姜斌

摘 要：文書檔案管理是企業(yè)檔案管理中的重要內(nèi)容，對企業(yè)的長久發(fā)展具有非常重要的意義和作用。在現(xiàn)代化社會發(fā)展的大環(huán)境下，文書檔案管理已經(jīng)逐漸從傳統(tǒng)人工管理模式轉(zhuǎn)化為信息化管理模式，并極大的提升了文書檔案管理質(zhì)量和管理效率，進(jìn)而實現(xiàn)企業(yè)文書檔案管理的信息化和現(xiàn)代化以及技術(shù)化。因此，在這樣的環(huán)境背景下，探究文書檔案的信息化管理具有非常重要的現(xiàn)實意義。

關(guān)鍵詞：文書檔案；信息化；管理；效率；水平

隨著近幾年信息技術(shù)的迅速發(fā)展，使得信息技術(shù)已經(jīng)逐漸滲透到各個領(lǐng)域中，并表現(xiàn)出極強(qiáng)的應(yīng)用價值和實現(xiàn)意義。特別是對于文書檔案管理而言，由于文書檔案管理自身的復(fù)雜性和繁瑣性，使得傳統(tǒng)文書檔案的人工管理方式不僅容易出現(xiàn)失誤，降低文書檔案管理的效率，還提高了企業(yè)管理成本，進(jìn)而不利于企業(yè)的健康發(fā)展。因此，傳統(tǒng)文書檔案的人工式管理模式已經(jīng)無法適應(yīng)企業(yè)的發(fā)展腳步。在這樣的環(huán)境背景下，文書檔案管理在進(jìn)行不斷的創(chuàng)新和改革后，逐漸走向信息化的發(fā)展道路。

1 文書檔案信息化管理的特點

（一）高效性

就目前而言，文書檔案需要管理和保存的材料和內(nèi)容越來越多，增加了文書檔案管理人員的工作量的同時，也給文書檔案管理工作帶來一定的難度。從這一層面上來看，現(xiàn)有的文書檔案管理水平已經(jīng)和企業(yè)管理的創(chuàng)新發(fā)展之間產(chǎn)生巨大的沖突，這種沖突在一定程度上已經(jīng)制約了企業(yè)的健康穩(wěn)定發(fā)展。而文書檔案信息化管理主要通過當(dāng)前先進(jìn)的信息技術(shù)，建立一套完整的信息化管理體系，可以在計算機(jī)中實現(xiàn)對文書檔案的查詢和分類以及保存等一系列管理功能，有效的提高了文書檔案管理的精準(zhǔn)性，在節(jié)省企業(yè)文書檔案管理成本的同時，也實現(xiàn)了文書檔案管理的高效性，促進(jìn)企業(yè)的長久可持續(xù)發(fā)展[1]。

（二）共享性

文書檔案的信息化管理方式和傳統(tǒng)文書檔案管理方式相比，可是實現(xiàn)文書檔案信息的共享，在實際管理過程中，管理人員只要把有關(guān)的文書檔案錄入到計算機(jī)文書檔案管理系統(tǒng)中，通過計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的傳輸功能，可以進(jìn)行信息的傳輸。同時，在管理人員將文書檔案信息上傳到系統(tǒng)后，有需要的人可以通過登錄，到文書檔案管理系統(tǒng)中查詢需要的文書檔案信息，并將其下載。文書檔案的信息化管理打破了傳統(tǒng)文書檔案管理在時間和空間方面的局限性，真正做到隨時隨地的使用文書檔案信息資源，進(jìn)而實現(xiàn)文書檔案管理的共享性。文書檔案信息的共享性對企業(yè)內(nèi)部員工工作效率的提升具有非常重要的作用和意義，在一定程度上為企業(yè)的高效管理和運行提供了重要的保障[1]。

（三）穩(wěn)定性

對于傳統(tǒng)文書檔案管理而言，其保存效果具有一定的波動性，也就是說，傳統(tǒng)的文書檔案管理的信息保存風(fēng)險性較大，在保存或者是管理的過程中，很容易會由于外界環(huán)境或者是客觀因素的影響而受到破壞，例如溫度、濕度、酸性物質(zhì)、氧化劑等環(huán)境因素，在這一層面上提高了文書檔案管理的難易程度，進(jìn)而嚴(yán)重影響了文書檔案的利用效率和管理水平。在這樣的環(huán)境背景下，文書檔案的信息化管理很好的解決了此類問題。文書檔案的信息化管理主要通過計算機(jī)程序和計算機(jī)自身硬件設(shè)施根據(jù)預(yù)定程序進(jìn)行文書檔案信息的自動化保存和管理，有效提升了文書檔案管理的穩(wěn)定性與可靠性，進(jìn)而延長文書檔案信息的保存期限[2]。

