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        醫(yī)院基建檔案規(guī)范化管理分析

        2017-03-31 11:55:27楊建民
        卷宗 2016年9期
        關鍵詞:基建檔案醫(yī)院管理

        楊建民

        摘 要:我國是一個人口大國,對醫(yī)學事業(yè)提出了更高的要求,為滿足國民的就醫(yī)要求,國家重視發(fā)展醫(yī)學事業(yè),興建多所高規(guī)格的醫(yī)院,旨在能為人民緩解與解除病痛的折磨,進而提高國民生活質(zhì)量與幸福感。醫(yī)院是一個龐大而系統(tǒng)性的工程,其在運行與發(fā)展過程中會產(chǎn)生大量的資料與檔案,為便后續(xù)使用,醫(yī)院應加強對基建檔案的規(guī)范性管理,強化創(chuàng)新性手段的應用,旨在提高檔案管理水平。為此,本文就醫(yī)院基建檔案規(guī)范化管理進行了分析與探究。

        關鍵詞:醫(yī)院;基建檔案;管理

        作為社會發(fā)展的重要保障,醫(yī)院扮演著重要的角色,其影響力與社會地位是不容忽視的。為了提高醫(yī)院的發(fā)展與運行效率,應重視對醫(yī)院基建檔案的規(guī)范性管理,注重對各類檔案信息的保護與珍惜,其是醫(yī)院發(fā)展至今的重要成果與見證,其中都是一些基本性的資料,具有重要的應用價值。當前,由于受到多種因素的影響,使得醫(yī)院基建檔案管理工作受到限制,管理水平大大降低,成為當前所面臨的主要問題。

        1 醫(yī)院基建檔案管理的主要特點與重要價值分析

        所謂的醫(yī)院基建檔案,就是對某家醫(yī)院基礎性建設歷史的記錄,其對于醫(yī)院來說,價值是不可評估的,是醫(yī)院發(fā)展與運行、維護與改造的重要依據(jù)[1]。在整個醫(yī)院基建工程實施的過程中,會產(chǎn)生大量的資料與文件,這些資料與檔案信息記錄著整個項目從投資到竣工驗收的整個過程,是未來醫(yī)院發(fā)展與運行的重要基礎和憑證?;n案資料具有很強的依據(jù)性與服務性,在醫(yī)院開展維修、拓寬、新設與改造等任務時,需要結(jié)合前期的基建檔案資料,根據(jù)以往的工程建設資料來開展后續(xù)施工,旨在實現(xiàn)對醫(yī)院工程項目施工質(zhì)量的控制。

        通過對基建檔案特點的有效分析,了解到基建檔案資料具有很高的作用價值與影響力?;n案資料主要記錄著醫(yī)院從建設、擴建、改造、維修到運行的狀態(tài),對整個基建項目從開工前的投資到竣工驗收所產(chǎn)生的文件、合同、協(xié)議等資料予以記錄,只有加強對這部分檔案資料的有效管理,才能實現(xiàn)對醫(yī)院經(jīng)濟的推動作用。加強對基建檔案資料的有效管理,能為醫(yī)院未來的發(fā)展、規(guī)劃與建設提供重要的依據(jù)和條件,能為醫(yī)院的發(fā)展提供良好的建議與憑證[2],可實現(xiàn)對項目成本的有效節(jié)約。與此同時,在基建檔案中,還記錄著醫(yī)院地產(chǎn)、房產(chǎn)與諸多設備產(chǎn)權形成的重要流程,將醫(yī)院相關資產(chǎn)的產(chǎn)權關系進行明確的記錄,其是重要的法律依據(jù),可為資產(chǎn)產(chǎn)權的查證、歷史資料查找與經(jīng)濟糾紛等提供重要的依據(jù)和素材。

