姚艷麗

摘 要：隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展，檔案信息化建設(shè)成為檔案事業(yè)現(xiàn)代化建設(shè)的必經(jīng)之路。就信息技術(shù)檔案信息化建設(shè)中所發(fā)揮的作用進行了研究，通過分析檔案信息化建設(shè)過程中存在的問題以及檔案信息化建設(shè)中能夠運用到的現(xiàn)代信息技術(shù)，論述了現(xiàn)代信息技術(shù)在解決檔案信息化建設(shè)過程中問題的作用和影響。

關(guān)鍵詞：信息技術(shù)；檔案； 信息化

中圖分類號：F49 文獻標(biāo)志碼：A 文章編號：1673-291X（2016）26-0123-02

引言

隨著科學(xué)技術(shù)的飛速發(fā)展，現(xiàn)代信息技術(shù)發(fā)展也有了質(zhì)的飛躍，并逐步滲透到我們的工作學(xué)習(xí)乃至生活中，成為社會各行業(yè)現(xiàn)代化發(fā)展的核心和主導(dǎo)。行業(yè)的需要和政府的重視，使得信息化成為推動現(xiàn)代化的基礎(chǔ)[1]。檔案是積累和傳播知識的重要載體，是非常重要的信息資源。為了滿足現(xiàn)代信息化建設(shè)的需要，檔案信息化建設(shè)勢在必行，因為這將直接影響著檔案事業(yè)的穩(wěn)定健康發(fā)展。檔案信息化建設(shè)又離不開現(xiàn)代信息技術(shù)的支持，現(xiàn)代信息技術(shù)的發(fā)展直接關(guān)系著檔案信息化建設(shè)的發(fā)展。

一、國內(nèi)外研究綜述

當(dāng)前，國家對檔案信息化建設(shè)給予了高度的重視，也出臺了相應(yīng)的政策，加快了我國檔案信息化的進程。研究者對檔案信息化的研究更加全面，隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的發(fā)展和大數(shù)據(jù)時代的到來，越來越多的學(xué)者開始對檔案信息化建設(shè)中所運用的當(dāng)代信息技術(shù)進行了深入的研究。目前，國內(nèi)的研究主體是高校的理論研究者，這些研究者大多分布在經(jīng)濟發(fā)達地區(qū)，中西部地區(qū)在當(dāng)前的條件下出現(xiàn)在該領(lǐng)域的研究者很少。而國外學(xué)者對于該領(lǐng)域的研究還較少，一般都是偶爾涉及，沒有深入系統(tǒng)的研究。

二、檔案信息化建設(shè)概述

1.檔案信息化建設(shè)的內(nèi)涵及意義

檔案信息化是指以檔案信息資源為對象，運用計算機、網(wǎng)絡(luò)等現(xiàn)代信息技術(shù)，對檔案信息進行科學(xué)的搜集、保管、整理以及開發(fā)和利用，使得檔案事業(yè)走向現(xiàn)代化的過程，包括檔案信息化所需的基礎(chǔ)設(shè)施、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范、人才隊伍建設(shè)等。檔案信息化建設(shè)對于檔案事業(yè)的健康發(fā)展意義重大，能夠加大信息資源的存儲量、提高檔案的運行效率、促進檔案信息公開化，可以進一步提高人們的檔案意識、提高檔案的利用率。

2.檔案信息化建設(shè)存在的問題

在國家政策和先進技術(shù)的支持下，檔案信息化建設(shè)獲得了一定的成效。但檔案信息化的建設(shè)并不是一帆風(fēng)順的，還存在一些問題亟待我們對其加以分析和解決：首先是資金投入不足；其次是專業(yè)人才短缺[2]；再次是體制機制不完善；最后是信息資源整合難[3]。

3.檔案信息化建設(shè)中所需的信息技術(shù)

在檔案信息化建設(shè)的過程中，可以運用到的現(xiàn)代信息技術(shù)有很多。一是海量化存儲技術(shù)，包括移動硬盤、光盤、存儲卡、數(shù)據(jù)庫技術(shù)等；二是數(shù)字識別技術(shù)，包括數(shù)碼相機、攝像機、掃描儀、電子標(biāo)簽（RFID）、手機二維碼、PS、GIS、GPS等軟硬件系統(tǒng)；三是虛擬技術(shù)，包括虛擬終端、 虛擬存儲、虛擬桌面、虛擬展廳等；四是檢索技術(shù)，包括搜索引擎、智能檢索、圖像檢索等；五是融合技術(shù)，包括移動通訊（3G、4G）、有線電視、互聯(lián)網(wǎng)三網(wǎng)融合，手機、電視機、計算機三機合一，以及計算機、大數(shù)據(jù)技術(shù)等；六是移動技術(shù)，包括筆記本電腦、智能手機、移動電視、平板電腦、MP4、電子閱讀器等；七是信息安全技術(shù)，包括數(shù)字簽名、數(shù)字加密等。

三、現(xiàn)代信息技術(shù)在檔案信息化建設(shè)中的作用

現(xiàn)代信息技術(shù)對檔案信息化建設(shè)的影響非常大，促進了檔案管理與服務(wù)水平質(zhì)的提升。運用物聯(lián)網(wǎng)、云計算、大數(shù)據(jù)分析等技術(shù)建立了更加高效、快捷的檔案管理與檔案信息服務(wù)體系；通過手機、電腦等移動設(shè)備，豐富了檔案信息化的載體，使檔案信息化建設(shè)呈現(xiàn)出基礎(chǔ)設(shè)施集約化、檔案管理智能化、數(shù)字檔案管理集群化以及檔案信息服務(wù)智慧化等趨勢。

