孫瓔姝

學(xué)校工作中最為繁重的就是每次考試后都要統(tǒng)計(jì)考試成績(jī)，給學(xué)校工作帶來(lái)了很大的負(fù)擔(dān)。我們可以利用計(jì)算機(jī)來(lái)統(tǒng)計(jì)、管理學(xué)生的成績(jī)，使教師們從繁重的勞動(dòng)中解脫出來(lái)，節(jié)省了工作時(shí)間，提高了工作效率。電子表格軟件Excel 2000不僅可以制作表格，強(qiáng)大的功能還可以作為一個(gè)小型數(shù)據(jù)庫(kù)來(lái)管理一些數(shù)據(jù)。

一、輸入統(tǒng)計(jì)項(xiàng)目

運(yùn)行Excel 2000，在該表第一行中輸入以下內(nèi)容：學(xué)號(hào)、姓名、各考試科目名稱（語(yǔ)文、數(shù)學(xué)、英語(yǔ)等）、總分、名次，然后在對(duì)應(yīng)列中錄入學(xué)生的學(xué)號(hào)、姓名。

輸入學(xué)號(hào)時(shí)，由于學(xué)號(hào)是連續(xù)的，我們可采用自動(dòng)填充的功能，如：先輸入第一、二個(gè)學(xué)生的學(xué)號(hào)201、202，然后選定這兩個(gè)單元格，將光標(biāo)移到選定單元格的右下角，光標(biāo)變?yōu)榧?xì)十字，按住鼠標(biāo)左鍵向下拖拉，直至所有學(xué)生學(xué)號(hào)出現(xiàn)。

在學(xué)號(hào)下方依次輸入“均分”、“優(yōu)分人數(shù)”、“及格人數(shù)”、“最高分”，用于統(tǒng)計(jì)、分析成績(jī)。在“姓名”對(duì)應(yīng)列中輸入所有學(xué)生姓名。

二、用條件格式來(lái)標(biāo)出各分?jǐn)?shù)段內(nèi)成績(jī)

選定所有錄入學(xué)生成績(jī)的單元格，單擊菜單欄中“格式”按鈕，在下拉菜單中執(zhí)行“條件格式”命令。然后在“單元格數(shù)值”范圍中填入“80”與“100”，單擊“格式”按鈕，在出現(xiàn)的對(duì)話框（圖2）（^31050601b^）中將單元格數(shù)值設(shè)置為你喜歡的格式：如數(shù)值顏色為藍(lán)色、字形為傾斜等，這樣，在80到100之間的分?jǐn)?shù)在輸入后自動(dòng)變?yōu)樗{(lán)色并傾斜。單擊“確定”，返回條件格式對(duì)話框，單擊“添加”，在單元格數(shù)值范圍中輸入“60”到“79”，單擊“格式”按鈕，將分?jǐn)?shù)在60到79之間的又設(shè)置為你喜歡的格式。其它可類推。

三、利用求和公式計(jì)算每位學(xué)生的總分

單擊總分下的單元格，在編輯欄中輸入=SUM（C2：H2），在下一個(gè)單元格中輸入=SUM（C3：H3），然后選定這兩個(gè)單元格，將光標(biāo)移動(dòng)到兩個(gè)單元格的右下角，到變成細(xì)十字，按住鼠標(biāo)左鍵向下拖拉至最后一名學(xué)生，利用自動(dòng)填充的功能向每名學(xué)生對(duì)應(yīng)的總分欄中輸入求和公式，以后只要你輸入學(xué)生各科成績(jī)，每位學(xué)生的總分即自動(dòng)求出。

四、利用RANK函數(shù)給學(xué)生的總成績(jī)排名次

在Excel 2000中可以用單元格自動(dòng)排序的方式給成績(jī)排序，但不好處理同分?jǐn)?shù)的名次，利用RANK函數(shù)則沒(méi)有這樣的問(wèn)題。其方法是：總分位于I列，名次位于J列，在第一名學(xué)生的名次單元格中輸入=RANK（I2，$I，$2：$I$55），該公式的目的是排出I2單元格的數(shù)據(jù)從I2到I55所有數(shù)據(jù)中的位次（假設(shè)該班共54名學(xué)生，學(xué)生的姓名，成績(jī)等數(shù)據(jù)從第2行排到第55行），在第二名學(xué)生的名次單元格中輸入=RANK（I3，$I$2：$I$55），然后拖動(dòng)鼠標(biāo)，選中這兩個(gè)單元格，利用自動(dòng)填充的功能，在每個(gè)學(xué)生的名次單元格中輸入RANK函數(shù)的公式。這樣你只要將學(xué)生各科成績(jī)輸入到對(duì)應(yīng)的單元格中后，RANK函數(shù)即自動(dòng)求出該學(xué)生的名次，同分?jǐn)?shù)的名次則自動(dòng)排為相同的名次，下一個(gè)名次數(shù)值自動(dòng)空出。

