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        衛(wèi)生院提高檔案利用率的研究與探討

        2017-04-07 12:52:04李偉艷
        辦公室業(yè)務(wù) 2017年1期
        關(guān)鍵詞:檔案利用率提高

        李偉艷

        【摘要】當(dāng)前,衛(wèi)生院中存在檔案利用率較低,檔案管理在衛(wèi)生院的管理中作用甚微的問題。分析發(fā)現(xiàn)造成這一現(xiàn)象的原因有:檔案收集效率不高,沒有健全的檔案資料;缺乏專業(yè)的檔案管理人才,無法提高檔案管理水平;硬件投入不足,缺乏基礎(chǔ)保障。提高檔案利用率的措施有:要利用計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)提升檔案管理效率;提高檔案利用率人是最關(guān)鍵因素;全方位搜集資料,提高檔案質(zhì)量;完善檔案管理規(guī)章制度。

        【關(guān)鍵詞】檔案;利用率;提高

        衛(wèi)生院的檔案利用率對于促進(jìn)檔案管理在衛(wèi)生院管理中的作用具有重要意義。因此需要加強(qiáng)對衛(wèi)生院檔案利用率較低的原因分析,尋找有效解決途徑。

        一、衛(wèi)生院檔案利用率低下原因

        (一)檔案收集效率不高,沒有健全的檔案資料。衛(wèi)生院從衛(wèi)生院的醫(yī)療、行政、人事、后勤等方面出發(fā),制定了與實際相適應(yīng)的管理制度,管理制度較為健全。但是在多數(shù)的衛(wèi)生院,檔案管理的相關(guān)制度較為欠缺,只有極少數(shù)的衛(wèi)生院會把檔案管理工作的成績作為工作項目的考核目標(biāo)。這在很大程度上降低了檔案工作人員的積極性,從而導(dǎo)致工作質(zhì)量下降,檔案收集效率低下,很難形成完整的檔案資料,無法為衛(wèi)生院的管理者提供及時準(zhǔn)確的參考信息。

        (二)缺乏專業(yè)的檔案管理人才,無法提高檔案管理水平。在檔案管理中,管理人員是核心因素。檔案管理員水平的高低將直接影響衛(wèi)生院的檔案管理工作的質(zhì)量。目前,在衛(wèi)生院中檔案管理人才的缺失現(xiàn)象十分普遍,部分領(lǐng)導(dǎo)由于缺乏對檔案管理工作重要性的認(rèn)識,委派非專業(yè)人士進(jìn)行檔案管理工作,這在很大程度上降低了檔案管理水平,從而導(dǎo)致檔案無法得到有效利用。

        (三)硬件投入不足,缺乏基礎(chǔ)保障。一部分比較偏遠(yuǎn)的衛(wèi)生院,經(jīng)濟(jì)條件較差,檔案管理硬件落后,管理技術(shù)水平較為低下,很難按照相關(guān)檔案保管標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行檔案資料的存入。這嚴(yán)重影響檔案管理工作的進(jìn)行,造成檔案資料收集不全,無法發(fā)揮其自身的利用價值,利用率低下。

        二、提高衛(wèi)生院檔案利用率措施

        (一)要利用計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)提升檔案管理效率。計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)具有方便、快捷的優(yōu)勢。利用計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù),可以大大提高檔案人員的工作效率,提升檔案管理的質(zhì)量,從而提高檔案利用率。但利用計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行檔案管理也存在一定的缺點,主要是檔案資源保密事項無法得到充分保證。衛(wèi)生院利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)進(jìn)行檔案管理必須嚴(yán)格按國家保密規(guī)定,嚴(yán)禁將檔案資料傳送到網(wǎng)上進(jìn)行公開。即使是衛(wèi)生院的內(nèi)部局域網(wǎng),仍然需要加強(qiáng)警惕,防止非相關(guān)人員閱讀涉密的檔案資料。

        (二)提高檔案利用率人是最關(guān)鍵因素。在檔案管理中,人是最為關(guān)鍵的因素,起到統(tǒng)籌規(guī)劃和具體執(zhí)行的作用。在檔案形成過程中既需要領(lǐng)導(dǎo)的統(tǒng)籌規(guī)劃,又需要具體工作人員的收集、整理和匯編。檔案的后期利用是全員參與的過程,只有大家充分認(rèn)識檔案的價值,正確地利用檔案,才能真正提高檔案的利用率。檔案管理水平直接取決于檔案管理人員。要想提高衛(wèi)生院的檔案質(zhì)量,使檔案得到充分利用,就必須提升檔案管理人員的整體素質(zhì)。這既需要培養(yǎng)檔案管理工作者的文秘、歷史學(xué)、目錄學(xué)、社科情報知識水平,還需要檔案管理工作者了解計算機(jī)的相關(guān)知識,這樣才能提升檔案管理的水平和效率,形成高質(zhì)量的檔案,為提升檔案的利用率奠定基礎(chǔ)。

        (三)全方位搜集資料,提高檔案質(zhì)量。檔案材料來源是影響檔案質(zhì)量的基礎(chǔ)因素。檔案資料來源于衛(wèi)生院的方方面面,每個人都是潛在的檔案資料來源者。因此檔案管理人員需要在單位中具備一定的協(xié)調(diào)、應(yīng)對能力,能夠處理好各方關(guān)系,收集各方面材料。此外,檔案后期的材料整理、鑒定、保管對檔案質(zhì)量的提升也具有重要影響。這是一項需要較強(qiáng)操作性的工作,衛(wèi)生院檔案管理者必須在了解相關(guān)管理規(guī)定,按照要求,合理分類、整理匯編檔案材料。衛(wèi)生院通過科學(xué)的研究,在檔案整理、服務(wù)方式等方面做出創(chuàng)新,可以幫助提升檔案質(zhì)量,從而提高檔案利用率。檔案管理工作是一項看似簡單,實際十分繁瑣的工作,要想保證檔案質(zhì)量,管理人員必須具有充分的耐心,從細(xì)節(jié)出發(fā),做好每一項小工作。

        (四)完善檔案管理規(guī)章制度。俗話說,“不以規(guī)矩不能成方圓”,要想提高檔案利用率,就必須建立檔案管理規(guī)章制度。一般來說,檔案管理制度囊括歸檔制度、保管制度、借閱制度、保密制度、統(tǒng)計制度、文書檔案分類編號制度,每一項制度都深入檔案管理的每一個細(xì)節(jié),對檔案管理工作做出最為嚴(yán)格的規(guī)定,保證檔案管理有制度可循。

        三、結(jié)語

        造成衛(wèi)生院中檔案利用率較低的原因有:檔案收集效率不高,沒有健全的檔案資料;缺乏專業(yè)的檔案管理人才,無法提高檔案管理水平;硬件投入不足,缺乏基礎(chǔ)保障。解決這一問題的途徑有:利用計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)提升檔案管理效率;提高檔案利用率人是最關(guān)鍵因素;全方位搜集資料,提高檔案質(zhì)量;完善檔案管理規(guī)章制度。

        【參考文獻(xiàn)】

        [1]姜海峰,宋強(qiáng). 提高檔案利用率的研究與探討[J].環(huán)球市場, 2016(10).

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        [3]何樹桃.影響檔案利用率的主要因素及對策研究[J].礦業(yè)工程研究, 2009, 31(2):161-162.

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        [5]鄔雪軍,朱康康. 開展用戶研究 提高檔案利用率[J]. 浙江檔案, 2000(4).

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