林麗平

摘要：檔案管理是中專學校科學化管理的重要內(nèi)容之一，是一項影響著學校辦學規(guī)模，影響著學校發(fā)展未來的重要工程。本文著重指出了當前中專學校檔案管理的主要問題，提出了加強檔案管理規(guī)范化標準化建設(shè)切實可行的措施。

關(guān)鍵詞： 中專學校 ；檔案管理；規(guī)范化；標準化

近年來，隨著辦學速度的飛速發(fā)展，辦學規(guī)模的不斷擴大，中專學校的各種文件資料也種類繁雜逐年遞增，學校檔案室，實際上已轉(zhuǎn)化為信息交流中心和集散地。簡單的“保管式”管理，已經(jīng)不能適應(yīng)檔案管理的發(fā)展，中專學校檔案管理的改革勢在必行。

當前中專學校檔案管理中存在的問題

（一）檔案管理制度不健全

目前，學校檔案管理存在制度不健全的問題。檔案管理工作責任制的缺失，導致在檔案管理實際工作中發(fā)生責任遺漏互相推諉、分類混亂簡單的情況，影響檔案的利用率，要想獲得高效的檔案管理效果，必須將檔案進行科學的處理。此外，在檔案管理工作中，應(yīng)對不同的檔案按照不同程度進行分級劃分，但目前缺少分級劃分標準也導致檔案管理工作的缺失。

（二）缺少檔案管理人才

在學校檔案管理崗位上缺少專業(yè)的檔案管理人才，這對檔案管理工作的規(guī)范化、標準化進程影響很大?，F(xiàn)有檔案管理人員存在輕視檔案管理工作，只是簡單對檔案進行歸類，導致檔案的真正價值沒有得到充分發(fā)揮。部分檔案管理員缺少專業(yè)的理論知識，缺乏先進的管理技能，存在檔案分級、分類的錯誤，嚴重的甚至因為保管方法不當而損壞了檔案資料。這都給檔案管理工作帶來阻礙。

（三）缺乏檔案工作交流平臺

中專學校之間的檔案工作交流平臺極其匱乏，可以交流借鑒的兄弟學校屈指可數(shù)，因而，長期擺脫不了檔案員不能借鑒其他單位的優(yōu)秀做法和經(jīng)驗而閉門造車的困擾，直接導致檔案管理遠遠落后于學校的其他各項事業(yè)。

檔案管理標準化規(guī)范化的措施

（一）建立規(guī)范化制度

要實現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化，就必須建立完善的管理制度。規(guī)范化制度主要包括人員培訓制、人員分工制和資料分級制。首先，如今，檔案管理知識在不斷發(fā)展更新，建立完善的培訓機制，可以幫助檔案員及時更新檔案管理工作知識，掌握先進的工作技能。學?？梢愿鶕?jù)實際情況，為檔案管理人員提供不同的培訓方式。比如，安排外出學習培訓機會，學校應(yīng)鼓勵檔案員參加脫產(chǎn)學習或者在職函授學習以提高專業(yè)技能。此外，對于一些工作崗位無法離人的檔案員，可邀請專家到學校對其進行培訓。其次，建立管理責任制。在檔案管理的標準化規(guī)范化過程中人的要素是第一要素。研究表明，責任明確可大大提高人的工作效率。所以，責任制的重點就是要解決人浮于事的難題，做到人人有事做，事事有人做，事事有人負責，人人對事負責任。根據(jù)部門進行劃分，或者對工作人員的工作現(xiàn)狀進行設(shè)置，進而制定出不同工作人員的不同責任制度，杜絕互相推諉、管理混亂現(xiàn)象。第三，建立分類分級制。在實際管理中，檔案的重要程度存在著一定差別，這要求在檔案管理時，必須對檔案進行標記分類分級，如建立行政、黨群、基建、財會、教學、科研、儀器設(shè)備等不同類別不同級別的制度。實踐證明，綱舉目張，通過統(tǒng)一的分類分級，進行有針對性的管理，事半功倍。