五、利用AVERGE函數(shù)計(jì)算各科平均分

在語(yǔ)文平均分單元格中輸入公式=AVERAGE（C2：C55），在數(shù)學(xué)平均分單元格中輸入公式=AVERAGE（D2：D55），拖動(dòng)鼠標(biāo)，選中這兩個(gè)單元格，利用自動(dòng)填充的功能，在每科均分的單元格中輸入對(duì)應(yīng)的公式。這樣，將每科的成績(jī)輸入完了后，該科的平均分即可自動(dòng)求出。

六、利用COUNTIF函數(shù)統(tǒng)計(jì)每科各分?jǐn)?shù)段人數(shù)

在管理學(xué)生成績(jī)時(shí)，老師常常要將優(yōu)分人數(shù)和不及格人數(shù)統(tǒng)計(jì)出來(lái)，有了COUNTIF函數(shù)，就不必要計(jì)數(shù)了。使用方法是：在語(yǔ)文優(yōu)分人數(shù)的單元格中輸入公式=COUNTIF（C2：C55，“>=80”）（假設(shè)各科的滿分為100分），在數(shù)學(xué)優(yōu)分人數(shù)的單元格中輸入公式=COUNTIF（D2：D55，“>=80”），選中這兩個(gè)單元格，利用自動(dòng)填充的功能將其它各科相應(yīng)的公式輸入。在各科及格人數(shù)單元格中只要相應(yīng)地將公式改為>=60，不及格人數(shù)改為<=59即可。這樣Excel 2000就自動(dòng)統(tǒng)計(jì)出相應(yīng)各分?jǐn)?shù)段人數(shù)。

七、利用MAX函數(shù)找出最高分

選中語(yǔ)文最高分的單元格，輸入公式=MAX（C2：C55），在數(shù)學(xué)單元格中輸入公式=MAX（D2：D55），利用自動(dòng)填充的功能將其它各科相應(yīng)的求最高分的公式輸入，在各科成績(jī)輸入結(jié)束后，Excel 2000可自動(dòng)找出最高分。

八、保存為模板文件

按下常用工具欄中的“打印預(yù)覽”按鈕，進(jìn)入打印預(yù)覽，按下“設(shè)置”，單擊工作表標(biāo)簽，選中打印風(fēng)格線，單擊頁(yè)眉/頁(yè)腳標(biāo)簽，進(jìn)入設(shè)置對(duì)話框，單擊“自定義”，設(shè)置你喜歡的表格標(biāo)題、頁(yè)眉、頁(yè)腳，然后設(shè)置紙張的大小，頁(yè)邊距，根據(jù)打印預(yù)覽來(lái)調(diào)整字體、字號(hào)、單元格的寬度及高度。最后執(zhí)行“文件”菜單“另存為”命令，在對(duì)話框的“保存類型”中下拉出“模板”，在文件名中輸入如“9902成績(jī)統(tǒng)計(jì)”，單擊“確定”，保存為模板文件。

九、我們就可以使用已建立的模板來(lái)處理學(xué)生的成績(jī)

啟動(dòng)Excel 2000，執(zhí)行“文件”菜單中的“新建”，在對(duì)話框中出現(xiàn)的“常用”標(biāo)簽下找到已建立的“9902成績(jī)管理”模板，雙擊，出現(xiàn)了原來(lái)的模板文件，輸入學(xué)生新的成績(jī)，其它的如總分、各科的平均分、各分?jǐn)?shù)段的人數(shù)，最高分、各學(xué)生的總分名次即自動(dòng)統(tǒng)計(jì)得出。最后打印輸出，既美觀又便于分析。

在輸入Excel 2000的函數(shù)公式時(shí)，也可利用“插入”菜單下的“函數(shù)”命令來(lái)輸入相應(yīng)的函數(shù)公式。

有了計(jì)算機(jī)強(qiáng)大的功能體系，為我們的學(xué)校工作節(jié)省了很多時(shí)間，管理學(xué)生成績(jī)更為規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化！