黃曉婷

“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下高校檔案信息服務(wù)與共享研究

黃曉婷

“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代的到來(lái)，信息的產(chǎn)生方式和載體形式發(fā)生了重大變化，公眾對(duì)信息的需求空前增加，使高校檔案事業(yè)發(fā)展進(jìn)入了新的機(jī)遇期。高校檔案與“互聯(lián)網(wǎng)+”深度融合，加強(qiáng)檔案信息服務(wù)與共享，更大限度服務(wù)社會(huì)發(fā)展，是社會(huì)的大勢(shì)所趨，是傳統(tǒng)高校檔案工作的重大變革。如何利用現(xiàn)代互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)推進(jìn)高校檔案信息服務(wù)與共享成為新的焦點(diǎn)。

“互聯(lián)網(wǎng)+”；高校檔案；信息服務(wù)與共享

[作 者]黃曉婷，仰恩大學(xué)。

隨著2015年國(guó)務(wù)院《關(guān)于積極推進(jìn)“互聯(lián)網(wǎng)+”行動(dòng)的指導(dǎo)意見(jiàn)》的印發(fā)，與“互聯(lián)網(wǎng)+”的深度融合，成為高校檔案等傳統(tǒng)行業(yè)新的發(fā)展趨勢(shì)。高校檔案是學(xué)校發(fā)展以及社會(huì)發(fā)展不可缺少的公共信息資源，在持續(xù)不斷推動(dòng)高校檔案電子化、數(shù)字化的前提下，更廣泛地利用大數(shù)據(jù)分析、聯(lián)網(wǎng)共享等現(xiàn)代化互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，推進(jìn)高校檔案信息服務(wù)與共享，更大限度服務(wù)社會(huì)發(fā)展，滿足社會(huì)公眾對(duì)檔案信息的需求，充分發(fā)揮高校檔案信息資源的價(jià)值，成了符合時(shí)代發(fā)展要求的高校檔案工作的新課題。

一、“互聯(lián)網(wǎng)+”環(huán)境對(duì)高校檔案信息服務(wù)與共享的影響

移動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)技術(shù)、云計(jì)算等高科技成為當(dāng)今時(shí)代的主流，人們的工作方式、生活方式發(fā)生了前所未有的變化，也給高校檔案信息服務(wù)與共享帶來(lái)了深遠(yuǎn)的影響。

（一）互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代對(duì)高校檔案信息服務(wù)與共享的帶動(dòng)

在社會(huì)信息資源網(wǎng)絡(luò)化、全球化的大背景下，社會(huì)對(duì)信息的需求空前增加，信息、資源不僅更加公開透明，人們的溝通和交流也更加便捷。依托鏈接世界各地的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)、各種媒體平臺(tái)，以及信息技術(shù)產(chǎn)品的層出不窮，互聯(lián)網(wǎng)從根本上打破了時(shí)空限制，人們幾乎能無(wú)時(shí)差地進(jìn)行信息交換、利用、共享。這必然給傳統(tǒng)高校檔案以藏檔為主要任務(wù)，“重藏輕用”的觀念帶來(lái)新的沖擊，也必然帶動(dòng)高校檔案主動(dòng)整合檔案資源、促進(jìn)檔案開放、傳播檔案信息、激活檔案資源，加強(qiáng)檔案信息服務(wù)與共享，實(shí)現(xiàn)檔案資源的價(jià)值，融入互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代的主流方向。

（二）互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)對(duì)高校檔案信息服務(wù)與共享的支持

依托現(xiàn)代互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的鼎力支持，傳統(tǒng)的高校檔案工作逐步邁向了信息化時(shí)代。檔案管理軟件、檔案數(shù)字化等現(xiàn)代化互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的使用為傳統(tǒng)閉鎖的高校檔案工作開拓了嶄新的業(yè)務(wù)領(lǐng)域，給高校檔案信息服務(wù)與共享提供了新的便捷渠道。社會(huì)媒體的普遍使用，使高校檔案信息化的載體也將日益多樣化，檔案工作者可將社交媒體作為信息獲取和信息發(fā)布的重要渠道，檔案利用者也可通過(guò)智能手機(jī)等移動(dòng)設(shè)備隨時(shí)隨地查詢所需的信息，給傳統(tǒng)面對(duì)面的檔案利用方式注入了新的活力，異地檔案服務(wù)、檔案利用以及檔案共享將成為新的潮流。

