劉娟

【摘要】存貨作為一項(xiàng)重要的流動(dòng)資產(chǎn)，直接影響著企業(yè)的利潤(rùn)。存貨內(nèi)部控制機(jī)制不完善，將會(huì)導(dǎo)致其存貨管理存在缺陷。從短期來(lái)看，這將影響企業(yè)的獲利能力，從長(zhǎng)遠(yuǎn)來(lái)看，有危及企業(yè)生存發(fā)展的風(fēng)險(xiǎn)。因此，本文將從中小企業(yè)存貨購(gòu)進(jìn)環(huán)節(jié)及存貨內(nèi)部會(huì)計(jì)控制出發(fā)，通過分析當(dāng)前存貨購(gòu)進(jìn)環(huán)節(jié)的現(xiàn)狀及存在的問題，探索適用的內(nèi)部會(huì)計(jì)控制方法。

【關(guān)鍵詞】存貨 購(gòu)進(jìn)環(huán)節(jié) 會(huì)計(jì)內(nèi)部控制

一、當(dāng)前中小型企業(yè)存貨購(gòu)進(jìn)環(huán)節(jié)的概況

（一）存貨內(nèi)部控制制度存在缺陷

內(nèi)部控制是指企業(yè)為了保證業(yè)務(wù)活動(dòng)的有序進(jìn)行，保護(hù)財(cái)產(chǎn)的安全和完整，防止、發(fā)現(xiàn)、糾正錯(cuò)誤與舞弊，保證會(huì)計(jì)資料的真實(shí)可靠而制定和實(shí)施的一系列具有相互聯(lián)系、相互制約、相互協(xié)調(diào)的方法、措施和程序。

1.當(dāng)前許多中小型企業(yè)在不相容職位相互分離的內(nèi)部控制制度上有所欠缺。中小型企業(yè)為了節(jié)省人力資源，通常將存貨的采購(gòu)以及驗(yàn)收任務(wù)交由同一個(gè)人來(lái)完成。而采購(gòu)人員同時(shí)兼具驗(yàn)收工作容易導(dǎo)致企業(yè)存貨的賬實(shí)不符。企業(yè)很可能在不知不覺中就流失一批存貨。眾所周知，存貨是企業(yè)的第二大利潤(rùn)源泉，企業(yè)的初衷是希望節(jié)約人工工資來(lái)節(jié)約生產(chǎn)成本，卻沒有考慮到存貨被盜的損失遠(yuǎn)遠(yuǎn)不止人工工資的那點(diǎn)金額。中國(guó)有句俗話叫“偷雞不成蝕把米”。用這個(gè)來(lái)形容有些企業(yè)實(shí)在是再貼切不過了。

2.當(dāng)今很多小企業(yè)基本是一家一戶自主經(jīng)營(yíng)，容易出現(xiàn)內(nèi)部會(huì)計(jì)控制制度形同虛設(shè)的局面。雖然內(nèi)部控制機(jī)構(gòu)的層次分明化，但是當(dāng)企業(yè)的工作量大、任務(wù)重的時(shí)候，企業(yè)往往又安排一些人身兼數(shù)職。毋庸置疑企業(yè)在有法可依的環(huán)節(jié)上做得很到位，但是這樣忽略了當(dāng)初制定制度的本意——每個(gè)人都遵守制度。更何況在一定程度上還拉低了企業(yè)的工作效率，一個(gè)人的精力畢竟是有限的，專注于同一份工作雖然乏味但是足夠?qū)Ｐ?，精力也能夠得到很好地投入。而讓一個(gè)人身兼數(shù)職雖然能解決企業(yè)的燃眉之急，卻不能從根本上解決問題，所以此舉并非是長(zhǎng)久之計(jì)。大多數(shù)企業(yè)也只是單純地看見了眼前的利益，沒有更深層次地去考慮企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。

