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        淺談電子檔案的安全管理

        2017-03-31 23:16:29張紅春
        卷宗 2016年9期
        關(guān)鍵詞:企事業(yè)安全性檔案管理

        摘 要:隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的發(fā)展和計算機的廣泛使用、電子政務(wù)、電子商務(wù)等工作的開展,產(chǎn)生了許多電子文件,大量具有保存價值的電子文件需要做好保存工作以備不時之需,這就要求將這些電子文件轉(zhuǎn)化為電子檔案進行保存。網(wǎng)絡(luò)使得電子檔案的使用變得更加方便俠捷,同時,也給電子檔案的安全管理帶來很大的挑戰(zhàn)。

        關(guān)鍵詞:電子檔案;安全管理

        一 、檔案信息安全工作的必要性

        檔案不同于一般信息,它記錄著黨和國家事務(wù)活動的歷史過程。檔案中有相當(dāng)部分涉及國家機密,關(guān)系國家安全,包含國家政治、經(jīng)濟、科技、軍事、文化等方面的敏感信息,具有較強的保密性和利用限制性。這些信息被非法利用,將威脅到國家安全,損害公眾的利益,危及社會穩(wěn)定。檔案信息特有的原始性和憑證作用的不可替代性,也決定了對其在數(shù)字環(huán)境中存儲傳輸?shù)目煽啃砸蟾哂谄渌麕綕饪s脫水一體機,如何提高檔案信息的安全性,成為檔案管理信息化時代必須面對的問題。

        二、 檔案信息安全性的范圍

        檔案信息的安全性包括三大范圍機密性:使非合法授權(quán)者不得使用真實性:可確定檔案來源的合法性完整性:確保檔案沒有被有意或無意地篡改。

        根據(jù)所歸納的安全性的范圍,所有這些有關(guān)通信和信息傳輸過程中的各種安全需求可以進一步地被歸納為:保密性需求;真實性需求;完整性需求。為了滿足這三個安全需求,需要為電子檔案的管理設(shè)計一個較為完整的安全系統(tǒng)。

        電子文件檔案的管理過程完全是通過計算機來完成的。因此,在計算機網(wǎng)絡(luò)的各個節(jié)點上進行文件數(shù)據(jù)的自由歸檔和檔案資源的共享,實現(xiàn)電子檔案的信息公開,就必須建立計算機網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)。然而,電子檔案在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中傳播和存儲的過程中,每個步驟都可能存在安全漏洞,極易受到黑客攻擊,造成檔案泄密、信息被竊、被改寫或被刪除等嚴重后果,從而在很大程度上限制了檔案信息的公開推廣。因此,在電子檔案安全系統(tǒng)中,應(yīng)該準備好預(yù)防方案和緊急應(yīng)對的方式,以確保檔案信息公開的安全性。

        目前,互聯(lián)網(wǎng)存在許多安全威脅,電子檔案極易受到諸如非法篡改、刪除等危險,電子檔案的安全存儲和備份非常重要。因此,要做好電子檔案管理工作,就要從以下幾個方面著手:

        一、增強電子檔案管理工作的安全意識。

        長久以來,部分單位和個人只注重企產(chǎn)品業(yè)務(wù)管理工作,而忽視了電子檔案的安全管理,無論是在日常的工作計劃還是工作總結(jié)中,都甚少提及電子檔案管理方面的內(nèi)容,久而久之,以至于很多企事業(yè)資料的完整性遭到破壞,對企事業(yè)的相關(guān)電子檔案的查找與管理帶來諸多的困難,因此,加強電子檔案管理、增強電子檔案的安全意識實為企事業(yè)的當(dāng)務(wù)之急。

        二、建立必要的電子檔案安全管理制度。

        針對企事業(yè)電子檔案安全意識薄弱,制定相應(yīng)的管理制度,例如檔案的接收、分類、簽訂、銷毀等制度,把電子檔案的安全管理工作提到日程工作安排里去,做到有據(jù)可依、有章可循。

