楊占坡+劉春宇

摘要：差旅費(fèi)是企業(yè)的一項(xiàng)重要支出，是企業(yè)可以控制的一項(xiàng)重要費(fèi)用。隨著商旅平臺的興起，企業(yè)差旅管理進(jìn)入到新的階段。但是在企業(yè)差旅費(fèi)中的出租車費(fèi)用因其不能被有效監(jiān)控，產(chǎn)生了尋租和違法取得票據(jù)等問題，也導(dǎo)致了企業(yè)員工對財(cái)務(wù)部門的滿意度降低。筆者以D出行公司為代表的移動互聯(lián)網(wǎng)APP第三方打車平臺的運(yùn)用為基礎(chǔ)，為企業(yè)差旅出租車費(fèi)管理提供新的手段，可降低相關(guān)成本，提升企業(yè)管理水平。

關(guān)鍵詞：移動互聯(lián)網(wǎng) 差旅出租車費(fèi) 管理

差旅管理，又叫商旅管理，是指企業(yè)利用信息技術(shù)，對差旅活動進(jìn)行全過程監(jiān)控，從而達(dá)到控制差旅成本的目的。目前，差旅管理越來越受到重視。許多專業(yè)的公司進(jìn)入差旅管理領(lǐng)域?yàn)槠髽I(yè)差旅費(fèi)管理提供專業(yè)的服務(wù)。然而，當(dāng)前很多的商旅平臺只能夠解決飛機(jī)票、火車票、酒店等差旅費(fèi)的監(jiān)督管理，對企業(yè)差旅費(fèi)中的出租車費(fèi)并不能進(jìn)行有效的監(jiān)督管理。

隨著以各類出行公司APP為代表的移動互聯(lián)網(wǎng)應(yīng)用打車平臺的興起，顛覆了路邊攔車概念，利用移動互聯(lián)網(wǎng)的特點(diǎn)，將線上與線下相融合，從打車初始階段到下車使用線上支付車費(fèi)，畫出一個乘客與司機(jī)緊密相連的O2O完美閉環(huán)，最大限度優(yōu)化乘客打車體驗(yàn)，改變傳統(tǒng)出租司機(jī)等客方式，最大化節(jié)省司乘雙方資源與時(shí)間。中國95%的商旅發(fā)生在國內(nèi)，這也為企業(yè)差旅管理提供了新的差旅出租車費(fèi)管理的手段與方式。

一、企業(yè)差旅出租車費(fèi)管理的現(xiàn)狀

差旅費(fèi)是指工作人員臨時(shí)到常駐地以外地區(qū)出差所發(fā)生的城市間交通費(fèi)、住宿費(fèi)、伙食補(bǔ)助費(fèi)和市內(nèi)交通費(fèi)。市內(nèi)交通費(fèi)是指企業(yè)工作人員出差期間發(fā)生的市內(nèi)交通費(fèi)用，一般由出租車費(fèi)用等組成。另外還有一種特殊情況，員工申請企業(yè)公車派車。一般在進(jìn)行公務(wù)接待或者市區(qū)內(nèi)出差的情況下，員工申請企業(yè)派車，由部門領(lǐng)導(dǎo)簽字后進(jìn)行單位內(nèi)部結(jié)算。筆者把此業(yè)務(wù)歸屬于差旅管理的范圍，屬于隱性的差旅管理，也是管理相對寬松的領(lǐng)域。

目前企業(yè)對市內(nèi)出租車費(fèi)的管理標(biāo)準(zhǔn)如下。

（1）包干。給定一個費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)，總額包干、超支不補(bǔ)、節(jié)余歸己。企業(yè)差旅市內(nèi)交通費(fèi)按出差自然（日歷）天數(shù)計(jì)算，每人每天按一定的標(biāo)準(zhǔn)包干使用。不管實(shí)際費(fèi)用如何，只給定額的報(bào)銷或者補(bǔ)貼。有的企業(yè)參照財(cái)政部下發(fā)的《關(guān)于調(diào)整中央和國家機(jī)關(guān)差旅住宿費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)等有關(guān)問題的通知》（財(cái)行[2013]531號）規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行，如80元每人每天。有企業(yè)會根據(jù)員工的級別和出差地點(diǎn)不同給予不同的標(biāo)準(zhǔn)，如經(jīng)理級別員工北京出差300元每人每天，鄭州出差200元每人每天；普通員工北京出差200元每人每天，鄭州出差100元每人每天。需要員工事先理解企業(yè)的標(biāo)準(zhǔn)，避免未授權(quán)行為的發(fā)生，來確定員工最終可以報(bào)銷的費(fèi)用。

（2）實(shí)報(bào)實(shí)銷。員工出差回來后憑由相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)簽字審批的票據(jù)進(jìn)行報(bào)銷。這個制度一般是對級別比較高的員工，或者有特殊事項(xiàng)的差旅項(xiàng)目來執(zhí)行的。如總經(jīng)理級別的員工市內(nèi)交通費(fèi)實(shí)報(bào)實(shí)銷，或者某重要項(xiàng)目事先經(jīng)過申請可實(shí)報(bào)實(shí)銷市內(nèi)交通費(fèi)。企業(yè)公務(wù)用車費(fèi)用報(bào)銷也屬于這種情況，由相關(guān)負(fù)責(zé)人簽字后進(jìn)行企業(yè)內(nèi)部結(jié)算。

