吳芳

[摘 要]科技企業(yè)檔案管理隨著互聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展，逐漸由傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理向數(shù)字化檔案管理模式轉(zhuǎn)變?？萍夹推髽I(yè)主要是指以科技人員為主體的高新技術(shù)產(chǎn)品科學研究的企業(yè)，以市場為導向，自籌資金、自主經(jīng)營性質(zhì)的企業(yè)?？萍计髽I(yè)以創(chuàng)新為使命，科技企業(yè)檔案的管理，對促進科技企業(yè)的發(fā)展，有著更為重要的作用。

[關(guān)鍵詞]科技企業(yè)；檔案管理；互聯(lián)網(wǎng)；數(shù)字化

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2017.04.111

[中圖分類號]G271 [文獻標識碼]A [文章編號]1673-0194（2017）04-0-02

0 引 言

在我國新形勢下，隨著“十三五”的到來，我國經(jīng)濟體制改革不斷深化，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)也不斷發(fā)展。檔案管理為科技企業(yè)的發(fā)展提供了大量的數(shù)據(jù)，對企業(yè)的發(fā)展起著重要的推進作用，但科技企業(yè)在檔案管理上，仍存在著不足之處急需改進。

1 科技企業(yè)檔案管理問題

企業(yè)中的文秘工作與檔案管理有著千絲萬縷的聯(lián)系，甚至檔案管理工作，直接由文秘負責，而文秘作為企業(yè)中重要的文字材料管理人員，工作中更是離不開現(xiàn)代化的手段，尤其是科技企業(yè)的檔案管理。文秘工作與檔案管理工作間的銜接，是現(xiàn)代文秘工作中不能回避的重要一環(huán)，所以科技企業(yè)檔案管理的現(xiàn)代化，離不開文秘人員的努力與付出。筆者作為一名有著二十多年教育經(jīng)歷的文秘工作者，對檔案文字材料的編輯能力與收集整理能力，有著突出的優(yōu)勢，本文結(jié)合現(xiàn)代化檔案管理手段，利用自身的文字編輯與理解能力，指出科技企業(yè)檔案管理過程中存在的相關(guān)問題，并提出解決措施，以推進檔案管理工作穩(wěn)步、高效進行。

1.1 科技企業(yè)檔案管理不科學、不合理

科技企業(yè)傳統(tǒng)檔案管理方式既不合理，也不科學。傳統(tǒng)檔案管理工作沒有應用先進科學的技術(shù)設(shè)備，也就無法應用現(xiàn)代化掃描儀和大容量的移動硬盤進行存儲，沒有應用遠程數(shù)據(jù)處理技術(shù)和智能檢索技術(shù)，只是依靠人工的方式管理檔案，既不規(guī)范也容易出現(xiàn)差錯。

1.2 科技檔案管理重點不明確

以往科技檔案管理的核心內(nèi)容都是技術(shù)資料。但在經(jīng)濟大潮中，我國的各項經(jīng)濟管理體制逐漸與世界接軌，所以我國目前的首要任務(wù)是提高現(xiàn)代化管理水平。因此，科技企業(yè)檔案管理工作作為文秘工作人員工作的重點部分，其核心內(nèi)容應以圍繞經(jīng)濟發(fā)展為主，以經(jīng)濟建設(shè)為核心開展檔案的管理工作。所以科技企業(yè)檔案管理與文秘工作的重心，均要與企業(yè)管理體制相一致，以促進企業(yè)發(fā)展為中心，以提高企業(yè)效率、促進企業(yè)改善工作方法為主要目的，且應主動參與到企業(yè)的管理活動中去。

1.3 傳統(tǒng)管理手段比較落后

我國傳統(tǒng)管理檔案主要使用人工方式，既浪費了大量的人力、物力，又不能提升管理效率。傳統(tǒng)的人工手段管理檔案過程中，需要手工記錄檔案的所有登記、分類、檢索等信息，往往理順一個檔案就需要花費很多時間，這不但浪費了很多人力、物力，還浪費了大量寶貴的工作時間。而現(xiàn)代檔案管理以信息化、數(shù)字化管理手段為主，隨著信息技術(shù)的發(fā)展、云計算技術(shù)在企業(yè)檔案管理中的應用，檔案管理在企業(yè)經(jīng)營活動中發(fā)揮的作用越來越大，隨著網(wǎng)絡(luò)貿(mào)易的興起，虛擬檔案的出現(xiàn)也給企業(yè)檔案管理帶來了巨大的挑戰(zhàn)。