（三）高校檔案加強(qiáng)信息服務(wù)與共享對(duì)互聯(lián)網(wǎng)的需求

充分吸收現(xiàn)代互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)為高校檔案所用，把互聯(lián)網(wǎng)與檔案信息服務(wù)、資源共享進(jìn)行有機(jī)地結(jié)合，是適應(yīng)新形勢(shì)下高校檔案工作的發(fā)展需求。高校檔案部門既是服務(wù)學(xué)校黨務(wù)、行政、教學(xué)、科研的行政型部門，也是服務(wù)全校師生及其他社會(huì)公眾的社會(huì)型部門，關(guān)系到學(xué)校發(fā)展及社會(huì)發(fā)展。信息時(shí)代的到來(lái)，經(jīng)濟(jì)社會(huì)快速發(fā)展、科技水平迅速提高，高校各項(xiàng)事業(yè)的發(fā)展也是日新月異，公眾對(duì)檔案信息資源的利用需求日益增多，高校檔案多元化的職能導(dǎo)致檔案利用工作應(yīng)接不暇。電子文件、電子信息傳輸?shù)痊F(xiàn)代化技術(shù)在高校管理中的廣泛應(yīng)用，使得傳統(tǒng)的檔案服務(wù)和實(shí)體借閱方式顯而易見(jiàn)跟不上新形勢(shì)的需要。

互聯(lián)網(wǎng)的飛速發(fā)展使社會(huì)信息量與日俱增，信息超載成為信息時(shí)代的主要特征，人們追求更便捷的信息交流方式更加顯得順理成章，檔案利用者把對(duì)移動(dòng)網(wǎng)絡(luò)的依賴遷移到對(duì)檔案信息服務(wù)與檔案共享的渴求之上。檔案管理手段的智能化、檔案服務(wù)的自動(dòng)化以及檔案信息的遠(yuǎn)程傳輸、遠(yuǎn)程閱覽，這種不受時(shí)間和地域限制為利用者提供檔案服務(wù)甚至提供檔案共享的便捷渠道，加速了辦事節(jié)奏，提高了工作效率，是檔案事業(yè)新的“興奮劑”，也是當(dāng)前高校檔案工作的迫切所需。

二、互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代高校檔案信息服務(wù)與共享的現(xiàn)狀

高校事業(yè)發(fā)展與時(shí)俱進(jìn)，信息化土壤肥沃豐腴，切合實(shí)際分析高校檔案信息服務(wù)與共享的現(xiàn)狀至關(guān)重要。比如檔案資源雖然豐富多樣而信息化程度仍在初級(jí)階段；檔案工作雖然井然有序卻始終缺少多樣化的服務(wù)和共享渠道；各高校檔案資源跨館聯(lián)合索引仍未實(shí)現(xiàn)等。

（一）高新檔案信息化技術(shù)水平仍在初級(jí)階段

高校檔案工作因其思維慣性、學(xué)校規(guī)模等諸多因素的影響，大部分高校檔案信息化還停留在初級(jí)水平狀態(tài)?？傮w來(lái)看，當(dāng)前高校檔案數(shù)字化建設(shè)才在起步階段，大多數(shù)距檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)和《數(shù)字檔案室建設(shè)指南》的要求，還有很大的發(fā)展空間。高校檔案信息技術(shù)水平的高低直接影響檔案數(shù)字化、管理智能化、傳輸網(wǎng)絡(luò)化、檢索便捷化、服務(wù)范圍擴(kuò)大化、資源共享化等諸多環(huán)節(jié)，一定程度上制約著檔案信息服務(wù)與共享的進(jìn)程。

（二）高校檔案信息服務(wù)與共享渠道單一

大多數(shù)高校檔案部門利用公共網(wǎng)絡(luò)向社會(huì)各界提供檔案信息服務(wù)、進(jìn)行信息交流和資源共享的主要渠道是通過(guò)檔案網(wǎng)站的設(shè)立。網(wǎng)站門類設(shè)置主要包括全宗介紹、規(guī)章制度、服務(wù)指南、在線咨詢和檔案檢索等內(nèi)容。服務(wù)指南多為聯(lián)系方式和地址；在線咨詢一欄鮮有訪問(wèn)者的“足跡”；關(guān)于檢索功能有的甚至只是一個(gè)圖標(biāo)而已。檔案網(wǎng)站信息服務(wù)和資源共享功能的不完善使利用者很難通過(guò)檔案網(wǎng)站獲取較全的檔案信息。面對(duì)“互聯(lián)網(wǎng)+”這個(gè)風(fēng)口，單一的檔案信息服務(wù)與共享模式顯然已經(jīng)不適應(yīng)，怎么開發(fā)如微博、微信、QQ等多種網(wǎng)絡(luò)背景下的服務(wù)形式和共享渠道來(lái)傳遞檔案信息是高校檔案工作進(jìn)一步探索的重要方向。

