王永強(qiáng)

[摘 要]本文根據(jù)企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理的需要，充分運(yùn)用信息化技術(shù)，進(jìn)行流程再造，研究開(kāi)發(fā)了企業(yè)財(cái)會(huì)信息化系統(tǒng)，并介紹了其功能、目標(biāo)及應(yīng)用效果。

[關(guān)鍵詞]企業(yè)；財(cái)會(huì)；信息化系統(tǒng)；嵌入式PDA設(shè)備

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2017.04.025

[中圖分類(lèi)號(hào)]F232 [文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼]A [文章編號(hào)]1673-0194（2017）04-00-03

山東濟(jì)鐵旅行服務(wù)有限公司（以下簡(jiǎn)稱(chēng)旅服公司）成立于2013年1月6日，其人員和業(yè)務(wù)是從濟(jì)南、青島經(jīng)營(yíng)集團(tuán)與濟(jì)南、青島客運(yùn)段等四個(gè)單位分離出來(lái)的。旅服公司的主營(yíng)業(yè)務(wù)是濟(jì)南鐵路局所屬客運(yùn)車(chē)站的商業(yè)開(kāi)發(fā)和所承擔(dān)的高鐵、動(dòng)車(chē)餐飲業(yè)務(wù)。

伴隨著公司的組建和發(fā)展，旅服公司提出了基于現(xiàn)代企業(yè)制度的“一流的管理、一流的制度、一流的服務(wù)、一流的員工”的戰(zhàn)略目標(biāo)。如何提高工作效率，加快財(cái)務(wù)核算信息化的統(tǒng)一，利用統(tǒng)一的財(cái)會(huì)信息管理平臺(tái)，優(yōu)化公司主營(yíng)業(yè)務(wù)的資源配置，實(shí)現(xiàn)公司的信息共享，提升工作效率和效益是當(dāng)務(wù)之急。

1 企業(yè)財(cái)會(huì)信息化系統(tǒng)研究與應(yīng)用背景

旅服公司組建后，財(cái)務(wù)管理工作面臨著傳統(tǒng)管理方式陳舊和單一、信息不能共享、用工成本過(guò)高、工作效率低下、倉(cāng)庫(kù)跑冒滴漏等問(wèn)題，具體表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面。

1.1 管理方式單一，信息共享性差

原有的存貨管理僅依接收來(lái)的單機(jī)版程序，資源不能做到共享。當(dāng)公司決策需要數(shù)據(jù)分析時(shí)，往往要耗費(fèi)大量的人力進(jìn)行數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)，有時(shí)統(tǒng)計(jì)的數(shù)據(jù)存有失真現(xiàn)象，嚴(yán)重影響公司決策質(zhì)量。商品庫(kù)存有時(shí)積壓嚴(yán)重，商品的保質(zhì)期不能得到有效保證，到期的商品不能得到有效地退還給廠家，造成積壓和供需雙方成本浪費(fèi)。

1.2 倉(cāng)庫(kù)核算系統(tǒng)落后，內(nèi)控手段簡(jiǎn)單

如高鐵餐飲倉(cāng)庫(kù)制證系統(tǒng)智能化程序不高，只能進(jìn)行出入庫(kù)等簡(jiǎn)單單據(jù)的操作，不能實(shí)時(shí)反映整個(gè)倉(cāng)庫(kù)商品的動(dòng)態(tài)和在外出乘的班組庫(kù)存。缺乏相應(yīng)的授權(quán)功能，商品的驗(yàn)收入庫(kù)、出庫(kù)和制單人員不能做到相互牽制，倉(cāng)庫(kù)盤(pán)點(diǎn)工作量大。

1.3 餐售人員工作量大，服務(wù)質(zhì)量難以提升

在高鐵、動(dòng)車(chē)餐飲銷(xiāo)售上，由于不能和倉(cāng)庫(kù)做到實(shí)時(shí)動(dòng)態(tài)聯(lián)動(dòng)，餐車(chē)班組人員需要填制銷(xiāo)售的各種表格，造成提前一個(gè)多小時(shí)就開(kāi)始打包結(jié)賬，當(dāng)旅客需要商品時(shí)，有時(shí)怕麻煩就不愿服務(wù)的現(xiàn)象，致使公司效益難以提升和投訴不斷。餐車(chē)班組人員不能及時(shí)了解每天銷(xiāo)售收入和班組人員提成情況，只能到月末才能掌握，不利于班組人員銷(xiāo)售積極性的提高。

