摘 要：基層檔案管理的相關(guān)工作是檔案管理工作中的一個十分重要的組成部分，也是我國新局面下社會發(fā)展的重中之重，所以做好基層檔案管理工作對于一個國家的未來十分重要。但是，經(jīng)過筆者的調(diào)查發(fā)現(xiàn)，現(xiàn)階段基層管理的發(fā)展存在一定的問題，針對這一現(xiàn)狀，文章提出了在新形勢下基層檔案管理的發(fā)展出路和解決辦法。

關(guān)鍵詞：基層檔案；管理現(xiàn)狀；發(fā)展出路

1 做好基層檔案管理的重要意義

檔案是一種非常珍貴的信息資源?；鶎訖n案管理是有序管理社會的有效辦法，也是真實(shí)重現(xiàn)歷史事實(shí)原貌的重要載體，是第一手的參考資料和寶貴的信息資源，對整個社會的正常運(yùn)行和和諧發(fā)展起著無法想象的巨大作用。新形勢下，國家不斷實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化和信息化，基層檔案管理也必須跟上社會發(fā)展的步伐，才能為促進(jìn)經(jīng)濟(jì)建設(shè)和各項(xiàng)事務(wù)的發(fā)展提供高效服務(wù)。

2 基層檔案管理的現(xiàn)狀

（一）檔案意識不強(qiáng)

個人檔案意識不強(qiáng)的幾種表現(xiàn)：有的隨意將檔案丟在學(xué)校置之不理；有的干脆把檔案揣在身上。不管他們是否是基層老百姓，又或者是基層檔案管理的工作人員，他們都普遍存在著對自己的檔案不是很重視這一問題。一方面，基層老百姓不關(guān)心自己的檔案，在建檔時不積極與工作人員配合，在建檔后也不主動督促工作人員更新信息，對基層事務(wù)不聞不問，檔案意識薄弱。另一方面，基層檔案管理工作人員有時候不重視建檔這一事務(wù)，只是走走過場，在建檔時不是實(shí)事求是，甚至出現(xiàn)胡編亂造的現(xiàn)象，信息更新相對滯后，無法發(fā)現(xiàn)基層檔案管理的重要作用。

（二）檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)不高

就目前來看，國內(nèi)檔案管理的工作人員無論是在文化程度、理論知識，還是業(yè)務(wù)素質(zhì)、思想觀念的表現(xiàn)上都是良莠不齊，很少能達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)。絕大部分的檔案工作人員從未考慮過工作中可能會出現(xiàn)的巨大挑戰(zhàn)，并且對新技能的掌握和應(yīng)用也不夠熟練，效果很不理想。此外，大多數(shù)的工作人員匱乏信息開發(fā)的應(yīng)用能力和敏銳的信息意識。

基層檔案管理工作本身具有鮮明的特殊性，必須有專業(yè)的工作人員來擔(dān)任這一重要職位。但是現(xiàn)實(shí)環(huán)境中，絕大多數(shù)的基層檔案管理工作沒有單獨(dú)的管理人員，而是由檔案管理的資料員和技術(shù)員兼職。所以在這種情形下，基層檔案管理工作人員的頻繁更換，對檔案整體管理人員工作水平的提升帶來很大負(fù)面影響，并且阻礙了檔案管理工作人員個人素質(zhì)的提高。此外，在那些從事檔案管理工作的人中，絕大多數(shù)人也是對檔案管理抱有一種糊弄了事的態(tài)度，他們沒有意識到檔案管理工作的重要性。有些單位專職檔案管理人員較少，大多數(shù)為兼職人員，這些兼職人員不僅事情較多，而且繁雜，沒有足夠的精力和時間去學(xué)習(xí)檔案管理的相關(guān)專業(yè)知識，導(dǎo)致很大一部分的檔案管理者業(yè)務(wù)能力低下。

（三）檔案管理機(jī)制落后

在信息產(chǎn)業(yè)高速發(fā)展的新形勢下，檔案管理經(jīng)費(fèi)投入不足，電子設(shè)備供給較少，有些地方仍舊采用手工操作、紙質(zhì)存檔的老舊形式，這樣不僅浪費(fèi)時間、浪費(fèi)人力，而且容易出現(xiàn)丟失檔案、遺漏檔案的現(xiàn)象，導(dǎo)致出現(xiàn)許多不必要的麻煩。此外，基層檔案交接不完善的問題也大量存在。由于人事變動或機(jī)關(guān)單位變遷，時常會有檔案交接不夠準(zhǔn)時、檔案交接手續(xù)辦理的也不夠不正規(guī)、不嚴(yán)格等問題。工作人員不愿在交接檔案這項(xiàng)事務(wù)上“浪費(fèi)”時間，管理人員也存在監(jiān)督不到位的現(xiàn)象，對檔案交接事務(wù)不及時檢點(diǎn)，導(dǎo)致許多檔案在時間上“斷片兒”，不能真實(shí)反映事實(shí)。

3 基層檔案管理的發(fā)展出路

為切實(shí)加強(qiáng)基層檔案管理，筆者就以上談到的基層檔案管理現(xiàn)狀中存在的矛盾，提出了一些對策，也是基層檔案管理在新形勢下的發(fā)展出路。