（四）安全性

安全性是文書檔案信息化管理方式的優(yōu)勢之一，在信息技術(shù)日趨成熟的現(xiàn)代化社會，文本檔案信息化管理可以充分發(fā)揮出其安全性的特點，并主要表現(xiàn)在隱蔽功能和文書檔案信息的查詢權(quán)限方面。在進(jìn)行文書檔案查詢前需要登錄個人信息，給文書檔案的查詢設(shè)置了一道門檻，為文書檔案信息的安全性提供了重要的保障。因此，文書檔案信息化管理除了高效性、共享性以及穩(wěn)定性之外，還具有極強(qiáng)的安全性，進(jìn)而有效提高了文書檔案管理的現(xiàn)代化管理水平[2]。

2 文書檔案信息化管理途徑

（一）建立文書檔案計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)

要想實現(xiàn)文書檔案的信息化管理，建立文書檔案計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)是重要的前提和基礎(chǔ)，要加強(qiáng)文書檔案計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的硬件設(shè)備。其硬件設(shè)備要結(jié)合文書檔案信息化管理的實際標(biāo)準(zhǔn)與要求進(jìn)行設(shè)置，對比較重要和隱蔽性比較強(qiáng)的文書檔案，要實現(xiàn)全程監(jiān)控，具體表現(xiàn)文書檔案保存和管理以及查詢等方面。在進(jìn)行文書檔案信息的拷貝和移動過程中，要檢查U盤或者是移動硬盤的安全性與可靠性，并做好備份工作，提高和更新計算機(jī)防火墻設(shè)置，進(jìn)而有效提高文書檔案管理水平[3]。

（二）實現(xiàn)系統(tǒng)的內(nèi)外網(wǎng)隔離

對于信息化網(wǎng)絡(luò)的內(nèi)網(wǎng)和外網(wǎng)而言，可以采取物理隔離的方式來進(jìn)行隔離，而且這也是非常有效和經(jīng)濟(jì)的隔離措施。第一層采取的是路由器隔離。路由器可以將被屏蔽的IP地址以及服務(wù)過濾掉，對所有的IP地址進(jìn)行屏蔽，之后有選擇性的在信息化網(wǎng)絡(luò)中放進(jìn)一些地址信息；第二層采取的是防火墻隔離。大部分的防火墻都具有認(rèn)證機(jī)制，不管是哪種類型的防火墻，從整體上來看都具有對進(jìn)出網(wǎng)絡(luò)的數(shù)據(jù)進(jìn)行過濾、對進(jìn)出網(wǎng)絡(luò)的行為進(jìn)行控制、堵截一些被禁止的網(wǎng)絡(luò)業(yè)務(wù)、檢測和警示網(wǎng)絡(luò)攻擊以及對穿過防火墻的信息進(jìn)行記錄等基礎(chǔ)功能[4]。

（三）提高管理人員的綜合素質(zhì)

首先，對文書檔案管理人員進(jìn)行專業(yè)技能培訓(xùn)。文書檔案信息化管理對于管理人員來說可以很高節(jié)省時間以及勞動力，但同時對管理人員的專業(yè)技能與綜合素質(zhì)以及信息技術(shù)掌握能力都有更高的要求，高素質(zhì)的管理人員可以有效提高文書檔案管理的效率與質(zhì)量。因此，要不斷提升文書檔案管理人員的綜合能力，提高其知識水平以及網(wǎng)絡(luò)科技能力，樹立管理人員信息化管理的意識，使其適應(yīng)目企業(yè)文書管理的新模式。并在文書檔案信息化管理工作中善于發(fā)現(xiàn)問題，具有及時解決問題的能力，從而提高文書檔案管理水平，加快企業(yè)文書檔案管理創(chuàng)新步伐。

其次，鼓勵現(xiàn)代化科技應(yīng)用型人才的加入，提高文書檔案管理人員的應(yīng)選門檻，從而整體提高文書檔案管理水平，完善文書檔案管理信息化系統(tǒng)管理模式。在選擇管理人員的過程中，要挑選具有較高的專業(yè)技能和綜合能力的管理人才，使其通過自身的專業(yè)技術(shù)和經(jīng)驗來幫助文書檔案管理的整體水平的提升，同時對信息型的文書檔案管理具有較強(qiáng)的適應(yīng)性，從而能夠及時的發(fā)現(xiàn)文書檔案管理在信息化管理模式下的弊端與不足，從而制定出更加完善的文書檔案管理方案，促進(jìn)企業(yè)文書檔案管理水平的提升。

3 結(jié)束語

本文通過文書檔案信息化管理的分析，讓我們知道了文書檔案的信息化管理極大的提升了文書檔案管理質(zhì)量和管理效率，進(jìn)而實現(xiàn)企業(yè)文書檔案管理的信息化和現(xiàn)代化以及技術(shù)化。因此，本文主要提出建立文書檔案計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)、實現(xiàn)系統(tǒng)的內(nèi)外網(wǎng)隔離以及提高管理人員的綜合素質(zhì)等措施，促進(jìn)企業(yè)文書檔案管理水平的提升。

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