1.4 企業(yè)涉外檔案管理形式單一

隨著改革開放與企業(yè)經(jīng)濟全球化發(fā)展的步伐不斷加快，涉外企業(yè)科技檔案的數(shù)量與結(jié)構(gòu)發(fā)生了巨大的變化，國內(nèi)企業(yè)走向國際市場，參與到國際市場競爭中，我國企業(yè)傳統(tǒng)涉外檔案管理單一的形式已經(jīng)跟不上國際檔案管理發(fā)展的步伐，以往對涉外檔案的管理只是單純的保管、整理和人工記錄，手段及形式非常固定和簡單。

2 科技企業(yè)檔案管理創(chuàng)新思考

科技管理的變革，首先需要提高認識，大膽創(chuàng)新，使檔案管理工作實現(xiàn)現(xiàn)代化，用科技手段進行檔案的管理與使用。在信息技術(shù)不斷發(fā)展的前提下，檔案管理也充滿了現(xiàn)代化的氣息，運用現(xiàn)代先進技術(shù)設(shè)備，通過掃描儀、大容量移動硬盤存儲、網(wǎng)絡(luò)遠程數(shù)據(jù)信息處理、智能檢索等技術(shù)，對檔案信息進行科學化、規(guī)范化、系統(tǒng)化的管理，是科技檔案管理的現(xiàn)代化形式。而檔案信息的處理包括對檔案文字、數(shù)據(jù)、表格等各種信息，通過多媒體手段進行檔案系統(tǒng)建設(shè)，體現(xiàn)了檔案管理的現(xiàn)代化。

2.1 培養(yǎng)高質(zhì)素人才，提升檔案管理水平

人才是企業(yè)發(fā)展的動力，也是企業(yè)第一生產(chǎn)力，人才是科學的載體，所以企業(yè)間的競爭，集中反映在科學技術(shù)的競爭上，而科學技術(shù)的競爭，實際是以人為依托，因此人才的競爭對企業(yè)文秘人員提出了更高的要求。隨著電子檔案國際化的發(fā)展，涉外檔案、外文檔案、專業(yè)技術(shù)檔案的數(shù)量與內(nèi)容明顯增多，科技企業(yè)檔案的管理更需要一批綜合素質(zhì)高、綜合能力強、即具備外語能力又懂計算機知識還能熟悉企業(yè)檔案管理的知識復雜型人才。

因此，科技企業(yè)要加強教育培訓，提高文秘人員的綜合素質(zhì)，轉(zhuǎn)變文秘人員的管理理念，解放思想，面對網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)飛速發(fā)展的社會，令其要不斷學習，提高其知識能力，改變知識結(jié)構(gòu)，創(chuàng)新科技企業(yè)檔案管理的手段，增強法律意識，努力提高外語能力，以適應瞬息萬變的市場經(jīng)濟的發(fā)展。提高文秘人員的檔案管理能力與綜合素質(zhì)，有效促進檔案管理工作的進一步完善與提高。

2.2 采用現(xiàn)代化管理手段實現(xiàn)檔案的科學管理

科技企業(yè)檔案管理的現(xiàn)代化創(chuàng)新是科技企業(yè)檔案管理工作的必然趨勢，開展科技體系現(xiàn)代化管理，針對檔案管理目前的新情況、新問題，運用現(xiàn)代化技術(shù)設(shè)備，對各種類別的檔案進行分析，根據(jù)特點及規(guī)律，探索電子環(huán)境下檔案的安全管理技術(shù)及分類管理技術(shù)，完善檔案類別與分級管理系統(tǒng)。對科技檔案采用多種手段，對檔案材料進行收集、整理、鑒定、開發(fā)和利用，運用電子信息技術(shù)，探討新的檔案管理方法，尤其在涉外檔案的管理上，要保證歸檔電子文件的完整性與安全性。

為了快速適應新形勢的要求，科技企業(yè)要運用現(xiàn)代化技術(shù)，完善檔案材料的管理與裝備，而科技企業(yè)可以從軟件與硬件兩方面進行完善。在硬件方面主要是科技企業(yè)檔案管理部門要加大人力、物力、財力的投入，完善激勵機制，提高文秘人員的工作積極性，同時加強檔案現(xiàn)代化建設(shè)與管理，為實現(xiàn)檔案資源共享創(chuàng)造條件。

3 結(jié) 語

科技企業(yè)檔案管理對企業(yè)的發(fā)展作用不容忽視，隨著我國經(jīng)濟的發(fā)展、國際經(jīng)濟的不斷變化，我國科技企業(yè)的經(jīng)濟體制也發(fā)生了較大的變化。為了促進其適應市場經(jīng)濟的發(fā)展，促進科技企業(yè)檔案管理的現(xiàn)代化進程，充分發(fā)揮檔案資源的優(yōu)勢，對科技企業(yè)檔案管理創(chuàng)新進行研究具有重要意義。

主要參考文獻

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