（三）各高校之間檔案信息交流力度薄弱

目前，各高校制定檔案工作管理制度、辦事細(xì)則等之前，缺乏校際間的探討，檔案管理規(guī)范不統(tǒng)一，所用的檔案管理軟件存在不兼容性，難以實(shí)現(xiàn)館際之間的信息交互。各校之間關(guān)于檔案工作方面的協(xié)作交流甚少，大多數(shù)仍舊沿用傳統(tǒng)各自為政的檔案管理辦法，各校檔案信息化水平、檔案服務(wù)范圍、檔案利用渠道等多方面存在差異，檔案資源難以實(shí)現(xiàn)共享。利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)構(gòu)建檔案資源跨館聯(lián)合索引實(shí)現(xiàn)聯(lián)機(jī)檢索，實(shí)現(xiàn)服務(wù)便捷、資源共享，對(duì)各高校仍是一項(xiàng)挑戰(zhàn)。

三、用“互聯(lián)網(wǎng)+”引領(lǐng)檔案工作新常態(tài)，大力推進(jìn)高校檔案信息服務(wù)與共享

高校檔案工作需要滿足多樣化、深層次的信息需求，主動(dòng)適應(yīng)新常態(tài)，加強(qiáng)與“互聯(lián)網(wǎng)+”的深度融合成為推進(jìn)高校檔案信息服務(wù)與共享的重要手段。

（一）夯實(shí)基礎(chǔ)，深化互聯(lián)網(wǎng)+檔案信息化

檔案信息化是檔案服務(wù)、檔案資源共享的一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作，是檔案事業(yè)可持續(xù)發(fā)展的重要支撐。

1.轉(zhuǎn)變觀念，努力適應(yīng)信息化新形勢(shì)。認(rèn)清形勢(shì)、轉(zhuǎn)變觀念，是開創(chuàng)高校檔案信息化工作新局面的首要任務(wù)。高校對(duì)于檔案信息化工作的發(fā)展必須認(rèn)真思考，重新定位，緊跟互聯(lián)網(wǎng)+高校檔案信息化的步伐，將檔案信息化工作納入高校教育信息化建設(shè)總體規(guī)劃中，制定高校檔案信息化工作專項(xiàng)方案，重視傳統(tǒng)檔案的收管利用與信息化管理的有機(jī)銜接，加快轉(zhuǎn)型升級(jí)，掀起高校檔案信息化建設(shè)新高潮。

2.加大投入，奠定檔案信息化建設(shè)技術(shù)基礎(chǔ)?；ヂ?lián)網(wǎng)技術(shù)發(fā)展勢(shì)如破竹，在檔案信息化管理系統(tǒng)建設(shè)、數(shù)字檔案館庫(kù)建設(shè)、高效查閱利用、網(wǎng)絡(luò)安全防范等方面帶來(lái)全新的動(dòng)力。開發(fā)建設(shè)高校檔案信息化系統(tǒng)，建設(shè)高校電子檔案中心、數(shù)字檔案館庫(kù)是實(shí)現(xiàn)檔案服務(wù)便捷化、服務(wù)領(lǐng)域擴(kuò)大化、信息資源共享化的核心驅(qū)動(dòng)力。高校應(yīng)加大投入力度，科學(xué)規(guī)范地加強(qiáng)檔案信息化配套設(shè)施的建設(shè)，實(shí)現(xiàn)檔案管理系統(tǒng)化、檔案利用網(wǎng)絡(luò)化、服務(wù)手段遠(yuǎn)程化。

