霍金明++王媛++王艷玲++初曉++楊石

[摘 要]高校承載著人才培養(yǎng)、科技創(chuàng)新等責(zé)任，其對社會文化的發(fā)展與傳承有著巨大的推動作用，高校檔案是高校歷史、教科研活動的真實(shí)記錄。本文從如何高效利用高校檔案信息、高校檔案信息如何從校內(nèi)走出去，從而共享到社會大眾并更好地進(jìn)行文化傳承作了深入的探討與研究。

[關(guān)鍵詞]高校檔案；信息；共享

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2017.04.110

[中圖分類號]G273 [文獻(xiàn)標(biāo)識碼]A [文章編號]1673-0194（2017）04-0-02

0 引 言

現(xiàn)如今，在國外，高校檔案館提供信息資源共享服務(wù)，并已被社會認(rèn)知。國外的高校檔案館不僅僅承擔(dān)著知識普及和傳播的作用，也擔(dān)負(fù)著科技創(chuàng)新與攻關(guān)、社會科學(xué)文化傳播與傳承的作用。

在國內(nèi)，據(jù)中華人民共和國教育部統(tǒng)計(jì)，截至2015年5月，我國有2 845所高等學(xué)校。這么多的高校對社會的創(chuàng)新、建設(shè)、發(fā)展、知識傳播起著舉足輕重的作用，然而作為高校文化的主要信息庫，高校檔案的信息資源卻不是共享而是獨(dú)享。拿110所“211院校”來說，僅有83所具有檔案門戶網(wǎng)站，其中能夠打開并定期更新的僅有15所。此外，門戶網(wǎng)站結(jié)構(gòu)簡單、內(nèi)容單一，一般均為檔案的管理制度，檔案館情介紹。雖然我國擁有眾多的高校，但其檔案信息不能為大眾所用，浪費(fèi)了大量的資源，難以與國際接軌。

因此，高校檔案館如何實(shí)現(xiàn)信息資源共享，最大發(fā)揮其在社會、科學(xué)、文化交流與發(fā)展傳承的作用，已成高校檔案管理部門迫在眉睫的重要任務(wù)。

1 高校檔案信息資源共享化實(shí)現(xiàn)的方法

高校檔案不僅記錄著高校的成長和歷史，還是高校教科研的信息載體，高校的教學(xué)與科研信息是社會科學(xué)文化的主要傳承、傳播內(nèi)容，但目前全國高校有關(guān)于教學(xué)、科研信息的共享程度非常低，教科研信息往往要通過教師自行公開或者通過知網(wǎng)等公開網(wǎng)站的查詢獲得，對于社會及企業(yè)來說，很難找到適合本行業(yè)或相對應(yīng)項(xiàng)目的專家，對相關(guān)培訓(xùn)機(jī)構(gòu)來說也很難得到高校的幫助，找不到對口的教師，造成師資力量的極大浪費(fèi)，好多具有良好技能的教師或者擅長某一專業(yè)的教師很難與企業(yè)和需求對接。因此需要高校將獨(dú)享的教科研信息共享到社會中，其可以從以下幾方面入手。

首先是傳統(tǒng)檔案的改革，現(xiàn)如今，全國高校檔案的電子化、網(wǎng)絡(luò)化程度不高，大部分高校檔案還是紙質(zhì)版。想要共享高校檔案的信息資源，必須要將檔案進(jìn)行現(xiàn)代化管理，即從傳統(tǒng)紙質(zhì)到電子存儲，這不僅是檔案記錄媒介的改變，更是從思想上進(jìn)行改革。要改革傳統(tǒng)檔案觀，即高校檔案已經(jīng)不僅僅是高校本身活動等內(nèi)容的記錄，更是社會文化傳承與傳播的有效載體。因此，要將檔案信息共享出來，為社會所用。《高等學(xué)校檔案管理辦法》中規(guī)定了11類歸檔內(nèi)容，除了這些歸檔內(nèi)容要部分或全部共享到社會中外，還要擴(kuò)大共享的范圍，特別是教師的教學(xué)、科研、教研等信息更要公開，不僅需要公開這些資源，還要進(jìn)行大力宣傳，進(jìn)而擴(kuò)大影響力。高校檔案的共享，是社會文化向科研、向進(jìn)步發(fā)展的一大有力推動“工具”，通過共享的大力宣傳與影響力的擴(kuò)大，能夠使科研工作者，教學(xué)工作者有機(jī)會奪得新聞?lì)^條，并引導(dǎo)社會的正向發(fā)展。為做到這些，現(xiàn)高校需大力建立高校檔案門戶網(wǎng)站，門戶網(wǎng)站能直接反映高校檔案的信息化建設(shè)水平。除此之外，還要改革傳統(tǒng)的檔案借、調(diào)手續(xù)，檔案的查閱既安全又便捷。傳統(tǒng)檔案查閱一般需要一定的借閱手續(xù)才能準(zhǔn)予復(fù)印和查閱，顯然這種方法阻礙了檔案共享的進(jìn)程，為了快速方便地共享檔案信息，還需簡化手續(xù)。