3.企業(yè)的權(quán)責(zé)不夠明晰。企業(yè)可能由于營(yíng)銷策略等原因?qū)е缕髽I(yè)存貨積壓，然而各部門為了盡可能地規(guī)避自己所需要承擔(dān)的風(fēng)險(xiǎn)，往往都將責(zé)任推卸給其他部門。一方面這種不敢承擔(dān)責(zé)任的行為是企業(yè)員工沒有責(zé)任心的表現(xiàn)，另一方面也反映了企業(yè)權(quán)責(zé)制度劃分的不夠明晰。不僅沒有從根本上解決存貨積壓的問題，反而有可能導(dǎo)致存貨呆滯品的增加，并且在一定程度上有危及企業(yè)生存發(fā)展的可能性。

（二）企業(yè)各部門之間缺乏溝通

1.企業(yè)的文化建設(shè)很大程度上影響著企業(yè)的員工們，因?yàn)槠髽I(yè)的文化不僅有著導(dǎo)向、凝聚功能還有約束甚至激勵(lì)作用。在當(dāng)今經(jīng)濟(jì)全球化的趨勢(shì)下，企業(yè)之間的競(jìng)爭(zhēng)已然不單純是經(jīng)濟(jì)實(shí)力的競(jìng)爭(zhēng)，反而更側(cè)重于綜合實(shí)力的競(jìng)爭(zhēng)。本來(lái)中小型企業(yè)的人員規(guī)模就不大，員工們?cè)僖驗(yàn)榉N種私人原因?qū)е虏块T之間的溝通不順，就更影響著企業(yè)的經(jīng)營(yíng)。俗話說(shuō)單絲不成線，獨(dú)木不成林，員工們?cè)谒枷肷蠜]有團(tuán)結(jié)的意識(shí)，在行為上又缺乏溝通，那么企業(yè)在今后的競(jìng)爭(zhēng)中也很難立足。

2.當(dāng)前有許多中小型企業(yè)都實(shí)行粗放式的管理理念與管理體制，企業(yè)經(jīng)常出現(xiàn)賬實(shí)不符的現(xiàn)象，即有賬無(wú)物、有物無(wú)賬、賬物不符等現(xiàn)象。企業(yè)各部門之間沒有很好地溝通與交流，這就是企業(yè)內(nèi)部文化建設(shè)的缺陷所在。企業(yè)需要的是雙向信息的傳遞，而不是單一的。一方面?zhèn)}庫(kù)保管人員沒有及時(shí)反饋信息，沒有對(duì)采購(gòu)過程中存貨的損毀情況進(jìn)行匯報(bào)，究竟是非正常損耗還是合理?yè)p耗。另一方面由于相關(guān)會(huì)計(jì)人員沒有之前正確的存貨信息的反饋導(dǎo)致存貨采購(gòu)成本會(huì)出現(xiàn)偏差。

二、中小企業(yè)存貨購(gòu)進(jìn)環(huán)節(jié)存在的風(fēng)險(xiǎn)

中小企業(yè)存貨購(gòu)進(jìn)環(huán)節(jié)存在的問題除了第一部分闡述的以外還有以下幾點(diǎn)風(fēng)險(xiǎn)。

（一）存貨采購(gòu)階段的主要風(fēng)險(xiǎn)

1.編制采購(gòu)計(jì)劃的主要風(fēng)險(xiǎn)。一是采購(gòu)人員沒有對(duì)市場(chǎng)的變化趨勢(shì)作出正確的判斷，從而導(dǎo)致編制的采購(gòu)計(jì)劃不合理，造成企業(yè)庫(kù)存的短缺，最終導(dǎo)致企業(yè)生產(chǎn)停滯。二是采購(gòu)人員編制的采購(gòu)計(jì)劃嚴(yán)重背離企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)需要，引起企業(yè)庫(kù)存的積壓，從而導(dǎo)致企業(yè)的資源浪費(fèi)。

