李智博

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數(shù)字化背景下檔案工作基本原則研究

李智博

（吉林省洮南市經(jīng)濟局 吉林 洮南 137100）

數(shù)字化背景下的檔案管理工作，與傳統(tǒng)的檔案管理工作不同，方法更新鮮，思想更先進(jìn)。積極研究數(shù)字化背景下檔案工作的原則與方法，有助于企業(yè)檔案管理工作質(zhì)量的提高。文章圍繞“數(shù)字化背景下檔案工作基本原則”展開具體的分析研究。

數(shù)字化背景；檔案管理；工作原則；策略

隨著社會經(jīng)濟的快速發(fā)展，企業(yè)的發(fā)展速度不斷加快，企業(yè)管理的內(nèi)容也日益豐富。在數(shù)字化環(huán)境下，做好企業(yè)的檔案管理工作，明確企業(yè)檔案管理工作的原則，能夠使檔案工作發(fā)揮出積極作用，為企業(yè)的發(fā)展提供必要的引導(dǎo)。

1 檔案工作的思想靈活化原則

互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)與信息技術(shù)的快速發(fā)展，給企業(yè)檔案工作人員帶來了全新的挑戰(zhàn)。轉(zhuǎn)變個人工作思想，對于檔案工作的優(yōu)化升級有積極意義。在過去的檔案管理工作中，大多數(shù)檔案工作人員以手工方式去整理企業(yè)的檔案信息，紙質(zhì)檔案材料是他們管理的主要對象。然而，在數(shù)字化環(huán)境中，將紙質(zhì)材料轉(zhuǎn)變成為電子材料加以儲存與備份是必要的檔案管理工作環(huán)節(jié)。社會經(jīng)濟的快速發(fā)展，使得社會對于企業(yè)檔案管理工作的要求越來越高，相關(guān)人員對于信息的需求越來越大，質(zhì)量要求也不斷提高。信息使用者需要從眾多信息中選擇符合個人需求的信息，他們期待所得到的檔案信息是完整的、準(zhǔn)確的。

網(wǎng)絡(luò)技術(shù)平臺的出現(xiàn)，使檔案信息的數(shù)字化與共享化成為必然趨勢。也只有數(shù)字化與共享化的檔案信息，才能為檔案使用者提供更加便捷的服務(wù)。在企業(yè)的檔案管理工作中，數(shù)字化已經(jīng)成為不可阻擋的發(fā)展方向。只有檔案管理工作者認(rèn)識到數(shù)字化的特征與優(yōu)勢，并將數(shù)字化手段融入到檔案工作中，才能滿足檔案需求者的要求。檔案工作人員要在自身崗位上積極分析工作性質(zhì)，了解最新的思想觀念，打破傳統(tǒng)工作模式的限制，接受數(shù)字化檔案管理工作模式。將數(shù)字化檔案管理工作模式，視為提高個人效率，減輕個人工作壓力的全新管理手段。不斷豐富個人檔案管理技能，積極學(xué)習(xí)數(shù)字化技術(shù)的操作方式，才能讓企業(yè)的檔案管理工作越來越好。

2 檔案工作的服務(wù)個性化原則

在企業(yè)的發(fā)展過程中，檔案信息的需求這是多種多樣的。在數(shù)字化環(huán)境下，優(yōu)化檔案理工作，對檔案信息資源進(jìn)行有效整合，努力提供個性化的服務(wù)是重要的工作原則。數(shù)字化信息技術(shù)的使用，使得企業(yè)內(nèi)的檔案信息實現(xiàn)跨區(qū)域整合與跨領(lǐng)域整合目標(biāo)。在企業(yè)檔案管理工作中，管理人員可以將企業(yè)內(nèi)部所有檔案信息納入到一個數(shù)據(jù)庫中，并通過有效的方式對這些信息進(jìn)行有效的分類與排序，使檔案信息數(shù)據(jù)庫的儲存與搜索功能得以豐富。在建立數(shù)據(jù)庫的過程中，檔案工作人員要考慮檔案信息需求者的實際要求，為用戶提供最為方便的搜索條件與搜索信息。從每一位檔案需求者的角度去改革檔案管理工作，借助數(shù)字化技術(shù)優(yōu)化個人工作行為，幫助檔案使用者解決檔案信息搜索中的難題。讓檔案管理系統(tǒng)的服務(wù)性與快捷性不斷提高，才能使當(dāng)代企業(yè)的檔案管理工作具有個性化特點。