其次，要解決檔案信息化管理的資金問題。高校檔案的電子化、網(wǎng)絡(luò)化管理無疑會增加管理成本，若高校檔案館的運(yùn)營資金全部由高校全額撥款，顯然也是一筆不小的開銷。然而我國高校眾多，檔案信息資源豐富，涉及面也非常廣泛，若由某一網(wǎng)站統(tǒng)一管理并運(yùn)營，如查詢學(xué)籍信息的學(xué)籍網(wǎng)站一樣，高校只提供檔案內(nèi)容，想必也能收取一定的經(jīng)濟(jì)效益。要統(tǒng)一管理高校檔案，高校檔案館的域名要獨(dú)立，命名要統(tǒng)一，此外還要豐富資源，整合信息，如在國際上，哈佛投資了5 000萬美元，為大學(xué)教授錄制了影音資料并放到專門的網(wǎng)站進(jìn)行管理，不僅提高了名校的知名度，還擴(kuò)大了社會影響力，相比之下，投入產(chǎn)出比也相當(dāng)可觀。當(dāng)然促使高校檔案數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化共享的資金缺口還在繼續(xù)探討之中，但第一步的邁出也非常關(guān)鍵，現(xiàn)如今，國內(nèi)許多高校的檔案建設(shè)也非常積極投入，檔案的共享并不能在短期內(nèi)獲得豐厚的回報(bào)，還需要各級政府的大力支持與推廣。

再次，信息資源的共享，勢必會涉及個(gè)人隱私及版權(quán)等相關(guān)問題?？蒲泄ぷ髡哂眯难c汗水凝聚出的科研成果，不能為不法分子所盜取，因此，要建立完善的知識產(chǎn)權(quán)、信息安全制度，確保教師、學(xué)校的利益。當(dāng)然信息的共享，如某位作者發(fā)明了某些專利、發(fā)表了某些論文等相關(guān)內(nèi)容很容易在相關(guān)網(wǎng)站上獲得原材料，沒必要在網(wǎng)站上冒險(xiǎn)附以原文，但需指明標(biāo)題和鏈接。其他敏感的個(gè)人隱私等問題可以取得教師的信任，并設(shè)立公開郵箱等辦法解決。

2 解決高校檔案信息資源共享化的關(guān)鍵問題

高校檔案館的門戶網(wǎng)站勢必會成為高校檔案信息資源共享的關(guān)鍵問題，只有建立了門戶網(wǎng)站，才能談怎樣共享檔案信息，因此，高校檔案信息資源共享的關(guān)鍵問題就成為了如何建立檔案門戶網(wǎng)站的問題，若要建立好門戶網(wǎng)站，需從以下幾個(gè)方面入手。

目前，全國高校僅有很少一部分具有檔案信息公開的門戶網(wǎng)站，即使這少部分的門戶網(wǎng)站，也普遍具有一些問題，如網(wǎng)站制作非常粗超，除缺乏美感外，甚至連字號都不統(tǒng)一，充分顯示了學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)沒有認(rèn)識到檔案信息公開的重要性，還沉溺于傳統(tǒng)的檔案觀之中。如信息資源匱乏，網(wǎng)站中可用的信息非常少且異常單一；如宣傳不到位，各項(xiàng)功能尚需進(jìn)一步完善；如維護(hù)更新緩慢，甚至有一些是錯(cuò)誤的鏈接。有鑒于此，要想共享高校檔案信息，光有門戶網(wǎng)站是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的，還要研究高校檔案的網(wǎng)站設(shè)計(jì)，完備網(wǎng)站功能、模式及管理，并建立高校檔案信息網(wǎng)站的評估指標(biāo)體系。如三層高校檔案館網(wǎng)站評估模型，其涵蓋了信息資源的質(zhì)量、信息服務(wù)的質(zhì)量、易用性、自檢與檢索、個(gè)性化服務(wù)和互動與安全等。