2.供應(yīng)商選擇的主要風(fēng)險(xiǎn)。一是供應(yīng)商與企業(yè)之間存在的舞弊現(xiàn)象容易導(dǎo)致存貨授權(quán)審批不規(guī)范。二是中小企業(yè)對(duì)于招投標(biāo)方式安排的不合理可能會(huì)導(dǎo)致采購(gòu)的物資出現(xiàn)采購(gòu)價(jià)格很高但是質(zhì)量并不能達(dá)到預(yù)期要求的現(xiàn)象。

3.確定采購(gòu)價(jià)格的主要風(fēng)險(xiǎn)。無(wú)論是哪個(gè)企業(yè)都希望自己的采購(gòu)部門能以最高的性價(jià)比采購(gòu)企業(yè)所需物資，那么該階段的主要風(fēng)險(xiǎn)在于：第一，中小企業(yè)由于人員規(guī)模不大，在詢單程序上不完善，導(dǎo)致采購(gòu)價(jià)格不合理。第二，企業(yè)采購(gòu)定價(jià)機(jī)制的不科學(xué)，容易導(dǎo)致企業(yè)的資金受損。第三，中小企業(yè)對(duì)于存貨定價(jià)方式的選擇不當(dāng)，可能造成企業(yè)資金損失的問題。

4.訂立采購(gòu)合同的主要風(fēng)險(xiǎn)。第一，中小型企業(yè)與供應(yīng)在簽訂協(xié)議的過程中，一方可能存在霸王條款即沒有明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，甚至還可能出現(xiàn)規(guī)避違約責(zé)任的現(xiàn)象，這將嚴(yán)重影響企業(yè)的合法權(quán)益。第二，中小企業(yè)由于經(jīng)營(yíng)規(guī)模不大，權(quán)利相對(duì)采購(gòu)合同簽訂的過程中可能會(huì)出現(xiàn)未經(jīng)授權(quán)而直接簽訂的情況，一方面影響企業(yè)的采購(gòu)行程，一方面會(huì)出現(xiàn)違約風(fēng)險(xiǎn)。

（二）存貨驗(yàn)收階段的主要風(fēng)險(xiǎn)

第一，企業(yè)沒有明確存貨的驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)。導(dǎo)致部分已然毀損卻沒有被及時(shí)發(fā)現(xiàn)的存貨的毀損費(fèi)用需要企業(yè)自己承擔(dān)。

第二，企業(yè)的驗(yàn)收程序不規(guī)范。對(duì)驗(yàn)收過程中存在的例如是運(yùn)輸途中的合理?yè)p耗還是非合理?yè)p耗的異常情況企業(yè)沒有及時(shí)安排相關(guān)會(huì)計(jì)人員進(jìn)行處理，從而造成企業(yè)存貨的賬實(shí)不符。

第三，驗(yàn)收人員單純的檢查存貨的數(shù)量而忽略了存貨的質(zhì)量，無(wú)形之中又增加了企業(yè)的采購(gòu)成本。

（三）付款階段的主要風(fēng)險(xiǎn)

第一，付款方式的選擇不當(dāng)，預(yù)付貨款可能存在企業(yè)的貨物到達(dá)目的地以后質(zhì)量不達(dá)標(biāo)而企業(yè)又無(wú)法追究損壞的貨物款項(xiàng)的情況。

第二，沒有明確付款方式，企業(yè)為了避免出現(xiàn)壞賬而選擇先支付一半貨款，后期等貨到達(dá)目的地以后再支付剩下的貨款，以至于多種付款方式交錯(cuò)使用從而導(dǎo)致企業(yè)的賬務(wù)不清。

