田愛民

[摘 要]圖書館檔案的管理是圖書館日常工作當(dāng)中的重要組成部分。近年來，隨著信息化的發(fā)展，圖書館檔案管理的信息化建設(shè)逐漸成為圖書館主要工作內(nèi)容。相比于傳統(tǒng)的檔案管理，實(shí)現(xiàn)信息化后的管理有著巨大的優(yōu)越性。圖書館只有充分利用當(dāng)代的信息技術(shù)，才能以新觀念、新視角、新手段及新技術(shù)向著數(shù)字化、信息化的方向前進(jìn)。本文主要研究了信息化在整個(gè)圖書館檔案管理中的重要意義和圖書館檔案管理的相關(guān)內(nèi)容及重要的步驟，并分析信息化時(shí)代做好圖書館的檔案管理工作的方法，以期促進(jìn)圖書館檔案管理水平的提升。

[關(guān)鍵詞]信息化；檔案；管理；圖書館

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2017.04.123

[中圖分類號]G273.5；G258.6 [文獻(xiàn)標(biāo)識碼]A [文章編號]1673-0194（2017）04-0-01

圖書檔案的管理對于圖書館來說尤為重要，檔案當(dāng)中詳細(xì)記載著整個(gè)圖書館的發(fā)展軌跡和運(yùn)營的狀況，具有重要的價(jià)值。伴隨著信息時(shí)代的發(fā)展，圖書館的部分檔案管理可能并不能滿足對于圖書館的發(fā)展需求，在這樣的情況下信息化的圖書館檔案管理能夠更好地實(shí)現(xiàn)整個(gè)目標(biāo)，可以避免人工整理的繁瑣，并且在很大的程度上降低了整理過程中的錯(cuò)誤率。隨著時(shí)代的進(jìn)步和發(fā)展，圖書館檔案管理與信息化建設(shè)有著密不可分的關(guān)系，信息化建設(shè)在圖書館檔案管理中占有重要的地位。

1 圖書館檔案管理的主要內(nèi)容

圖書館的檔案管理包括著人事檔案管理、文書檔案管理、業(yè)務(wù)檔案管理和設(shè)備的管理。其中的人事檔案，是指圖書館的使用用戶的資料，包括書籍的取還情況、用戶的基本信息等；文書檔案指的是圖書管理上級領(lǐng)導(dǎo)下發(fā)的相關(guān)工作文件，圖書館的會議紀(jì)要、工作總結(jié)、工作計(jì)劃以及對上級機(jī)關(guān)發(fā)送的請示文件等。業(yè)務(wù)檔案指的是檔案管理部門日常活動的開展情況及業(yè)務(wù)的完成情況。設(shè)備檔案指圖書館設(shè)備的登記、清查、核對和維修信息，以及報(bào)損、報(bào)廢物品的核實(shí)登記信息。

2 圖書檔案管理信息化建設(shè)的重要意義

圖書館的檔案管理信息化建設(shè)，就是利用現(xiàn)代的信息與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，依據(jù)圖書館自身的發(fā)展要求和自身的建設(shè)要求來開發(fā)和利用圖書館的各種信息資源，為圖書館讀者提供更為優(yōu)質(zhì)的信息化服務(wù)。只有這樣才能更好地滿足不同的人群對圖書的相關(guān)需求。圖書檔案的信息化管理相對于傳統(tǒng)的圖書館檔案的管理模式來說，其重要性主要表現(xiàn)在下面3個(gè)方面。

第一，隨著整個(gè)信息時(shí)代的不斷進(jìn)步、發(fā)展，人們圖書館檔案信息的需求越來越高，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理存在著信息流通量不高、查詢繁瑣、文檔歸檔工作的工作量較大、處理不及時(shí)、檔案容易丟失等大量的問題。此外，檔案信息的檢索不夠靈活，不能及時(shí)、精準(zhǔn)地滿足讀者的要求。對比之下，檔案管理實(shí)現(xiàn)信息化后可以使用計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，進(jìn)行更高效的檢索和書籍的處理，使圖書館的檔案信息，在速度和準(zhǔn)確率上都有很大的提高。正是通過網(wǎng)絡(luò)的終端，圖書館的的讀者才能更好、更快速地尋找到自己所需要的相關(guān)書籍內(nèi)容，不需要像過去一樣一本本地翻開、一卷卷地查閱，從而為獲得更多的讀書時(shí)間。

第二，在傳統(tǒng)模式下各個(gè)圖書館的檔案都分開來管理的，所以圖書館出現(xiàn)一種半封閉的“典藏館模式”。在這樣的情況下想要實(shí)現(xiàn)信息的共享非常困難。對如果采用信息化的檔案管理系統(tǒng)，就可以很好地解決這種問題，讓圖書館變成一個(gè)開放的信息共享的平臺，與此同時(shí)，也給知識的傳播、科學(xué)的普及提供了更便捷的渠道。此外，對于每一位使用圖書館的讀者來說，在信息化的平臺上將能獲取更多的信息，讓時(shí)間得以高效利用，信息的時(shí)效性得以發(fā)揮，展示出信息化系統(tǒng)人性化的一面。

第三，在傳統(tǒng)的管理之下，儲存檔案的空間相對較大，還需要借書室、還書室、類室等相關(guān)辦公場所。另外，圖書館檔案的整理、歸檔的工作量巨大，需要大量的人力、財(cái)力來維持。一些圖書館沒有這么大空間，也很難配備這么多的工作人員。而信息化建設(shè)下的圖書管理工作只需要一個(gè)不是很大的空間，幾臺可以使用的電腦、存儲設(shè)備和服務(wù)器就可以實(shí)現(xiàn)圖書館的檔案管理工作，對于人力、財(cái)力、物力都是很大程度上的節(jié)省，并且這種情況下還可以提升圖書管理工作的效率，為社會帶來更大的效益。

3 結(jié) 語

現(xiàn)階段，信息化建設(shè)對于圖書館的檔案管理工作來說，十分重要，其能更好地提高檔案信息的利用率及檔案工作的效率，滿足圖書館用戶的多元化需求。作為圖書館管理的重要環(huán)節(jié)，圖書館的檔案管理應(yīng)該更積極地吸入現(xiàn)代信息技術(shù)，大力開展圖書館的信息化建設(shè)，從而促進(jìn)圖書館的長遠(yuǎn)發(fā)展。

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