張利平++王曉靜

摘要：隨著互聯(lián)網(wǎng)的快速發(fā)展，企業(yè)的信息化建設(shè)也迫在眉睫，企業(yè)實現(xiàn)任務(wù)跟蹤信息化管理已經(jīng)成為現(xiàn)實。任務(wù)跟蹤管理系統(tǒng)針對傳統(tǒng)的任務(wù)管理現(xiàn)狀，提出了系統(tǒng)的業(yè)務(wù)功能分析、業(yè)務(wù)流程分析以及系統(tǒng)的功能模塊分析等，對系統(tǒng)進行設(shè)計，采用了C#、HTML、CSS、jQuery、Ajax等開發(fā)技術(shù)，實現(xiàn)了任務(wù)跟蹤管理系統(tǒng)，提高企業(yè)管理的科學(xué)化水平以及信息化水平，從而達到對任務(wù)跟蹤的科學(xué)有效管理。

關(guān)鍵詞：任務(wù)跟蹤；任務(wù)管理；項目

中圖分類號：TP311 文獻標識碼：A 文章編號：1009-3044（2017）04-0065-03

Analysis and Design for Task Tracking Management System Based on PDCA

ZHANG Li-ping，WANG Xiao-jing

（School of Information Sciences and Technologies， Jiujiang University， Jiujiang 332005， China）

Abstract： With the rapid development of the Internet， enterprise information construction is imminent. Scientific information management has become a reality for enterprise to achieve task tracking management. Task tracking management system according to the present situation of task management tradition， put forward analysis function module of the system analysis， the operation flow and the analysis of the system， design the system， using C#， HTML， CSS， jQuery， Ajax and other development technology， to realize the task tracking management system， improve the level of scientific management of enterprises and the level of information， so as to achieve the task of tracking the scientific and effective management.

Key words： task tracking； task management； project

企業(yè)管理趨向精細化，為了達成個人和企業(yè)工作目標的過程管理，運用PDCA循環(huán)管理思想，即通過P（Plan 計劃）、D（Do實施）、C（Check核查）、A（Action處置）四個步驟組成的循環(huán)管理方式[1]，能夠滿足這種要求。任務(wù)跟蹤管理系統(tǒng)就是PDCA管理思想在企業(yè)中的實際應(yīng)用，目前應(yīng)用越來越普遍，幾乎每個企業(yè)都需要相應(yīng)的任務(wù)管理系統(tǒng)[2]。

目前大多數(shù)企業(yè)都實現(xiàn)了辦公自動化，他們使用許多辦公軟件，如備忘錄、記事本、Office（Word、Excel、Visio）、MicrosoftProject、MindManager等等，較之于傳統(tǒng)的純文本式管理已經(jīng)取得很大的進步，盡管如此，任務(wù)跟蹤管理過程也還存在很多問題[3]。一是任務(wù)跟蹤管理效率低下，管理者不能實時跟進任務(wù)的進度，而是要通過員工逐級向上匯報；二是信息化程度低，管理者不能第一時間了解到所有的數(shù)據(jù)，這將導(dǎo)致資源分配不合理；三是投入成本高，傳統(tǒng)的任務(wù)跟蹤管理不僅要投入大量的人力物力，還要投入大量的財力，由于任務(wù)耗時過長，占用大量資金，導(dǎo)致資金周轉(zhuǎn)率低[4]。

傳統(tǒng)的文本式管理存在眾多問題，但是任務(wù)跟蹤管理系統(tǒng)則可以很好地解決這些問題，具有許多實用意義，如：

1）有效提高團隊和個人的工作效率，避免員工拿著紙質(zhì)文件到處簽字蓋章，任務(wù)管理更加規(guī)范化。

2）增強任務(wù)跟蹤管理信息化程度，跟蹤反饋及時有效。

3）降低運營成本，無紙化是任務(wù)跟蹤管理系統(tǒng)的最大特點之一，它即節(jié)約了印刷成本，還節(jié)省了員工的大量工作時間，從而降低人工成本。

4）提高信息共享度，企業(yè)內(nèi)部資源信息和任務(wù)跟蹤管理信息同步，利于管理者管理。

5）增強員工對企業(yè)的認同感和歸屬感，從而提高員工的工作積極性，進而提高企業(yè)的凝聚力和競爭力。

1 系統(tǒng)需求分析

1.1 業(yè)務(wù)功能分析

1）項目定義：對項目進行定義，強調(diào)項目的詳細程度，包括項目名稱、創(chuàng)建人、項目優(yōu)先級、狀態(tài)、項目介紹、預(yù)計開始時間、預(yù)計結(jié)束時間、實際開始時間、實際結(jié)束時間、項目描述等等信息，利于下屬明確目標。項目由領(lǐng)導(dǎo)創(chuàng)建，一個項目分“已創(chuàng)建”、“項目計劃”、“委托下達”、“項目完成”四種狀態(tài)。領(lǐng)導(dǎo)創(chuàng)建項目后再為項目創(chuàng)建項目計劃，項目計劃創(chuàng)建時為“項目計劃”狀態(tài)，項目計劃被分解為任務(wù)時為“委托下達”狀態(tài)，點擊項目完成按鈕時狀態(tài)為“項目完成”。