除了做好傳統(tǒng)的檔案管理本職工作之外，檔案管理工作人員還應(yīng)當(dāng)結(jié)合數(shù)字化背景下產(chǎn)生的新問題，提供更多個性化的服務(wù)。在日常工作中，檔案管理部門應(yīng)當(dāng)設(shè)立咨詢與服務(wù)崗位，為這些人提供必要的技能指導(dǎo)，使年齡較大的職工也能夠接受數(shù)字技術(shù)，利用數(shù)字化技術(shù)去快速搜集個人所需要的檔案信息。

3 檔案工作的與時俱進(jìn)化原則

在大多數(shù)企業(yè)的檔案管理工作中，很多管理者將管理對象局限于企業(yè)內(nèi)部的檔案信息，使得檔案信息成為一個孤立的存在，與其他社會行業(yè)信息沒有任何關(guān)系。在數(shù)字化背景下，檔案管理工作人員可以突破傳統(tǒng)的檔案信息界限的限制，打破企業(yè)內(nèi)部檔案信息與其他社會信息之間的隔閡，建立其綜合化的檔案信息系統(tǒng)，使信息系統(tǒng)有更為強大的信息服務(wù)功能。利用這樣的方式落實檔案管理工作，不僅能夠讓數(shù)字化檔案的利用率越來越高，還能推進(jìn)企業(yè)檔案信息與各類社會信息的結(jié)合，使得企業(yè)內(nèi)部的信息資源系統(tǒng)內(nèi)容更加豐富，體系更加完整。職工在利用數(shù)字化檔案信息平臺搜索相關(guān)檔案信息時，可以根據(jù)自己的個性化需求，點入新的鏈接，獲取更多與之所搜集到的信息相關(guān)的社會信息。

利用數(shù)字化技術(shù)為企業(yè)職工提供一體化的信息服務(wù)，促進(jìn)檔案信息與社會信息功能的有效發(fā)揮，有助于檔案管理工作價值的提高。在接觸數(shù)字化技術(shù)，優(yōu)化檔案管理工作的過程中，檔案管理工作人員要堅持與時俱進(jìn)的原則，不斷創(chuàng)新檔案工作的手段。比如，在建立綜合化信息系統(tǒng)時，可以借助網(wǎng)絡(luò)化的資源共享平臺建立起聯(lián)合目錄。允許檔案信息使用者結(jié)合自己的需求，將數(shù)字化的檔案文件轉(zhuǎn)變成為不同的格式。

4 小結(jié)

綜上所述，在信息技術(shù)快速發(fā)展的今天，推進(jìn)企業(yè)檔案管理工作的數(shù)字化，積極創(chuàng)新檔案管理工作事項與方法，有助于檔案信息自身價值的發(fā)揮。根據(jù)企業(yè)的需求去建立檔案管理工作體系，落實個性化的檔案服務(wù)工作，才能提升企業(yè)檔案管理工作與企業(yè)發(fā)展之間的契合度，讓企業(yè)在市場中占有更大的份額。

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[1]武向前,趙華. 談如何做好數(shù)字化檔案的規(guī)范管理[J]. 蘭臺內(nèi)外,2014,(05):56.

[2]劉敏. 淺析電子計算機在檔案管理中的應(yīng)用及重要性研究[J]. 現(xiàn)代商業(yè),2009,(14):197+196.

[3]范英. 淺談運用計算機在數(shù)字化檔案管理中的利與弊及其對策[J]. 科技與企業(yè),2014,(15):64

archives management in digital background is different from traditional archives management, which is more new and more advanced. It is helpful to improve the quality of archives management by actively researching the principles and methods of archival work in digital background. This paper analyzes and studies the basic principles of archival work in the digital background.

digital background; Archives management; Working principles; strategy

10.19551/j.cnki.issn1672-9129.2017.10.350

G270.7

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1672-9129(2017)10-0283-01