摘要：信息化、數(shù)字化是當前時代發(fā)展的大趨勢，檔案管理在這種大趨勢下也應該采取數(shù)字化的管理方式，讓檔案發(fā)揮更大的作用。傳統(tǒng)的檔案管理完全采用手工的方式進行記錄、整理，但是隨著時代的發(fā)展、時間的積累，檔案越來越多，傳統(tǒng)的手工操作不但速度慢，而且效率低容易出錯，存在各種各樣的弊端?；诖?，本文將探討檔案管理與數(shù)字化之間的關聯(lián)，希望將數(shù)字化融入到我國的檔案管理中去，提高我國的檔案管理水平。

關鍵詞：檔案；素質；管理；對策

中圖分類號：G127 文獻識別碼：A 文章編號：1001-828X（2017）003-00-02

我國非常注重檔案的管理工作，但是從檔案管理的實際工作情況來看，檔案管理是一項非常復雜、繁瑣的工作，工作量非常大，傳統(tǒng)手工的檔案管理工作效率低，很容易出現(xiàn)錯誤，很多珍貴的檔案文獻都在傳統(tǒng)檔案管理的方法中遺失，造成了很大的損失。將信息化、數(shù)字化融入到檔案管理中去，可以提高檔案管理的工作效率，而且從檔案使用的角度上來說，通過信息的檢索查找檔案也是非常的快捷、高效，大大提高了人工查找的效率。但是從我國在推廣檔案管理數(shù)字化的過程中來看，還存在很多問題，也正是考慮到這一點本文對將數(shù)字化融入到我國的檔案管理工作中去進行了深入的探討。

一、數(shù)字化檔案管理的涵義介紹

對于任何組織、團體、國家來說，檔案都是非常重要的，因為檔案是記錄這些團體、組織、國家在不同時間里所進行的各種活動，包括文化活動、宗教活動、政治活動等，在這些活動進行的同時也會以圖片、文字等形式保留下來，而這些歷史的信息記錄對其未來的發(fā)展作用也是非常大的。檔案對于文化的傳承、歷史的記錄意義重大，所以必須對檔案進行合理的分類以及科學的管理，只有這樣才能讓檔案發(fā)揮最大的作用，發(fā)揮其應有的功能。

隨著科技的進步，計算機已經(jīng)在我們的生活中扮演必不可少的角色，越來越多的工作領域也出現(xiàn)了計算機的身影，計算機的出現(xiàn)讓我們的工作效率大大的提高，而另一方面因為時間的不斷推進，所存留下來的歷史檔案越來越多，要以手工的方式對這些檔案進行整理所花費的時間是巨大，而且工作效率非常慢，計算機正好解決了這一難題，通過計算機使用數(shù)字化的技術對檔案進行管理，非常簡單、高效，大大提高了檔案的使用頻率，讓檔案發(fā)揮更大的作用。

二、當前數(shù)字化檔案管理問題分析

1.數(shù)字化檔案管理人才不足

檔案的數(shù)字化管理雖然在理論上與傳統(tǒng)的檔案管理并無太大差別，但是在操作的過程中卻存在很大的差異。在我國實現(xiàn)檔案數(shù)字化管理的過程也出現(xiàn)很多因為轉變管理方式而產(chǎn)生的問題，主要問題就是原來的檔案管理人員難以運用檔案數(shù)字化管理的方式進行管理工作，單從從事檔案管理這項工作本身來看，工作人員大多是年齡較大的人群，這類人群對于電腦是非常陌生的，很難操作，而年輕的一代人又認為檔案管理這些工作過于枯燥，沒有新鮮感，很多年輕人都非常抵觸這項工作。在這樣的環(huán)境下，我國的檔案數(shù)字化管理就出現(xiàn)專業(yè)人才不足的情況，這給我國的檔案數(shù)字化管理帶來了很大的困難。而要改變這一現(xiàn)狀就必須一方面對老員工進行專業(yè)培訓，讓他們適應檔案數(shù)字化管理；一方面就是要積極挖掘檔案數(shù)字化管理方面的人才，只有這樣才能真正的實現(xiàn)檔案數(shù)字化管理；另一方面就是積極開發(fā)檔案數(shù)字化管理的計算機軟件，以最小的人工投入換來最大的工作效率，通過這樣技術與人才的結合就能夠更好的解決這一難題了。

2.專業(yè)檔案數(shù)字化管理設備不足

我國的數(shù)字化檔案管理尚處于剛剛起步階段，在這一階段還需要大量的資金投入去完善基礎設施，這些基礎設施包括網(wǎng)絡設施、硬件設施、軟件設施等。但是在實際的檔案數(shù)字化管理的推進過程中，因為檔案管理并不是一種馬上就有回報的工作，所有大多數(shù)的單位、團體都不會拿出大量的資金投入到檔案管理工作中去，這就導致了在推進檔案數(shù)字化管理的過程中因為資金的缺乏而難以推進。很多單位即使配備了一些計算機設備，也都是非常老化的計算機，這些計算機根本無法完成檔案數(shù)字化管理的工作。在推進檔案數(shù)字化管理的過程中，我國也推出了相關的標準要求，雖然在短時間內大多數(shù)單位都沒有達到國家所要求的具體水準，但是我們不能放棄，應該抱著積極的心態(tài)投身于檔案數(shù)字化管理工作中去，同時積極研發(fā)符合檔案數(shù)字化管理的科學軟件，為我國盡早實現(xiàn)檔案數(shù)字化管理貢獻自己的力量。