1.基礎(chǔ)設(shè)施集約化

近年來，各地檔案部門為了加強檔案信息化建設(shè)，已經(jīng)投入了大量的人力物力財力，建設(shè)了機房、配備了相關(guān)設(shè)備及軟件，進行了檔案數(shù)字化以及信息系統(tǒng)的運行維護。然而，信息爆炸社會的到來使得不同來源、各個種類、不斷積累的大量電子文件檔案不能及時歸檔，這些都使得對檔案的有效保管和開發(fā)利用更加困難，也危害著網(wǎng)絡(luò)信息安全[4]。

電子政務(wù)云平臺建設(shè)有效地幫助檔案管理部門解決了這些困難。檔案部門將各個檔案應(yīng)用服務(wù)系統(tǒng)遷移到政務(wù)云平臺，可大大減輕配置設(shè)備、運行維護、數(shù)據(jù)備份、安全防御、應(yīng)急演練等技術(shù)工作量 [4]。

2.檔案管理智能化

隨著科技的發(fā)展，越來越多的先進信息技術(shù)應(yīng)用到了檔案領(lǐng)域中，使得檔案實體以及庫房建設(shè)和管理更加科學(xué)、更加智能化，如智能密集架、智能溫濕度控制設(shè)備、門禁系統(tǒng)、RFID芯片控制系統(tǒng)等。物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的運用，也將檔案管理轉(zhuǎn)移到智能化的網(wǎng)絡(luò)管理體系，提高了檔案管理中的各項工作效率，包括檔案的查閱、統(tǒng)計、盤點以及安全監(jiān)管工作等等，實現(xiàn)了館庫與存放的檔案、檔案實體與檔案信息、檔案與人等互聯(lián)互通、相互感知，實現(xiàn)更高效的智能化管理[4]。

3.數(shù)字檔案管理集群化

當(dāng)前，各地的檔案館數(shù)字化建設(shè)項目都是相互獨立的，檔案信息資源相對分散，需要查閱的檔案經(jīng)常要結(jié)合多個數(shù)字檔案館網(wǎng)站或者通過多個部門和地區(qū)進行查閱，造成效率低下。信息技術(shù)的發(fā)展能夠有效解決這個問題，以大數(shù)據(jù)、云平臺技術(shù)為基礎(chǔ)，各部門可以建立文檔整理、檔案管理以及檔案信息資源一體化的集群化信息共享系統(tǒng)，實現(xiàn)多個數(shù)字檔案館資源的一體化，連接其他信息系統(tǒng)，在查閱檔案的時候可以進入多個數(shù)據(jù)庫進行搜索，從而解決跨庫、跨地區(qū)查閱的困難。將各地區(qū)、各館的數(shù)字檔案信息進行統(tǒng)一的整合，突破地域和空間的限制，建立檔案信息資源的大型數(shù)據(jù)庫，以達到某些檔案信息資源在全社會范圍內(nèi)共享共建的作用，這樣既提高了檔案的利用價值，又提高了檔案的查閱效率，能夠進一步完善檔案的社會功能 [4]。

4.檔案信息服務(wù)智慧化

隨著信息的大量積聚，館藏檔案信息資源量將越來越大，給檔案的整理、開發(fā)和利用都帶來了很大的挑戰(zhàn)，使得一些高利用價值的資料不能及時歸檔。而利用數(shù)據(jù)分析、數(shù)據(jù)挖掘等大數(shù)據(jù)技術(shù)可以從根本上解決這一難題。利用數(shù)據(jù)分析等大數(shù)據(jù)技術(shù)對大量的信息資源進行科學(xué)分類、查找、管理，能夠更加快速準(zhǔn)確地對信息資源進行整合、挖掘和開發(fā)利用，可以按照不同需求進行定制，以推送的形式向定制人員、工作單位提供更豐富更多樣化的服務(wù)，使檔案信息服務(wù)的智慧化展現(xiàn)得淋漓盡致。另外，可以建立移動檔案信息服務(wù)中心，通過微博、微信客戶端發(fā)布檔案信息，讓更多的移動用戶可以享受便捷的檔案信息服務(wù)[4]。

隨著科技進步，信息技術(shù)也有了長足的發(fā)展?，F(xiàn)代信息技術(shù)在檔案信息化建設(shè)過程中成功運用，成為了檔案信息化建設(shè)進程中的重要一環(huán)?，F(xiàn)代信息技術(shù)的應(yīng)用能夠增加檔案信息的存儲量、提高檔案的運行效率、推動檔案信息資源共享的實現(xiàn)，從而進一步提高社會檔案意識、強化檔案的社會功能以及提高人們對檔案重要性的認識?？傊?，脫離了現(xiàn)代信息技術(shù)的奠基，檔案信息化建設(shè)的高樓不會拔地而起。

參考文獻：

[1] 吉志紅.檔案信息化在現(xiàn)代化事業(yè)發(fā)展中的重要性[J].現(xiàn)代經(jīng)濟信息，2015，（14）：88.

[2] 孔丹瑩.檔案信息化建設(shè)中存在的問題及對策[J].黑龍江檔案，2015，（3）：64.

[3] 黃麗華.信息技術(shù)對檔案信息化建設(shè)的影響與路徑指引[J].中國檔案，2015，（10）：60.

[4] 陳艷云.信息技術(shù)對檔案信息化建設(shè)的影響[J].辦公室業(yè)務(wù)，2016，（1）：76.