高校檔案館網(wǎng)站評估指標(biāo)的建立是高校網(wǎng)站建立規(guī)范化的一塊基石，指標(biāo)的建立原則一般為全面性原則，即構(gòu)建高校檔案網(wǎng)站的評估體系不能單獨(dú)考慮某一方面，要全面考慮。資源的全面建設(shè)是基礎(chǔ)，而網(wǎng)站的價(jià)值要通過功能服務(wù)體現(xiàn)，瀏覽者的第一印象是網(wǎng)站設(shè)計(jì)，因此，三方面要整體考慮，缺一不可。評價(jià)指標(biāo)還要保證邊界清晰，即各個(gè)指標(biāo)間相互獨(dú)立，即有橫向又有縱向，形成一個(gè)整體。評價(jià)指標(biāo)要做到定量而非性分析，擺脫評價(jià)人的主觀臆斷，給出客觀真實(shí)的評價(jià)。

高校檔案館的網(wǎng)站建設(shè)要注重學(xué)術(shù)，突出學(xué)術(shù)信息是高校檔案館最主要的特征之一。雖然高校檔案信息應(yīng)包含教學(xué)、科研、學(xué)術(shù)資料，但高校檔案學(xué)術(shù)性信息的收集與整理才是重中之重。

高校檔案館的網(wǎng)站建設(shè)要根據(jù)各自特點(diǎn)有不同的內(nèi)容。國內(nèi)高校層次不同，有“985”院校、“211”院校、公辦院校、民辦院校和成人教育院校等，建立高校檔案的門戶網(wǎng)站不能千篇一律，要根據(jù)本校的特色建立自己的門戶網(wǎng)站。

國外高校檔案網(wǎng)站的對比分析與研究。對國外高校檔案信息網(wǎng)站的研究、分析與借鑒是快速促成我國高校檔案信息共享化的一條有效捷徑。為了避免彎路，有必要向國外成熟案例學(xué)習(xí)。如哈佛大學(xué)檔案信息網(wǎng)站，其設(shè)計(jì)科學(xué)合理、資源內(nèi)容豐富健全，功能齊備、以用戶為中心，檔案信息內(nèi)容富有人文特色。鑒于此，在借鑒國外門戶網(wǎng)站的基礎(chǔ)上，總結(jié)差距，建立符合我國、符合本校的檔案信息門戶網(wǎng)站。

3 高校檔案信息資源共享的實(shí)施方案

首先要加強(qiáng)檔案開放的思想意識，服務(wù)大局。檔案信息的開放與共享是服務(wù)于民、服務(wù)于社會，要加強(qiáng)檔案管理者服務(wù)第一的服務(wù)理念。

其次是建立健全高校檔案信息共享制度。《高等學(xué)校檔案管理辦法》和《高等學(xué)校信息公開辦法》是檔案信息資源共享制度的準(zhǔn)繩。根據(jù)法律法規(guī)，規(guī)范和健全高校檔案信息資源的共享制度。

再次是注重版權(quán)及信息安全，做到該共享的毫不猶豫共享，該保密的做到嚴(yán)格保密，共享資源的同時(shí)，要與相關(guān)人員簽訂共享與保密協(xié)議。

最后要建立檔案信息資源的共享目錄及鏈接全文，對共享的檔案信息進(jìn)行目錄化管理。

4 結(jié) 語

加強(qiáng)高校檔案信息資源的共享，不僅是高校服務(wù)社會，也是高校自身發(fā)展的需要，高校要想走出去，被大眾所認(rèn)可，必須要公開和共享其檔案信息。在有規(guī)定、有制度的共享后，迎來高校與社會的雙贏。

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