三、推進數(shù)字化檔案管理的舉措

1.挖掘專業(yè)的檔案數(shù)字化管理人才

檔案數(shù)字化管理與傳統(tǒng)檔案管理在內容的差別就是由原來的紙質材料轉換為電子信息材料，而這些電子信息材料就需要儲存在專門的電子設備中，比如硬盤、U盤、光盤等，這些儲存材料的不同決定了其保存的方式也是不同的，這些電子儲存材料一旦受損或者受潮都會損壞，而一旦損壞那么里面所儲存的大量電子信息都會損失掉，因此電子儲存設備必須進行備份，并且放在不同的地方進行保存，其中一個受到破壞，另外一個還可以使用。諸如此類的問題還有很多，要想解決這些專業(yè)的問題就需要專業(yè)的人才來進行檔案管理，從事檔案數(shù)字化管理的工作人員應該經(jīng)常參加一些專業(yè)知識培訓，不斷加強自身在檔案數(shù)字化管理方面的專業(yè)儲備，在選擇參加檔案數(shù)字化管理專業(yè)知識培訓的工作人員時也應該注意既要選擇新員工，同時也要選擇老員工，這樣就會避免檔案管理工作人才的斷層。在具體的工作人員培訓中應該將職業(yè)道德培訓與專業(yè)知識培訓結合在一起，在提高專業(yè)水平的同時也讓工作人員更加的認可與愛護檔案數(shù)字化管理的工作。對于專業(yè)的人才的挖掘還應該注意的是這里的人才挖掘并不是盲目的挖掘，而是分專業(yè)的人才挖掘，所組建的檔案數(shù)字化管理人才隊伍必須是合理的，只有這樣的人才隊伍才能更好的完成檔案數(shù)字化管理的工作。

2.數(shù)字化檔案管理技術的應用

檔案中所涉及到的信息是各種各樣的，包括了社會、生活、經(jīng)濟、文化、軍事、民族、性別、健康等，而在傳統(tǒng)的檔案管理工作中光是對這些檔案進行簡單的分類就已經(jīng)是非常繁瑣的工作了，更不要說在這些大類的下面又會劃分出各種小的分類。在實際的分類工作中會遇到一個非常大的困難，那就是因為個人見解的不同所進行的種類劃分是不一致的，有人認為是社會類的檔案，而又有人認為是生活類的檔案，這樣就在檔案的立卷中存在很大的差異，而由立卷引起的差異在檔案查找的過程中同樣也會遇到，有人認為此類的檔案應該從社會類的檔案中查找，而有人認為應該從生活類檔案中查找，這樣就會產(chǎn)生很大的分歧，也不利于檔案的管理工作。而使用檔案的數(shù)字化管理，將計算機相關的專業(yè)軟件應用到工作去就會輕松的解決此類難題，不但解決了立卷中所遇到的難題，在檔案查找的時候也會非常簡單順利。傳統(tǒng)的紙質檔案需要進行專門的收集處理，在處理的時候會涉及到對相關材料的篩選、裁剪等，這些工作程序經(jīng)常會因為工作的疏忽造成不可挽回的損失，而采用檔案數(shù)字化管理的方式就會輕松解決這一困難，這對保護檔案的完整性意義重大。很多從事檔案管理的工作人員因為難以適應新的管理方式，故而產(chǎn)生排斥的心理，這對檔案數(shù)字化管理的推廣產(chǎn)生很大的阻力，應該積極疏導老職工的心理問題，將檔案數(shù)字化管理的優(yōu)點向他們講清楚，讓從事檔案管理的老員工帶頭進行檔案數(shù)字化管理的推進。

3.加大資金投入、更新專業(yè)設備

檔案數(shù)字化管理工作的進展情況直接受到資金的投入與專業(yè)設備的影響，但是從我國當前的情況來看并不樂觀，主要表現(xiàn)在資金投入不到位，很多專業(yè)的設備都沒有得到更新，嚴重阻礙了檔案數(shù)字化管理工作的推進進度。因此，相關部門必須引起高度重視，將檔案數(shù)字化管理工作需要的資金投入到位。在檔案數(shù)字化管理的專業(yè)設備方面又分為軟件設備與硬件設備兩個方面，在軟件方面應該加大對專業(yè)軟件的研發(fā)，盡快將最新研發(fā)的、專業(yè)的軟件技術應用到檔案數(shù)字化管理的工作中去；對于硬件設備，除了加大資金購買更新以外，對于現(xiàn)有的設備也要做好防護保養(yǎng)工作，這樣不但可以延長其使用的壽命，對于其提高工作效率也有很重大的影響。因為檔案數(shù)字化管理是一項尚處于摸索階段的工作，因此在實際的工作中應該認真積累經(jīng)驗，總結工作中的不足，這樣更有助于案數(shù)字化管理的發(fā)展。

四、結語

檔案數(shù)字化管理是當前國際檔案管理的大趨勢，可以有效的提高工作效率，解決傳統(tǒng)檔案管理中遇到的很多困難。但是我國的檔案數(shù)字化管理剛剛起步，很多問題還需要我們慢慢解決，只有加大資金投入，積極研發(fā)專業(yè)軟件、更新硬件設備，總結工作經(jīng)驗，才能讓我國的檔案數(shù)字化管理取得更好的發(fā)展，讓檔案更好的為社會發(fā)展來服務。

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作者簡介：江佩瓊（1961-），女，廣西梧州人，副研究館員，主要從事檔案管理學研究。

基金項目：本文為梧州學院2011年院級科研項目階段性研究成果；項目類型：院級一般項目；項目編號：2011C019。