趙繼紅

摘 要：隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的飛速發(fā)展尤其是以互聯(lián)網(wǎng)為代表的信息時(shí)代的來(lái)臨，檔案管理工作現(xiàn)狀已經(jīng)無(wú)法適應(yīng)檔案事業(yè)發(fā)展的需求，信息技術(shù)的推廣應(yīng)用讓檔案基礎(chǔ)管理工作的重點(diǎn)逐漸朝著檔案信息化建設(shè)推進(jìn)。我們必須要緊跟時(shí)代發(fā)展步伐，進(jìn)一步促進(jìn)檔案管理的信息化建設(shè)，讓檔案材料能夠更加高效的發(fā)揮出其價(jià)值。本文分析了檔案信息化建設(shè)的基本要求，并結(jié)合筆者研究提出了檔案信息化建設(shè)的幾點(diǎn)對(duì)策。

關(guān)鍵詞：檔案管理；信息化建設(shè)；對(duì)策

現(xiàn)代信息技術(shù)在檔案管理過(guò)程中的推廣應(yīng)用不僅讓檔案信息材料在國(guó)家社會(huì)經(jīng)濟(jì)建設(shè)過(guò)程中的地位與作用越來(lái)越凸顯，同時(shí)也在本質(zhì)上轉(zhuǎn)變了檔案信息技術(shù)傳播途徑。對(duì)于檔案管理部門和檔案工作人員而言必須要緊抓時(shí)代發(fā)展機(jī)遇，進(jìn)一步推進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)。

1 檔案管理信息化建設(shè)的要求

第一，檔案管理信息化建設(shè)的最終目的是為了盡可能的實(shí)現(xiàn)信息資源的共享，這也是一項(xiàng)長(zhǎng)期性系統(tǒng)性的工程，需要投入大量的人力物力財(cái)力，所以在信息化建設(shè)中必須要做到審時(shí)度勢(shì)，全面調(diào)查，科學(xué)進(jìn)行分析論證，確保信息化建設(shè)相關(guān)的軟硬件配套設(shè)施、軟件標(biāo)準(zhǔn)以及網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的建設(shè)等工作保持一致性，把有限的資金應(yīng)用到信息化建設(shè)的核心環(huán)節(jié)，確保其能夠滿足檔案信息化的實(shí)際要求，讓其符合未來(lái)檔案事業(yè)發(fā)展的趨勢(shì)，防止出現(xiàn)資源浪費(fèi)的情況。

第二，檔案管理信息化建設(shè)不單單在于“量”，更關(guān)鍵的是“質(zhì)”，從已經(jīng)有了顯著作用的館藏檔案目錄數(shù)字化開(kāi)始，對(duì)檔案部門內(nèi)部紙質(zhì)檔案予以數(shù)字化轉(zhuǎn)化，力求在信息服務(wù)的多元化與個(gè)性化等方式上推陳出新。用特色的檔案信息服務(wù)來(lái)滿足實(shí)際需求，同時(shí)把檔案部門館藏信息資源真正加工為系統(tǒng)化的專題式的信息，將其有機(jī)的連接為一個(gè)整體，為檔案利用者提供高效服務(wù)。

第三，檔案管理信息化建設(shè)可以說(shuō)是一項(xiàng)長(zhǎng)期性的工作，信息化建設(shè)并不單單是檔案管理部門的工作，也并非是僅僅憑借幾個(gè)技術(shù)人員就能夠完成的。它需要整個(gè)單位各個(gè)部門以及各崗位人員的通力配合，檔案管理人員隊(duì)伍的整體素質(zhì)對(duì)于信息化建設(shè)工作的質(zhì)量具有非常重要的作用，所以，檔案管理人員隊(duì)伍素質(zhì)的提升是信息化建設(shè)過(guò)程中的重要內(nèi)容。

2 檔案信息化建設(shè)的對(duì)策

（一）做好電子檔案文件的管理

建立完善檔案信息化服務(wù)網(wǎng)與公眾服務(wù)網(wǎng)，充分發(fā)揮網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)的作用，讓檔案專用網(wǎng)站變成宣傳、服務(wù)工作的第一窗口。推動(dòng)檔案文件材料的信息化標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)，結(jié)合信息化系統(tǒng)的實(shí)際需求，采購(gòu)必備的硬件配套設(shè)備為系統(tǒng)打下堅(jiān)實(shí)的硬件基礎(chǔ)。進(jìn)一步促進(jìn)檔案信息化管理軟件技術(shù)的提升，為確保檔案信息的傳輸，實(shí)現(xiàn)檔案信息高效利用提供條件[1]。

