宋斌+閔霞

摘 要：人民檢察院訴訟檔案是指在人民檢察院在案件辦理環(huán)節(jié)所形成的具有考查利用價(jià)值，且根據(jù)相關(guān)要求進(jìn)行立卷歸檔，集中保管的訴訟文書、視聽資料及各類載體資料。訴訟檔案是對(duì)檢察院所有案件進(jìn)行真實(shí)記錄的檢察活動(dòng)，是構(gòu)成國家司法檔案的主要成分，是做好檢察工作的重要條件，是建設(shè)與發(fā)展檢察機(jī)關(guān)的重要途徑。為此，本文主要對(duì)檢察機(jī)關(guān)訴訟檔案的特點(diǎn)、問題及解決措施進(jìn)行了分析與探討。

關(guān)鍵詞：檢察機(jī)關(guān)；訴訟檔案；管理措施

1 訴訟檔案的特點(diǎn)

1、檢察院訴訟檔案最基本的保管單位為“一案一號(hào)”。“一案一號(hào)”是指各個(gè)案件辦理中檢察機(jī)關(guān)由立案—結(jié)案產(chǎn)生的全部資料，向訴訟檔案轉(zhuǎn)化后，即可進(jìn)行檔案號(hào)的編制。通常情況下，“年度、類別、案卷號(hào)”為構(gòu)成訴訟檔案的檔案號(hào)，同時(shí)各個(gè)訴訟案卷是由性質(zhì)各異的案卷形成。

2、各類訴訟程序?qū)π纬蓹z察院訴訟檔案產(chǎn)生約束力。在案件辦理環(huán)節(jié)，需嚴(yán)格遵循相關(guān)要求進(jìn)行操作，如與程序不符，則與法律法規(guī)相違背。為此，在辦理案件時(shí)訴訟程序?qū)?duì)訴訟材料產(chǎn)生嚴(yán)重約束。特別是案卷組卷具有極為單一的方式方法，且固定化形式，致使其不能與其他檔案不同，無法以件的形式存在。要求訴訟文書材料必須嚴(yán)格遵循程序、時(shí)間的條件進(jìn)行操作。

3、檢察院訴訟檔案具備相應(yīng)法律效力。法律效力為訴訟檔案材料的主要特征，其強(qiáng)制性、約束能力極強(qiáng)，但法律效力只針對(duì)此案件訴訟當(dāng)事人，為此，時(shí)間、空間發(fā)生改變時(shí)，訴訟檔案不會(huì)隨之改變。

2 檢察機(jī)關(guān)訴訟檔案管理存在的問題

1、檔案管理意識(shí)較低，檔案法制觀念不足。在檢察機(jī)關(guān)工作中訴訟檔案極為關(guān)鍵，但因現(xiàn)階段我國并沒有建立完善的法律體系及辦案工作人員檔案管理意識(shí)低等現(xiàn)象的長期存在，導(dǎo)致結(jié)案后歸檔不及時(shí)、歸檔質(zhì)量差等問題的大量出現(xiàn)。

2、檢察訴訟檔案收集不全。本文主要從2方面對(duì)收集訴訟檔案不全問題進(jìn)行分析，第一，收集案件案卷不全，于檢察訴訟檔案而言，都會(huì)選取“一案一卷”的形式，在目錄內(nèi)收集是否齊全可以清晰地看出。但大多數(shù)檢察機(jī)關(guān)沒有很好地保存其庫存的訴訟檔案資料，不僅是案卷沒有被及時(shí)收集，目錄也沒有及時(shí)被收集。第二，案卷材料不全。材料不全的內(nèi)容主要包含目錄、卷宗封面等，如卷宗材料因無法有序進(jìn)行排列、無法準(zhǔn)確、工整地書寫各類文書材料。