        2 醫(yī)院基建檔案管理的現(xiàn)狀分析

        1.領導對檔案管理的重視度不夠

        縱觀醫(yī)院的實際發(fā)展狀態(tài),很多醫(yī)院的領導將工作的重心放在醫(yī)療服務運營方面,缺乏對基建檔案資料的科學性認知,進而導致相關領導忽視了基建檔案管理工作。且醫(yī)院開展改造與擴建工程時,領導僅僅是以工程質(zhì)量控制為核心,忽視了醫(yī)院基建工程的建造結(jié)構(gòu)與設計方案[3],且不注重對基建檔案資料的管理,很多重要的資料被丟棄,盲目的開展擴建與改造任務,導致最終醫(yī)院擴建或改造項目與計劃相悖,施工質(zhì)量更是大打折扣,是對基建檔案認知度與重視度不足的重要表現(xiàn)。

        2.缺乏專業(yè)性的檔案管理團隊

        醫(yī)院基建工程項目開展的時間較為集中,若想在短時間內(nèi)搜集到大量的資料難度大,這就會對檔案管理人員提出更高的要求與挑戰(zhàn)[4]。從目前檔案管理的現(xiàn)狀來看,檔案管理專業(yè)畢業(yè)的人員較少,專業(yè)人才相對缺失,且很多檔案管理人員都是從其他崗位派遣過來的,對檔案管理的實際流程、操作規(guī)范掌握不當,常常出現(xiàn)檔案收集與整理不及時、檔案管理不科學等多種問題。

        3.檔案管理模式相對滯后

        目前,縱觀醫(yī)院基建檔案管理實況,了解到醫(yī)院的檔案管理模式相對滯后,再加之很多檔案管理人員都屬于老員工,對計算機操作相對陌生,無法熟練的應用各類檔案管理的電子軟件,仍舊使用手工收集檔案數(shù)據(jù)的方式,耗時耗力,還容易產(chǎn)生錯誤與過失,導致檔案管理效率低下,使得整個檔案管理工作陷入困境。

        4.缺乏完善的檔案管理制度

        由于很多醫(yī)院的檔案管理制度存在缺失,規(guī)范性差,使得制度形同虛設,制度的應用價值受到影響,檔案管理不規(guī)范、不合理、違法的行為時有發(fā)生。

        3 醫(yī)院基建檔案規(guī)范化管理措施

        對于醫(yī)院而言,基建檔案資料很是關鍵,其是醫(yī)院發(fā)展與建設的重要基礎,見證著醫(yī)院的發(fā)展史,對醫(yī)院未來的發(fā)展與建設影響很大。然而,就目前醫(yī)院基建檔案資料管理的現(xiàn)狀來看,檔案管理水平不高,檔案管理工作缺乏實效性,成為當前亟待解決的關鍵問題。

        1.加強領導對基建檔案管理的重視

        為了實現(xiàn)醫(yī)院記建檔案管理的規(guī)范性,首先,醫(yī)院的相關領導應給予高度重視,了解到基建檔案對醫(yī)院未來發(fā)展的重要影響。對此,領導應具備前瞻意識,珍惜與醫(yī)院相關的一切檔案資料,其關乎著醫(yī)院的發(fā)展與建設工作,影響著整個醫(yī)院建筑工程的穩(wěn)定性與安全性[5]。醫(yī)院基建類工程所涉及到的內(nèi)容較多,富含的信息量較大,且整個建設過程相對復雜,技術含量也相對較高,所耗費的周期長等,是一個系統(tǒng)性的工程。醫(yī)院的基建檔案資料具有記錄性、信息性、歷史性與價值性等特點,其涉及到的范圍較廣,具有很高的保存價值與應用價值,醫(yī)院領導應充分認識到這一點。