三、中小企業(yè)存貨購(gòu)進(jìn)環(huán)節(jié)內(nèi)部會(huì)計(jì)控制的方法

（一）考核公司采購(gòu)人員和供應(yīng)商

1.工欲善其事必先利其器，而企業(yè)的采購(gòu)人員便是企業(yè)的一把利劍。企業(yè)要想獲得高利潤(rùn)就必須擦亮眼睛選擇合適的采購(gòu)人員。中小型企業(yè)的人員規(guī)模不大，便于考核與管理。所以對(duì)于企業(yè)采購(gòu)人員的選定，我個(gè)人覺得企業(yè)需要從思想品德素質(zhì)、知識(shí)素質(zhì)等方面對(duì)采購(gòu)人員進(jìn)行初步考核。其次考核采購(gòu)人員的能力素質(zhì)。最后考核采購(gòu)人員在具備成本分析能力、價(jià)值分析能力的情況下，是否了解與采購(gòu)相關(guān)的法律法規(guī)等專業(yè)知識(shí)。終極考核完畢之后企業(yè)可以對(duì)采購(gòu)人員進(jìn)行任務(wù)分配，從而提高企業(yè)的采購(gòu)效率。

2.作為公司的高層，需要正確的規(guī)劃和分解所有的工作發(fā)放到下面，然后由企業(yè)各個(gè)階層的人去完成這份工作。那么選擇供應(yīng)商的工作自然也就由企業(yè)的采購(gòu)人員去完成，這也是企業(yè)之前需要考核培訓(xùn)采購(gòu)人員的目的。為了篩選出合格的供應(yīng)商，首先采購(gòu)部需要根據(jù)企業(yè)的需求擬定采購(gòu)計(jì)劃以及采購(gòu)標(biāo)準(zhǔn)即采購(gòu)人員尋找的供應(yīng)商一方面需要滿足質(zhì)檢部門提供的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，另一方面還需要達(dá)到企業(yè)的評(píng)估標(biāo)準(zhǔn)（A.一般經(jīng)營(yíng)狀況B.制造能力C.技術(shù)能力 D.管理能力）。其次，對(duì)于初步審核符合要求的供應(yīng)商，企業(yè)可以將供應(yīng)商的資料進(jìn)行整理歸檔。然后，對(duì)于審查合格并且企業(yè)也有選擇意向的供應(yīng)商，企業(yè)需要成立相應(yīng)的考察小組對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行實(shí)地考察，審核供應(yīng)商的經(jīng)濟(jì)狀況和財(cái)務(wù)狀況。最后，經(jīng)過層層考核突出重圍的供應(yīng)商，企業(yè)可以將其建立一個(gè)資料庫(kù)，方便企業(yè)日后合作。除此之外企業(yè)還需要安排專業(yè)團(tuán)隊(duì)對(duì)所合作供應(yīng)商的產(chǎn)品進(jìn)行不定時(shí)的抽查，防止供應(yīng)商們?cè)诮窈蟮墓┴涍^程中偷天換日。

3.中小型企業(yè)經(jīng)營(yíng)規(guī)模不大。為了避免企業(yè)采購(gòu)人員與供應(yīng)商之間有不法勾當(dāng)，企業(yè)一方面需要不定時(shí)的對(duì)采購(gòu)人員進(jìn)行調(diào)動(dòng)，在不影響企業(yè)正常運(yùn)作的同時(shí)安排他們完善調(diào)動(dòng)交接手續(xù)。另一方面公司需要針對(duì)采購(gòu)人員制定一些規(guī)章制度，以此來(lái)約束采購(gòu)人員，做到用法來(lái)推動(dòng)內(nèi)部控制建設(shè)。

（二）明確存貨的采購(gòu)成本

1.中小型企業(yè)與大型企業(yè)相比不占據(jù)經(jīng)濟(jì)優(yōu)勢(shì)。那么中小型企業(yè)在存貨采購(gòu)的定價(jià)機(jī)制以及采購(gòu)方式需要更加明確，從而確保萬(wàn)無(wú)一失。