1.4 財(cái)務(wù)與業(yè)務(wù)脫節(jié)，制約公司發(fā)展

在日常財(cái)務(wù)核算上，高鐵餐飲業(yè)務(wù)與財(cái)務(wù)核算環(huán)節(jié)相互脫節(jié)，造成財(cái)務(wù)報(bào)表數(shù)據(jù)和所統(tǒng)計(jì)出來(lái)的銷(xiāo)售數(shù)據(jù)不一致，有時(shí)差異較大。在財(cái)務(wù)監(jiān)督環(huán)節(jié)，不能動(dòng)態(tài)分析商品銷(xiāo)售數(shù)據(jù)和每趟車(chē)鎖銷(xiāo)售的情況，無(wú)法對(duì)銷(xiāo)售進(jìn)行事中控制和事前預(yù)測(cè)，只能做單純地進(jìn)行事后分析，時(shí)效性差；會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)不能和倉(cāng)庫(kù)、銷(xiāo)售系統(tǒng)對(duì)接，財(cái)務(wù)信息質(zhì)量和管理水平難以提升。

上述問(wèn)題的存在，嚴(yán)重制約了旅服公司的快速發(fā)展。因此，只有建立統(tǒng)一的企業(yè)信息化操作平臺(tái)，才能與公司經(jīng)營(yíng)業(yè)務(wù)快速發(fā)展相適應(yīng)。

2 信息系統(tǒng)應(yīng)用的關(guān)鍵技術(shù)

2.1 ASP.NET

公司信息化系統(tǒng)采用微軟公司技術(shù)ASP.NET，是一種使嵌入網(wǎng)頁(yè)中的腳本可由因特網(wǎng)服務(wù)器執(zhí)行的服務(wù)器端腳本技術(shù)，指Active Server Pages（動(dòng)態(tài)服務(wù)器頁(yè)面），運(yùn)行于 IIS之中的程序。

2.2 SQL Server 2008

SQL（Structured Query Language）主要是指結(jié)構(gòu)化查詢語(yǔ)言，其主要功能就是同各種數(shù)據(jù)庫(kù)建立聯(lián)系，進(jìn)行有效溝通。

2.3 JavaScript

JavaScript是一種動(dòng)態(tài)類(lèi)型、弱類(lèi)型、基于原型的語(yǔ)言，內(nèi)置支持類(lèi)型。它的解釋器被稱(chēng)為JavaScript引擎，為瀏覽器的一部分，是廣泛用于客戶端的腳本語(yǔ)言。

2.4 移動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)

旅服公司信息化系統(tǒng)研究中，餐車(chē)銷(xiāo)售系統(tǒng)主要通過(guò)PDA（掌上電腦）設(shè)備讓車(chē)上一線員工，利用移動(dòng)客戶端進(jìn)行銷(xiāo)售，利用移動(dòng)客戶端進(jìn)行出入庫(kù)數(shù)據(jù)簽收、在登乘時(shí)進(jìn)行簽到考勤。公司可借助該系統(tǒng)與供應(yīng)商進(jìn)行互動(dòng)，發(fā)布相關(guān)的招商及廣告信息。

2.5 嵌入式開(kāi)發(fā)

旅服公司信息化系統(tǒng)中的手持終端的相關(guān)軟件屬于嵌入式開(kāi)發(fā)系統(tǒng)，特別是RFID（射頻識(shí)別）控制的聲影警報(bào)系統(tǒng)中，基于DOS（磁盤(pán)操作系統(tǒng)）的嵌入式軟件開(kāi)發(fā)，采用韋根信號(hào)識(shí)別，通過(guò)程序封裝，在工控板上RFID標(biāo)簽對(duì)聲影警報(bào)系統(tǒng)進(jìn)行控制。