2）項目計劃定義：對已經(jīng)創(chuàng)建的項目進行工作內(nèi)容的分解形成若干個項目計劃，從項目計劃名稱、創(chuàng)建人、項目計劃描述、優(yōu)先級、所屬項目、開始時間、結(jié)束時間等方面進行詳細描述。一個項目可以分解為多個項目計劃，這樣做的優(yōu)勢是提高工作效率，加快達成項目目標的速度。項目計劃有“項目計劃”、“委托下達”、“待審核”、“審核通過”、“不通過”、“審核完成”六種狀態(tài)。項目計劃創(chuàng)建時為“項目計劃”狀態(tài)；項目計劃被分解為任務(wù)時為“委托下達”狀態(tài)；被分解的任務(wù)的反饋提交時為“待審核”狀態(tài)；反饋審核通過時為“審核完成”狀態(tài)，否則為“不通過”狀態(tài)。

3）項目計劃下達：項目計劃創(chuàng)建以后則可以將項目計劃下達給某個主管或者多個主管。

4）項目查看：項目創(chuàng)建好之后，領(lǐng)導(dǎo)可以查看項目的狀態(tài)，實時跟蹤項目的狀態(tài)。

5）任務(wù)定義：主管對領(lǐng)導(dǎo)指派的項目計劃進行分解形成任務(wù)，完成初步目標。任務(wù)由主管發(fā)布，一個任務(wù)分“待審核”、“審核通過”、“不通過”、“待實施”、“實施中”、“待驗收”“驗收不通過”、“驗收通過”八種狀態(tài)。主管創(chuàng)建任務(wù)時，該任務(wù)為“待審核”狀態(tài)；領(lǐng)導(dǎo)審核通過后為“審核通過”狀態(tài)，否則為“審核不通過”狀態(tài)；員工執(zhí)行任務(wù)時，該任務(wù)為“實施中”狀態(tài)；主管反饋計劃后，任務(wù)為“待驗收”狀態(tài)；領(lǐng)導(dǎo)驗收后為“驗收通過”狀態(tài)，否則為“驗收不通過”狀態(tài) 。

6）任務(wù)查看：主管可以查看自己創(chuàng)建的任務(wù)，并實時跟蹤任務(wù)，普通員工可以查看指派給自己的任務(wù)。

7）任務(wù)策劃：體現(xiàn)一個任務(wù)實施的具體過程，由員工創(chuàng)建。任務(wù)策劃狀態(tài)有“待審核” 、“審核通過”、“不通過”、“待驗收”、“驗收通過 ”、“驗收不通過”。

8）統(tǒng)計報表：管理員和領(lǐng)導(dǎo)可以查看項目統(tǒng)計報表、項目計劃統(tǒng)計報表和任務(wù)統(tǒng)計報表?？砂磿r間查詢，根據(jù)關(guān)鍵字模糊查詢，如名稱、主管、實施人。

9）發(fā)送郵件：項目計劃、任務(wù)指派是可以發(fā)送郵件提醒對方的，如有需要也可以通過郵件進行溝通。

1.2 業(yè)務(wù)流程分析

結(jié)合企業(yè)業(yè)務(wù)流的思想，任務(wù)跟蹤管理系統(tǒng)的主要業(yè)務(wù)流程如下。首先由領(lǐng)導(dǎo)制定項目并將項目分解為若干個項目計劃，將項目計劃指派給某個團隊，然后由主管分解項目計劃為任務(wù)，領(lǐng)導(dǎo)對分解后的任務(wù)進行審核，審核不通過就重新分解，審核通過則主管將任務(wù)指派給員工，員工針對任務(wù)制定任務(wù)策劃并進行總結(jié)反饋后，主管進行驗收，如果驗收不通過則員工需要重做，通過則由領(lǐng)導(dǎo)再驗收，領(lǐng)導(dǎo)通過則此次任務(wù)完成，如果不通過則返回給主管，再由主管返回給員工重做。系統(tǒng)業(yè)務(wù)流程圖如圖1所示，直觀的體現(xiàn)了領(lǐng)導(dǎo)對主管的直接管理關(guān)系，主管對員工的直接管理關(guān)系，以及領(lǐng)導(dǎo)對員工的間接管理關(guān)系。

1.3 角色分析

任務(wù)跟蹤管理系統(tǒng)主要涉及系統(tǒng)管理員、領(lǐng)導(dǎo)、主管、員工等四類角色，其中領(lǐng)導(dǎo)、主管、員工三種角色有隸屬關(guān)系，四種角色的權(quán)限分配如下。

系統(tǒng)管理員主要負責(zé)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的維護和統(tǒng)計信息的查看，包括添加其他用戶并分配其角色、錄入部門信息、進行信息管理以及查看統(tǒng)計信息。

領(lǐng)導(dǎo)角色主要負責(zé)項目信息的創(chuàng)建、維護和跟蹤，以及統(tǒng)計信息的查看，包括創(chuàng)建項目并創(chuàng)建項目計劃，然后將項目計劃指派給某個主管，可以跟蹤項目實施情況以及查看自己和主管的工作統(tǒng)計數(shù)據(jù)。

