王巧妮

摘 要：為了更好地服務(wù)社會(huì)各項(xiàng)事業(yè)的進(jìn)步、發(fā)展，加強(qiáng)社會(huì)福利檔案工作尤為重要。本文即分析了當(dāng)前社會(huì)福利機(jī)構(gòu)的檔案管理存在的問題，然后詳細(xì)闡述了加強(qiáng)社會(huì)福利機(jī)構(gòu)的檔案管理措施。

關(guān)鍵詞：社會(huì)福利機(jī)構(gòu)；檔案管理；收集；電子檔案；開發(fā)

1 概述

近年來，社會(huì)福利社會(huì)化不斷深入，各級(jí)民政部門加大了對(duì)作為社會(huì)福利事業(yè)發(fā)展的重要載體的社會(huì)福利機(jī)構(gòu)建設(shè)的指導(dǎo)。2013年《養(yǎng)老機(jī)構(gòu)基本規(guī)范》、《兒童福利機(jī)構(gòu)基本規(guī)范》、《精神衛(wèi)生社會(huì)福利機(jī)構(gòu)基本規(guī)范》等三個(gè)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)陸續(xù)發(fā)布，更進(jìn)一步規(guī)范了社會(huì)福利機(jī)構(gòu)的管理，“三個(gè)規(guī)范”第一次對(duì)機(jī)構(gòu)建立檔案提出了要求。社會(huì)福利機(jī)構(gòu)形成的檔案記錄了社會(huì)福利機(jī)構(gòu)建設(shè)、運(yùn)營、管理、收養(yǎng)人員、從業(yè)人員等基本情況，關(guān)系到社會(huì)福利機(jī)構(gòu)管理的各個(gè)方面以及老年人、兒童、殘疾人等服務(wù)對(duì)象的基本權(quán)益。但多年來，社會(huì)福利機(jī)構(gòu)檔案管理基本上是一片空白，當(dāng)前，社會(huì)福利機(jī)構(gòu)如何有效地開展檔案工作，更好地為社會(huì)福利機(jī)構(gòu)的各項(xiàng)工作服務(wù)，促進(jìn)社會(huì)福利機(jī)構(gòu)的規(guī)范化管理，是當(dāng)前面臨的一個(gè)重要任務(wù)。

2 當(dāng)前社會(huì)福利機(jī)構(gòu)的檔案管理存在的問題

（一）檔案資源管理有待規(guī)范

由于缺少全國統(tǒng)一的社會(huì)福利機(jī)構(gòu)檔案管理業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)，致使實(shí)際工作中各

機(jī)構(gòu)各種文件的保存方式、保存時(shí)間等都不一樣。由于沒有明確的分類方案，致使現(xiàn)有一些文件是歸入文書檔案還是歸入專業(yè)檔案里，在實(shí)際工作中無法確定。目前絕大多數(shù)機(jī)構(gòu)檔案工作都是在摸索中進(jìn)行。

（二）檔案工作發(fā)展不均衡，檔案人員業(yè)務(wù)能力偏低

數(shù)據(jù)顯示只有12%的機(jī)構(gòu)有專職從事檔案工作的人員，且一般是精療機(jī)構(gòu)，精療機(jī)構(gòu)一般都是醫(yī)養(yǎng)結(jié)合的單位，基本都參加了衛(wèi)生系統(tǒng)的管理考評(píng)，中、高級(jí)專業(yè)技術(shù)人員相對(duì)較多，接受檔案知識(shí)能力較強(qiáng)，檔案人員素質(zhì)相對(duì)較高，檔案工作整體水平普遍較高，而其他機(jī)構(gòu)檔案工作則相對(duì)較弱。

（三）檔案保管裝具和設(shè)施落后，保管條件差

受條件制約，很少有機(jī)構(gòu)檔案集中保存在專門的檔案室，其他機(jī)構(gòu)均放在各業(yè)務(wù)部門，各自為政現(xiàn)象比較普遍。檔案有的裝訂有的不裝訂，也沒有按順序排列，零散地裝入文件盒或文件夾里，與辦公文件放在一起管理。辦公室不具備檔案的保管條件，存在一定的安全隱患。

