萬素馨
摘 要:隨著中國信息技術的飛速發(fā)展,高新科技在潛移默化地改變的人們的生產、生活方式,人類已經徹底步入信息時代。信息化在改變人類生存、生活方式的同時也提高了生產效率、生活質量,人類出行、購物、吃飯、就醫(yī)等都離不開信息化產業(yè),如今各政府機關、企事業(yè)單位也在推行辦公信息化,以方便群眾辦事。為了適應時代的發(fā)展,同時也為了方便瀏覽查閱、保存,檔案管理也在逐步推進信息化管理,利用現(xiàn)代化的、科學的技術方法進行管理。本文主要從“檔案管理信息化建設的相關概述、如何提高檔案管理的信息化建設”這兩個方面進行了具體的闡述。
關鍵詞:提高;檔案管理;信息化
1 傳統(tǒng)的檔案管理方式存在的弊端
1、檔案的查詢、管理不便。檔案管理人員從一本一本的目錄中找出所需的檔案來,然后根據(jù)記錄到庫房中查找,費時、費力。檔案在長期頻繁的查閱過程中,會造成磨損、丟失、污損等情況,大大縮短檔案的保存壽命。伴隨著檔案接收工作的開展,紙質檔案逐年增多,不僅占用了大量庫房存儲空間,而且加重了檔案查閱的難度,造成檔案提檔和還卷工作復雜繁重。手工查詢檔案速度慢、工作量大,直接影響檔案的查詢效率,導致了檔案信息資源的浪費。
2、檔案的管理存在很多安全隱患,包括:環(huán)境、人為等各方面的因素,傳統(tǒng)的紙質檔案對檔案庫房的保存環(huán)境要求很高,灰塵、高溫、潮濕、日光照射的強度等因素都會導致檔案壽命變短,檔案管理人員因調卷、還卷頻繁的進出檔案室,本身就會破壞檔案的管理環(huán)境,不利于檔案的保管。
2 如何提高檔案管理的信息化建設
中國現(xiàn)如今使用的檔案大多是傳統(tǒng)的紙質檔案,但隨著社會的發(fā)展以及信息技術的普及推廣,檔案管理信息化建設勢在必行,但如何提高檔案管理的信息化建設需要我們不斷去摸索、探究,我們應該充分把握高新科技為人類生活帶來的便利,將檔案管理與高新科技相結合,以實現(xiàn)檔案管理信息化建設。實現(xiàn)檔案管理信息化建設主要可以從以下幾個方面著手:(1)提高檔案管理人員的綜合素質。任何高新技術都離不開人的因素,檔案管理信息化必然會應用到高新科技產品,加強對各種檔案管理人員的知識培訓,讓其盡快熟悉、掌握檔案信息化管理平臺,以提高工作效率及服務質量。(2)增加投資,更新信息化管理設備。改變傳統(tǒng)紙質檔案,建設檔案管理信息化,就勢必要開發(fā)信息化檔案管理平臺、增加電腦、存儲盤等高新科技產品,以保證檔案管理信息化的正常運行。(3)創(chuàng)新檔案管理,開展網上利用服務。傳統(tǒng)的紙質檔案查閱非常麻煩,往往檔案一旦被封存,只要不是急需要用,檔案就被扔在那里無人問津,如今社會信息化程度越來越高,檔案需求度越來越高,檔案管理者面對眾多的紙質檔案往往應接不暇,已無法滿足社會的快速發(fā)展,因此檔案管理者要創(chuàng)新檔案管理方法,開展網上利用服務,將檔案上傳至網絡,充分利用網絡的便利性,方便利用者使用檔案信息。
綜上所述,檔案管理的信息化建設是社會發(fā)展的必然趨勢,但檔案管理信息化建設是一項任重而道遠的任務,它需要所有檔案管理部門及政府、企事業(yè)單位共同努力、積極參與、互相配合,全心全意為檔案管理信息化建設貢獻出自己的力量,以便能跟上時代發(fā)展的步伐,更好的服務社會。
參考文獻
[1]和夢吉. 企業(yè)檔案信息化建設對策研究[D].山東大學,2012.
[2]郭芳芳. 福州市流動人員檔案管理信息化研究[D].福建農林大學,2014.
[3]路萍. 企業(yè)檔案信息化建設研究[D].湖北大學,2014.
[4]李佳妍. 企業(yè)檔案信息化探究[D].云南大學,2010.
[5]徐媛. 淺析高校檔案管理信息化建設[A]. 《決策與信息》雜志社、北京大學經濟管理學院.決策論壇——政用產學研一體化協(xié)同發(fā)展學術研討會論文集(下)[C].《決策與信息》雜志社、北京大學經濟管理學院:,2015:1.