2.關(guān)于存貨采購(gòu)的價(jià)格方面。企業(yè)需要通過安排技術(shù)人員對(duì)采購(gòu)市場(chǎng)進(jìn)行調(diào)研，充分了解存貨市場(chǎng)價(jià)格變動(dòng)的趨勢(shì)，分析采購(gòu)存貨的執(zhí)行價(jià)格，最后確定存貨的采購(gòu)價(jià)格。當(dāng)然在這個(gè)過程中企業(yè)可以根據(jù)所調(diào)研的結(jié)果建立存貨采購(gòu)價(jià)格數(shù)據(jù)庫(kù)，方便為日后的采購(gòu)作參考。

3.關(guān)于存貨的采購(gòu)數(shù)量方面。中小企業(yè)的生產(chǎn)特點(diǎn)一般都是小批量，所以為了避免企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)計(jì)劃不協(xié)調(diào)，造成庫(kù)存的積壓或短缺，公司需要安排相關(guān)人員進(jìn)行采購(gòu)計(jì)劃的制定。先對(duì)市場(chǎng)需求做個(gè)調(diào)研，根據(jù)分析市場(chǎng)需求以及趨勢(shì)走向制定合理采購(gòu)計(jì)劃。

（三）完善存貨驗(yàn)收制度

存貨采購(gòu)不僅僅是完成采購(gòu)就萬(wàn)事大吉了，還必須驗(yàn)收入庫(kù)，因?yàn)檫\(yùn)輸途中的合理?yè)p耗和入庫(kù)前的挑選整理費(fèi)用也計(jì)入存貨采購(gòu)成本。所以必須控制好存貨的驗(yàn)收，包括物理驗(yàn)收和財(cái)務(wù)驗(yàn)收。

1.實(shí)物驗(yàn)收即倉(cāng)儲(chǔ)人員負(fù)責(zé)檢查存貨到庫(kù)的質(zhì)量、數(shù)量以及其規(guī)格等是否與計(jì)劃采購(gòu)成本相吻合。同時(shí)中小型企業(yè)需要安排相應(yīng)的生產(chǎn)技術(shù)人員通過抽樣調(diào)查的方式對(duì)入庫(kù)的存貨進(jìn)行測(cè)試。對(duì)于不合格的產(chǎn)品生產(chǎn)技術(shù)人員需要填寫一張檢測(cè)單并上交主管部門，主管部門審核后需要將存貨按照可修理和不可修理分類，可修理的存貨可以聯(lián)系供應(yīng)商，讓供應(yīng)商安排技術(shù)人員進(jìn)行修理并要求供應(yīng)商給予企業(yè)相應(yīng)的折扣；對(duì)于那些無(wú)法修理的存貨，企業(yè)可以要求供應(yīng)商進(jìn)行退貨處理。同時(shí)為了及時(shí)準(zhǔn)確地處理退貨產(chǎn)品，盡可能地減少產(chǎn)品的貶值損失，建議企業(yè)選擇幾個(gè)口碑較好的物流公司，并與他們進(jìn)行合作。

2.財(cái)務(wù)驗(yàn)收即存貨入庫(kù)后，采購(gòu)部門以及其他相關(guān)部門應(yīng)及時(shí)將采購(gòu)憑證等其他原始憑證上交給財(cái)務(wù)部門。相關(guān)會(huì)計(jì)人員根據(jù)所得到的原始憑證進(jìn)行賬務(wù)處理，為了避免出現(xiàn)存貨虛增的情況對(duì)于發(fā)生的存貨退回，會(huì)計(jì)人員需要及時(shí)作出相應(yīng)的會(huì)計(jì)處理。

3.中小企業(yè)的特點(diǎn)是員工數(shù)量較少，組織結(jié)構(gòu)簡(jiǎn)單，所以企業(yè)需要將不相容職務(wù)相互分離的原則貫穿始終。確保無(wú)論在什么情況下都不能安排采購(gòu)人員擔(dān)任存貨的驗(yàn)收工作，從而有效地防止徇私舞弊、以權(quán)謀的行為發(fā)生。