李偉艷

【摘要】當前，衛(wèi)生院中存在檔案利用率較低，檔案管理在衛(wèi)生院的管理中作用甚微的問題。分析發(fā)現(xiàn)造成這一現(xiàn)象的原因有：檔案收集效率不高，沒有健全的檔案資料；缺乏專業(yè)的檔案管理人才，無法提高檔案管理水平；硬件投入不足，缺乏基礎保障。提高檔案利用率的措施有：要利用計算機網(wǎng)絡提升檔案管理效率；提高檔案利用率人是最關(guān)鍵因素；全方位搜集資料，提高檔案質(zhì)量；完善檔案管理規(guī)章制度。

【關(guān)鍵詞】檔案；利用率；提高

衛(wèi)生院的檔案利用率對于促進檔案管理在衛(wèi)生院管理中的作用具有重要意義。因此需要加強對衛(wèi)生院檔案利用率較低的原因分析，尋找有效解決途徑。

一、衛(wèi)生院檔案利用率低下原因

（一）檔案收集效率不高，沒有健全的檔案資料。衛(wèi)生院從衛(wèi)生院的醫(yī)療、行政、人事、后勤等方面出發(fā)，制定了與實際相適應的管理制度，管理制度較為健全。但是在多數(shù)的衛(wèi)生院，檔案管理的相關(guān)制度較為欠缺，只有極少數(shù)的衛(wèi)生院會把檔案管理工作的成績作為工作項目的考核目標。這在很大程度上降低了檔案工作人員的積極性，從而導致工作質(zhì)量下降，檔案收集效率低下，很難形成完整的檔案資料，無法為衛(wèi)生院的管理者提供及時準確的參考信息。

（二）缺乏專業(yè)的檔案管理人才，無法提高檔案管理水平。在檔案管理中，管理人員是核心因素。檔案管理員水平的高低將直接影響衛(wèi)生院的檔案管理工作的質(zhì)量。目前，在衛(wèi)生院中檔案管理人才的缺失現(xiàn)象十分普遍，部分領導由于缺乏對檔案管理工作重要性的認識，委派非專業(yè)人士進行檔案管理工作，這在很大程度上降低了檔案管理水平，從而導致檔案無法得到有效利用。

（三）硬件投入不足，缺乏基礎保障。一部分比較偏遠的衛(wèi)生院，經(jīng)濟條件較差，檔案管理硬件落后，管理技術(shù)水平較為低下，很難按照相關(guān)檔案保管標準進行檔案資料的存入。這嚴重影響檔案管理工作的進行，造成檔案資料收集不全，無法發(fā)揮其自身的利用價值，利用率低下。

二、提高衛(wèi)生院檔案利用率措施

（一）要利用計算機網(wǎng)絡提升檔案管理效率。計算機網(wǎng)絡具有方便、快捷的優(yōu)勢。利用計算機網(wǎng)絡技術(shù)，可以大大提高檔案人員的工作效率，提升檔案管理的質(zhì)量，從而提高檔案利用率。但利用計算機網(wǎng)絡進行檔案管理也存在一定的缺點，主要是檔案資源保密事項無法得到充分保證。衛(wèi)生院利用網(wǎng)絡技術(shù)進行檔案管理必須嚴格按國家保密規(guī)定，嚴禁將檔案資料傳送到網(wǎng)上進行公開。即使是衛(wèi)生院的內(nèi)部局域網(wǎng)，仍然需要加強警惕，防止非相關(guān)人員閱讀涉密的檔案資料。

（二）提高檔案利用率人是最關(guān)鍵因素。在檔案管理中，人是最為關(guān)鍵的因素，起到統(tǒng)籌規(guī)劃和具體執(zhí)行的作用。在檔案形成過程中既需要領導的統(tǒng)籌規(guī)劃，又需要具體工作人員的收集、整理和匯編。檔案的后期利用是全員參與的過程，只有大家充分認識檔案的價值，正確地利用檔案，才能真正提高檔案的利用率。檔案管理水平直接取決于檔案管理人員。要想提高衛(wèi)生院的檔案質(zhì)量，使檔案得到充分利用，就必須提升檔案管理人員的整體素質(zhì)。這既需要培養(yǎng)檔案管理工作者的文秘、歷史學、目錄學、社科情報知識水平，還需要檔案管理工作者了解計算機的相關(guān)知識，這樣才能提升檔案管理的水平和效率，形成高質(zhì)量的檔案，為提升檔案的利用率奠定基礎。

（三）全方位搜集資料，提高檔案質(zhì)量。檔案材料來源是影響檔案質(zhì)量的基礎因素。檔案資料來源于衛(wèi)生院的方方面面，每個人都是潛在的檔案資料來源者。因此檔案管理人員需要在單位中具備一定的協(xié)調(diào)、應對能力，能夠處理好各方關(guān)系，收集各方面材料。此外，檔案后期的材料整理、鑒定、保管對檔案質(zhì)量的提升也具有重要影響。這是一項需要較強操作性的工作，衛(wèi)生院檔案管理者必須在了解相關(guān)管理規(guī)定，按照要求，合理分類、整理匯編檔案材料。衛(wèi)生院通過科學的研究，在檔案整理、服務方式等方面做出創(chuàng)新，可以幫助提升檔案質(zhì)量，從而提高檔案利用率。檔案管理工作是一項看似簡單，實際十分繁瑣的工作，要想保證檔案質(zhì)量，管理人員必須具有充分的耐心，從細節(jié)出發(fā)，做好每一項小工作。

（四）完善檔案管理規(guī)章制度。俗話說，“不以規(guī)矩不能成方圓”，要想提高檔案利用率，就必須建立檔案管理規(guī)章制度。一般來說，檔案管理制度囊括歸檔制度、保管制度、借閱制度、保密制度、統(tǒng)計制度、文書檔案分類編號制度，每一項制度都深入檔案管理的每一個細節(jié)，對檔案管理工作做出最為嚴格的規(guī)定，保證檔案管理有制度可循。

三、結(jié)語

造成衛(wèi)生院中檔案利用率較低的原因有：檔案收集效率不高，沒有健全的檔案資料；缺乏專業(yè)的檔案管理人才，無法提高檔案管理水平；硬件投入不足，缺乏基礎保障。解決這一問題的途徑有：利用計算機網(wǎng)絡提升檔案管理效率；提高檔案利用率人是最關(guān)鍵因素；全方位搜集資料，提高檔案質(zhì)量；完善檔案管理規(guī)章制度。

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