（二）培養(yǎng)專業(yè)管理隊伍

做好檔案管理工作，離不開專業(yè)的檔案管理人才，中專學校要注重專業(yè)管理隊伍的培養(yǎng)。首先，要引進專業(yè)檔案管理人才，實際上檔案管理工作專業(yè)性極強，從收集、整理到分類、編研再到開發(fā)檔案信息以利用各個環(huán)節(jié)，都要求檔案管理人員高效的開展，及時引進專業(yè)管理人才勢在必行。其次，要建立檔案管理工作網(wǎng)絡(luò)。檔案業(yè)務(wù)人員協(xié)同計算機技術(shù)人員配合利用學校的網(wǎng)站制作自己的網(wǎng)頁，積極組織上網(wǎng)數(shù)據(jù)和信息，使檔案管理服務(wù)系統(tǒng)聯(lián)上校園網(wǎng)，實現(xiàn)檔案信息的網(wǎng)上檢索，如我們校園網(wǎng)站、教務(wù)處公郵上的信息每位老師都可以直接上網(wǎng)查詢，特別是近年新成立的學校網(wǎng)管中心，具體負責校園網(wǎng)管理，方便了教師與學生的上網(wǎng)查詢，并利用“天翼領(lǐng)航”進行群發(fā)信息，及時和師生交流溝通，確保檔案收集工作及時順利展開。檔案管理是一項復雜的系統(tǒng)工程，建立一個自上而下的檔案管理工作網(wǎng)絡(luò)具有重要意義。例如，成立一個以學校校長為組長，各處室領(lǐng)導為成員的檔案管理領(lǐng)導小組，小組設(shè)立綜合檔案室，由各處室推舉一名職員兼職檔案室的檔案員，由兼職檔案員具體負責本部門的文件材料收集、整理、移交等工作。

（三）搭建中學學校檔案管理交流平臺

各個中專學校檔案管理工作的發(fā)展步伐不同，有的已經(jīng)在檔案管理規(guī)范化標準化上取得了顯著成績，有的則剛剛起步。全面收集在學校工作中具有保存價值的檔案，將文書檔案體系、任職資格體系、崗位工資體系和業(yè)績評價體系結(jié)合起來，就我校而言，從1985年成立的“福建省石獅鵬山工貿(mào)學?！痹俚?999年12月的“福建省石獅鵬山工業(yè)學?！?，再到2002年4月與“福建省石獅華僑職業(yè)中專學?！焙喜?，并改名為如今的“福建省石獅鵬山工貿(mào)學?！币幌盗畜w制的改革，檔案在學校歷史延續(xù)中充當著不可或缺的角色，因此，彼此之間的交流就顯得尤為重要。為了推動各個學校的檔案管理工作，應(yīng)著手成立中專學校檔案工作管理委員會，由委員會牽頭經(jīng)常組織一些檔案工作經(jīng)驗交流會、檔案管理學術(shù)研討會等活動。具體操作如下：定期召開以季度或者年度為節(jié)點的總結(jié)大會，利用總結(jié)大會要求與會者提交一份檔案管理工作方面的論文，并由檔案管理委員會成員進行評審，對工作中的難點和好的經(jīng)驗進行探討。建立工作聯(lián)系群，借助互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)建立檔案管理員工作群，通過這一交流平臺，各中專學校檔案管理員可以不受時間和地域限制，自由探討檔案管理工作。

總之，只要通過培養(yǎng)檔案專業(yè)管理人才，提高檔案管理工作的效率，建立檔案管理的規(guī)范化標準制度，就能最大限度地發(fā)揮中專學校的檔案資料的作用。檔案工作的規(guī)范化標準化管理對中專學校實現(xiàn)校園科學化管理有著重要意義。

參考文獻

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