黃怡

摘 要：文書(shū)檔案是水利勘測(cè)設(shè)計(jì)單位管理工作中的一項(xiàng)重要內(nèi)容，文書(shū)檔案管理的好壞直接影響到單位檔案資料的完整與否，一定要引起重視。在現(xiàn)代水利勘測(cè)設(shè)計(jì)單位制度體系中，文書(shū)檔案管理對(duì)制度的完善具有很大的推動(dòng)作用，科學(xué)有效的文書(shū)檔案能夠提高一個(gè)單位整體的管理水平。本文對(duì)水利勘測(cè)設(shè)計(jì)單位的文書(shū)檔案管理進(jìn)行闡述，針對(duì)目前存在的問(wèn)題提出一些建議，以期能夠?yàn)樗睖y(cè)設(shè)計(jì)單位的文書(shū)檔案質(zhì)量的提升提供借鑒。

關(guān)鍵詞：文書(shū)檔案；水利勘測(cè)；設(shè)計(jì)

一、引言

隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，國(guó)家對(duì)水利勘測(cè)設(shè)計(jì)文書(shū)檔案工作給予了一定的支持，其目的是為了完善文書(shū)檔案工作的內(nèi)容，以期能夠使文書(shū)檔案得到更好的記錄、整理、利用。隨著我國(guó)科技的不斷發(fā)展，水利勘測(cè)設(shè)計(jì)單位的文書(shū)檔案工作的內(nèi)容和范圍也在不斷擴(kuò)大，需要不斷適應(yīng)工作變化的需要，如何更加科學(xué)、合理、高效的開(kāi)展文書(shū)檔案工作來(lái)提高文書(shū)檔案質(zhì)量，以期更好的為水利勘測(cè)設(shè)計(jì)生產(chǎn)服務(wù)，是擺在文書(shū)檔案工作人員面前的重要課題。

二、文書(shū)檔案工作中存在的問(wèn)題

在水利勘測(cè)設(shè)計(jì)單位，各類檔案居多，保證文書(shū)檔案質(zhì)量和技術(shù)檔案其實(shí)同樣重要，有時(shí)文書(shū)檔案管理工作的重要性甚至更為突出，就目前我們工作實(shí)踐來(lái)看，造成文書(shū)檔案質(zhì)量不高的原因主要有以下幾個(gè)方面：

（一）文書(shū)工作與檔案管理存在脫節(jié)現(xiàn)象

在實(shí)際工作中，文書(shū)工作和檔案管理實(shí)行的是分塊管理，在無(wú)形中拉大了兩者之間的距離，導(dǎo)致了文書(shū)工作人員檔案管理意識(shí)薄弱，同樣，檔案管理工作人員也很少去關(guān)注文書(shū)工作，造成兩方面的工作存在脫節(jié)現(xiàn)象。此外，在公文格式與處理方面也存在著不合理、不規(guī)范的情況，導(dǎo)致現(xiàn)有文件檔案內(nèi)容形式多樣，不利于分類保管。

（二）文書(shū)檔案管理手段比較落后

水利勘測(cè)設(shè)計(jì)單位的技術(shù)檔案水平比較先進(jìn)，多數(shù)都已經(jīng)采用了電子歸檔，即使之前沒(méi)有電子歸檔的圖紙也已經(jīng)全部掃描成了電子文件，在一定程度上方便了圖紙的歸檔整理于查閱。與技術(shù)檔案相比，文書(shū)檔案則落后很多，基本上都是紙質(zhì)檔案。再加上沒(méi)有專門(mén)的檔案室，檔案保存條件極其簡(jiǎn)陋，有些文件資料會(huì)隨著時(shí)間的流逝而遭受一定程度的損壞。所以，在文書(shū)檔案管理中需要引進(jìn)一些現(xiàn)代化的手段和技術(shù)。

（三）文書(shū)檔案管理不夠規(guī)范

在水利勘測(cè)設(shè)計(jì)單位，文書(shū)檔案管理不規(guī)范的現(xiàn)象普遍存在。首先是收集材料不規(guī)范，不符合《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文格式》的相關(guān)規(guī)定，例如檔案無(wú)編號(hào)、無(wú)標(biāo)題、無(wú)時(shí)間等。其次是歸檔文件整理不規(guī)范，我國(guó)對(duì)檔案歸檔有明確的相關(guān)法律法規(guī)，但是一些工作人員并沒(méi)有按照相關(guān)要求來(lái)進(jìn)行操作，例如歸檔材料使用字跡容易消失的傳真紙等。這些問(wèn)題都將直接影響到文書(shū)檔案的質(zhì)量與使用效果。