2.6 移動(dòng)POS（銷(xiāo)售終端）技術(shù)

在旅服公司所擔(dān)承的高鐵餐車(chē)上，餐車(chē)服務(wù)人員在進(jìn)行餐飲銷(xiāo)售時(shí)，手持移動(dòng)POS機(jī)，可以隨時(shí)移動(dòng)售貨和結(jié)算，并且利用3/4G網(wǎng)絡(luò)實(shí)時(shí)或者延時(shí)（沒(méi)有網(wǎng)絡(luò)信號(hào)時(shí)車(chē)底與地面不發(fā)生數(shù)據(jù)交互，一旦網(wǎng)絡(luò)信號(hào)稍微好轉(zhuǎn)，數(shù)據(jù)馬上進(jìn)行交互）和地面進(jìn)行數(shù)據(jù)交互，及時(shí)反饋到信息化中心。

2.7 自動(dòng)識(shí)別技術(shù)

旅服公司信息化平臺(tái)高度集成了自動(dòng)識(shí)別技術(shù)，其中包括條形碼識(shí)別技術(shù)（車(chē)上商品銷(xiāo)售全部采用條形碼掃描銷(xiāo)售，各種單據(jù)的簽收和轉(zhuǎn)移也利用手持PDA設(shè)備掃描條形碼完成），RFID識(shí)別技術(shù)（地面?zhèn)}庫(kù)揀貨和上架時(shí)，利用RFID標(biāo)簽觸發(fā)各倉(cāng)位的聲影裝置，引導(dǎo)倉(cāng)庫(kù)配貨人員快速到達(dá)指定倉(cāng)位）。

2.8 基于Web Services的數(shù)據(jù)交互技術(shù)

Web Services是可以在Internet上描述、發(fā)布、查找和調(diào)用的自包含的模塊化應(yīng)用。它們?yōu)閼?yīng)用程序或其他Web服務(wù)提供定義確切的功能。通過(guò)松散的耦合和動(dòng)態(tài)的實(shí)時(shí)發(fā)現(xiàn)和綁定，Web服務(wù)使應(yīng)用程序可以避免涉及其他組件復(fù)雜的技術(shù)細(xì)節(jié)，從而使所開(kāi)發(fā)的系統(tǒng)更加靈活，具有更好的適應(yīng)性。旅服公司信息化平臺(tái)以及手持設(shè)備與銷(xiāo)售后臺(tái)的數(shù)據(jù)交互全部采用Web Services模式交互。

2.9 Java EE開(kāi)發(fā)平臺(tái)

Java EE是Java平臺(tái)在企業(yè)應(yīng)用軟件上的版本，以前稱(chēng)為J2EE，可以幫助開(kāi)發(fā)和部署可移植、健壯、可伸縮且安全的服務(wù)器端Java應(yīng)用程序。Java EE是在Java SE的基礎(chǔ)上構(gòu)建的，它提供Web服務(wù)、組件模型、管理和通信API，可以用來(lái)實(shí)現(xiàn)企業(yè)級(jí)的面向服務(wù)體系結(jié)構(gòu)和Web 2.0應(yīng)用程序。

3 企業(yè)財(cái)會(huì)信息化系統(tǒng)主要模塊研究

旅服公司財(cái)會(huì)信息化系統(tǒng)主要包括后臺(tái)倉(cāng)庫(kù)管理系統(tǒng)和前臺(tái)餐車(chē)銷(xiāo)售系統(tǒng)。后臺(tái)倉(cāng)庫(kù)管理系統(tǒng)包括：基礎(chǔ)數(shù)據(jù)信息、倉(cāng)庫(kù)管理、食品安全、人力資源、財(cái)務(wù)管理與統(tǒng)計(jì)分析等模塊。前臺(tái)餐車(chē)銷(xiāo)售系統(tǒng)是指高鐵餐車(chē)銷(xiāo)售使用的PDA銷(xiāo)售管理系統(tǒng)。