3 加強(qiáng)社會(huì)福利機(jī)構(gòu)的檔案管理措施

（一）整合資源，全面收集檔案資料

對(duì)于福利機(jī)構(gòu)人員中涉及的各類社會(huì)福利檔案資料，機(jī)構(gòu)管理人員要按照一定的規(guī)則進(jìn)行初步的篩選、整理和收集。例如，根據(jù)老人身體狀況按照生活能夠自理、基本能夠自理、部分自理（半失能）和完全不能自理（失能）進(jìn)行分類，將取得的資料進(jìn)行逐項(xiàng)整理，盡可能全面地將前述檔案內(nèi)容，收集到個(gè)人檔案。對(duì)于已經(jīng)有的資料應(yīng)該進(jìn)行合并，避免產(chǎn)生數(shù)據(jù)的冗余，帶來查找、整理的不便。無論是紙質(zhì)的還是電子文件的檔案，都應(yīng)該做到逐字逐句地認(rèn)真填寫和錄入，保障錄入的真實(shí)性、安全性、完整性。

（二）集中專人管理檔案資料

入住福利機(jī)構(gòu)的“三無”人員、“五保”供養(yǎng)人員，檔案內(nèi)容應(yīng)該有身份證、戶口本、學(xué)歷、就業(yè)、失業(yè)、婚姻、家庭關(guān)系、房產(chǎn)、醫(yī)保、社保、低保、病歷資料、個(gè)人檔案資料、社區(qū)證明、入院申請(qǐng)、審批文件、調(diào)查資料等內(nèi)容。入住福利機(jī)構(gòu)的療養(yǎng)人員，檔案內(nèi)容應(yīng)該有原住院的出院證、重大疾病檢查報(bào)告、入院前體檢報(bào)告、入院申請(qǐng)、身份證、戶口本、退休證、婚姻、家庭關(guān)系、子女情況、家庭住址、聯(lián)系電話、監(jiān)護(hù)人（聯(lián)系人）、入院協(xié)議等內(nèi)容。要一人一卷的歸檔，入院后的重大疾病、診斷報(bào)告、照光照片報(bào)告、出院證明等應(yīng)及時(shí)收集裝入個(gè)人檔案，做到所有檔案資料集中管理，不得分散、多頭管理；必須專人管理，不得各自為政、多人分管。歸檔應(yīng)該嚴(yán)格按照歸檔制度進(jìn)行，做到及時(shí)收集，及時(shí)歸檔。保證檔案不流失、不散失，確保檔案的齊全完整。

（三）重視紙質(zhì)和電子文件檔案的管理

1、紙質(zhì)檔案庫存管理

福利機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)為檔案管理工作營造良好的環(huán)境，首先應(yīng)該加強(qiáng)檔案基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，要有符合規(guī)范要求的檔案室。檔案室應(yīng)按規(guī)定安裝鐵門、鐵窗、窗簾等防護(hù)措施，購置滅火器、計(jì)算機(jī)、交換機(jī)等管理設(shè)備。其次應(yīng)當(dāng)注意防潮、防塵、防光、防盜、防鼠、防蟲、防火等事項(xiàng)。為檔案管理工作提供必要的物質(zhì)條件，達(dá)到安全、保密、利用方便的要求。最后要堅(jiān)持高標(biāo)準(zhǔn)，規(guī)范管理，使檔案工作適應(yīng)新時(shí)期建設(shè)的需要。從基礎(chǔ)工作就認(rèn)真落實(shí)，加強(qiáng)文書檔案整理方法的改革，達(dá)到分類科學(xué)、組卷合理的要求。更要嚴(yán)格保護(hù)，嚴(yán)格避免丟失、損毀檔案，保證檔案的完整可讀性。對(duì)于一些已經(jīng)失去效力的檔案應(yīng)該做到及時(shí)清理、銷毀。