（一）加大宣傳力度，加強(qiáng)檔案意識

可以在公告欄張貼海報，也可以在社區(qū)發(fā)放宣傳單頁，或者通過廣播電視等媒介來讓基層老百姓更加深入地了解基層檔案管理的重要性，以此來發(fā)動他們的積極性，讓所有人主動配合或監(jiān)督基層檔案管理這一工作。

在機(jī)關(guān)單位中，領(lǐng)導(dǎo)要大力地宣傳相關(guān)工作的重要性，督促檔案管理工作者認(rèn)真負(fù)責(zé)地工作。完善《檔案法》的教育工作，增強(qiáng)相關(guān)管理人員的思想認(rèn)識。《檔案法》是基層檔案管理的主要依據(jù)，也是提高管理人員檔案意識的最佳途徑。除此之外，機(jī)關(guān)單位也可以經(jīng)由發(fā)放宣傳單或定期舉辦相關(guān)專業(yè)培訓(xùn)的方式來讓更多的管理人員意識到檔案管理至關(guān)重要的作用；也可以通過定期考核或檢查的方式來監(jiān)督基層檔案管理工作人員的工作狀況；或者設(shè)置各種獎懲制度來增強(qiáng)檔案管理相關(guān)人員對待檔案的意識，激勵他們認(rèn)真地對待自己的工作。

（二）加強(qiáng)培訓(xùn)和把關(guān)，提高基層檔案管理工作人員的專業(yè)素質(zhì)

社會的高速發(fā)展給檔案工作和相關(guān)的管理者提出了更新、更高的要求，而檔案工作質(zhì)量的高低必然直接取決于檔案工作人員素質(zhì)的高低。因此，作為新時期的檔案工作者，必須解放思想、與時俱進(jìn)，努力提高自身的綜合素質(zhì)，具備較強(qiáng)的政治素質(zhì)、具有良好的職業(yè)道德、強(qiáng)烈的責(zé)任感，才能適應(yīng)新時期檔案事業(yè)的發(fā)展和要求。

筆者認(rèn)為，想要提高檔案管理人員的個人素質(zhì)要首先從領(lǐng)導(dǎo)抓起。其次，對基層檔案管理工作人員的聘用要經(jīng)過嚴(yán)格的選拔和考核，最好聘用檔案管理專業(yè)出生的高素質(zhì)人才；并且對在職的基層檔案管理工作人員要加強(qiáng)培訓(xùn)，可以通過定期舉辦專業(yè)培訓(xùn)或?qū)I(yè)知識競答等活動來提高基層檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)，增強(qiáng)專業(yè)技能；最后，基層檔案管理的相關(guān)工作人員也都應(yīng)該主動地提高個人素質(zhì)，主動把工作做好，把每個檔案管理工作做到位，把每個檔案管理規(guī)定和辦法都落到實(shí)處。

（三）增加經(jīng)費(fèi)投入，完善基層檔案管理機(jī)制

在信息化產(chǎn)業(yè)高速發(fā)展的今天，落后的管理機(jī)制已經(jīng)不能滿足現(xiàn)代化的要求，基層檔案管理機(jī)制也必須作出相應(yīng)的改變。相關(guān)部門要多投入一些基層檔案管理的活動經(jīng)費(fèi)，配備足夠的硬件設(shè)施供工作使用，用電子化、聲像化的方式來取代老舊的手工操作和紙質(zhì)存檔的管理機(jī)制，并對檔案進(jìn)行備份，使基層檔案管理更加安全、保險，便于管理，不至于出現(xiàn)丟失、遺漏的現(xiàn)象。

做好檔案的交接工作。如有任何變動，相關(guān)部門必須嚴(yán)格督促工作人員及時交接檔案，各位工作人員必須認(rèn)真負(fù)責(zé)，明確每一個檔案的信息，確保各個檔案都及時、準(zhǔn)確地交接。此外，檔案交接手續(xù)必須正規(guī)，禁止一切私下轉(zhuǎn)交檔案或延遲交接檔案的行為。最后，應(yīng)該嚴(yán)格對待交接工作的過程，領(lǐng)導(dǎo)要重視檔案的交接程序，并進(jìn)行適當(dāng)?shù)闹笇?dǎo)，杜絕一切徇私舞弊的做法。

各相關(guān)部門要制定相應(yīng)的校核方式，加強(qiáng)基層檔案管理的規(guī)范力度。依據(jù)檔案管理的相關(guān)條例，不斷地完善更新，盡早地出臺一部關(guān)于如何做好基層檔案管理的實(shí)用性強(qiáng)的辦法。加強(qiáng)落實(shí)細(xì)則，使檔案保存或使用的每一個步驟都有規(guī)則可依。此外，也要跟進(jìn)檔案管理的考試制度，事業(yè)和單位的相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)要增強(qiáng)責(zé)任意識，確保責(zé)任到人，確保辦法落到實(shí)處，做到檔案有人管、有人做。

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作者簡介

孫典萍，山東城陽，漢族，大學(xué)本科。