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        如何提高檔案管理的信息化

        2017-03-31 01:25:25萬素馨
        卷宗 2016年9期
        關(guān)鍵詞:提高檔案管理信息化

        萬素馨

        摘 要:隨著中國信息技術(shù)的飛速發(fā)展,高新科技在潛移默化地改變的人們的生產(chǎn)、生活方式,人類已經(jīng)徹底步入信息時(shí)代。信息化在改變?nèi)祟惿?、生活方式的同時(shí)也提高了生產(chǎn)效率、生活質(zhì)量,人類出行、購物、吃飯、就醫(yī)等都離不開信息化產(chǎn)業(yè),如今各政府機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位也在推行辦公信息化,以方便群眾辦事。為了適應(yīng)時(shí)代的發(fā)展,同時(shí)也為了方便瀏覽查閱、保存,檔案管理也在逐步推進(jìn)信息化管理,利用現(xiàn)代化的、科學(xué)的技術(shù)方法進(jìn)行管理。本文主要從“檔案管理信息化建設(shè)的相關(guān)概述、如何提高檔案管理的信息化建設(shè)”這兩個(gè)方面進(jìn)行了具體的闡述。

        關(guān)鍵詞:提高;檔案管理;信息化

        1 傳統(tǒng)的檔案管理方式存在的弊端

        1、檔案的查詢、管理不便。檔案管理人員從一本一本的目錄中找出所需的檔案來,然后根據(jù)記錄到庫房中查找,費(fèi)時(shí)、費(fèi)力。檔案在長期頻繁的查閱過程中,會(huì)造成磨損、丟失、污損等情況,大大縮短檔案的保存壽命。伴隨著檔案接收工作的開展,紙質(zhì)檔案逐年增多,不僅占用了大量庫房存儲(chǔ)空間,而且加重了檔案查閱的難度,造成檔案提檔和還卷工作復(fù)雜繁重。手工查詢檔案速度慢、工作量大,直接影響檔案的查詢效率,導(dǎo)致了檔案信息資源的浪費(fèi)。

        2、檔案的管理存在很多安全隱患,包括:環(huán)境、人為等各方面的因素,傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案對(duì)檔案庫房的保存環(huán)境要求很高,灰塵、高溫、潮濕、日光照射的強(qiáng)度等因素都會(huì)導(dǎo)致檔案壽命變短,檔案管理人員因調(diào)卷、還卷頻繁的進(jìn)出檔案室,本身就會(huì)破壞檔案的管理環(huán)境,不利于檔案的保管。

        2 如何提高檔案管理的信息化建設(shè)

        中國現(xiàn)如今使用的檔案大多是傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案,但隨著社會(huì)的發(fā)展以及信息技術(shù)的普及推廣,檔案管理信息化建設(shè)勢(shì)在必行,但如何提高檔案管理的信息化建設(shè)需要我們不斷去摸索、探究,我們應(yīng)該充分把握高新科技為人類生活帶來的便利,將檔案管理與高新科技相結(jié)合,以實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化建設(shè)。實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化建設(shè)主要可以從以下幾個(gè)方面著手:(1)提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)。任何高新技術(shù)都離不開人的因素,檔案管理信息化必然會(huì)應(yīng)用到高新科技產(chǎn)品,加強(qiáng)對(duì)各種檔案管理人員的知識(shí)培訓(xùn),讓其盡快熟悉、掌握檔案信息化管理平臺(tái),以提高工作效率及服務(wù)質(zhì)量。(2)增加投資,更新信息化管理設(shè)備。改變傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案,建設(shè)檔案管理信息化,就勢(shì)必要開發(fā)信息化檔案管理平臺(tái)、增加電腦、存儲(chǔ)盤等高新科技產(chǎn)品,以保證檔案管理信息化的正常運(yùn)行。(3)創(chuàng)新檔案管理,開展網(wǎng)上利用服務(wù)。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案查閱非常麻煩,往往檔案一旦被封存,只要不是急需要用,檔案就被扔在那里無人問津,如今社會(huì)信息化程度越來越高,檔案需求度越來越高,檔案管理者面對(duì)眾多的紙質(zhì)檔案往往應(yīng)接不暇,已無法滿足社會(huì)的快速發(fā)展,因此檔案管理者要?jiǎng)?chuàng)新檔案管理方法,開展網(wǎng)上利用服務(wù),將檔案上傳至網(wǎng)絡(luò),充分利用網(wǎng)絡(luò)的便利性,方便利用者使用檔案信息。

        綜上所述,檔案管理的信息化建設(shè)是社會(huì)發(fā)展的必然趨勢(shì),但檔案管理信息化建設(shè)是一項(xiàng)任重而道遠(yuǎn)的任務(wù),它需要所有檔案管理部門及政府、企事業(yè)單位共同努力、積極參與、互相配合,全心全意為檔案管理信息化建設(shè)貢獻(xiàn)出自己的力量,以便能跟上時(shí)代發(fā)展的步伐,更好的服務(wù)社會(huì)。

        參考文獻(xiàn)

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        [3]路萍. 企業(yè)檔案信息化建設(shè)研究[D].湖北大學(xué),2014.

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        [5]徐媛. 淺析高校檔案管理信息化建設(shè)[A]. 《決策與信息》雜志社、北京大學(xué)經(jīng)濟(jì)管理學(xué)院.決策論壇——政用產(chǎn)學(xué)研一體化協(xié)同發(fā)展學(xué)術(shù)研討會(huì)論文集(下)[C].《決策與信息》雜志社、北京大學(xué)經(jīng)濟(jì)管理學(xué)院:,2015:1.

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