徐明芳

摘 要：檔案管理和知識管理同為管理技術，管理領域可以相互延伸，前者用于后者研究領域的深入拓展和挖掘，促進我國知識產(chǎn)權保護事業(yè)的發(fā)展，后者可以幫助增強前者管理的內涵，促進檔案管理事業(yè)的優(yōu)質化發(fā)展。本文從檔案管理和知識管理的關系研究角度出發(fā)，通過對兩者相同點和區(qū)別的對比分析，明確兩者的融合方式，以期對我國檔案管理和知識管理的深入發(fā)展提供可行建議。

關鍵詞：檔案管理；關系；相同點；差異

作為迎合知識經(jīng)濟發(fā)展的全新理念，知識管理工作最初流行于商界，后擴展到政府機構等其他領域。其與檔案管理在管理領域、管理目的、管理流程上具有一定的共通性。但是兩者的實際管理范圍、具體管理細節(jié)上又有一定的差異存在。要想實現(xiàn)兩者的有效融合，需要從各自的特性和相互作用角度出發(fā)，明確檔案管理對知識管理的積累、沉淀作用，并確定知識管理對檔案管理的知識提升作用，進而實現(xiàn)兩者的優(yōu)勢發(fā)展。

1 檔案管理與知識管理相近相通

（1）兩者管理對象重疊

檔案管理負責的主要是文件的歸類、檔案資料的歸檔整理等，知識管理則主要是在分析知識內容的基礎上對顯性知識以及可能存在的隱形知識進行相關文件、檔案、期刊、圖書等內容的整理。因此可以表示，與知識內容相關的圖書、期刊、檔案等都屬于知識管理針對的對象。有學者表示，知識管理主要是為系統(tǒng)整理知識內容，保證知識書面形態(tài)和電子形態(tài)的完整性。從這一角度來說，知識管理中針對各類文件和檔案的管理同樣屬于檔案管理的內容，意即兩者的管理對象具有重合部分，一定程度上也決定了知識管理和檔案管理的相關性。

（2）兩者管理目的相近

檔案整理的主要目的是將與整理主題相關的內容進行歸類整理，以方便有關機構或組著對檔案的利用，重點在滿足用戶檔案服務需求基礎上增強檔案使用的便捷性和有效性。知識管理則主要通過知識的整理進行相關知識內容的整合，除去提升知識的綜合價值外，還能有效提升知識的利用價值，提高企業(yè)、政府等部門的知識利用效率，提升根據(jù)知識內容進行決策的能力。

兩者通過對檔案或知識內容的整理，以檔案或知識的服務效益為最終目的，以便讓人們更快更好的獲得相關內容，因此可以發(fā)現(xiàn)，兩者在管理目的上具有一致性。

（3）兩者管理流程類似

一般來說，我國的檔案管理需要通過檔案的接收環(huán)節(jié)確定、檔案的征訂和真實性鑒定、檔案保存、現(xiàn)有檔案內容統(tǒng)計以及檔案編索條件補充等幾部分組成。而為加強對檔案的保護，方便隨時調取使用，相關工作人員還有可能對檔案的接受、保存、建檔等工作進行細致化處理。而知識管理的流程則從知識創(chuàng)作入手，通過對相關知識資料的整理、儲備，明確現(xiàn)有知識內容的范圍，并利用加工、處理和評價等環(huán)節(jié)，實現(xiàn)對知識內容的整合。

綜合來看，兩者都屬于對分散性內容的整理，且都通過相關內容的歸類完善實現(xiàn)對檔案或知識的加工，并最終通過鑒定、評價等環(huán)節(jié)，促進檔案或知識價值的提升。

（4）兩者管理技術相同

在當前的數(shù)字經(jīng)濟時代，互聯(lián)網(wǎng)技術發(fā)達，各項內容都可以通過網(wǎng)絡查找實現(xiàn)，大大縮短了檔案管理和知識管理的時間。檔案管理工作通過將整理的文件、檔案資料錄入到信息系統(tǒng)當中，實現(xiàn)了電子版和紙質版檔案的雙重管理，加強了對檔案的保護。知識管理則利用信息化技術，通過對國內外相關知識內容的整理實現(xiàn)知識的儲備、整合和妥善管理。由此看來，兩者都需要借助計算機技術、通訊技術等提升整體的管理效率，實現(xiàn)最終的管理價值。

2 檔案管理與知識管理相差相異

雖然在管理對象、管理目的、管理流程和管理技術上有一定相通甚至是相同點，但是由于檔案管理和知識管理的內容和方向有所區(qū)別，兩者在管理層、管理深度、管理基本范圍、管理側重等方面具有一定差異。