3.1 基礎(chǔ)數(shù)據(jù)信息

基礎(chǔ)數(shù)據(jù)資料包括公司信息、商品信息、車(chē)次信息、用戶資料。

3.1.1 公司信息

公司信息包括公司信息、一級(jí)倉(cāng)庫(kù)、二級(jí)倉(cāng)庫(kù)、部門(mén)信息及外局基礎(chǔ)信息。旅服公司高鐵倉(cāng)庫(kù)主要類(lèi)型分別為：商品庫(kù)、冷鏈盒飯庫(kù)、VIP庫(kù)、應(yīng)急庫(kù)。

3.1.2 商品資料字典

旅服公司財(cái)會(huì)信息系統(tǒng)的商品資料，包括了商品編碼、商品條碼、價(jià)格、規(guī)格、包裝單位與供應(yīng)商等。商品編碼是系統(tǒng)給每一樣商品自動(dòng)生產(chǎn)的一個(gè)編碼，該編碼相當(dāng)于商品的身份證，每一個(gè)商品對(duì)應(yīng)一個(gè)商品編碼。青島和濟(jì)南倉(cāng)庫(kù)共用一個(gè)商品資料字典，但每個(gè)倉(cāng)庫(kù)可以獨(dú)立地操作本倉(cāng)庫(kù)商品的棄用、啟用功能，此項(xiàng)設(shè)置統(tǒng)一了兩地區(qū)的商品價(jià)格、保證了商品的一致性。

3.1.3 車(chē)次信息

旅服公司財(cái)會(huì)信息系統(tǒng)將所有濟(jì)南鐵路局所屬的高鐵動(dòng)車(chē)車(chē)次信息進(jìn)行錄入，包括車(chē)次的方向、線路、發(fā)車(chē)時(shí)間和到達(dá)時(shí)間。該信息為統(tǒng)計(jì)車(chē)次銷(xiāo)售情況和線路暢銷(xiāo)商品等功能提供了基礎(chǔ)。

3.1.4 人員信息

人員信息包括使用旅服公司信息系統(tǒng)的所有人員信息，包括后臺(tái)操作人員和班組銷(xiāo)售人員信息。系統(tǒng)設(shè)置權(quán)限組和模塊功能，按照崗位結(jié)合內(nèi)部控制要求設(shè)置不同的權(quán)限，例如：倉(cāng)庫(kù)管理員與制單員、制單員與復(fù)核員崗位分開(kāi)，相互監(jiān)督。崗位職能權(quán)限的設(shè)置更好地執(zhí)行了企業(yè)的內(nèi)控制度，做到了職責(zé)分離，堵塞了管理漏洞。

3.2 倉(cāng)庫(kù)管理

倉(cāng)庫(kù)管理模塊包括單據(jù)管理、電子標(biāo)簽揀貨系統(tǒng)。

3.2.1 單據(jù)管理

單據(jù)管理包括單據(jù)制作、單據(jù)查詢、單據(jù)匯總、倉(cāng)庫(kù)查詢、模板設(shè)置與單據(jù)交款。該系統(tǒng)所使用的單據(jù)分為入庫(kù)單、出庫(kù)單、調(diào)撥單、報(bào)廢單、退回供應(yīng)商單與退庫(kù)單等。

3.2.2 電子標(biāo)簽揀貨系統(tǒng)

電子標(biāo)簽揀貨系統(tǒng)是倉(cāng)庫(kù)用于顯示商品庫(kù)存和配貨的系統(tǒng)。配貨人員在配貨時(shí)，掃描出庫(kù)單上的條形碼，系統(tǒng)自動(dòng)將本出庫(kù)單的所有商品下的標(biāo)簽閃爍成紅色，并在電子屏幕上顯示需要配貨的數(shù)量。配貨人員只需按照閃爍的紅燈下的屏幕數(shù)量進(jìn)行配貨即可。配貨結(jié)束時(shí)，電子標(biāo)簽顯示的是商品的庫(kù)存情況。