主管的主要負責(zé)項目計劃的實施，權(quán)限包括項目計劃的分解，創(chuàng)建任務(wù)描述，并將該任務(wù)分配給其下屬的員工，主管可以指定某一個員工完成任務(wù)，也可以指定為多個員工完成任務(wù)，可以跟蹤任務(wù)的實施情況。

員工角色主要負責(zé)任務(wù)的方案制定和實施，即將上級主管分配的任務(wù)分解為具體的任務(wù)策劃并反饋。

2 系統(tǒng)設(shè)計

2.1 系統(tǒng)功能模塊設(shè)計

根據(jù)需求分析，可以得到任務(wù)跟蹤管理系統(tǒng)功能結(jié)構(gòu)，所要實現(xiàn)的功能主要有：管理信息模塊、項目管理模塊、任務(wù)管理模塊、我的任務(wù)模塊、郵件管理模塊。

1）管理信息模塊

該模塊由用戶管理、信息管理、發(fā)布信息、部門管理、統(tǒng)計查詢幾個內(nèi)容組成。

管理員用戶登錄系統(tǒng)后，可以對用戶管理部門進行增、刪、改、查操作，對信息管理進行刪、改、查操作，可以在信息發(fā)布編輯信息并發(fā)布，在統(tǒng)計管理查看統(tǒng)計信息。

2）項目管理模塊

該模塊由添加項目、項目管理、任務(wù)審核、統(tǒng)計查詢組成。

領(lǐng)導(dǎo)進入系統(tǒng)后可以添加項目并創(chuàng)建項目計劃，還可以對其做修改、查看操作，查看統(tǒng)計信息，在任務(wù)審核中審核主管的任務(wù)。

3）任務(wù)管理模塊

該模塊由我的項目計劃、任務(wù)策劃審核、任務(wù)策劃驗收組成。

主管進入系統(tǒng)后可以對任務(wù)進行增、改、查操作及查看任務(wù)進程、審核任務(wù)策劃。

4）我的任務(wù)模塊

通過該模塊員工用戶可以查看指派給自己的任務(wù)并做任務(wù)策劃，并可以進行修改、查看。

5）郵件管理模塊

該模塊有私人收件箱、官方收件箱、發(fā)件箱。用戶進入系統(tǒng)后可以對所有人發(fā)送郵件、查看收到的郵件和已發(fā)送的郵件。系統(tǒng)功能結(jié)構(gòu)如圖2所示。

2.2 系統(tǒng)架構(gòu)設(shè)計

系統(tǒng)結(jié)構(gòu)主要使用的MVC的三層開發(fā)模式：視圖層（View），控制層（Control）和模型層（Model）[5]。視圖層使用HTML、CSS、jQuery、Ajax等技術(shù)，展現(xiàn)出了系統(tǒng)中所有HTML頁面數(shù)據(jù)及CSS等。其他兩層主要使用C#技術(shù)。控制層處于視圖層與模型層之間，主要用來接收用戶發(fā)送的請求，并根據(jù)用戶的請求上交給對應(yīng)模型層進行處理。因此搭建起了模型和視圖之間的關(guān)系，接下來共同完成用戶的請求。模型層包含了業(yè)務(wù)的邏輯層及DB層，主要用來進行業(yè)務(wù)邏輯處理，并且與數(shù)據(jù)庫進行交互。具體架構(gòu)如圖3所示。

3 結(jié)束語

任務(wù)跟蹤管理系統(tǒng)已經(jīng)開發(fā)完成，實現(xiàn)了領(lǐng)導(dǎo)對項目的跟蹤，主管對任務(wù)的跟蹤，員工對任務(wù)的實施。本系統(tǒng)運用的是模塊化設(shè)計方法，將系統(tǒng)的方便、易用等特點的設(shè)計思想貫穿于不同的模塊當(dāng)中，從而方便了程序的擴展應(yīng)用，同時也增加了各個模塊之間的獨立性。系統(tǒng)充分展示了企業(yè)的業(yè)務(wù)流管理過程，成功地實現(xiàn)了PDCA循環(huán)管理思想的軟件化。

任務(wù)跟蹤管理系統(tǒng)滿足中小型企業(yè)的基本工作需要，滿足敏捷管理的要求，降低運營成本，提高了工作效率，增強任務(wù)跟蹤管理信息化程度，同時提高信息共享度，企業(yè)內(nèi)部資源信息和任務(wù)跟蹤管理信息同步，利于管理者管理。

由于基于管理扁平化思想來設(shè)計系統(tǒng)，將管理層壓縮至兩層，加上實施層，總共三層用戶，這種設(shè)計在降低管理成本的同時，也存在不足之處，即不能任意的增加管理層，以細化大型超大型項目的管理。使用過程中，員工角色用戶可以充當(dāng)基層管理層，任務(wù)的具體實施過程由非用戶的員工去完成。系統(tǒng)后續(xù)的改進方向，就是讓企業(yè)定制管理層，以提高任務(wù)跟蹤管理系統(tǒng)的通用性。

參考文獻：

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