3.重視培養(yǎng)，提高檔案人員信息化素質(zhì)。高校必須正視互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代對(duì)檔案信息利用的新要求，重視提高專兼職檔案人員信息化素質(zhì)，克服高校檔案工作者墨守成規(guī)、故步自封的工作習(xí)慣，摒棄“互聯(lián)網(wǎng)+”與檔案無(wú)關(guān)的傳統(tǒng)思維。加大對(duì)檔案工作者的培訓(xùn)力度，加強(qiáng)在應(yīng)用新技術(shù)、操作新軟件、運(yùn)用新媒體等方面的培訓(xùn)，提高運(yùn)用移動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)推陳出新、優(yōu)化工作模式的技能，助力檔案信息化建設(shè)。

（二）順勢(shì)而為，加強(qiáng)互聯(lián)網(wǎng)+檔案服務(wù)

高校檔案通過(guò)社會(huì)公眾廣泛的利用與共享以實(shí)現(xiàn)其社會(huì)價(jià)值。依托檔案信息化建設(shè)成果，高效、便捷、適時(shí)獲取信息的檔案服務(wù)是檔案信息資源廣泛共享的重要保障。

1.形成檔案服務(wù)新觀念。隨著檔案進(jìn)一步開放化，高校檔案機(jī)構(gòu)也逐漸實(shí)現(xiàn)從封閉式向開放式轉(zhuǎn)化，從管理型部門向服務(wù)型部門轉(zhuǎn)變，從以機(jī)構(gòu)為中心轉(zhuǎn)向以用戶為中心。信息環(huán)境中的高校檔案工作者更應(yīng)該以互聯(lián)網(wǎng)“用戶思維”提高主動(dòng)性，拉近檔案部門與利用者之間的距離，客觀處理檔案保密性和可用性之間的關(guān)系，正確介紹檔案的內(nèi)容和使用價(jià)值，提升利用者對(duì)檔案信息的認(rèn)識(shí)，激發(fā)對(duì)檔案利用的熱情，改變傳統(tǒng)檔案工作枯燥、乏味的社會(huì)刻板印象，提高高校檔案的社會(huì)地位，讓其煥發(fā)勃勃生機(jī)與活力。

2.創(chuàng)新檔案服務(wù)方式。移動(dòng)終端市場(chǎng)蓬勃發(fā)展，使用智能手機(jī)、平板電腦等移動(dòng)設(shè)備進(jìn)行遠(yuǎn)程資源交換和調(diào)用受到大眾的青睞，傳統(tǒng)手工式的紙質(zhì)檔案服務(wù)模式愈發(fā)顯得煩瑣守舊。檔案機(jī)構(gòu)應(yīng)開拓創(chuàng)新，開發(fā)網(wǎng)絡(luò)背景下更大限度、更快速、更便捷的服務(wù)形式，為管理者和利用者帶來(lái)高效便捷的檔案應(yīng)用體驗(yàn)和服務(wù)。

建立基于校內(nèi)網(wǎng)的檔案服務(wù)平臺(tái)。如高校檔案管理系統(tǒng)，兼納校內(nèi)檔案的收集、管理和利用，具備數(shù)字檔案存儲(chǔ)、處理、傳輸、交換、安全防護(hù)等功能，便于校內(nèi)用戶在權(quán)限范圍內(nèi)自主利用。

建立基于公眾網(wǎng)的檔案服務(wù)平臺(tái)。通過(guò)檔案門戶網(wǎng)站和微博、微信公眾號(hào)等“微”媒體，設(shè)立館（室）藏介紹、在線咨詢、在線查閱等服務(wù)窗口，滿足校外利用者的不同需求，提供異地咨詢、查檔、閱檔等服務(wù)。

建立檔案信息交流的互動(dòng)平臺(tái)。開通如博客、微博、論壇、人人網(wǎng)等允許人們撰寫、分享、評(píng)價(jià)、交流、傳播的社交媒體平臺(tái)，一方面給予用戶在利用各種可公開的檔案信息時(shí)擁有極大地參與空間和主動(dòng)權(quán)，擴(kuò)大檔案網(wǎng)絡(luò)交流和傳遞的范圍；另一方面檔案工作者可根據(jù)用戶反饋、用戶評(píng)價(jià)、用戶意見(jiàn)不斷完善，提升服務(wù)質(zhì)量。

（三）尋求突破，推進(jìn)互聯(lián)網(wǎng)+檔案信息資源共享

隨著傳統(tǒng)高校檔案逐步轉(zhuǎn)向信息化模式，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源廣泛共享，最大限度發(fā)揮高校檔案服務(wù)社會(huì)公眾的重要價(jià)值，已經(jīng)成為高校檔案工作者普遍關(guān)注的焦點(diǎn)。