3.3 PDA銷(xiāo)售管理模塊

PDA銷(xiāo)售管理模塊是指高鐵餐車(chē)班組利用手持終端PDA設(shè)備進(jìn)行收貨、銷(xiāo)售、查詢等12個(gè)模塊功能，主要包括簽到考勤、下載、收貨、銷(xiāo)售、VIP掃描、查詢、交班、要貨、更新程序、設(shè)置、修改密碼與退乘。旅服公司在實(shí)施高鐵餐售系統(tǒng)時(shí)，給高鐵餐車(chē)每名人員配備了一臺(tái)手持終端PDA設(shè)備，該設(shè)備通過(guò)3G網(wǎng)卡連接后臺(tái)服務(wù)器。餐車(chē)人員通過(guò)手持終端PDA設(shè)備的掃描銷(xiāo)售與提交，系統(tǒng)自動(dòng)實(shí)時(shí)將數(shù)據(jù)進(jìn)行上傳到公司信息化中心。如圖1所示。

3.4 人力資源模塊

人力資源模塊，主要功能是趟車(chē)核算、人員工資提成核算。趟車(chē)核算模塊主要反映每趟出乘車(chē)次的銷(xiāo)售、成本、稅金與毛利等情況。旅服公司信息化系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)了對(duì)餐車(chē)員工工資的日清月結(jié)，班組人員到收款室繳款時(shí)就能清楚掌握本趟出乘的個(gè)人提成情況，真正做到了班班清。月末，系統(tǒng)根據(jù)本月班組人員的基本工資、銷(xiāo)售收入、任務(wù)指標(biāo)、提成率與出乘情況等自動(dòng)計(jì)算職工的工資，實(shí)現(xiàn)了工資的自動(dòng)化計(jì)算，大大降低了餐車(chē)人員月底手工計(jì)算工資的勞動(dòng)強(qiáng)度，調(diào)動(dòng)了餐車(chē)人員銷(xiāo)售的積極性。

3.5 財(cái)務(wù)管理模塊

財(cái)務(wù)管理模塊包括銷(xiāo)售匯總、員工餐使用統(tǒng)計(jì)、高鐵收入?yún)R總、冷鏈統(tǒng)計(jì)匯總、庫(kù)存盤(pán)點(diǎn)匯總、在途盤(pán)點(diǎn)匯總、趟車(chē)核算、盤(pán)盈盤(pán)虧設(shè)置與月結(jié)設(shè)置。

3.6 統(tǒng)計(jì)分析模塊

統(tǒng)計(jì)分析模塊包括銷(xiāo)售排行查詢、分類(lèi)銷(xiāo)售排行查詢、銷(xiāo)售統(tǒng)計(jì)、班組銷(xiāo)售匯總及各種數(shù)據(jù)分析模型。該系統(tǒng)可以按照車(chē)次-日期、班組-日期、庫(kù)別-日期、班組、車(chē)次等條件進(jìn)行橫向和縱向銷(xiāo)售統(tǒng)計(jì)。如圖2所示。

4 企業(yè)財(cái)會(huì)信息化系統(tǒng)實(shí)施途徑及實(shí)現(xiàn)目標(biāo)

旅服公司財(cái)會(huì)信息化系統(tǒng)上線運(yùn)行要實(shí)現(xiàn)以下目標(biāo)。

4.1 銷(xiāo)售數(shù)據(jù)實(shí)時(shí)化

該系統(tǒng)研究的主要功能是管理人員可以隨時(shí)掌握出城車(chē)次銷(xiāo)售狀況、實(shí)時(shí)掌握班組在途庫(kù)存等信息。要求餐車(chē)人員利用銷(xiāo)售終端PDA設(shè)備實(shí)時(shí)將銷(xiāo)售數(shù)據(jù)上傳至數(shù)據(jù)中心。

4.2 使用管理便捷化

餐車(chē)人員在銷(xiāo)售過(guò)程中使用條形碼掃描，單據(jù)可以掃描條形碼進(jìn)行簽收和確認(rèn)，商品進(jìn)出庫(kù)PDA操作，商品結(jié)賬只需將現(xiàn)金和PDA設(shè)備數(shù)據(jù)核對(duì)；揀貨過(guò)程有電子標(biāo)簽自動(dòng)提示揀貨區(qū)域等，杜絕人為誤差。采用4G網(wǎng)絡(luò)，管理人員不需要安裝任何程序，只要能聯(lián)上互聯(lián)網(wǎng)的地方就可以辦公，部分功能還支持手機(jī)辦公。