3、檢察訴訟檔案數(shù)字化程度較低。伴隨科學(xué)技術(shù)的不斷進(jìn)步，新技術(shù)、新工藝大量涌現(xiàn)，檔案管理工作方法也隨之改進(jìn)。但檢察機(jī)關(guān)對(duì)數(shù)字化技術(shù)并不敏感，特別是基層檢察院，因各類因素的約束，無法充分選取數(shù)字化技術(shù)。導(dǎo)致在開發(fā)檢察訴訟檔案信息時(shí)程度較低，進(jìn)而導(dǎo)致大量檢察信息資源的過度浪費(fèi)。除此之外，對(duì)數(shù)字化檔案管理理解誤差也會(huì)成為其數(shù)字化程度滯后的重要原因之一。

4、混亂的訴訟檔案電子化管理。在實(shí)施信息化建設(shè)的同時(shí)，檢察工作將有大量電子文件出現(xiàn)，這就需要做好電子化管理工作。此類文件自發(fā)性、分散性特點(diǎn)極為突出，因其具有不同格式、標(biāo)準(zhǔn)，導(dǎo)致各個(gè)檢察院訴訟檔案電子文件存在極大差異。特別是電子文件數(shù)據(jù)更改問題頻繁產(chǎn)生。

3 檢察機(jī)關(guān)訴訟檔案建設(shè)及管理的措施

1、積極宣傳檔案工作的重要性，全面提升工作人員的檔案意識(shí)

伴隨信息時(shí)代的到來，檢察機(jī)關(guān)檔案管理人員的角色也發(fā)生了極大的改變，從保管員逐步向組織者、管理者進(jìn)行轉(zhuǎn)變，這和檢務(wù)公開具有一致性，進(jìn)而提升了訴訟檔案管理水平。訴訟檔案人員工作目標(biāo)需與檢察機(jī)關(guān)持續(xù)、健康發(fā)展目標(biāo)統(tǒng)一，以此進(jìn)行工作人員檔案意識(shí)的全面提升。具體要求如下：

第一，提高檔案檢察訴訟管理理念，在與檢察業(yè)務(wù)充分結(jié)合的前提下，根據(jù)相關(guān)管理規(guī)定，對(duì)訴訟檔案管理工作進(jìn)行正確指導(dǎo)，將檢察訴訟檔案管理理念等內(nèi)容逐步傳送給業(yè)務(wù)部門；

第二，在制定文件檔案政策時(shí)積極參與，進(jìn)行業(yè)務(wù)檔案內(nèi)容的統(tǒng)一規(guī)范，對(duì)傳輸保管電子文件時(shí)需制定一個(gè)科學(xué)的標(biāo)準(zhǔn)，在檢察業(yè)務(wù)需求的基礎(chǔ)上建立訴訟檔案管理工作發(fā)展體系。

第三，在檢察機(jī)關(guān)內(nèi)檔案室在面積方面占有極大優(yōu)勢，庫房、查閱室及辦公室等把該空間進(jìn)行了合理劃分，在此空間功能發(fā)揮中，在檢察文化建設(shè)中，需充分融入檔案管理意識(shí)，通過訴訟檔案各個(gè)要素的充分利用，可對(duì)各個(gè)空間進(jìn)行粉裝，且進(jìn)行檢察訴訟檔案管理內(nèi)容的制作。

第四，文字描述、影音等都是訴訟檔案管理中常見的資料形式，這些資料又產(chǎn)生于多個(gè)部門，各個(gè)資料之間存在著必然的聯(lián)系。特別是在案件辦理過程中，將出現(xiàn)大量資料，這種情況下將大大增加訴訟檔案管理的難度?；诖?，訴訟檔案管理人員必須具有較高的專業(yè)素質(zhì)，將各項(xiàng)資料進(jìn)行妥善保管，并對(duì)各項(xiàng)資料之間的關(guān)系進(jìn)行充分分析，確保材料的真實(shí)性與精準(zhǔn)度。