1.加強(qiáng)交流協(xié)作，整合檔案資源。高校檔案實(shí)現(xiàn)信息資源社會(huì)化廣泛共享，要加強(qiáng)社會(huì)公共關(guān)系的建立，加強(qiáng)與博物館、圖書館等信息資源庫(kù)的協(xié)作關(guān)系；加強(qiáng)與政府機(jī)構(gòu)、企業(yè)事業(yè)單位、民間組織的信息交流；在各高校檔案機(jī)構(gòu)之間形成工作聯(lián)盟，以形成良好的社會(huì)外部環(huán)境。要廣泛交流，評(píng)估各類檔案資源的價(jià)值、調(diào)研用戶的需求情況、探討高校檔案的開發(fā)空間，以設(shè)計(jì)優(yōu)質(zhì)的整合方案。要進(jìn)行針對(duì)性的歸類整合，除了按照《高等學(xué)校檔案管理辦法》所規(guī)定的分類歸檔方式外，還應(yīng)將保密檔案資源、重要檔案資源、特色檔案資源、優(yōu)質(zhì)檔案資源進(jìn)行有效整合，區(qū)分開放范圍，做到由分散到集中、由無(wú)序到有序，突出重點(diǎn)、亮點(diǎn)、熱點(diǎn)，提升高校檔案的綜合實(shí)力，為檔案信息共享奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

2.加大宣傳力度，擴(kuò)大社會(huì)影響力。開展社會(huì)宣傳對(duì)高校檔案信息資源開發(fā)利用、廣泛共享有著舉足輕重的作用。隨著互聯(lián)網(wǎng)深入社會(huì)的每個(gè)角落，以及移動(dòng)設(shè)備、社會(huì)媒體、社交軟件的普遍使用，現(xiàn)代互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)為檔案宣傳開辟了新型的宣傳渠道。例如，開通高校檔案微信公眾號(hào)，通過(guò)掃描二維碼或關(guān)注微信號(hào)，用戶即可隨時(shí)隨地了解高校檔案最新動(dòng)態(tài)；開通高校檔案博客、微博，通過(guò)粉絲通、話題排行榜等欄目提高社會(huì)對(duì)檔案工作的認(rèn)知程度；開通豆瓣、人人網(wǎng)、天涯等網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，發(fā)布相關(guān)高校檔案信息，增強(qiáng)社會(huì)公眾的檔案意識(shí)；校內(nèi)新聞媒體、廣播、電視臺(tái)等也是檔案宣傳的重要陣地。通過(guò)對(duì)內(nèi)與對(duì)外雙重宣傳渠道，經(jīng)常性、廣泛性的宣傳活動(dòng)，能夠擴(kuò)大檔案信息資源的社會(huì)影響，使高校檔案工作獲得社會(huì)各界的關(guān)心、支持，為檔案信息資源社會(huì)化共享創(chuàng)造良好的輿論氛圍。

3.優(yōu)化共享模式，豐富共享途徑。高校檔案作為重要的信息庫(kù)，理應(yīng)承擔(dān)服務(wù)社會(huì)的責(zé)任，探索“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下多元化的網(wǎng)絡(luò)共享途徑。高校檔案網(wǎng)絡(luò)共享范圍應(yīng)根據(jù)檔案的開放范圍來(lái)限定，依據(jù)檔案開放范圍界限不同，區(qū)分面向校內(nèi)、面向校際、面向社會(huì)的不同群體，設(shè)置不同共享模式。面向校內(nèi)群體，可利用校園局域網(wǎng)，上傳本校師生利用率較高的信息資源，提供校內(nèi)共享；面向校際群體，可依托檔案學(xué)會(huì)、檔案協(xié)會(huì)等機(jī)構(gòu)，設(shè)立校際檔案資源網(wǎng)絡(luò)共享平臺(tái)，建立統(tǒng)一的服務(wù)界面，使用共同的檢索方法，實(shí)現(xiàn)校際信息交互；面向社會(huì)群體，可利用檔案網(wǎng)站、社交媒體發(fā)布如特色教學(xué)成果、課程資源等可面向社會(huì)公開的檔案信息資源，供社會(huì)大眾共享利用。多舉并措，推進(jìn)高校檔案信息服務(wù)與共享，擴(kuò)大高校檔案工作社會(huì)覆蓋面，增強(qiáng)檔案事業(yè)的生機(jī)與活力。

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