訓(xùn)。同時，還要與計生檔案管理人員的晉升結(jié)合起來，提高他們工作積極性。

六、結(jié)束語

綜上，要充分認(rèn)識到計生檔案工作的重要性，要樹立超前的意識和思維，采取科學(xué)的工作方法，努力適應(yīng)新形勢需要，把握計生檔案管理重點和難點，敢于擔(dān)當(dāng)，克服一切困難和問題，全面推進(jìn)計生檔案管理的現(xiàn)代化。

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