二、企業(yè)差旅出租車費(fèi)管理存在的問題

在實(shí)際工作中，許多企業(yè)的差旅出租車費(fèi)管理存在比較大的問題，具體表現(xiàn)在以下幾個方面。

（1）出租車費(fèi)用包干缺乏靈活性，不利于調(diào)動員工的積極性。如員工在北京、上海、廣州、深圳等城市出差，80元每人每天的市內(nèi)交通費(fèi)很難滿足需要。最終造成員工會消極地去完成相關(guān)工作，或者再尋找其他途徑報(bào)銷費(fèi)用。

（2）不能反映實(shí)際費(fèi)用，增加隱性成本。如出租車費(fèi)用實(shí)際為25元，但員工可以從出租車司機(jī)那里取得30元甚至更多的票據(jù)作為報(bào)銷憑證，也有員工通過網(wǎng)上等其他途徑直接購買票據(jù)來報(bào)銷。

（3）員工行程不清晰，公務(wù)目的交通費(fèi)用和私人目的交通費(fèi)用無法區(qū)分。如員工在出差期間會專門去看望自己的親朋好友或者去相關(guān)景點(diǎn)進(jìn)行游玩，通過其他途徑取得相關(guān)的票據(jù)作為報(bào)銷憑證。而企業(yè)無法對其行程路線進(jìn)行監(jiān)控，也無法進(jìn)行核實(shí)，只能對金額的大小憑經(jīng)驗(yàn)進(jìn)行判斷，不能確定其具體行程。

（4）利用業(yè)務(wù)單位的招待差旅費(fèi)尋租，產(chǎn)生腐敗行為。員工在出差期間接受有業(yè)務(wù)往來單位的公務(wù)車使用，出差后報(bào)銷包干費(fèi)用，或者用其他途徑取得的票據(jù)實(shí)報(bào)實(shí)銷，從而達(dá)到取得相關(guān)費(fèi)用的目的。這是一種尋租腐敗行為，最終導(dǎo)致企業(yè)與業(yè)務(wù)往來單位的業(yè)務(wù)受到影響，損害企業(yè)的利益。

（5）單位公務(wù)用車內(nèi)部管理體系失效。各部門用車申請隨意，甚至有的企業(yè)業(yè)務(wù)部門特別是管理部門可以直接打電話到車隊(duì)叫車，不需要申請和批準(zhǔn)。內(nèi)部結(jié)算缺乏監(jiān)督，最終增加了企業(yè)的成本費(fèi)用。

（6）差旅管理流程耗時(shí)費(fèi)神，財(cái)務(wù)部門服務(wù)滿意度低。由于從審批差旅，借款或者墊付資金，保留票據(jù)，后續(xù)報(bào)銷整個過程耗時(shí)比較長，要求比較多，最終導(dǎo)致差旅費(fèi)報(bào)銷是員工抱怨最多和覺得最麻煩的事務(wù)。當(dāng)遇到差旅管理的要求后，員工被瑣事所煩擾，不能安心地從事自己的業(yè)務(wù)工作。財(cái)務(wù)人員疲于應(yīng)付各種問題，嚴(yán)格要求就被其他部門的員工投訴，導(dǎo)致財(cái)務(wù)部門在企業(yè)的考核中的群眾滿意度一般都比較低，不利于工作的開展。

三、企業(yè)差旅出租車費(fèi)管理存在問題的原因

（1）無專門的差旅管理部門，差旅管理職能不能獨(dú)立。傳統(tǒng)的差旅管理職能分散在各個部門，一般只有事前的審批和事后財(cái)務(wù)部門的報(bào)銷，最終造成管理流程的不完善，缺乏專業(yè)管理和整體控制機(jī)制。

（2）沒有按需設(shè)置用車規(guī)則，用車管控粗放。在什么樣的條件下可以用車，用什么樣的車，缺乏事前的授權(quán)、事中的監(jiān)督和事后的分析。員工憑感覺和從自身利益出發(fā)，選擇是否用車和用什么樣的車。

（3）行程管理不清晰，不能做到員工陽光出行。員工的上車地點(diǎn)、金額、時(shí)間、用車類型都不清晰。員工的差旅行程不能清晰確認(rèn)，比如出租車票等沒有實(shí)名制，有網(wǎng)站公開轉(zhuǎn)讓票據(jù)，員工從出租車司機(jī)處索取或者購買票據(jù)等行為都是比較普遍的現(xiàn)象。

四、基于D出行公司的企業(yè)差旅出租車費(fèi)管理策略

以D出行公司為代表的移動互聯(lián)網(wǎng)第三方打車平臺的興起，為企業(yè)差旅出租車費(fèi)管理提供了新的手段和方法。根據(jù)D出行公司企業(yè)版的運(yùn)營模式，筆者編制了企業(yè)與D出行公司差旅管理業(yè)務(wù)連接示意圖。