首先，就管理層面而言，檔案管理屬于管理活動，著重注意對管理方法的應用和總結；知識管理則更屬于管理活動之上的價值觀總結，其所涉及的內容更多注重在管理體系的整合方面，其管理理念更加多元化，管理范式也更多樣化。

其次，就管理深度而言，檔案管理主要屬于對實體化內容的管理，如個人履歷等切實存在的顯性內容；知識管理則不僅包括文件、檔案等顯性內容，還包括知識價值、知識體系等隱形內容。

再次，在管理范圍上，檔案管理大部分集中于對文件、檔案的整合，知識管理則不僅包括檔案，還需要注重對情報、企業(yè)內部員工潛在知識能力的挖掘等。

最后，就管理的側重點來看，檔案管理重點強調檔案資料的完整、真實，意在對檔案的保存；知識管理則通過對文件、檔案中內容的整理，關注不同知識內容的實用價值，意在對致使的利用。

3 采取措施促進知識管理與檔案管理的融合

3.1 以知識管理理念推動檔案工作

作為新型的管理理念，知識管理通過管理內容的總結提升企業(yè)內部管理的有效性、針對性，保證業(yè)務流程的順利展開和人力的最大化利用。而為提升知識信息網(wǎng)絡的完整性，保證知識內容的真實性，促進企業(yè)學習機制的有效建立，檔案管理也需要隨之改變，即從原有的單純注重檔案整理的方式轉變?yōu)閷n案內容的綜合化分析管理，在進行檔案鑒定的同時注重檔案價值的開發(fā)，實現(xiàn)對檔案資料內容收集的全程參與，保證檔案的智能化應用效果。

綜合而言，知識管理可以擴寬檔案管理的范圍，將圖書情報的區(qū)分和管理同樣納入到檔案管理中，保證檔案建設作用的有效發(fā)揮，更提升檔案的管理價值。

3.2 借助檔案管理體系促進知識管理

在知識管理過程中可以發(fā)現(xiàn)，隱形知識作為知識的主要體現(xiàn)方式，在知識資源管理中占據(jù)絕大空間。但是，由于隱形知識所處對象的復雜性，對其的管理和把握也較難展開。通常情況下的隱性知識管理主要有將隱形知識進行社會化處理，或者將其外現(xiàn)為顯性知識進行歸納。但是如何實現(xiàn)知識的社會化，社會當前現(xiàn)有的知識體系是否與員工腦中的隱形知識重合，仍有待進一步考證。而隱形知識的顯性化，即通過現(xiàn)有的檔案資料整理進行。利用檔案管理在各項活動中的文件指向性，保證對企業(yè)總體活動過程的真實、有效記錄，實現(xiàn)對企業(yè)發(fā)展綜合化整理的過程中，對組織中的記憶也進行客觀整理。

事實上，人們在工作的過程中會自然的利用腦中的隱性知識體系進行問題的觀察、分析和解決，通過對整體行為過程的客觀記錄，不僅實現(xiàn)了對其顯性知識的把握，而且綜合記錄了其隱形知識促成的顯性表現(xiàn)，保證了顯性知識和隱形知識管理的同步進行，更有助于隱形知識的沉淀。比如當前各個公司流行的“工作日志”記錄，即要求員工在每日工作完成之后，實時記錄當天參與的活動和工作進展，同時分析自身的工作心得。企業(yè)通過對這些內容的整理實現(xiàn)對企業(yè)內部項目管理知識的分類歸檔，進而通過該類知識內容的整理發(fā)現(xiàn)員工在隱形知識方便的具體優(yōu)勢。

在企業(yè)當中每天都會產(chǎn)生不同的知識文件，檔案整理工作方式在知識管理工作中的應用即加強對這些分散性活動的整理過程，增強對活動性文件的歸檔整理能力，以便于企業(yè)對自身知識體系的有效控制。通過知識的歸檔，實現(xiàn)對知識內容的積累，更利用檔案的妥善保管技術，進行知識整理工作的優(yōu)化和統(tǒng)一處理，保證知識內容的沉淀和積累，更為知識資源的收集和知識體系的建設提供基礎。

4 結語

綜上所述，檔案管理和知識管理在管理對象上具有一定重合性，管理流程相通，管理技術重合，最終管理目的具有一致性，雖然管理層面、管理方式上具有一定差異性，但并不妨礙兩者之間的相互作用。知識管理理念可以推動檔案管理工作的縱深化發(fā)展，檔案的歸納技術等也有助于知識的不斷積累和沉淀，實現(xiàn)顯性知識和隱形知識的有機統(tǒng)一和利用，進而提升知識管理工作的價值。

參考文獻

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