        2.打造專業(yè)、高素質(zhì)的檔案管理團隊

        醫(yī)院基建工程建設工作,會產(chǎn)生大量的檔案資料,且檔案的表現(xiàn)形式不一,如文本、實物、影像、照片等,必須強化對檔案管理團隊的專業(yè)性建設,對檔案資料進行專業(yè)性的管理與存檔,是提高基建檔案管理水平的重要基礎?;n案資料的管理,應及時收集和整理大量的檔案資料,做好資料整理與歸檔處理,根據(jù)檔案資料的屬性選擇合適的存檔方式。醫(yī)院應選擇專業(yè)的檔案管理人員,禁止為了節(jié)約人才成本而聘請非專業(yè)或兼職類的檔案管理人員,同時,還要加強對檔案管理人員的有效培訓與管理,要求檔案管理人員具備基本的檔案管理技能外,還要熟練掌握計算機操作技巧,是實現(xiàn)檔案管理規(guī)范性與科學性的重要條件。

        3.建立完善的檔案管理制度系統(tǒng)

        為了增強檔案管理的規(guī)范性,應建立完整的檔案管理制度,應根據(jù)以往檔案管理不良案例提出針對性的解決措施,通過規(guī)范相關人員的行為來提高檔案管理的科學性。例如,在以往的醫(yī)院基建檔案管理中,部分檔案管理人員利用職務之便泄露重要的檔案資料,旨在從中獲取暴利。面對此項問題,應在檔案管理制度中明確指出,對檔案管理人員予以辭退,并吊銷其相關的職業(yè)資格證書。情節(jié)更為嚴重的行為,應交由相關執(zhí)法部門,旨在追究檔案管理人員的法律責任。

        4.實現(xiàn)檔案管理模式的信息化建設

        為了提高檔案管理水平,實現(xiàn)醫(yī)院基建檔案管理的現(xiàn)代化與科學性,必須對檔案管理模式予以創(chuàng)新,實現(xiàn)檔案管理工作的信息化,借助計算機這一重要的載體與手段來達到檔案管理的目的。檔案管理信息化平臺的建立,檔案管理人員必須具備高度的安全操作意識,及時對信息化平臺進行升級與更新,做好網(wǎng)站與信息化系統(tǒng)的有效維護,醫(yī)院內(nèi)部高層瀏覽檔案信息可通過內(nèi)部網(wǎng)站,不過需要輸入登錄名與密碼,且只有內(nèi)部人員才知道,在網(wǎng)絡狀態(tài)下,維護人員應使用防火墻技術、身份驗證技術、病毒掃描技術等,是實現(xiàn)檔案信息安全保護的一項重要措施。

        4 結(jié)束語

        綜上所述,通過對目前醫(yī)院基建檔案資料的管理現(xiàn)狀來看,相關領導對檔案資料的重視度不夠,檔案管理團隊缺乏專業(yè)性,檔案管理手段不夠科學化與現(xiàn)代化,導致檔案管理工作的成果不佳,制約著醫(yī)院的發(fā)展與建設。對此,應加強醫(yī)院基建檔案管理工作的有效開展,重視檔案管理團隊建設,科學甄選人才,相關領導應重視基建檔案管理的重要性,還應將一系列信息化元素滲透其中,打造更為完善、高效的檔案信息化管理系統(tǒng),是提高檔案管理水平的關鍵所在。

        參考文獻

        [1]裘惠娟. 基層醫(yī)院基建檔案規(guī)范化管理探討[J]. 今日科技,2015,11:57-58.

        [2]黃新金. 醫(yī)院基建檔案的規(guī)范化管理分析[J]. 企業(yè)改革與管理,2016,09:208+206.

        [3]王亞琦. 醫(yī)院基建檔案的科學發(fā)展之路[J]. 信息化建設,2015,06:62-63.

        [4]徐海捷. 做好醫(yī)院基建檔案工作的意義及途徑[J]. 安徽衛(wèi)生職業(yè)技術學院學報,2013,05:7-8.

        [5]肖明. 基建檔案管理在醫(yī)院發(fā)展建設中的作用[J]. 辦公室業(yè)務,2016,17:101.

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