4.3 財(cái)務(wù)辦公節(jié)約化

該系統(tǒng)應(yīng)用后，將實(shí)現(xiàn)全程無(wú)紙化操作，全面取消之前的所有手工報(bào)表以及單據(jù)，比如：繳款單、交接單、采購(gòu)單、核算表與工資單等。所有單據(jù)在系統(tǒng)中自動(dòng)生成，相關(guān)人員可以在系統(tǒng)中需要時(shí)隨時(shí)索取。交接班全部無(wú)紙化，考勤管理只需在PDA設(shè)備上簽到即可，節(jié)省了大量的人力、財(cái)力。

4.4 數(shù)據(jù)分析多樣化

該系統(tǒng)所設(shè)計(jì)出的報(bào)表功能強(qiáng)大，有圖形報(bào)表和標(biāo)準(zhǔn)報(bào)表，報(bào)表內(nèi)容和格式可自定義，可根據(jù)日期、車(chē)次、班組與商品等信息進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析；可以借助高鐵餐售系統(tǒng)的數(shù)據(jù)庫(kù)，進(jìn)行不同線別、不同品種、不同班次、不同時(shí)段及不同客流的數(shù)據(jù)分析，根據(jù)具體情況制訂不同的營(yíng)銷(xiāo)方案，生產(chǎn)出適銷(xiāo)對(duì)路的產(chǎn)品，實(shí)現(xiàn)由手工統(tǒng)計(jì)到科學(xué)分析的騰飛。

4.5 內(nèi)控制度有效化

通過(guò)對(duì)系統(tǒng)不相容崗位職責(zé)的設(shè)置，將單據(jù)的制作和提交、商品資料的修改與審核、供應(yīng)商資料的啟用淘汰與審核等合理設(shè)置，做到不相容崗位不兼容，從而切實(shí)提高企業(yè)內(nèi)控制度的有效性，減少跑冒滴漏問(wèn)題。

5 企業(yè)財(cái)會(huì)信息化系統(tǒng)應(yīng)用取得的初步效果

5.1 大幅壓縮了用工成本

旅服公司在實(shí)施財(cái)會(huì)信息化系統(tǒng)后提高了工作效率，快捷方便的業(yè)務(wù)處理方式促進(jìn)了人員的精簡(jiǎn)，例如：青島高鐵餐車(chē)乘務(wù)班組由原來(lái)96個(gè)班組壓縮到現(xiàn)在的65個(gè)班組，用工成本減少了25%。

5.2 提高了工作效率

該信息系統(tǒng)的使用實(shí)現(xiàn)了智能化操作，減少了人工操作的時(shí)間，極大地提高了工作效率。班組結(jié)賬的時(shí)間平均由原來(lái)的2個(gè)小時(shí)縮短至0.5小時(shí)；所有的財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)均可以通過(guò)業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)生成，減少了財(cái)務(wù)人員統(tǒng)計(jì)核算的時(shí)間。

5.3 降低了庫(kù)存資金占用成本

該信息系統(tǒng)實(shí)施后，通過(guò)供應(yīng)商實(shí)時(shí)采購(gòu)模塊的使用將送貨時(shí)間由原來(lái)的48小時(shí)預(yù)計(jì)縮短到12小時(shí)，實(shí)現(xiàn)了倉(cāng)庫(kù)降低存貨資金占用目標(biāo)。信息化的實(shí)施使存貨資金占用成本壓縮30%以上。

5.4 提升了企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益

信息化系統(tǒng)的應(yīng)用，有助于延長(zhǎng)高鐵餐售人員的銷(xiāo)售時(shí)間，在提升服務(wù)形象的同時(shí)，減少了跑冒滴漏問(wèn)題，提高了企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益。2015年在高鐵實(shí)時(shí)餐售系統(tǒng)的運(yùn)行下，高鐵餐飲銷(xiāo)售收入比上年同期增加了4 405萬(wàn)元，增幅35%。