2、加強(qiáng)檔案管理人員培訓(xùn)及繼續(xù)教育

作為一項(xiàng)系統(tǒng)化工作，檔案人員主要負(fù)責(zé)檢察訴訟檔案管理工作。為達(dá)到檢察訴訟檔案現(xiàn)代化管理，應(yīng)進(jìn)行檔案管理專業(yè)人員培訓(xùn)，只有這樣才能深度開發(fā)利用訴訟檔案信息。相比其他行政單位，檢察單位訴訟檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作范圍、對(duì)象存在極大差異。開展訴訟檔案工作與各個(gè)部門密不可分，如收集資料科室、案卷整理科室等。每年檔案培訓(xùn)活動(dòng)都會(huì)開展，但培訓(xùn)內(nèi)容都存在極大差異，但都是基礎(chǔ)類知識(shí)。培訓(xùn)需具備針對(duì)性，也就是選取分塊方式對(duì)某個(gè)工作有針對(duì)性地進(jìn)行培訓(xùn)活動(dòng)的開展，將現(xiàn)代管理知識(shí)作為培訓(xùn)重點(diǎn)，進(jìn)行電子管理知識(shí)的普及，在檢察訴訟檔案管理中應(yīng)對(duì)現(xiàn)代科學(xué)信息技術(shù)水平加以全面提升。

3、各項(xiàng)檔案制度的完善

通過檢察訴訟檔案管理制度的進(jìn)一步完善，能夠在極短時(shí)間內(nèi)幫助檢察訴訟檔案人員對(duì)自身工作進(jìn)行全面掌握，保證不因?yàn)槿藛T變動(dòng)而出現(xiàn)訴訟檔案工作不連續(xù)的問題。且通過相應(yīng)激勵(lì)方法進(jìn)行檔案人員工作積極性的提升。同時(shí)，在檔案管理工作中需進(jìn)行典型樹立，以此對(duì)新來員工起到激勵(lì)作用，進(jìn)而全面提高檢察訴訟檔案管理工作水平。作為一項(xiàng)綜合性較強(qiáng)的工作，訴訟檔案管理具有科學(xué)性、服務(wù)性的特點(diǎn)。在檢察機(jī)關(guān)發(fā)展建設(shè)中其案件性質(zhì)，都會(huì)對(duì)檔案管理造成一定影響。通常情況下，利用檔案資料可以對(duì)案件實(shí)際情況及現(xiàn)狀進(jìn)行數(shù)據(jù)信息地查詢與分析，為案件辦理提供可靠的參考資料，做好檔案資料整理工作，才能提升訴訟檢察工作效率。

4、檢察訴訟檔案資料整合，文件檔案管理信息系統(tǒng)的有效建立

實(shí)物資料信息化是電子文件的主要特征，計(jì)算機(jī)存儲(chǔ)介質(zhì)可集中大量原始檢察訴訟檔案資料，傳送是可利用網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行。利用計(jì)算機(jī)管理檔案檢察單位可進(jìn)行三級(jí)（省市區(qū)）局域網(wǎng)絡(luò)區(qū)域化資源的同時(shí)建立。為科學(xué)管理訴訟檔案，應(yīng)做到歸檔登記統(tǒng)一化、規(guī)范化。借助于檢察機(jī)關(guān)業(yè)務(wù)應(yīng)用軟件規(guī)范管理作業(yè)程序。也可利用電子計(jì)算機(jī)將檔案信息文件資料的準(zhǔn)確編制，以此為錄入信息速度、準(zhǔn)確性的全面提升提供可靠保障。

4 結(jié)束語

綜上所述，隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展速度的不斷提升，我國檢察單位工作量也越來越大，進(jìn)而檔案數(shù)量也隨之增多，以往檔案管理模式與當(dāng)前基層檢察機(jī)關(guān)的工作存在嚴(yán)重的滯后問題，為滿足現(xiàn)代檔案工作發(fā)展需求，必須重視檢察機(jī)關(guān)訴訟檔案工作，這也是檢察訴訟檔案工作得以快速發(fā)展的重要條件。

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