三、提高文書(shū)檔案質(zhì)量的相關(guān)策略

（一）推動(dòng)文檔一體化

所謂文檔一體化就是把文書(shū)工作與檔案管理工作來(lái)融合在一起，在公文生成到歸檔管理的整個(gè)過(guò)程都使用計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)，采用統(tǒng)一的輸入和輸出格式，以此來(lái)實(shí)現(xiàn)文書(shū)檔案生成一體化和管理一體化，這樣，既可以簡(jiǎn)化檔案部門(mén)的工作流程，提高了工作效率，又可以保證文書(shū)檔案質(zhì)量。就目前而言，紙質(zhì)文件和電子文件是并存的，這就需要檔案部門(mén)同時(shí)收集紙質(zhì)和電子文件檔案，兩者共同管理。

（二）利用現(xiàn)代化手段加強(qiáng)信息化建設(shè)

水利勘測(cè)設(shè)計(jì)單位文書(shū)檔案工作的現(xiàn)代化水平比較低，在實(shí)際工作中可以組織文書(shū)檔案管理工作者向圖書(shū)館等大型現(xiàn)代企業(yè)檔案部門(mén)學(xué)習(xí)，加快信息化建設(shè)，提高工作效率。第一，單位應(yīng)先從設(shè)備開(kāi)始，投入一定的資金采購(gòu)一批硬盤(pán)、掃描儀等硬件設(shè)備；第二，兩現(xiàn)有紙質(zhì)檔案全部掃描，然后分類存儲(chǔ)；第三，建立綜合信息查閱系統(tǒng)，方便相關(guān)工作人員查詢借閱相關(guān)資料，第四，逐步實(shí)現(xiàn)無(wú)紙化辦公。這是社會(huì)發(fā)展趨勢(shì)所需，當(dāng)然，這也許會(huì)是一個(gè)漫長(zhǎng)的過(guò)程，不是個(gè)人或者一個(gè)單位的事情，這需要我們?nèi)珕T的共同努力。

（三）健全檔案管理制度，規(guī)范管理文書(shū)檔案

明確職業(yè)，建全檔案管理制度，時(shí)實(shí)現(xiàn)文書(shū)檔案管理現(xiàn)代化，開(kāi)辟文書(shū)檔案信息資源，為水利勘測(cè)設(shè)計(jì)單位提供全面、高級(jí)信息服務(wù)的先決條件。例如，在我國(guó)歸檔已成為一項(xiàng)明文規(guī)定的制度，但是單位可以根據(jù)實(shí)際工作來(lái)完善相應(yīng)的歸檔制度。因?yàn)槲臅?shū)檔案是由各種文件材料轉(zhuǎn)化而來(lái)的，而文件材料轉(zhuǎn)化為檔案又是通過(guò)歸檔來(lái)實(shí)現(xiàn)的，所以，健全的歸檔制度不僅能夠保證文書(shū)檔案來(lái)源的連續(xù)性，而且也是水利勘測(cè)設(shè)計(jì)范圍積累檔案的重要保證。另外，要理順文書(shū)檔案管理工作程序。文書(shū)檔案管理應(yīng)按照科學(xué)的工作流程來(lái)進(jìn)行操作，所以要先理順文書(shū)檔案部門(mén)和其他相關(guān)部門(mén)之間的工作程序。

四、結(jié)語(yǔ)

文書(shū)檔案管理工作是水利勘測(cè)設(shè)計(jì)單位管理工作的重要組成部分，既是提高工作效率的必要條件，也是提高文書(shū)檔案質(zhì)量的一項(xiàng)重要工作。在實(shí)際工作中，我們檔案工作者也必須立足于現(xiàn)實(shí)，不斷提高自己的專業(yè)知識(shí)和工作效率，按部就班的工作，嚴(yán)格要求自己，從各方面來(lái)為提高文書(shū)檔案質(zhì)量努力，從而更好的為水利勘測(cè)設(shè)計(jì)生產(chǎn)服務(wù)。

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