對(duì)部分價(jià)值較高的電子檔案應(yīng)當(dāng)由電子文件形成部門進(jìn)行編目整理，應(yīng)當(dāng)建立附著于信息管理網(wǎng)上的歸檔專用子系統(tǒng)，把上網(wǎng)和未上網(wǎng)的擁有較高利用價(jià)值的電子檔案借助于此系統(tǒng)傳輸給檔案管理部門。檔案部門和信息管理部門進(jìn)行溝通協(xié)商后，應(yīng)當(dāng)對(duì)歸檔的電子檔案材料提出格式要求。不管是通過(guò)什么方式進(jìn)行歸檔，都應(yīng)當(dāng)由電子文件形成單位根據(jù)統(tǒng)一格式編目整理后傳輸給檔案部門，從而保證電子文件形成部門能夠?qū)?shù)據(jù)信息的準(zhǔn)確性負(fù)責(zé)。

（二）加強(qiáng)軟硬件配套設(shè)施建設(shè)

軟硬件基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)可以說(shuō)是檔案信息化建設(shè)的必備條件，屬于檔案信息材料開(kāi)發(fā)利用與信息化建設(shè)的基礎(chǔ)，其關(guān)鍵在于檔案信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的建設(shè)。完善的軟硬件設(shè)施屬于檔案信息開(kāi)發(fā)利用以及檔案資源傳輸共享的堅(jiān)實(shí)保障，因此檔案管理部門應(yīng)當(dāng)投入更多的財(cái)力物力來(lái)加大對(duì)相關(guān)配套設(shè)施的建設(shè)力度。現(xiàn)階段單位檔案管理部門的資金主要源自于上級(jí)部門或財(cái)政撥款，另外檔案管理部門還能夠和其他各部門進(jìn)行充分的溝通，共同找出解決問(wèn)題的對(duì)策，在政策方面積極尋求上級(jí)部門的支持，推動(dòng)檔案信息化建設(shè)的快速發(fā)展。檔案管理部門必須制定全面完善的計(jì)劃，保證錄入檔案數(shù)據(jù)量滿足要求，將檔案信息化錄入當(dāng)成是常態(tài)化的工作來(lái)做。唯有進(jìn)一步提高檔案信息化數(shù)據(jù)庫(kù)的數(shù)據(jù)量，才能夠真正促進(jìn)檔案信息化軟硬件配套設(shè)施實(shí)際功能的發(fā)揮，努力增強(qiáng)信息化服務(wù)工作水平，促進(jìn)檔案信息化的全面實(shí)現(xiàn)。

（三）加快檔案信息化人才培養(yǎng)

加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)，真正實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)材料的信息化管理，其中人才是關(guān)鍵，高素質(zhì)檔案管理人才隊(duì)伍建設(shè)也刻不容緩。應(yīng)當(dāng)真正建立符合檔案信息化建設(shè)要求的綜合型高素質(zhì)人才隊(duì)伍。檔案管理人員必須要擁有相對(duì)較高的思想政治素質(zhì)，要主動(dòng)樹(shù)立較高的政治思想覺(jué)悟、法制意識(shí)以及協(xié)作理念，同時(shí)還應(yīng)當(dāng)學(xué)會(huì)更加科學(xué)的現(xiàn)代檔案的信息化利用方式，掌握一定程度的計(jì)算機(jī)操作與電子檔案歸檔技能。因此每一名檔案管理人員都應(yīng)當(dāng)讓自己盡快的適應(yīng)信息技術(shù)發(fā)展對(duì)檔案管理工作帶來(lái)的變革，讓自己能夠勝任信息時(shí)代的檔案工作。檔案管理人員應(yīng)當(dāng)能夠?qū)﹄娮訖n案文件的制作、利用與維護(hù)工作有基本掌握。所以需要定期對(duì)檔案管理人員開(kāi)展基礎(chǔ)知識(shí)教育和理論培訓(xùn)，通過(guò)舉辦講座、研討會(huì)等方式來(lái)促進(jìn)其專業(yè)素質(zhì)能力的提升，培養(yǎng)檔案管理人員的創(chuàng)新意識(shí)，這是確保檔案信息化建設(shè)有效實(shí)現(xiàn)的人才保障[2]。

3 結(jié)語(yǔ)

總之，信息時(shí)代的來(lái)臨讓檔案管理工作也逐漸朝著信息化的趨勢(shì)發(fā)展，檔案信息化建設(shè)可以說(shuō)是未來(lái)幾年內(nèi)檔案管理工作的必然趨勢(shì)。實(shí)現(xiàn)檔案的信息化管理，能夠讓檔案管理工作更好的符合社會(huì)經(jīng)濟(jì)建設(shè)發(fā)展的需求，同時(shí)為檔案材料的高效應(yīng)用提供了更多的可能，讓檔案管理工作能夠更好的為社會(huì)各項(xiàng)事業(yè)的建設(shè)發(fā)展帶來(lái)更加高質(zhì)量的服務(wù)。

參考文獻(xiàn)

[1]高慧敏.檔案管理信息化建設(shè)探究[J].辦公室業(yè)務(wù)，2016，18：104-105.

[2]劉方瑜.檔案信息化建設(shè)措施及意義[J].科技傳播，2016，19：154-155.