        三、要定期的進行電子檔案的安全性檢查。

        針對某些有可能給檔案帶來侵害的隱患要及時采取應(yīng)對措施,將危害消滅在萌芽伊始。

        四、提高電子檔案管理工作人員的安全意識和警惕性。

        因為對企事業(yè)而言,某些電子檔案的價值非常高,這有可能會引起一些不法分子的覬覦,如果這時候工作人員管理松懈,大意麻痹,則有可能造成檔案失竊等損失,因此,電子檔案管理工作人員必須時刻提高警惕,努力做好自己的本職工作。

        五、完善好相應(yīng)的防盜設(shè)施。

        對企事業(yè)而言,電子檔案是不可再生的寶貴資源,防盜是做好電子檔案安全工作的一項重要內(nèi)容,決不能掉以輕心。同時,必要的時候企事業(yè)也要多投入一點的物力財力,盡可能的將檔案庫房的防護措施做到最好,起到足夠的防御作用。

        六、建立完善的獎懲制度。

        對于已經(jīng)發(fā)生的電子檔案安全事故,應(yīng)該及時查找原因,明確事故責(zé)任,給予有關(guān)責(zé)任人員相應(yīng)的處罰。這樣,才能起到警示作用,防止類似事故的再次發(fā)生。目前,很多企事業(yè)往往是僅對有關(guān)責(zé)任人員給予通報批評就算了,一些較為嚴重的事故也作如此的處理,這樣的處罰力度明顯偏輕,沒有起到足夠的震懾作用,達不到預(yù)防事故再發(fā)生的效果。

        綜上所述,我們不難看出:由于一些企事業(yè)的電子檔案管理安全意識淡薄,經(jīng)費投入明顯不足,防范措施不到位,電子檔案在保管、使用等過程中存在著各種各樣的隱患,嚴重危及電子檔案的安全。因此,企事業(yè)全體上下必須牢固樹立“安全第一,預(yù)防為主”的思想理念,加大對電子檔案工作投入的力度,建立綜合性的安全事故預(yù)防體系,積極參加安全知識技術(shù)培訓(xùn),把電子檔案安全融入到所有活動領(lǐng)域并占據(jù)主導(dǎo)地位,創(chuàng)造一個良好的電子檔案保管環(huán)境。只有這樣,才能更好的做好電子檔案管理工作。

        智信電子檔案管理系統(tǒng)適用于各機關(guān)、企事業(yè)單位、工廠、學(xué)校等的人事管理,檔案管理,是進行人力資源管理的強大工具。智信電子檔案管理系統(tǒng)內(nèi)容涵蓋人事檔案錄入、查詢、統(tǒng)計、報表、導(dǎo)出EXECL、打印輸出等,全面支持圖片掃描管理模式,操作簡便、功能卓越,是人事檔案管理人員的得力助手。

        總之,電子檔案是企事業(yè)的寶貴資源,具有非常重要的憑證和參考作用。對企事業(yè)而言,電子檔案是不可再生的資源,一旦遭到破壞或遺失,將會對企事業(yè)帶來不可挽回的損失。企事業(yè)的電子檔案管理工作關(guān)系著企事業(yè)的可持續(xù)發(fā)展戰(zhàn)略。因此,做好電子檔案的安全管理是每個企事業(yè)日常業(yè)務(wù)的重中之重。在此之前,廣大電子檔案工作者也曾為此做出了不懈的努力,也取得了比較顯著的成效。

        參考文獻

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        [3]何海燕,張曉甦.危機管理概論[M].首都經(jīng)濟貿(mào)易大學(xué)出版社,2006.

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        [5]郭研實.國家公務(wù)員應(yīng)對突發(fā)事件能力[M].中國社會科學(xué)出版社,2005:P39-45.

        作者簡介

        張紅春(1976-),女,中共黨員,本科學(xué)歷,現(xiàn)就讀于中央黨校在職研究生,山東省鄆城縣人力資源和社會保障局就業(yè)辦公室,現(xiàn)擔(dān)任檔案專業(yè)副研究館員。

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