由此可見，基于D出行公司的差旅管理具有下列優(yōu)勢，可以克服傳統(tǒng)差旅管理存在的漏洞，也避免存在的浪費(fèi)。

（1）由財(cái)務(wù)部門費(fèi)用會計(jì)和D出行公司進(jìn)行對接，不需另外設(shè)立專門的機(jī)構(gòu)。由D出行公司根據(jù)企業(yè)實(shí)現(xiàn)錄入的員工信息和權(quán)限實(shí)施事中監(jiān)管，保證差旅管理流程的完善。沒有增設(shè)專門的差旅管理機(jī)構(gòu)，從而也降低了企業(yè)的差旅管理成本。

（2）事先設(shè)定用車規(guī)則和員工的權(quán)限，確保在實(shí)施過程中，員工遵循相關(guān)的規(guī)則和要求，否則就不能報(bào)銷相關(guān)的費(fèi)用。做到了在事中的管理，確保使用更符合規(guī)定。

（3）行程管理清晰，員工陽光出行。員工的上車地點(diǎn)、金額、時(shí)間、用車類型、行駛路線都很清晰，在企業(yè)管理后臺都可以看到。這是以前的差旅管理中的出租車費(fèi)管理無法監(jiān)控的區(qū)域。

（4）由企業(yè)和D出行公司進(jìn)行結(jié)算，員工無需報(bào)銷。傳統(tǒng)出租車不僅打車麻煩，而且還牽扯到需要員工先墊付很多次打車費(fèi)用、保留小票、后續(xù)報(bào)銷貼票的問題。利用D出行公司不需要索取票據(jù)，不僅員工省去了報(bào)銷的繁瑣，也讓財(cái)務(wù)人員省去了逐單審核的麻煩，因?yàn)橥ㄟ^D出行公司企業(yè)版后臺就可以直接設(shè)置管控的要求，員工在這個管控范圍內(nèi)叫到車，財(cái)務(wù)人員不需要對結(jié)果再進(jìn)行審核。

（5）行程出行數(shù)據(jù)報(bào)告，企業(yè)可以隨時(shí)分析。企業(yè)可以在D出行公司的系統(tǒng)內(nèi)查看系統(tǒng)提供的企業(yè)員工的出行數(shù)據(jù)報(bào)告進(jìn)行分析，為企業(yè)差旅管理提供大數(shù)據(jù)支撐。

五、D出行公司差旅管理改進(jìn)的建議

（1）D出行公司差旅管理平臺需要與企業(yè)差旅管理系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)對接。目前D出行公司提供的差旅管理服務(wù)需要企業(yè)在D出行公司網(wǎng)站進(jìn)行注冊，在D出行公司系統(tǒng)內(nèi)部完成所有的操作和業(yè)務(wù)，也就是說D出行公司目前只是一個封閉的系統(tǒng)，沒有和企業(yè)的差旅管理系統(tǒng)進(jìn)行對接。這也導(dǎo)致了目前D出行公司差旅管理的服務(wù)層次還不是很高，需要進(jìn)一步提升。

（2）結(jié)算方式采用預(yù)付款的方式，不夠靈活。D出行公司與企業(yè)簽訂的合同注明企業(yè)要預(yù)存出行服務(wù)費(fèi)，如果企業(yè)未能按D出行公司提示充值導(dǎo)致甲方賬戶內(nèi)余額為零（0）元時(shí)，D出行公司有權(quán)暫時(shí)中止支持甲方用車人員使用甲方D企業(yè)版賬戶發(fā)出的出行服務(wù)需求。過于僵化的結(jié)算方式不利于客戶群的維護(hù)，需要根據(jù)客戶情況進(jìn)行分類管理。如大客戶可以采取定期結(jié)算的模式，中小客戶則可以采取預(yù)存款的結(jié)算模式。

六、結(jié)束語

企業(yè)通過D出行公司之類的移動互聯(lián)網(wǎng)APP第三方打車平臺來進(jìn)行差旅出租車費(fèi)管理，可以簡化差旅審批流程，減少在差旅管理方面的投入，縮短差旅管理的時(shí)間。通過與D出行公司之類的移動化聯(lián)網(wǎng)APP差旅供應(yīng)商的合作，可以實(shí)現(xiàn)整個差旅管理過程的無紙化，使員工在差旅過程中不需要進(jìn)行支付操作，不僅可以徹底杜絕虛開發(fā)票的問題，還可以減少員工的麻煩，使員工可以將更多的精力投入到本部門的工作而不被差旅費(fèi)報(bào)銷之類的事情干擾，大大提升了員工的滿意度。此外，還可以利用移動互聯(lián)網(wǎng)平臺提供的出行數(shù)據(jù)報(bào)告進(jìn)行大數(shù)據(jù)分析，獲取相關(guān)信息，降低企業(yè)的差旅成本，提升企業(yè)的管理水平。