2、電子數(shù)據(jù)庫的維護(hù)管理

隨著當(dāng)前社會(huì)經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展、人們思想意識(shí)和思想水平的不斷提高，人們對(duì)于新事物、新方法的接受程度和接受能力越來越強(qiáng)，網(wǎng)絡(luò)科技所引發(fā)的信息時(shí)代的高速發(fā)展，促使越來越多的項(xiàng)目、越來越多的產(chǎn)業(yè)將科技信息化納入到其自身生產(chǎn)發(fā)展以及經(jīng)營的過程當(dāng)中，力求實(shí)現(xiàn)效率的提升和管理的愈發(fā)便捷。在這樣一種信息化進(jìn)程快速推進(jìn)的局面之下，加強(qiáng)社會(huì)福利檔案管理工作的信息化進(jìn)程就成為一種全新的趨勢(shì)，其不僅有助于管理人員化繁為簡，將冗雜的紙質(zhì)信息檔案轉(zhuǎn)化為電子資源，方便檢索和調(diào)閱，更有助于在網(wǎng)絡(luò)信息化這樣一個(gè)宏觀立體的大平臺(tái)上推動(dòng)全網(wǎng)絡(luò)范圍內(nèi)的資源共享，實(shí)現(xiàn)辦事效率最優(yōu)化。

要管理好電子數(shù)據(jù)庫，首先就需要建立良好的計(jì)算機(jī)硬件環(huán)境。布置性能穩(wěn)定的服務(wù)器與管理計(jì)算機(jī)，保證有工作人員對(duì)服務(wù)器進(jìn)行監(jiān)控。其次，數(shù)據(jù)庫需要定期進(jìn)行資源的整理，需要對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行分析，運(yùn)用數(shù)據(jù)庫軟件進(jìn)行數(shù)據(jù)的篩選，剔除一些冗余的信息，保證良好的運(yùn)行查詢速度，另外還需要對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，保證數(shù)據(jù)的安全。最后，應(yīng)當(dāng)建立起網(wǎng)絡(luò)保護(hù)機(jī)制，保護(hù)數(shù)據(jù)庫網(wǎng)絡(luò)不受入侵，避免數(shù)據(jù)丟失。

（四）深度開發(fā)和利用社會(huì)福利檔案隱性價(jià)值

對(duì)于社會(huì)福利檔案隱性價(jià)值的開發(fā)與利用，不僅有助于為廣大政府部門出臺(tái)政策和方案提供強(qiáng)有力的參考依據(jù)和數(shù)據(jù)支撐，同時(shí)能為廣大領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行相關(guān)決策的制定提供一定的理論支持。伴隨著檔案管理信息化進(jìn)程的加快，越來越多的社會(huì)普通民眾可以利用相關(guān)單位的綜合網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)瀏覽最新的社會(huì)福利政策，利用平臺(tái)對(duì)話的服務(wù)功能向政府及相關(guān)部門做好適時(shí)反饋工作，相關(guān)部門同樣可以借助這樣的平臺(tái)將民眾心聲進(jìn)行匯總整理，及時(shí)反饋，以便于圍繞民眾所需，及時(shí)做出調(diào)整和改革，從而更好地為廣大民眾服務(wù)。

（五）重視檔案開放工作，注意潛在的風(fēng)險(xiǎn)

從密切社會(huì)福利檔案管理安全性角度看，社會(huì)福利檔案資源的高利用率并非意味著對(duì)檔案資源不加篩選、區(qū)分地全部加以開放利用，所以，應(yīng)注重對(duì)“秘密、機(jī)密、絕密”類檔案資源的妥善保管，避免泄密。基于此種情況，在社會(huì)福利檔案資源實(shí)現(xiàn)最大化利用過程中，提升檔案資源的信息安全性，規(guī)避潛在的風(fēng)險(xiǎn)，以免檔案資源因被不當(dāng)利用而為國家、集體、公眾帶來損失，是信息技術(shù)時(shí)代每一位社會(huì)福利檔案管理從業(yè)者應(yīng)思考的問題。

4 結(jié)語

綜上，社會(huì)福利檔案管理人員必須充分意識(shí)到工作對(duì)于維系社會(huì)民眾切身利益的重要性，以及其充分發(fā)揮國家社會(huì)公共服務(wù)職能，對(duì)于推動(dòng)和諧社會(huì)建設(shè)的積極意義。管理人員更要認(rèn)真履行職責(zé)，精心指導(dǎo)、幫助，促進(jìn)福利機(jī)構(gòu)的民生檔案有序推進(jìn)，規(guī)范運(yùn)作。

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